LAVR Лаб. раб. № 3 Редактирование и форматирование текста (ИТ) д. Лабораторная работа 1. Форматирование документов в текстовом процессоре Microsoft Word
 Скачать 0.69 Mb.
|
|
Лабораторная работа №1. Форматирование документов в текстовом процессоре Microsoft Word Цель работы: Приобретение навыков создания и редактирования текстовых документов с использованием текстового процессора Microsoft Office Word (рассматривается на примере версии Microsoft® Office Word 2003). Документы Microsoft Word создаются на основе шаблонов. Шаблон – файл или файлы, содержащие структуру и инструменты для создания таких элементов законченных файлов как стиль и макет страницы. Для создания нового документа на основе шаблона по умолчанию («Новый документ») нажмите кнопку Создать панели инструментов Стандартная. Чтобы использовать в качестве исходных существующие шаблоны в меню Файл выберите команду Создать. В области задач Создание документа в группе Шаблоны выберите одну из ссылок, например, На моем компьютере. В окне Шаблоны выберите нужный шаблон документа. Чтобы сохранить документ, нажмите кнопку Сохранить на панели инструментов Стандартная. Для сохранения копии документа в другом формате или в другую папку используйте приведенные ниже процедуры. 1. В меню Файл выберите команду Сохранить как. 2. Выберите папку из списка Папка или в списке папок. Чтобы сохранить копию в новой папке, нажмите кнопку Создать папку. 3. В поле Имя файла введите новое имя файла. 4. В списке Тип файла выберите необходимый формат. 5. Нажмите кнопку Сервис и выберите Параметры сохранения и Параметры безопасности для задания дополнительных параметров. 6. Нажмите кнопку Сохранить. АВТОМАТИЧЕСКОЕ СОХРАНЕНИЕ ФАЙЛА 1. В меню Сервис выберите команду Параметры, а затем откройте вкладку Сохранение. 2. Установите флажок Автосохранение каждые. 3. В поле минут укажите интервал сохранения документа. Примечание. Использование автосохранения не избавляет от необходимости сохранять открытый файл обычным способом. Если открытый файл восстановления не сохранить, он удаляется с потерей всех несохраненных изменений. При сохранении файл восстановления заменяет собой исходный документ (если не было задано новое имя файла). БЫСТРОЕ СОХРАНЕНИЕ ФАЙЛА 1. В меню Сервис выберите команду Параметры, а затем откройте вкладку Сохранение. 2. Чтобы сохранить только изменения в файле, установите флажок Разрешить быстрое сохранение, а затем продолжайте сохранять файл, как при работе с обычным документом. 3. Чтобы сохранить файл целиком, снимите флажок Разрешить быстрое сохранение при завершении работы с файлом, а затем сохраните документ. Сохранение файла целиком осуществляется только в том случае, если снят данный флажок. ЗАДАНИЕ ПАРОЛЯ ДЛЯ ОТКРЫТИЯ И ИЗМЕНЕНИЯ ФАЙЛА 1. В меню Сервис выберите команду Параметры, а затем откройте вкладку Безопасность. 2. В поле Пароль для открытия файла введите пароль, а затем нажмите кнопку OK. 3. В поле Пароль разрешения записи введите пароль, а затем нажмите кнопку OK. 4. На панели инструментов Стандартная нажмите кнопку Сохранить. ЗАЩИТА ДОКУМЕНТА 1. Выберите команду Установить защиту в меню Сервис. 2. В области Ограничение на редактирование установите флажок Разрешить только указанный способ редактирования документа. 3. Выберите элемент списка ограничений на редактирование. 4. В области Ограничение на форматирование установите флажок Ограничить набор разрешенных стилей. Нажмите кнопку Настройки и установите флажки напротив стилей, которые допускается использовать в документе. Чтобы ограничиться минимальным количеством рекомендованных стилей, нажмите кнопку Рекомендованный минимум. 5. Нажмите кнопку Да, включить защиту. 6. Появится окно для ввода пароля. В поле Новый пароль (необязательно) введите пароль и подтвердите его. ЗАДАНИЕ № 1 1. Создайте новый документ на основе шаблона «Новый документ», задайтев нем «Пароль для открытия файла» и ограничите набор разрешенных стилей. 