ПР 1 классификация данных Инструментальные средства научных исследований. Лабораторная работа 3 Коммуникация itпроекта

• Название: Лабораторная работа 3 Коммуникация itпроекта
• Анкор: ПР 1 классификация данных Инструментальные средства научных исследований
• Дата: 16.03.2023
• Размер: 59.89 Kb.
• Имя файла: Laboratornayarabota3 (1).docx
• Тип: Лабораторная работа; #994910

Лабораторная работа №3 Коммуникация IT-проекта

Цель: изучить подходы к коммуникации с заинтересованными сторонами в зависимости от специфики проекта и иных факторов, научиться составлять план коммуникаций по проекту.
План занятия:

1. 
   Изучить теоретические сведения.
   
2. 
   Выполнить практическое задание по лабораторной работе.
   
3. 
   Оформить отчет и ответить на контрольные вопросы.
   

Теоретическиесведения

Заинтересованная сторона (ЗС) – любая группа (или индивид), способная влиять или влияющая на достижение цели организации, на способность пред- приятия приносить доход, а также все бенефициары и источники риска.

ЗС могут выполнять операции в разное время жизненного цикла проекта и с разным уровнем глубины и детализации. Существует большое количество подходов и классификаций заинтересованных сторон.

Заинтересованные лица – это те, кто:

• 
  выдвигает требования;
  
• 
  вовлечен в работу над проектом или осуществляет какие-либо действия в ходе его реализации;
  
• 
  несет ответственность перед организацией за успешность проекта;
  
• 
  налагает ограничения на осуществление проекта или инициативы;
  
• 
  чувствует на себе влияние результатов проекта.
  

Участники проекта – физические лица и организации, которые непосред- ственно вовлечены в проект и чьи интересы могут быть затронуты при осуще- ствлении проекта.

Клиент – это человек (или организация), получающий от продукта пря- мую или косвенную выгоду.

Процесс анализа заинтересованных сторон состоит из следующих этапов:

• 
  определить все потенциальные заинтересованные стороны проекта и существующую информацию о них, такую как роли, отделы, интересы, уровни знаний, ожидания и уровни влияния;
  
• 
  определить степень потенциального влияния и поддержки, которые мо- гут оказать каждая из заинтересованных сторон проекта, и классифицировать их таким образом, чтобы можно было найти подход к ним;
  
• 
  оценить, каким образом ключевые заинтересованные стороны проекта скорее всего будут реагировать или действовать в разнообразных ситуациях для того, чтобы спланировать, как повлиять на них с целью усиления их поддержки и сокращения потенциальных отрицательных влияний.
  

Анализ ЗС проекта позволяет понять, у каких ЗС стоит собирать требова- ния к результатам проекта; какие ЗС стоит рассматривать как источники рисков для проекта; какие ЗС учесть в плане коммуникаций проекта (в плане комму- никаций нужно описать, какую информацию, в каком виде и как часто нужно высылать каждой из ЗС); какие дополнительные работы следует включить в спи- сок работ по проекту для управления заинтересованными сторонами проекта.

Рассмотрим матрицу власти/интересов как способ анализа заинтересо- ванных сторон (рисунок 6.1).




Рисунок 6.1 – Матрица власти/влияния Расположение ЗС на матрице:

1. 
   Наблюдать. Периодически уточнять, не усилился ли у ЗС интерес к проекту или не повысился ли уровень власти, т. к. изменение по одной из этих шкал приведет к перемещению в другой квадрант матрицы и к необходимости изменить стратегию работ.
   
2. 
   Держать в курсе дел. Всячески информировать о будущих результатах проекта, о ходе работ над проектом, об изменениях в проекте для формирова- ния позитивного отношения к проекту.
   
3. 
   Удовлетворять. Так как ожидания от проекта у этой группы невелики, то, как правило, их достаточно легко реализовать в проекте. Потому нужно вы- яснить ожидания от проекта, перевести их в требования к результатам проекта и реализовать эти требования. Если вдруг ожидания не совпадают с целями проекта, следует объяснить ЗС, что в данном проекте эти ожидания не предпо- лагается реализовывать.
   
