Вопросы к тесту (1). Ценности документов в организации После истечения установленного срока хранения
 Скачать 30.87 Kb.
|
|
В какие сроки проводится экспертиза ценности документов в организации? После истечения установленного срока хранения Экспертиза ценности документов вопрос из теста В каких реквизитах указываются индивидуальные сроки исполнения документа? ТЕКСТ ДОКУМЕНТА РЕЗОЛЮЦИЯ (ОТВЕТ ИЗ ТЕСТА) В каком документе оформляются результаты экспертизы ценности документов? По результатам экспертизы ценности документов составляются описи дел, а также акты о выделении дел к уничтожению. В каком нормативном документе содержится определение понятия «документы по личному составу»? Определение понятия «документы по личному составу» можно найти в п. 3 ст. 3 Федерального закона от 22.10.2004 № 125-ФЗ «Об архивном деле в Российской Федерации»: это документы, отражающие трудовые отношения работника с работодателем. Их перечень достаточно велик В чем заключается процедура оценки документации организации? Заключается в установлении временных рамок для ее хранения с учетомзаконодательных норм и принятыхв организации условий (тест софия) Верно ли утверждение, что личная карточка на каждого работника, принятого в организацию по трудовому договору, заполняется в одном экземпляре? верно Вносятся ли сведения о взысканиях в трудовую книжку? Сведения о взысканиях в трудовую книжку не вносятся, за исключением случаев, когда дисциплинарным взысканием является увольнение. Дайте определение объему документооборота. Объем документооборота – суммарное количество документов каждого потока за определенный период времени (месяц, квартал, чаще всего – за год Дайте определение понятию «личное дело». систематизированный комплекс персональных и первичных учетных документов, характеризующих трудовую деятельность конкретного работника Дайте определение понятию «регистрация документов». учет и включение в справочно- информационную систему Регистрация документа - запись учетных данных о документе по установленной форме, фиксирующая факт его создания, отправления или получения. Дайте определение понятию «экспертиза ценности документов». Экспертиза ценности документов – это отбор документов на государственное хранение или установление сроков их хранения на основе принятых критериев. Дайте определения понятиям «документационное обеспечение управления», «документирование». Документационное обеспечение управления – деятельность обеспечивающая реализацию единой политики и стандартов по отношению к документальному фонду организации. Ответ от силиной ДОКУМЕНТИРОВАНИЕ- ЭТО ЗАПИСЬ ИНФОРМАЦИИ НА НОСИТЕЛИ ПО УСТАНОВЛЕННЫМ ПРАВИЛАМ Дайте определения понятиям аннотация, рубрика, указатель, структурированный заголовок. Заголовок должен быть кратким и четким, в обобщенной форме и правильно раскрывать основное содержание и состав документов дела. Научно-справочный аппарат (НСА) – структурированная совокупность элементов описаний документов (вторичной документной информации), представленных в различных видах архивных справочников, базах данных, предназначенных для поиска документов и документной информации. Указатель- архивный справочник, представляющий собой алфавитный, систематический или составленный по какому-либо другому признаку перечень названий (наименований) предметов, упоминаемых в архивных документах, с указанием поисковых данных этих документов Аннотация документов - это краткое изложение содержания документа, а также краткая характеристика наиболее ценных документов, содержание и особенности которых не охватываются заголовками дела. Предметная рубрика - краткая формулировка предмета (факта, события, аспекта и т. п.), рассматриваемого в документе, предназначенная для поиска документа. К какому виду документов относятся приказы о приеме на работу и увольнении сотрудников? ОРГАНИЗАЦИОННО-РАСПОРЯДИТЕЛЬНЫМИ ДОКУМЕНТАМИ (ОТВЕТ НАСТИ) К какому типу документов относятся личные карточки рабочих и служащих, в т.ч. на временных работников? Учетными документами работников (лена силина) Как называется бланк, содержащий одинаковый набор реквизитов для всех видов документов? Бланк называется общим, так как содержит одинаковый набор реквизитов для всех видов документов, которые на нем создаются. Как называется документ с перечнем вопросов, который разрабатывают организации для получения информации о профессиональных и личных качествах кандидатов на вакантную должность? Анкета для приема на работу Как поступают с личной карточкой работника в его последний рабочий день? В последний рабочий день работника личная карточка закрывается и сдается в архив организации. Как поступают с личным делом уволенного работника? После увольнения работника его личное дело передается на хранение. Как формируется регистрационный номер документа? Регистрационный номер документа – цифровой