электорнный документооборот. лаба 4. Лабораторная работа 4 по дисциплине Электронный документооборот
 Скачать 22.37 Kb.
|
|
ФГАОУ ВО Московский политехнический университет Направление подготовки 09.03.03 Прикладная информатика Профиль «Корпоративные информационные системы» Лабораторная работа 4 по дисциплине «Электронный документооборот» Выполнил: студент группы 221-362 Буракова П.Ю. Проверили: Доцент кафедры ИКТ Смирнова Ю.В. Ст. преподаватель кафедры ИКТ Кулибаба И.В. Москва,2022 Разработка регламента передачи документа в долговременный архив. Общество с ограниченной ответственностью "ПОЛИНКИ" ООО "ПОЛИНКИ" УТВЕРЖДАЮ Генеральный директор ООО "ПОЛИНКИ" А.Ю. Бураков 17.11.2022 Регламент передачи документа в долговременный электронный архив 17.11.2022 № 18-Р г. Москва 1. ОБЩИЕ ПОЛОЖЕНИЯ 1.1. Настоящий Регламент электронного документооборота разработан и утвержден для применения в ООО "ПОЛИНКИ". 1.2. Настоящий Регламент обязателен к применению всеми подразделениями ООО "ПОЛИНКИ". 1.3. Настоящий Регламент устанавливает единые требования к организации работы с документами, получаемыми и отправляемыми с помощью системы электронного документооборота (СЭД). 1.4. В настоящем Регламенте в качестве электронных документов рассматриваются служебно-информационные документы. 1.5. Настоящий Регламент распространяется на организацию работы с документами, передаваемыми и получаемыми с помощью СЭД, включая их подготовку, регистрацию, учет, отправку и получение. 1.6. Для целей настоящего Регламента устанавливаются следующие термины и определения: – электронный документооборот (ЭДО) – организационно и программно-технически упорядоченная информационная система, обеспечивающая процесс обмена, сбора, обработки, накопления и хранения информации посредством электронных документов; – электронный документ (ЭД) – документ, созданный при помощи электронных аппаратно-технических и программных средств, фиксируемый в цифровом коде в форме идентифицируемого по содержательной части именованного файла, доступный для последующей обработки, использования, воспроизведения (отображения) и визуального восприятия, а также для передачи и получения по телекоммуникационным каналам связи; 2. ТРЕБОВАНИЯ К ДОКУМЕНТАМ, ОТПРАВЛЯЕМЫМ В АРХИВ 2.1. При направлении ЭД в архив требуется конвертировать их в специальный формат типа PDF/A-1. 2.2. Учетной единицей считается контейнер ЭД. Контейнер – это zip-архив, в котором содержится как документ, так и его метаданные. Метаданные — это невидимая информация, важная составляющая любого документа. Они присваиваются автоматически и включают в себя описание самого файла, заголовки и подзаголовки, автора и редактора, дату и время создания, версию и технические характеристики программы, в которой был создан файл. 2.3. Документы систематизируются в дела, а затем направляются в контейнеры. Данные действия выполняются в структурном подразделении. 2.4. Контейнеры направляются в архив через интернет или на специальном носителе. 2.5. Учитываться должны все электронные документы. 2.6. В рамках учета выполняется присвоение контейнерам учетных номеров. Они включаются в архивном шифре. Если ЭД содержатся на обособленном носителе, шифр следует отобразить на его футляре. Если документ хранится в информационной системе, шифр должен быть включен в метаданные. 3. ПЕРЕДАЧА ДОКУМЕНТА В ДОЛГОВРЕМЕННЫЙ АРХИВ 3.1.В период подготовки структурными подразделениями дел к передаче в архив ответственный за архив предварительно проверяет правильность их формирования, оформления и соответствие количества дел, включенных в опись, количеству дел, заведенных в соответствии с номенклатурой. Все выявленные при проверке недостатки ответственные за делопроизводство подразделения обязаны устранить. 3.2. Прием каждого дела производится ответственным за архив в присутствии ответственного за делопроизводство структурного подразделения. На экземплярах описи против каждого дела, включенного в нее, делается отметка о наличии дела. В конце каждого экземпляра описи указываются цифрами и прописью количество фактически принятых в архив дел, номера отсутствующих дел, дата приема-передачи дел, подписи ответственного за архив и работника, передавшего дела. 3.3. Дела в архив доставляются работниками структурных подразделений. 3.4 В случае ликвидации структурного подразделения ответственный за делопроизводство в течение двух месяцев с момента ликвидации подразделения формирует все имеющиеся документы и передает в архив ООО «ПОЛИНКИ» независимо от сроков хранения; при реорганизации ООО «ПОЛИНКИ» документы передаются по акту приема-передачи правопреемнику или при отсутствии правопреемника – в государственный архив. 4. ХРАНЕНИЕ ЭЛЕКТРОННЫХ ДОКУМЕНТОВ 4.1.