От приема до увольнения. Что нужно знать кадровику. Инструкция по заполнению трудовых книжек Инструкция по заполнению трудовых книжек, утвержденная Постановлением Минтруда рф от 10. 10. 2003 n 69
 Скачать 1.75 Mb.
|
|
От приема до увольнения. Что нужно знать кадровику - 2020" под общ. ред. д. э. н. Ю.А. Васильева) "БиТуБи", 2020 ОТ ПРИЕМА ДО УВОЛЬНЕНИЯ. ЧТО НУЖНО ЗНАТЬ КАДРОВИКУ - 2020 Под общей редакцией д. э. н. Ю.А. Васильева ПРИНЯТЫЕ СОКРАЩЕНИЯ Трудовой кодекс, ТК РФ - Трудовой кодекс Российской Федерации. КоАП РФ - Кодекс Российской Федерации об административных правонарушениях. ГК РФ - Гражданский кодекс Российской Федерации. УК РФ - Уголовный кодекс Российской Федерации. Закон о занятости населения - Закон РФ от 19.04.1991 N 1032-1 "О занятости населения в Российской Федерации. Закон N 10-ФЗ - Федеральный закон от 12.01.1996 N 10-ФЗ "О профессиональных союзах, их правах и гарантиях деятельности. Закон N 115-ФЗ - Федеральный закон от 25.07.2002 N 115-ФЗ "О правовом положении иностранных граждан в Российской Федерации. Закон N 79-ФЗ - Федеральный закон от 27.07.2004 N 79-ФЗ "О государственной гражданской службе Российской Федерации. Закон N 255-ФЗ - Федеральный закон от 29.12.2006 N 255-ФЗ "Об обязательном социальном страховании на случай временной нетрудоспособности ив связи с материнством. Закон N 25-ФЗ - Федеральный закон от 02.03.2007 N 25-ФЗ "О муниципальной службе в Российской Федерации. Закон о противодействии коррупции - Федеральный закон от 25.12.2008 N 273-ФЗ "О противодействии коррупции. Закон о персонифицированном учете - Федеральный закон от 01.04.1996 N 27-ФЗ "Об индивидуальном (персонифицированном) учете в системе обязательного пенсионного страхования. Закон N 439-ФЗ - Федеральный закон от 16.12.2019 N 439-ФЗ "О внесении изменений в Трудовой кодекс Российской Федерации в части формирования сведений о трудовой деятельности в электронном виде. Правила ведения трудовых книжек - Правила ведения и хранения трудовых книжек, изготовления бланков трудовой книжки и обеспечения ими работодателей, утвержденные Постановлением Правительства РФ от 16.04.2003 N 225. Инструкция по заполнению трудовых книжек - Инструкция по заполнению трудовых книжек, утвержденная Постановлением Минтруда РФ от 10.10.2003 N 69. Приказ Минтранса N 15 - Приказ Минтранса РФ от 20.08.2004 N 15 "Об утверждении Положения об особенностях режима рабочего времени и времени отдыха водителей автомобилей. Приказ Росархива N 236 - Приказ Росархива от 20.12.2019 N 236 "Об утверждении Перечня типовых управленческих архивных документов, образующихся в процессе деятельности государственных органов, органов местного самоуправления и организаций, с указанием сроков их хранения. Постановление Госкомстата N 1 - Постановление Госкомстата РФ от 05.01.2004 N 1 "Об утверждении унифицированных форм первичной учетной документации по учету труда и его оплаты. Постановление Пленума ВС РФ N 2 - Постановление Пленума ВС РФ от 17.03.2004 N 2 "О применении судами Российской Федерации Трудового кодекса Российской Федерации. Постановление Пленума ВС РФ N 1 - Постановление Пленума ВС РФ от 28.01.2014 N 1 "О применении законодательства, регулирующего труд женщин, лиц с семейными обязанностями и несовершеннолетних. Постановление Пленума ВС РФ N 15 - Постановление Пленума ВС РФ от 29.05.2018 N 15 "О применении судами законодательства, регулирующего труд работников, работающих у работодателей - физических лиц и у работодателей - субъектов малого предпринимательства, которые отнесены к микропредприятиям". Постановление N п - Постановление Правления ПФ РФ от 25.12.2019 N п. Порядок заполнения формы СЗВ-ТД - Порядок заполнения формы "Сведения о трудовой деятельности зарегистрированного лица (СЗВ-ТД)", утвержденный Постановлением N п. Порядок заполнения форм СТД-Р и СТД-ПФР - Порядок заполнения формы "Сведения о трудовой деятельности, предоставляемые работнику работодателем (СТД-Р)" и формы "Сведения о трудовой деятельности, предоставляемые из информационных ресурсов Пенсионного фонда Российской Федерации (СТД-ПФР)", утвержденный Приказом Минтруда РФ от 20.01.2020 N н. 1. ОРГАНИЗАЦИЯ КАДРОВОГО ДЕЛОПРОИЗВОДСТВА