Главная страница

ПР 1 классификация данных Инструментальные средства научных исследований. Лабораторная работа 3 Коммуникация itпроекта


Скачать 59.89 Kb.
НазваниеЛабораторная работа 3 Коммуникация itпроекта
АнкорПР 1 классификация данных Инструментальные средства научных исследований
Дата16.03.2023
Размер59.89 Kb.
Формат файлаdocx
Имя файлаLaboratornayarabota3 (1).docx
ТипЛабораторная работа
#994910

Лабораторная работа №3 Коммуникация IT-проекта



Цель: изучить подходы к коммуникации с заинтересованными сторонами в зависимости от специфики проекта и иных факторов, научиться составлять план коммуникаций по проекту.
План занятия:

  1. Изучить теоретические сведения.

  2. Выполнить практическое задание по лабораторной работе.

  3. Оформить отчет и ответить на контрольные вопросы.


Теоретическиесведения

Заинтересованная сторона (ЗС) – любая группа (или индивид), способная влиять или влияющая на достижение цели организации, на способность пред- приятия приносить доход, а также все бенефициары и источники риска.

ЗС могут выполнять операции в разное время жизненного цикла проекта и с разным уровнем глубины и детализации. Существует большое количество подходов и классификаций заинтересованных сторон.

Заинтересованные лица это те, кто:

  • выдвигает требования;

  • вовлечен в работу над проектом или осуществляет какие-либо действия в ходе его реализации;

  • несет ответственность перед организацией за успешность проекта;

  • налагает ограничения на осуществление проекта или инициативы;

  • чувствует на себе влияние результатов проекта.

Участники проекта – физические лица и организации, которые непосред- ственно вовлечены в проект и чьи интересы могут быть затронуты при осуще- ствлении проекта.

Клиент – это человек (или организация), получающий от продукта пря- мую или косвенную выгоду.

Процесс анализа заинтересованных сторон состоит из следующих этапов:

  • определить все потенциальные заинтересованные стороны проекта и существующую информацию о них, такую как роли, отделы, интересы, уровни знаний, ожидания и уровни влияния;

  • определить степень потенциального влияния и поддержки, которые мо- гут оказать каждая из заинтересованных сторон проекта, и классифицировать их таким образом, чтобы можно было найти подход к ним;

  • оценить, каким образом ключевые заинтересованные стороны проекта скорее всего будут реагировать или действовать в разнообразных ситуациях для того, чтобы спланировать, как повлиять на них с целью усиления их поддержки и сокращения потенциальных отрицательных влияний.

Анализ ЗС проекта позволяет понять, у каких ЗС стоит собирать требова- ния к результатам проекта; какие ЗС стоит рассматривать как источники рисков для проекта; какие ЗС учесть в плане коммуникаций проекта (в плане комму- никаций нужно описать, какую информацию, в каком виде и как часто нужно высылать каждой из ЗС); какие дополнительные работы следует включить в спи- сок работ по проекту для управления заинтересованными сторонами проекта.

Рассмотрим матрицу власти/интересов как способ анализа заинтересо- ванных сторон (рисунок 6.1).




Рисунок 6.1 – Матрица власти/влияния Расположение ЗС на матрице:

  1. Наблюдать. Периодически уточнять, не усилился ли у ЗС интерес к проекту или не повысился ли уровень власти, т. к. изменение по одной из этих шкал приведет к перемещению в другой квадрант матрицы и к необходимости изменить стратегию работ.

  2. Держать в курсе дел. Всячески информировать о будущих результатах проекта, о ходе работ над проектом, об изменениях в проекте для формирова- ния позитивного отношения к проекту.

  3. Удовлетворять. Так как ожидания от проекта у этой группы невелики, то, как правило, их достаточно легко реализовать в проекте. Потому нужно вы- яснить ожидания от проекта, перевести их в требования к результатам проекта и реализовать эти требования. Если вдруг ожидания не совпадают с целями проекта, следует объяснить ЗС, что в данном проекте эти ожидания не предпо- лагается реализовывать.