2. Создайте новый документ на основе шаблона «Стандартная записка» и создайте в нем ограничение – «Запись исправлений». 3. Сохраните документы в папке «Фамилия», созданной в папке «Мои документы». НАСТРОЙКА МЕНЮ И ПАНЕЛЕЙ ИНСТРУМЕНТОВ Microsoft Office автоматически настраивает меню и панели инструментов в соответствии с частотой использования команд. При первом запуске приложения Office отображаются все команды. Затем, по мере работы, меню и панели инструментов настраиваются таким образом, чтобы отображать только наиболее часто используемые команды. Чтобы найти команду, которая используется редко или вообще никогда ранее не использовалась, щелкните стрелки в нижней части меню, чтобы отобразить полный список команд. Для развертывания меню также можно дважды щелкнуть его название. Панели инструментов можно расположить друг за другом в одной строке, либо в отдельных строках. При размещении в одной строке нескольких панелей инструментов может не хватать места для отображения всех кнопок. В этом случае отображаются наиболее часто используемые кнопки. Можно изменить размеры панели инструментов, чтобы на ней помещалось больше кнопок, либо отобразить все кнопки. Для просмотра списка кнопок, не помещающихся на встроенной закрепленной панели инструментов, нажмите кнопку Параметры панелей инструментов в конце этой панели инструментов. Для настройки служат также команды меню Вид, Панели инструментов и команда Настройка меню Сервис. Пользователи могут настраивать меню и панели инструментов: добавлять и удалять кнопки и меню панелей инструментов, создавать пользовательские панели инструментов, скрывать и отображать панели инструментов, а также перемещать их. Настройки можно выполнять перетаскиванием кнопок из окна Настройка на строки меню и панели инструментов, либо нажав кнопку Упорядочить команды, в окне Изменение порядка команд. Кнопка Сброс позволяет восстановить настройки «по умолчанию». Строку меню можно настраивать так же, как и панель инструментов – добавлять и удалять кнопки и меню, но скрыть строку меню невозможно. ЗАДАНИЯ № 2 1. Добавьте на панель инструментов Форматирование кнопки: Надстрочный знак, Подстрочный знак, Полуторный интервал. 2. Добавьте в меню Формат команду Все прописные. 3. Восстановите настройки «по умолчанию» для меню Формат. РЕДАКТИРОВАНИЕ ДОКУМЕНТА. РЕЖИМЫ ЗАМЕНЫ И ВСТАВКИ ТЕКСТА В ДОКУМЕНТЕ По умолчанию, при вставке нового текста, имеющийся текст сдвигается вправо, а набираемый текст по мере набора символов вставляется на освобождающееся место. Если необходимо заменять имеющийся текст новым посимвольно, то переключитесь в режим Замены. Режим Замены или Вставки включается двойным щелчком на кнопке «ЗАМ» в строке состояния. ВСТАВКА СИМВОЛОВ Кроме букв, цифр и знаков пунктуации, указанных на клавиатуре, во многих шрифтах имеются различные символы псевдографики, буквы других алфавитов и другие специальные знаки. 1. Установите курсор в то место, в которое нужно вставить символ. 2. В меню Вставка выберите команду Символ. На экране появится диалог Символ. В поле ввода Шрифт выберите шрифт, содержащий символ, который нужно вставить или выберите вкладку Спец.знаки. 3. Дважды щелкните на значке нужного символа. Вставленный символ будет иметь тот же размер шрифта, что и предшествующий символ. Если Вы не можете найти нужный символ, попробуйте выбрать другой шрифт в поле ввода Шрифт. Чтобы увидеть в диалоге увеличенное изображение выбранного символа, щелкните на значке символа или с помощью клавиш со стрелками переместитесь к нему. 4. Чтобы вставить другой символ, подведите курсор к нужному месту в документе и повторите п. 3. 5. Окончив вставку символов, нажмите кнопку Отмена. СОЗДАНИЕ БУКВИЦЫ Можно отформатировать абзац, создав буквицу. Обычно буквица создается для первой буквы абзаца, но можно создать такой эффект для нескольких первых букв этого слова или для всего первого слова. 1. Установите курсор в тот абзац, который должен начинаться с буквицы. Если Вы выделили все первое слово или его часть, то выделение отформатируется буквицей. 