С момента заведения и до передачи дел в архив ООО «ПОЛИНКИ» дела хранятся по месту их формирования – в структурных подразделениях. Руководители структурных подразделений и работники, отвечающие за делопроизводство, обязаны обеспечивать сохранность документов и дел. С целью повышения оперативности поиска документов дела располагаются в соответствии с номенклатурой дел. На корешках обложек дел указываются индексы дел по номенклатуре. Завершенные дела постоянного и долговременного (свыше 10 лет) сроков хранения хранятся по месту их формирования в течение двух лет, а затем сдаются в архив ООО «Альфа». 4.2. Выдача дел, ознакомление с документами, находящимися на оперативном хранении в структурном подразделении, работникам ООО «ПОЛИНКИ» производится с разрешения руководства под расписку в журнале учета выдачи документов из архива. Дела выдаются во временное пользование работникам структурных подразделений на срок не более одного месяца. После истечения указанного срока дело должно быть возвращено на место его хранения. 4.3. Изъятие документов из дел постоянного хранения допускается в исключительных случаях, по запросам компетентных органов и производится с письменного разрешения директора ООО «ПОЛИНКИ» с оставлением в деле заверенной копии документа и акта о причинах выдачи подлинника. 4.4. Самостоятельное уничтожение документов в структурных подразделениях ООО «ПОЛИНКИ» запрещается. 4.5. Работники структурных подразделений несут ответственность за сохранность поступивших к ним документов и аккуратное обращение с ними. Настоящий Регламент составила: Главный бухгалтер _________________________ П.Ю.Буракова Какие задачи решает долговременный электронный архив? Логический блок «Долговременное хранение» отличается: здесь хранятся документы сроком хранения от 10 лет, особые процедуры приема документов, учет ведется по специализированным архивным правилам, реализуются пользовательские процедуры – выдача временного доступа по запросам, выдача справок, выписок, архивных копий. Соответственно, задача блока «Долговременные хранение» – обеспечение долговременного юридически значимого хранения электронных документов, соблюдение норм архивного делопроизводства и управление доступом к архивному фонду. Таким образом, ключевыми задачами системы архивного хранения становятся: ● занесение электронных документов в архивную систему в специальном формате долговременного хранения; ● составление графика приема документов на архивное хранение; ● передача и прием документов на архивное хранение; ● обеспечение юридической силы документов в течение всего срока хранения; ● выдача дел и документов из архива во временное пользование; ● доступ в читальный зал с возможностью поиска по делам и документам, запроса прав доступа, архивных справок, выписок и копий; ● контроль сроков хранения и уничтожение документов с истекшим сроком хранения, в том числе без возможности восстановления; ● формирование отчетов для ведения архивной деятельности: сводные описи дел, книгу учета поступления и выбытия документов, различные виды актов, листы фондов и т.д В чем разница между архивированием и резервным копированием документов? Функции резервного копирования и архивирования весьма различны. Бэкап (резервная копия) – это копия данных, которая позволяет их восстановить в случае утраты или повреждения. Исходная информация после создания резервной копии не удаляется. Цель резервного копирования – восстановить данные, если с ними что-то произошло. Архив представляет собой копию данных, созданную для справочных целей. Как правило, исходные данные после архивирования удаляются, хоть это и не обязательно. Какие основные аспекты нужно учитывать при организации электронного архива? Рассмотрим, какие этапы работ нужно будет пройти для организации электронного архива: ● проанализировать виды ЭД и определить, какие информационные системы (ИС) будут являться источниками поступления документов в архив; ● определить, где будут храниться ЭД; ● уточнить момент передачи ЭД в архив; ● зафиксировать формат передачи документов; ● сформировать дела; ● передать ЭД на хранение Какими способами можно обеспечить юридическую значимость документа на протяжении всего срока его хранения? Использование усовершенствованной электронной подписи (УЭП) Формат усовершенствованной ЭП включает в себя: Подписываемый документ (может храниться отдельно от всех остальных полей). Подписываемые атрибуты. Электронную цифровую подпись. Штамп времени, полученный на значение ЭЦП. Хэш-коды доказательств подлинности. Внешний штамп времени, полученный на все вышеперечисленное. Доказательства подлинности (значения сертификатов и информация об отзыве). Перештамповка/переподписание документов Это, пожалуй, наиболее часто встречающееся решение. Штамп времени и усовершенствованная ЭП обеспечивают юридическую силу, пока действует сертификат доверенного центра, которыми они были подписаны. Соответственно, после истечения срока действия сертификата надо иметь доказательства того, что сам штамп времени был сформирован в момент, когда сертификат был действителен. Хранение сертификатов вместе с подписанным документом Еще один вариант обеспечения юридической значимости в долговременном архиве — хранить вместе с документом, подписанным усовершенствованной ЭП, сертификат ключа электронной подписи. |