  4. Активно управлять. Вовлекать в принятие решений по проекту, часто информировать о выполнении принятых решений, демонстрировать промежу- точные результаты работ по проекту.

Очень важно периодически повторять анализ заинтересованных сторон в ходе реализации проекта (интересы и власть у ЗС могут меняться по ходу про- екта, могут добавляться новые заинтересованные стороны, которых на старте проекта не удалось идентифицировать).

Важным фактором достижения успеха проекта является выявление ин- формационных потребностей участников проекта и определение подходящих средств удовлетворения этих потребностей.

Планирование коммуникаций определение потребностей участников проекта в коммуникации и информации.

В плане должны быть представлены:

  • способ предоставления информации;

  • целевая аудитория;

  • время и частота коммуникаций.

Пример плана коммуникации представлен в таблице 6.1.
Таблица 6.1 Примерный план коммуникации

Заинтересованное лицо (должность, ФИО, краткая информация)

Область ответственности/ влияния (предмет коммуни- кации)

Какой до- кумент со- здает (цель)

Средство и частота коммуникации (как, когда)














Рассчитать количество информационных каналов можно по формуле
N = n (n−1), (6.1)

2
где n число заинтересованных лиц.

Распространение информации своевременное предоставление необхо- димой информации участникам проекта.

Выделяют следующие каналы коммуникации:

  1. устный/письменный;

  2. формальный/неформальный;

  3. внешний/внутренний. Барьеры коммуникации: а) расстояние;

б) шумы; в) язык; г) время;

д) амбиции;

е) сокрытие информации;

ж) культурные различия;

з) использование неверного канала получения и отправки сообщений. Критерии выбора способа коммуникации:

  1. география;

  2. культура;

  3. отношение:

а) ко времени;

б) к завершению задач; в) к контрактам;

г) к формальной и фактической власти;

  1. тип проекта:

а) новый проект;

б) кастомизированный внутренний проект;

  1. частота взаимодействия;

  2. степень формальности.

При выборе способа коммуникации следует учитывать:

  • где находится собеседник или аудитория;

  • подход;

  • типы коммуникации (status, anomalies, issues/resolution, risks, meeting re- sults, action items);

  • результат (какие требования и каков способ их выполнения);

  • как быстрее донести информацию до определенной аудитории (signoff authority, veto authority, or review only);

  • ресурсные и временные ограничения.

Отчетность по исполнении сбор и распространение информации о вы- полнении работ. Этот процесс включает в себя:

а) сбор всех данных базового плана;

б) информацию о выполнении работ содержании, сроках, стоимости, качестве, рисках и поставках);

в) предоставление этой информации участникам проекта (совещание по оценке текущего состояния).

Управление участниками проекта управление коммуникациями в целях удовлетворения требований участников и решения возникающих проблем.
Практическоезадание:

  1. Составить план коммуникаций по вашему проекту. Результаты внести в таблицу, образец которой представлен таблицей 6.2.


Таблица 6.2 План коммуникаций

Заинтересованная сторона

Цель коммуникации

Формат и способ коммуникации

Результат













  1. Составить матрицу RACI для любых четырех заинтересованных лиц проекта по любым пяти функциям (R (Responsible) выполняет работу, A (Accountable) – несет ответственность за выполнение работы, C (Consult) – кон- сультирует по выполнению работы, I (Informed) – информируется о ходе работ). Результаты внести в таблицу, образец которой представлен таблицей 6.3.

  2. Оформить отчет и защитить лабораторную работу.


Таблица 6.3 Матрица RACI

Функция

Заинтересованная сторона

1

2

3

4

















Содержаниеотчета:

  1. Цель работы.

  2. План коммуникаций.

  3. Матрица RACI.

  4. Выводы по работе.


написать администратору сайта