Кадровое делопроизводство - это деятельность по документированию, документообороту, оперативному хранению и использованию документов, касающихся кадровых вопросов. Кадровая документация фиксирует наличие и движение персонала прием, перевод, поощрения, дисциплинарные взыскания, командировки, отпуска, увольнения и пр. Добавим, что в кадровую документацию входят локальные нормативные акты, регламентирующие общие вопросы труда в организации. Исключение в отношении локальных актов установлено только для микропредприятий, которые вправе отказаться полностью или частично от принятия локальных актов, содержащих нормы трудового права (правила внутреннего трудового распорядка, положения об оплате труда, о премировании, график сменности и др. Все кадровые документы, касающиеся отдельных работников или организации в целом, имеют большое значение. От правильности их заполнения зависит подтверждение того или иного факта, на основе которого возникают права работников. Кадровая документация является одним из объектов проверок контролирующих органов. Кадровые документы можно разделить на документы, создаваемые при оформлении трудовых отношений, и локальные нормативные акты. Какие кадровые документы должны быть в каждой организации, каковы их формы и способы хранения - расскажем в этой главе. 1.1. Какими документами руководствоваться приведении кадрового делопроизводства Необходимость ведения кадровой документации в первую очередь установлена Трудовым кодексом. К основным документам по организации кадрового документооборота также относятся - Федеральный закон от 27.07.2006 N 152-ФЗ "О персональных данных - Постановление Правительства РФ от 15.09.2008 N 687 "Об утверждении Положения об особенностях обработки персональных данных, осуществляемой без использования средств автоматизации - Федеральный закон от 22.10.2004 N 125-ФЗ "Об архивном деле в Российской Федерации - Федеральный закон от 27.07.2006 N 149-ФЗ "Об информации, информационных технологиях и о защите информации - Правила ведения трудовых книжек - Инструкция по заполнению трудовых книжек - Постановление Госкомстата N 1; - Правила организации хранения, комплектования, учета и использования документов Архивного фонда Российской Федерации и других архивных документов в органах государственной власти, органах местного самоуправления и организациях, утвержденные Приказом Минкультуры РФ от 31.03.2015 N 526; - ОК Общероссийский классификатор управленческой документации, утвержденный Постановлением Госстандарта РФ от 30.12.1993 N 299; - ГОСТ Р 7.0.97-2016 "Национальный стандарт Российской Федерации. Система стандартов по информации, библиотечному и издательскому делу. Организационно-распорядительная документация. Требования к оформлению документов, утвержденный Приказом Росстандарта от 08.12.2016 N ст - Приказ Росархива N 236; - ОК 010-2014 (МСКЗ-08) "Общероссийский классификатор занятий, принятый и введенный в действие Приказом Росстандарта от 12.12.2014 N ст - квалификационные справочники должностей руководителей, специалистов и других служащих, утверждаемые Минтрудом, Минздравсоцразвития; - профессиональные стандарты, утверждаемые Минтрудом. 1.1.1. Применение унифицированных форм Постановлением Госкомстата N 1 утверждены унифицированные формы первичной учетной документации по учету труда и его оплаты и даны рекомендации по их заполнению. В частности, это формы приказов о приеме на работу, об увольнении, о переводе, предоставлении отпуска, поощрении, направлении в командировку, личной карточки, графика отпусков, штатного расписания, табеля учета рабочего времени. При этом с 01.01.2013 негосударственные организации вправе использовать формы первичных учетных документов по учету труда и его оплаты, разработанные ими самостоятельно письма Роструда от 09.01.2013 N 2-ТЗ , от 23.01.2013 N ПГ/10659-6-1 ). То есть унифицированные формы обязаны использовать только государственные и муниципальные учреждения. Однако поскольку эти формы содержат все необходимые реквизиты, они удобны и могут применяться коммерческими организациями. Если для оформления каких-либо процедур не предусмотрена типовая форма первичных учетных документов, организация