ЛабРабота к модулю 2. Лабораторная работа Базы данных
 Скачать 324 Kb.
|
|
Лабораторная работа № 4. Базы данных Цель работы: рассмотрение вопросов, связанных с базой данных и взаимодействием данных, расположенных на различных рабочих листах. Использование Excel в качестве базы данных значительно облегчает управление кадрами, логистическими процессами и т.п. В качестве базы данных будем использовать список, где строки соответствуют записям в базе данных, а столбцы – полям. При выполнении основных операций со списком он обрабатывается как база данных. Удобство работы со списками заключается в том, что список можно создавать непосредственно в рабочем листе. Преимуществом использования функций списка является возможность комбинирования этих функций с другими функциями программы. Создание списка клиентов. Воспользуемся для создания списка обычным рабочим листом. Согласно содержанию листа назовем его Клиенты. Первый рабочий лист будет содержать общие данные о клиентах, второй – данные о предлагаемых товарах, в третьем будет организован учет заказов. Введем в строку 1 название полей первого списка. В ячейках A1 – I1 следующие названия:  Рис. 4.1 Название фирмы Код Контактная персона Индекс Город Улица Факс Телефон Скидка (%) Во втором поле с целью автоматизации выполнения в будущем некоторых операций указывается код клиента, который может иметь произвольный вид, например 101, 102, 103 и т.д. Для некоторых клиентов возможно представление скидки. Это обстоятельство отражается в последнем поле списка. После ввода названий полей необходимо изменить ширину столбцов и отформатировать последнее поле с помощью процентного стиля. После ввода данных о клиентах получаем таблицу, представленную на рис. 4.1. Ввод данных. Можно вводить данные непосредственно в ячейки таблицы, однако, лучше воспользоваться специальным диалоговым окном – формой данных, в котором легко можно выполнить все операции над записями: ввод, редактирование, поиск. Чтобы открыть на экране диалоговое окно формы данных, необходимо выбрать в меню Данные команду Форма. После нажатия кнопки Ok в окне запроса на экране появится диалоговое окно формы данных с именем Клиенты (под этим именем был запомнен первый рабочий лист файла). В диалоговом окне формы данных рядом с названием полей создаваемого списка находится поле ввода, в которое и будут вводится данные. Введите в соответствующие поля данные о клиентах, завершая ввод каждой записи нажатием кнопки добавить. Переход между отдельными полями ввода диалогового окна осуществляется посредством щелчка кнопкой мыши или с помощью нажатия клавиши [Tab]. После ввода последней записи щелкните на кнопке Закрыть. Диалоговое окно формы данных можно использовать и для обработки записей. Функциональные кнопки Назад и Далее позволяют посмотреть все записи. С помощью кнопки Удалить ненужная запись может быть удалена. После редактирования записи становится доступной кнопка Вернуть. Ее нажатие приводит к восстановлению прежнего вида записи. С помощью диалогового окна формы данных можно выполнить поиск нужных записей, задавая различные критерии поиска. После нажатия кнопки Критерии на экране появится незаполненная форма с текущими названиями полей. Укажите в соответствующем поле ввода значение, которое должно выступать в качестве критерия и запустите поиск нажатием кнопки Далее. При задании критерия можно также использовать символы подстановки, если точное написание значения неизвестно. Символ (*) служит для обозначения любого количества неизвестных символов, а символ (?) – для обозначения одного символа. Чтобы завершить работу со списком, отсортируем его (по возрастанию) по коду фирмы-клиента. Кроме того, большое значение в последующей работе могут иметь имена, присваиваемые диапазонам ячеек. (С их помощью задавать аргументы функций гораздо проще, и в этом случае можно ввести любое количество данных). Поэтому выделим столбец A с помощью щелчка на заголовке столбца и в поле имени укажем имя Фирма. Затем столбцу B присвоим имя Код, а столбцуC – Скидка. Если при вводе имени была сделана ошибка и следует неправильно введенное имя удалить, то воспользуйтесь командойИмя/Присвоить меню Вставка. В появившемся диалоговом окне выберите имя и нажмите кнопку Удалить. Создание списка товаров. Второй список примера будет содержать данные о предлагаемых фирмой товарах. Каждому товару следует присвоить определенный номер, что в последующем поможет автоматизировать выполнение определенных операций. Создаваемый список в рабочем листе с названием Товары должен состоять из трех полей: Номер, Наименование товара и Цена.  Рис. 4.2 Введем указанные названия полей в ячейки A1 – C1 и сразу же присвоим имена ячейкам столбцов A, B и C – Номер, Наименование товара и Цена соответственно. Затем вводим данные. При этом желательно, чтобы номера были расположены в порядке возрастания. В противном случае после ввода данных отсортируйте список по номеру товара. После ввода данных получаем таблицу, показанную на рис. 4.2. Создание списка заказов. Этот список должен помочь в управлении данными обо всех выполненных с начала текущего года заказах. При этом будет сделана попытка максимальной автоматизации процедуры ввода данных. Затем представленные в списке данные будут проанализированы с помощью мастера сводных таблиц. Создадим структуру списка. Для этого в ячейках A1–L1 надлежит указать следующие названия полей: Месяц Дата Номер заказа Номер товара Наименование товара Количество Цена за ед. Код заказчика Название фирмы Сумма заказа Скидка Уплачено Затем выделите строку с названиями полей, выберите нужные параметры шрифта, а также задайте для названия полей центрирование (для этого выполните щелчок на кнопке По центру в панели инструментов Форматирование) и разрешите перенос по словам в пределах одной ячейки (выберите команду Ячейки меню Формат и активизируйте в разделе Выравнивание появившегося на экране диалогового окна опцию Переносить по словам). Присвоим ячейкам некоторых столбцов имена. Выделим по очереди столбцы  Рис. 4.3 |