2. В меню Формат выберите команду Буквица. 3. В группе Положение берите либо В тексте, либо На поле. 4. В поле Шрифт введите или выберите нужный шрифт. 5. В поле Высота в строках введите или выберите число строк, задающее высоту буквицы. 6. В поле Расстояние до текста введите или выберите значение расстояния от буквицы до оставшегося текста абзаца. 7. Нажмите кнопку ОК. Рисунок 1 ИЗМЕНЕНИЕ РЕГИСТРА БУКВ В ТЕКСТЕ Можно изменять регистр букв набранного текста командой Регистр меню Формат, делая текст либо состоящим только из строчных букв, либо только из прописных, либо с обязательным выводом первой буквы каждого слова прописной, либо с выводом только первой буквы выделения прописной, либо меняя все существующие строчные на прописные и наоборот. ВЫДЕЛЕНИЕ С ПОМОЩЬЮ КЛАВИАТУРЫ Текст можно выделять помощью клавиатуры, удерживая нажатой клавишу SHIFT и нажимая клавиши управления курсором. Чтобы расширить выделение Нажмите До конца строки SHIFT+END К началу строки SHIFT+HOME На один экран вниз SHIFT+PAGE DOWN На один экран вверх SHIFT+PAGE UP До конца документа CTRL+SHIFT+ END До начала документа CTRL+SHIFT+ HOME Чтобы выделить весь документ CTRL+A ВЫДЕЛЕНИЕ С ПОМОЩЬЮ МЫШИ Для выделения текста или графики выполните одно из действий: Чтобы выделить Выполните Любой элемент Переместите указатель, удерживая кнопку мыши или блок текста нажатой, по тексту, который нужно выделить. Слово Дважды щелкните на слове. Графику Щелкните на графике. Строку текста Щелкните на полосе выделения. Несколько строк текста Переместите указатель, удерживая нажатой кнопку мыши, по полосе выделения слева от строк. Предложение Удерживая нажатой клавишу CTRL, щелкните в любом месте предложения. Абзац Дважды щелкните на полосе выделения за абзацем или трижды щелкните в любом месте абзаца. Несколько абзацев Дважды щелкните и удерживая кнопку мыши переместитесь по полосе выделения. Весь документ Трижды щелкните на полосе выделения. Большой блок текста Щелкните начало фрагмента, прокрутите документ до конца нужного фрагмента, а затем щелкните его, удерживая нажатой клавишу SHIFT. Колонтитулы Дважды щелкните на затененный текст колонтитула, либо выберите в меню Вид команду Колонтитулы, а затем трижды щелкните на полосе выделения колонтитула. Вертикальный блок текста Удерживая нажатой клавишу ALT, щелкните клавишей мыши и перемещайте указатель. ПЕРЕМЕЩЕНИЕ И КОПИРОВАНИЕ ТЕКСТА Word используют Буфер обмена для перемещения и копирования текста между документами точно так же, как и внутри одного документа Word. Если при копировании текста между документами Word в копировании участвует маркер абзаца, то копируются и стили, применяемые к абзацу. Для того чтобы переместить или скопировать текст: 1. Выделите текст, который нужно переместить или скопировать. 2. Чтобы перенести выделение, нажмите кнопку Вырезать стандартной панели инструментов. Текст будет помещен в буфер обмена, но стерт в документе. 3. Чтобы скопировать выделение, нажмите кнопку Копировать стандартной панели инструментов. Текст будет помещен в буфер обмена и сохранится в документе. 4. Установите курсор в новое место. Если это место находится в другом документе, то переключитесь на этот документ. 5. Нажмите кнопку Вставить стандартной панели инструментов. СОЗДАНИЕ АБЗАЦА Если при наборе текста достигается правое поле страницы, текст автоматически переносится на следующую строку. Однако в некоторых ситуациях может потребоваться начать новый абзац. Для того чтобы начать новый абзац, установите курсор там, где нужно начать новый абзац, а затем нажмите клавишу ENTER. При нажатии клавиши ENTER Word вставляет маркер абзаца ¶ и переносит точку вставки на первую строку нового абзаца. Чтобы сделать видимыми маркеры абзаца, нажмите кнопку Спец. символы стандартной панели инструментов. ФОРМАТИРОВАНИЕ АБЗАЦЕВ Самый простой способ форматирования абзаца – установите курсор в любом