может разработать форму документа самостоятельно с учетом требований к реквизитам, установленных положениями Федерального закона от 06.12.2011 N 402-ФЗ "О бухгалтерском учете. Любая организация при необходимости может вносить дополнительные реквизиты в унифицированные формы, включать дополнительные строки, расширять или сужать строки и графы, использовать вкладные листы для удобства размещения и обработки необходимой информации. Изменения и дополнения в унифицированные формы утверждаются учетной политикой организации, а конкретно приказом руководителя организации. Обратите внимание удалять отдельные реквизиты из унифицированных форм нельзя Постановление Госкомстата РФ от 24.03.1999 N 20 "Об утверждении Порядка применения унифицированных форм первичной учетной документации. 1.1.2. Какие организации должны применять профессиональные стандарты Порядок применения профессиональных стандартов установлен ст. 195.3 ТК РФ, которая вступила в силу с 01.07.2016. В соответствии с ней требования профстандартов в части квалификации, необходимой работнику для выполнения определенной трудовой функции, обязательны для применения работодателем, если такие требования установлены Трудовым кодексом, другими федеральными законами, иными нормативными правовыми актами. Требования к квалификации (уровень образования, стаж работы, установленные профстандартами, обязательны, в частности, для педагогических и медицинских работников, государственных и муниципальных служащих, водителей, аудиторов, главных бухгалтеров, работающих в ОАО, страховых организациях, негосударственных пенсионных фондах, сварщиков. Кроме этого, если в организации имеются должности (профессии, специальности, по которым предусмотрено предоставление компенсаций и льгот или установлены ограничения, их наименования и квалификационные требования также должны соответствовать требованиями профстандартов или квалификационных справочников (ч. 2 ст. 57 ТК РФ. Обратите внимание обязательность применения профессиональных стандартов в соответствии сост ТК РФ не зависит от формы собственности организации. За несоблюдение этих требований работодателя могут привлечь к ответственности поч ст. 5.27 КоАП РФ. Характеристики квалификации, которые содержатся в профессиональных стандартах и обязательность применения которых не установлена, применяются работодателями в качестве основы для определения требований к квалификации работников с учетом особенностей выполняемых работниками трудовых функций. На основе справочников и стандартов работодатель может утвердить свои требования к квалификации работника и установить их в должностных инструкциях. И тогда эти требования будут обязательны. 1.2. Документы, создаваемые при оформлении трудовых отношений Эти документы условно можно разделить натри группы. Документы по оформлению трудовых отношений По учету кадров По учету рабочего времени и расчетов Личные документы сотрудников Трудовые договоры, приказы, личные карточки Табели, расчетно-платежные ведомости Трудовые книжки, медицинские книжки Трудовой договор - первый и самый главный документ при оформлении трудовых отношений. Форма трудового договора не унифицирована, работодатель разрабатывает ее самостоятельно с учетом требований ст. 56 - 59 , 67 ТК РФ. Трудовые договоры для удобства можно регистрировать в журнале. Хранят их или в личных делах, если они есть, или в отдельных папках в алфавитном порядке. Договоры уволенных сотрудников следует изъять и поместить в папки с недействующими договорами за календарный год. Приказы организации бывают двух видов - по личному составу и по основной деятельности. Они хранятся в разных папках. Приказы по личному составу издаются в случаях приема на работу, перевода, увольнения, предоставления отпуска, выплаты денежной компенсации и т.