или буквенно- цифровой идентификатор документа, состоящий из порядкового номера документа, который, по усмотрению организации, может дополняться цифровыми или буквенными кодами (индексами) в соответствии с используемыми классификаторами (индексом дела по номенклатуре дел, кодом корреспондента, кодом должностного лица и др.). ПОРЯДКОВОГО НОМЕР ДОКУМЕНТА И ИНДЕКСА ДЕЛА ПО НОМЕНКЛАТУРЕ ДЕЛ Какие документы называются внутренними? Внутренний документопоток (распорядительные документы, протоколы, акты, докладные записки) обеспечивает решение задач в пределах данного аппарата управления без направления информации за его пределы. К внутренним документам относятся: приказы, положения, правила, инструкции, служебные и докладные записки, функционирующие в рамках предприятия Обслуживают информационные связи внутри структурных подразделений Каким нормативным документом регламентированы учет и хранение трудовых книжек, предоставление сведений о трудовой деятельности работника, порядок выдачи трудовой книжки? Приказ № 320н устанавливает порядок ведения и хранения трудовых книжек, выдачи дубликата трудовой книжки и трудовой книжки при увольнении или при подаче работником заявления о предоставлении ему работодателем сведений о трудовой деятельности в соответствии со ст. 66.1 ТК РФ. ПРИКАЗОМ МИНТРУДА РФ ЛЕНА СИЛИНА Каким образом формируются в дела личные карточки уволенных работников? По алфавиту (по фамилии работников) Каковы сроки хранения уведомления работников(3года); заявлений сотрудников о выдаче документов(1 год), связанных с работой; книг учета инструктажа по охране труда(45лет); реестров сведений о доходах физических лиц (5лет), уведомления предупреждения работников (3года) Какое понятие необходимо применить в заголовке дела при описании единиц хранения, в которых объединены документы нескольких видов по одному вопросу, отражающие деятельность учреждения, но не связанные последовательностью делопроизводства? Понятие «документы» применяется при описании единиц хранения, в которых объединены документы нескольких видов, относящихся к одному вопросу, но не связанных последовательностью делопроизводства. При этом в круглых скобках сразу после слова «документы» указываются 3–4 разновидности документов, если разновидностей документов больше, то добавляется «… и др.» Какое понятие употребляется при составлении заголовка, если единица хранения состоит из различных по виду документов, связанных единством содержания и последовательностью делопроизводства по одному конкретному вопросу? Понятие- дело Какой документ является основным документом о трудовой деятельности и трудовом стаже работника? Трудовая книжка Какой классификатор предназначен для решения задач, связанных с оценкой численности рабочих и служащих, учетом состава и распределением кадров по категориям персонала и уровню квалификации. Общероссийский классификатор профессий рабочих, должностей служащих и тарифных разрядов (ОКПДТР) ОКПДТР состоит из двух разделов: 1. Профессии рабочих. 2. Должности служащих Какой орган создается в целях организации и проведения методической и практической работы по экспертизе ценности документов, образовавшихся в деятельности организации? Экспертная комиссия организации (далее – ЭК) создается в целях организации и проведения методической и практической работы по экспертизе ценности документов, образовавшихся в деятельности организации. Какой характер носят общероссийские классификаторы технико-экономической и социальной информации (рекомендательный, обязательный, справочный)? Когда должна проводиться проверка наличия и состояния документов на бумажном носителе в архиве? Проверка наличия и состояния документов на бумажных носителях проводится не реже одного раза в 10 лет, электронных документов - не реже одного раза в 5 ле На какие категории подразделяются классификаторы? Различают классификаторы: — общероссийские; — отраслевые; — классификаторы предприятий Объем документов в деле не может превышатьлистов при толщине, равной см. Определите требования, предъявляемые к юридическому документу. К требованиям, предъявляемым к юридическим документам, относятся: ЗАКОННОСТЬ (ОТВЕТ ИЗ ТЕСТА) достоверность своевременность и оперативность его создания доступность полнота точность грамотность авторитетность аутентичность обязательность обоснованность иные требования, которые в единстве содержания и формы непосредственно характеризуют единичный документ Охарактеризуйте юридическую силу и юридическую значимость документа. В действующем ГОСТе Р 7.0.8-2013 терминов и определений в сфере делопроизводства и архивного дела юридическая сила документа рассматривается, как «свойство официального документа вызывать правовые последствия». свойство официального документа вызывать правовые последствия. юридическая значимость документа — «свойство документа