месте абзаца и выберите стиль на панели форматирования. Форматирование абзаца можно выполнить командой Абзац меню Формат, которая управляет внешним видом абзацев: Команда Абзац имеет две вкладки с опциями. Вкладка Отступы и интервалы изменяет отступы абзацев, выравнивание текста и межстрочный интервал. Вкладка Положение на странице управляет переходом на новую страницу, автоматическим переносом текста и нумерацией строк. _________________________________________________________ ИСПОЛЬЗОВАНИЕ СТИЛЕЙ Стиль – набор параметров форматирования, таких как шрифт, размер шрифта и отступы абзацев, которые хранятся вместе под общим именем. Когда применяется стиль, все содержащиеся в этом стиле инструкции форматирования применяются одновременно. Для создания заголовков документа можно использовать встроенные в Microsoft Word форматы стилей заголовков. В Microsoft Word определены девять различных встроенных стилей заголовков: «Заголовок 1» – «Заголовок 9». В Microsoft Word есть также встроенные стили для форматирования списков, основного текста, колонтитулов, названий и т.п. Для изменения стиля 1. Нажмите кнопку Стили и форматирование на панели инструментов Форматирование. 2. Щелкните стиль, который требуется изменить, правой кнопкой мыши, а затем выберите команду Изменить. 3. Выберите нужные параметры. РЕЖИМЫ ПРОСМОТРА ДОКУМЕНТА Существует несколько режимов просмотра документа на экране. Каждый режим просмотра позволяет сконцентрировать внимание на тех или иных аспектах работы. Чтобы переключиться в нужный режим щелкните на кнопке режима просмотра на горизонтальной полосе прокрутки или выберите в меню соответствующую команду: В меню Вид выберите режим Обычный, Веб-документ, Разметка страницы, Структура, Режим чтения, Схема документа или Эскизы. В меню Файл выберите режим Предварительный просмотр веб- страницы или Предварительный просмотр. Врежиме Структура можно свернуть документ, чтобы увидеть только основные заголовки или развернуть его, чтобы увидеть весь документ целиком. Это упрощает перемещение и копирование текста, а также реорганизацию больших документов. Врежиме Разметка страницы документ представлен в том виде, в котором он будет напечатан. Врежиме Предварительный просмотр показываются страницы в уменьшенном виде, чтобы можно было увидеть сразу всю страницу или несколько страниц, проверить разбиение на страницы и внести изменения в текст и форматирование. Врежиме Во весь экран на экране показан только документ - без линеек, полос прокрутки, панелей инструментов и других экранных элементов. ЗАДАНИЕ № 3 1. Наберите три абзаца текста, в каждом не менее двух строк. 2. Установите для второго абзаца увеличенные отступы слева и справа. 3. Скопируйте набранный вами текст. 4. Создайте в Вашем документе заголовки, используя стили от Заголовок1 до Заголовок3. В режиме структуры переставьте один из разделов. 5. Вставьте в текст Спец.символ © - Авторское право. 6. Создайте буквицу для первого слова набранного текста. 7. Проделайте и запомните все операции с выделением текста с помощью мыши. 8. Проделайте и запомните все операции с выделением текста с помощью клавиатуры. ПОИСК И ЗАМЕНА ТЕКСТА Можно найти, заменить или удалить форматированный текст. Например, найти слово, написанное полужирным шрифтом и изменить его начертание. 1. В меню Правка выберите команду Заменить. 2. Если кнопка Формат не отображена, нажмите кнопку Больше. 3. В поле Найти введите искомый текст, нажмите кнопку Формат, а затем выберите необходимый формат. 4. В поле Заменить на введите заменяющий текст, нажмите кнопку Формат, а затем выберите необходимый формат. 5. Нажмите кнопку Заменить или Заменить все. Существует возможность быстрого поиска и замены специальных знаков и элементов документа, таких как разрывы страниц и знаки табуляции. 1. В меню Правка выберите команду Найти или Заменить. 2. Если кнопка Специальный не отображена, нажмите кнопку Больше. 3. В поле Найти нажмите кнопку Специальный, а затем выберите необходимый элемент. 