п. Для них может быть установлена сквозная нумерация с добавлением, например, литеры "К, каждый год начиная с К. Если приказов много, чтобы не запутаться, их лучше регистрировать в журнале. Трудовая книжка - следующий обязательный документ. Работодатель ведет трудовые книжки на каждого, кто проработал у него свыше 5 дней, если работа у данного работодателя является для работника основной (ст. 66 ТК РФ. В трудовую книжку вносятся сведения о работнике, выполняемой им работе, переводах на другую постоянную работу и об увольнениях, а также обосновании прекращения трудовых отношений. Трудовые книжки всех работников хранятся в сейфе организации и выдаются вдень увольнения. На хранение также помещаются личные медицинские книжки работников, которые трудятся в сфере пищевой промышленности, торговле, в медицинских организациях, детских учреждениях и др. Табель учета рабочего времени - документ, применяемый для учета рабочего времени работников. Коммерческие организации могут использовать формы табелей, утвержденные Постановлением Госкомстата N 1: - Т "Табель учета рабочего времени и расчета оплаты труда - Т "Табель учета рабочего времени. Государственные (муниципальные) учреждения должны использовать табель использования рабочего времени или регистрации различных случаев отклонений от нормального использования рабочего времени формы 0504421 , утвержденной Приказом Минфина РФ от 30.03.2015 N н. Личная карточка формы Теще один обязательный документ, в котором отражаются все основные сведения о работнике. Кроме нее, применяются карточки - Т-2ГС(МС) - для учета лиц, замещающих государственные (муниципальные) должности государственной службы - Т - для учета научных работников в научных, научно-исследовательских, образовательных и других учреждениях, осуществляющих деятельность в сфере образования, науки и технологии. Карточки могут храниться или отдельно, или в личном деле работника, если такие ведутся в организации. 1.3. Электронная трудовая книжка сведения о трудовой деятельности) В 2020 году трудовые книжки переходят на новый, электронный формат. Соответствующие изменения были внесены в Трудовой кодекс ив Закон о персонифицированном учете. Электронные трудовые книжки - сведения о трудовой деятельности и трудовом стаже работников, хранящиеся в электронном виде в информационных ресурсах ПФ РФ (ст. 66.1 ТК РФ. С 01.01.2020 работодатель обязан формировать эти сведения на каждого работника и передавать их в ПФ РФ в установленном порядке (ч. 1 ст. 66.1 ТК РФ, ст. 3 Закона N 439-ФЗ). Для работников переход на электронные трудовые книжки является добровольным. До 31.10.2020 работодатели должны были письменно уведомить каждого работника об изменениях Трудового кодекса, связанных сформированием сведений о трудовой деятельности в электронном виде, и оправе работника путем подачи заявления сделать выбор должен ли работодатель продолжить вести в бумажном виде трудовую книжку этого работника в соответствии сост ТК РФ или же предоставлять ему сведения о трудовой деятельности согласно ст. 66.1 ТК РФ (п. 4 ч. 1 ст. 2 Закона N 439-ФЗ). Определиться с выбором работники должны до конца 2020 года. Если было подано заявление о предоставлении сведений о трудовой деятельности, трудовая книжка выдается работнику на руки. Перед этим в нее вносится запись о том, что работник подал заявление о предоставлении ему работодателем сведений о трудовой деятельности в соответствии сост ТК РФ (ч. 3 ст. Закона N 439-ФЗ). Обратите внимание срок выдачи трудовой книжки напрямую законодательством не установлен. Изначально Минтруд в Письме от 12.02.2020 N В высказывал мнение, что трудовую книжку нужно выдать вдень подачи работником заявления. В Письме от 13.03.2020 N В мнение изменилось и трудовую книжку предлагалось выдавать в течение 3 рабочих дней с даты подачи работником заявления - согласно ч. 1 ст. 62 ТК РФ. А в Письме от 12.08.2020 N 14-2/ООГ-12933 ведомство вновь подтвердило первоначальное мнение. Таким образом, выдавать работникам трудовую книжку следует все же вдень подачи заявления о предоставлении сведений о трудовой деятельности в соответствии сост ТК РФ. В случае подачи работником заявления о продолжении ведения работодателем бумажной трудовой книжки в соответствии сост ТК РФ в последующем работник сможет от нее отказаться, подав заявление о предоставлении ему сведений о трудовой деятельности в соответствии сост ТК РФ. Если работник до конца 2020 года не подаст заявление о ведении трудовой книжки в электронном виде в соответствии сост ТК РФ или о сохранении