выступать в качестве подтверждения деловой деятельности либо событий личного характера» свойство документа выступать в качестве подтверждения деловой деятельности либо событий личного характера. Перечислите документы, которые инициируют решение. (ДОКЛАДНЫЕ ЗАПИСКИ,СЛУЖЕБНЫЕ ЗАПИСКИ, СПРАВКИ, АКТЫ) ПРОЕКТ ДОКУМЕНТА НЕ ИНИЦИИРУЕТ Перечислите функции документов, охарактеризуйте их. Информационная- фиксация информации Коммуникативная- функция передачи информации во времени и пространстве Кумулятивная- функция накопления и хранения информации Правовая- доказательство чего либо Организационная- обеспечение воздействия на группы людей для организации и координации их деятельности Сколько лет хранятся документы по личному составу, законченные делопроизводством после 1 января 2003 года? созданные после 2003 года – не менее 50 календарных лет Документы по личному составу, законченные делопроизводством после 1 января 2003 года, хранятся 50 лет. Укажите коды личной карточки работника, личной карточки государственного служащего, личной карточки для учета научных и научно-педагогических работников. Т2- личная карточка работника Т-2ГС(МС)- личная карточка государственного муниципального служащего Т-4 Личная карточка для учета научных и научно-педагогических работников Укажите название классификатора, который предназначен для использования при сборе, обработке и анализе демографической, социальной и экономической информации о населении, решения задач учета, анализа и подготовки кадров предприятиями, учреждениями и организациями всех форм собственности. ОКИН Укажите основные принципы документооборота. Прямоточность движения документов, прохождение документов кратчайшим путем, через наименьшее количество пунктов (инстанций), исключающее или сводящее к минимуму возвратные перемещения документов. Избирательность распределения документов между руководителями и специалистами в соответствии с их функциональными обязанностями. Обусловленность перемещения документов деловой необходимостью, исключение лишних, дублирующих инстанций и действий. Единообразие маршрута движения и состава технологических операций для массовых категорий документов. Однократность выполнения каждой операции. Выделение и управляемость( понятия и принципы документ) ОПЕРАТИВНОСТЬ, ПРЯМОТОЧНОСТЬ, ЦЕЛЕНАПРАВЛЕННОСТЬ (ОТВЕТ ИЗ ТЕСТА) Укажите, какой вид трудовой книжки оформляется с 01.01.2021 года для лиц, впервые устраивающихся на работу. Электронная трудовая книжка Что означает контроль исполнения документа? контроль за своевременным и фактическим выполнением (исполнением) решений, заданий и поручений, содержащихся в документах, предложений, заявлений и жалоб граждан. Контроль исполнения документов (далее - контроль) - совокупность осуществляемых службой делопроизводства и структурными подразделениями процедур по обеспечению своевременного и качественного исполнения поступающих документов с целью укрепления исполнительской дисциплины и повышения эффективности деятельности учреждений и органов УИС Что подразумевается под пригодностью юридического документа? Под пригодностью юридического документа понимается его способность должным образом воздействовать на общественные отношения. Пригодность юридического документа определяется соблюдением требований, предъявляемых к юридическому документу. В одних случаях юридический документ будет непригодным, в других - пригодным для использования в юридической практике. это система свойств, присущая содержанию и форме юридического документа, определяющая степень его ценности и пригодности для юридической практики Критерии качества юридических документов: 1. система свойств (характеристик), присущих всем без исключения юридическим документам (правовые, социальные); 2. соответствие предъявляемым к нему требованиям (законность, формальная определенность, юридическая обоснованность, логичность построения текста, достоверность, юридическая и лингвистическая грамотность, доступность); 3. пригодность и ценность документа (правовая и социальная) Что представляет собой реквизит документа. Укажите постоянные реквизиты. Реквизиты бланка • Реквизиты, используемые при подготовке 2. документа • Реквизиты, необходимые для обеспечения 3. документооборота и обработки письма Являются ли национальные и отраслевые классификаторы нормативными документами? Национальные и отраслевые классификаторы являются нормативными документами, внесение изменений в которые должны согласовываться с Госкомстатом и Комитетом РФ по стандартизации, метрологии и сертификации. Для организации и проведения работы по экспертизе ценности документов, их отбору и подготовке к передаче на постоянное хранение, создается экспертная (центральная экспертная) комиссия (ЭК (ЦЭК), в составе не менее трех человек из числа наиболее квалифицированных работников, знающих документацию. |