4. Для замены введите заменяющий элемент в поле Заменить на. 5. Нажмите кнопку Найти далее, Заменить или Заменить все. Для поиска и замены с помощью подстановочных знаков: 1. В меню Правка выберите команду Найти или Заменить. 2. Если флажок Подстановочные знаки не отображен на экране, нажмите кнопку Больше. 3. Установите флажок Подстановочные знаки. 4. Нажмите кнопку Специальный, выберите подстановочный знак, а затем в поле Найти введите дополнительный текст. 5. Для замены в поле Заменить на введите заменяющий элемент. 6. Нажмите кнопку Найти далее, Заменить или Заменить все. Чтобы прервать процесс поиска, нажмите клавишу ESC. Примеры использования подстановочных знаков: Любой знак: ? Если ввести "г?д", то можно найти слова "год" и "гид". Любая последовательность знаков: *. Если ввести "г*д", то можно найти слова "год" и "город". Начало слова: <. Если ввести "<(горо)", то можно найти слова "город" и "гороскоп". Конец слова: >. Если ввести "(ор)>", то можно найти слова "сор" и "упор". Убрав флажок Подстановочные знаки можно проводить поиск с используя "^": Любой знак: ^?, Любая цифра: ^#, Любая буква: ^$. СОЗДАНИЕ И ИЗМЕНЕНИЕ СПИСКА АВТОЗАМЕНЫ Список автозамены часто используется для автоматической замены «трудных» слов с ошибками, вставки символов псевдографики и замены аббревиатуры на полное название. 1. Выберите команду Параметры автозамены в меню Сервис. 2. На вкладке Автозамена установите флажок Заменять при вводе. 3. В поле заменить введите слово или словосочетание, в котором часто встречается опечатка, например слово прецендент. 4. В поле на введите правильное написание этого слова – в данном случае прецедент. 5. Нажмите кнопку Добавить. Примечание. Если требуется изменить элемент списка автозамены, содержащий большой фрагмент текста, рисунок или форматирование, вставьте этот элемент в документ. Внесите необходимые изменения, выделите измененный элемент, а затем выберите команду Параметры автозамены в меню Сервис. Введите имя элемента в поле Заменить и нажмите кнопку Заменить. СОЗДАНИЕ И ИЗМЕНЕНИЕ СПИСКА АВТОТЕКСТА Автотекст – текстовые или графические элементы, которые можно многократно использовать в документах, например стандартные пункты договора. Каждый выделенный фрагмент текста или графический объект сохраняется в виде элемента автотекста и получает свое уникальное имя. Если необходимо вставить элемент автотекста с помощью средства автозавершения, то его длина должна быть не менее пяти знаков. Для создания нового элемента 1. Выделите текст или рисунок, который следует сохранить в виде элемента списка автотекста. Чтобы сохранить элемент вместе с форматированием абзаца, включите знак абзаца ¶ в выделенный фрагмент. 2. В меню Вставка выберите команду Автотекст, а затем – команду Создать. 3. Оставьте имя элемента списка автотекста, предложенное Microsoft Word, или введите новое имя. Для вставки в документ элемента списка автотекста 1. Установите курсор в то место, куда требуется вставить элемент списка автотекста. 2. В меню Вставка выделите пункт Автотекст, а затем выделите категорию, к которой принадлежит нужный элемент. 3. Выберите имя нужного элемента списка автотекста. Вставить элемент списка автотекста можно и другим способом. Включите автозавершение – в окне Автозамены на вкладке Автотекст установите флажок Использовать автозавершение. Затем введите в документ несколько первых знаков имени элемента автотекста. Чтобы принять предложенный Microsoft Word элемент списка автотекста, нажмите клавишу ВВОД или F3. ЗАДАНИЕ № 4 1. Введите элемент автозамены, изменяющий "МВ" на "Microsoft Word". 2. Введите элемент автотекста, изменяющий "УГАЭС" на полное название. 3. Измените строчные буквы текста "Microsoft Word" на прописные. 4. Выполните поиск текста "Microsoft Word" с заменой шрифта. 5. Выполните поиск с заменой любого текста утолщенного начертания на наклонное. 6. Выполните поиск любой цифры в документе. |