4. 
   Активно управлять. Вовлекать в принятие решений по проекту, часто информировать о выполнении принятых решений, демонстрировать промежу- точные результаты работ по проекту.
   

Очень важно периодически повторять анализ заинтересованных сторон в ходе реализации проекта (интересы и власть у ЗС могут меняться по ходу про- екта, могут добавляться новые заинтересованные стороны, которых на старте проекта не удалось идентифицировать).

Важным фактором достижения успеха проекта является выявление ин- формационных потребностей участников проекта и определение подходящих средств удовлетворения этих потребностей.

Планирование коммуникаций – определение потребностей участников проекта в коммуникации и информации.

В плане должны быть представлены:

• 
  способ предоставления информации;
  
• 
  целевая аудитория;
  
• 
  время и частота коммуникаций.
  

Пример плана коммуникации представлен в таблице 6.1.
Таблица 6.1 – Примерный план коммуникации

Заинтересованное лицо (должность, ФИО, краткая информация)	Область ответственности/ влияния (предмет коммуни- кации)	Какой до- кумент со- здает (цель)	Средство и частота коммуникации (как, когда)

Рассчитать количество информационных каналов можно по формуле
N = n ∙ ⁽ⁿ⁻¹⁾, (6.1)

2
где n – число заинтересованных лиц.

Распространение информации – своевременное предоставление необхо- димой информации участникам проекта.

Выделяют следующие каналы коммуникации:

1. 
   устный/письменный;
   
2. 
   формальный/неформальный;
   
3. 
   внешний/внутренний. Барьеры коммуникации: а) расстояние;
   

б) шумы; в) язык; г) время;

д) амбиции;

е) сокрытие информации;

ж) культурные различия;

з) использование неверного канала получения и отправки сообщений. Критерии выбора способа коммуникации:

1. 
   география;
   
2. 
   культура;
   
3. 
   отношение:
   

а) ко времени;

б) к завершению задач; в) к контрактам;

г) к формальной и фактической власти;

4. 
   тип проекта:
   

а) новый проект;

б) кастомизированный внутренний проект;

5. 
   частота взаимодействия;
   
6. 
   степень формальности.
   

При выборе способа коммуникации следует учитывать:

• 
  где находится собеседник или аудитория;
  
• 
  подход;
  
• 
  типы коммуникации (status, anomalies, issues/resolution, risks, meeting re- sults, action items);
  
• 
  результат (какие требования и каков способ их выполнения);
  
• 
  как быстрее донести информацию до определенной аудитории (signoff authority, veto authority, or review only);
  
• 
  ресурсные и временные ограничения.
  

Отчетность по исполнении – сбор и распространение информации о вы- полнении работ. Этот процесс включает в себя:

а) сбор всех данных базового плана;

б) информацию о выполнении работ (о содержании, сроках, стоимости, качестве, рисках и поставках);

в) предоставление этой информации участникам проекта (совещание по оценке текущего состояния).

Управление участниками проекта – управление коммуникациями в целях удовлетворения требований участников и решения возникающих проблем.
Практическоезадание:

1. 
   Составить план коммуникаций по вашему проекту. Результаты внести в таблицу, образец которой представлен таблицей 6.2.
   

Таблица 6.2 – План коммуникаций

Заинтересованная сторона	Цель коммуникации	Формат и способ коммуникации	Результат

2. 
   Составить матрицу RACI для любых четырех заинтересованных лиц проекта по любым пяти функциям (R (Responsible) – выполняет работу, A (Accountable) – несет ответственность за выполнение работы, C (Consult) – кон- сультирует по выполнению работы, I (Informed) – информируется о ходе работ). Результаты внести в таблицу, образец которой представлен таблицей 6.3.
   
3. 
   Оформить отчет и защитить лабораторную работу.
   

Таблица 6.3 – Матрица RACI

Функция	Заинтересованная сторона
	1	2	3	4

Содержаниеотчета:

1. 
   Цель работы.
   
2. 
   План коммуникаций.
   
3. 
   Матрица RACI.
   
4. 
   Выводы по работе.