бумажной трудовой книжки в соответствии сост ТК РФ - работодателю нужно продолжать вести бумажную трудовую. При смене места работы после 31.12.2020 новый работодатель вести бумажную трудовую книжку не обязан и может вести ее в электронном виде, поскольку работник не воспользовался правом выбора. Такой вывод следует из Письма Минтруда РФ от 10.02.2020 N В. Подать заявление после 31.12.2020 смогут работники, которые. имели стаж работы по трудовому договору, нона не состояли в трудовых отношениях и до указанной даты не подали письменные заявления по состоянию на 31.12.2020 не исполняли свои трудовые обязанности и ранее не подали одно из письменных заявлений, но за ними в соответствии с трудовым законодательством, иными актами, содержащими нормы трудового права, коллективным или трудовым договором, соглашениями, локальными нормативными актами сохранялось место работы, в том числе на период ... временной нетрудоспособности отпуска отстранения от работы Если сотрудник отказался отведения бумажной трудовой книжки, вернуться к ее ведению он уже не сможет даже на новом месте работы (Письмо Минтруда РФ от 03.07.2020 N 14-2/ООГ-10180). В сведения о трудовой деятельности включается информация (ч. 2 ст. 66.1 ТК РФ, п. 2.4 ст. 11 Закона о персонифицированном учете - о работнике (в частности, фамилия, имя, отчество - о месте работы - о трудовой функции - о переводах на другую постоянную работу - об увольнении с указанием основания и причины расторжения трудового договора, - и другая информация, предусмотренная Трудовым кодексом, иным федеральным законом. 1.3.1. Представление сведений о трудовой деятельности в ПФ РФ Сведения представляются в орган ПФ РФ по месту регистрации работодателя по форме СЗВ-ТД , утвержденной Постановлением N п, при этом способ подачи зависит от количества работников организации. Способ подачи формы СЗВ-ТД Работников 25 и более Работников менее 25 СЗВ-ТД подается в виде электронного документа, подписанного усиленной квалифицированной электронной подписью СЗВ-ТД подается в виде электронного документа, подписанного усиленной квалифицированной электронной подписью или на бумажном носителе В соответствии с Порядком заполнения формы СЗВ-ТД форма СЗВ-ТД заполняется и представляется работодателем в ПФ РФ на всех работников (включая лиц, работающих по совместительству или дистанционно) в двух случаях - если в их отношении произведены кадровые мероприятия (прием на работу, увольнение, перевод на другую постоянную работу, установление второй и последующей профессии или иной квалификации, отмена ранее произведенных мероприятий и др - в случае подачи работником заявления о продолжении ведения страхователем бумажной трудовой книжки в соответствии сост ТК РФ либо о предоставлении сведений о трудовой деятельности в соответствии сост ТК РФ. По общему правилу форма СЗВ-ТД направляется не позднее го числа месяца, следующего за месяцем, в котором проведены кадровые мероприятия или подано заявление о продолжении ведения бумажной трудовой либо о предоставлении сведений о трудовой деятельности. Сведения же о приеме на работу и увольнении подаются не позднее рабочего дня, следующего заднем издания соответствующего приказа (распоряжения, а также иных решений или документов, подтверждающих оформление трудовых отношений. При первом предоставлении сведений о трудовой деятельности одновременно подаются сведения о трудовой деятельности работника у данного работодателя по состоянию на 01.01.2020. Если в 2020 году оснований для предоставления сведений не будет, их нужно будет предоставить не позднее 15.02.2021 ( пп. 1 п. 2.5 ст. 11 Закона о персонифицированном учете. Обратите внимание под сведениями о трудовой деятельности по состоянию на 01.01.2020 понимаются сведения о последнем (по состоянию на эту дату) кадровом мероприятии у данного работодателя (п. 1.7 Порядка заполнения формы СЗВ-ТД). Однако на заседании Правительства РФ 05.11.2020 было принято решение внести в законодательство очередные изменения, согласно которым с 2021 года в электронную трудовую книжку можно будет включать записи о трудовом стаже работника за все предыдущие периоды, а не только с 01.01.2020. |