БД РАСХОДЫ. Лабораторная работа Access Разработка базы данных Расходы семьи. Создание базы данных, таблицы, схема данных. Создание форм, запросов, отчетов. Задание
 Скачать 2.1 Mb.
|
|
1 Лабораторная работа Access_1. Разработка базы данных «Расходы семьи». Создание базы данных, таблицы, схема данных. Создание форм, запросов, отчетов. Задание: Разработать базу данных «Расходы семьи», используя приложение Microsoft Access. При разработке необходимо выполнить следующие этапы: 1. Создать структуру вспомогательных таблиц. 2. Заполнить вспомогательные таблицы. 3. Создать основную таблицу. 4. Разработать необходимую схему данных. 5. Создать удобную форму для ввода данных. 6. Создать пользовательские запросы. 7. По подготовленным запросам создать отчеты. Разрабатываемая БД будет состоять из следующих таблиц: Вспомогательные таблицы: Семья [Код члена семьи, Член семьи], Плательщики [Код плательщика, Плательщик], Статьи расходов [Код статьи расхода, Статья расхода], Основная таблица: РАСХОДЫ [№ п/п, Число, Расход, Стоимость, Код статьи расхода, Код плательщика, Код члена семьи], Ход работы: Этап 0. Начальный 1. Открыть приложение Access, выбрать Файл – Создать – Пустая база дан- ных… 2. В открывшемся окне указать папку для размещения базы данных и дать имя создаваемому файлу БД, в нашем случае, ФИО_Группа. 3. Нажать кнопку Создать. Появится окно созданной БД.Эта БД будет храниться в файле ФИО_Группа.accdb. Этот файл пока не содержит информа- ции, а в дальнейшем будет содержать: структуру таблицы, сами таблицы и все объекты БД, которые мы используем в своей работе. Создание БД начинается с создания таблиц и включает 2 этапа: создание структуры таблиц и заполнение таблиц данными. Этап 1. Создание структуры вспомогательных таблиц Во вкладке БД Таблицы создадим пустые таблицы, т.е. пока только определим их структуру – опишем каждое поле записи. 1) Для создания таблиц на вкладке Создание в группе команд Таблицы нажмите кнопку Конструктор таблиц (рисунок 3.1.1). 2) Появится окно создания структуры таблицы в режиме Конструктора. 3) Заполните ячейки, согласно рисунку 3.1.2, учитывая, что Имя поля заполняется с клавиатуры, а Тип поля выбирается из списка в конкретной ячейке. 4) В нижней части окна Конструктора указываются свойства полей. Разные типы полей имеют разные свойства. Основным свойством любого поля является его длина (выражается в символах или знаках). От длины поля зависит, сколько 2 информации в нём может поместиться (по умолчанию, для текстового поля – 50 символов). Рисунок 3.1.1 – Конструктор таблиц Рисунок 3.1.2 – Таблица Семья в режиме конструкта 5) Определите ключевое поле – пометьте ячейку с именем этого поля и нажмите соответствующую кнопку (рисунок 3.1.3). Рисунок 3.1.3 – Вкладка Конструктор (Работа с таблицами) кнопка Ключевое поле 6) Закройте окно. При этом не забудьте задать имя вашей таблицы. В нашем случае – Семья. Вы увидите в окне БД во вкладке Таблица значок первой по- явившейся таблицы Семья. Пока данных в этой таблице нет, т.к. вы только создали её структуру. 3 7) Аналогично создайте следующие таблицы (в скобках перечислены поля, ключевое поле выделено курсивом): Плательщики [Код плательщика, Плательщик], Статьи расходов [Код статьи расхода, Статья расхода] Тип данных всех полей определяйте аналогично таблице Семья. 8) Таблица РАСХОДЫ будет создана после внесения информации в вышеперечисленные таблицы. Этап 2. Заполнение вспомогательных таблиц Итак, в вашей базе данных во вкладке Таблицы организовалось 3 таблицы, в которых пока нет данных. 1) Откройте каждую из таблиц в режиме Таблица и заполните их, используя свои данные (пример см. рисунок 3.1.4). 2) Заполнив поля таблицы, закройте её окно, при этом данные автоматически сохраняются в таблице. Рисунок 3.1.4 – Пример заполнения таблиц Этап 3. Создание основной таблицы Создайте в режиме Конструктора новую таблицу Расходы с полями: № п/п, Число(дата), Расход, Стоимость, Код статьи расхода, Код плательщика, Код члена семьи. Комментарий: в таблице будут указаны данные о том, какого числа (Число), на что (Расход), сколько денег потрачено (Стоимость), к какой статье расхода относиться (Код статьи расхода), кем (Код плательщика) и для кого (Код члена семьи). Определите для каждого имени поля тип данных (см. рисунок 3.1.5) и их свойства. Не забудьте указать для полей Код статьи расхода, Код плательщика, 4 Код члена семьи подстановку данных из соответствующих таблиц, воспользуйтесь Мастером подстановки. Рисунок 3.1.5 – Таблица РАСХОДЫ в режиме конструктора Заполните в таблице всего 4-5 записей (рисунок 3.1.6). Рисунок 3.1.6 – Пример заполнения таблицы Расходы в режиме таблицы Остальную информацию в таблицу вы внесете, воспользовавшись объектом Форма (в основной таблице РАСХОДЫ должно быть 25 записей (за 2 недели)). Этап 4. Создание схемы данных БД Схема данных отображает связи между одинаковыми полями разных таблиц. Связывается ключевое поле вспомогательной таблицы с не ключевым полем основной таблицы. Связываемые поля могут иметь разные имена, но обязательно должны иметь одинаковый тип данных и размер поля. Важно понимать, что в ключевых полях вспомогательных таблиц данное уникально (встречается один раз, оно не может повторяться), но в не ключевом поле основной таблицы такое данное используется многократно. Такая связь называется один-ко-многим. 1) Закрыть все таблицы БД. 5 2) Зайдите во вкладку Работа с базами данных – Схема данных (рисунок 3.1.7). Рисунок 3.1.7 – Вкладка Работа с базами данных кнопка Схема данных 3) Выберите в контекстном меню Добавить таблицу (если данная возможность не представлена автоматически. В появившемся диалоговом окне надо выбрать таблицы, включаемые в схему (в нашем случае – все). Закрыть диалоговое окно Добавление таблицы. 4) После этого появится схематическое изображение таблиц в виде прямоугольников, содержащих список полей. Таблицы можно перемещать, растягивать, располагая их в более удобном виде (рисунок 3.1.9). 5) Перетащите с помощью мыши ключевое поле (например, код плательщика в таблице Плательщика) и отпустите его на соответствующее ему не ключевое связанное поле (код плательщика в таблице Расходы семьи). 6) Установите «галочку» в показатель Обеспечение целостности данных (рисунок 3.1.8). Тогда СУБД Access будет следить за тем, чтобы в основной (связанной) таблице не появились коды, которых нет во вспомогательной таблице. Рисунок 3.1.8 – Обеспечение целостных связей в схеме данных 6 7) На схеме появятся стрелки с указание типа связи. Если по стрелке щелкнуть правой клавишей мыши, то всплывет меню, позволяющее изменить свойства связи, удалить связь. 8) Выполняя пункты 6–7, установите связи между полями разных таблиц. (см. рисунок 3.1.9). Этап 5. Создание формы Рисунок 3.1.9 –Схема данных Для ввода данных в таблицу с большим числом полей удобнее использовать форму. Форма – это средство отображения данных на экране и управление ими. Важно понимать, что форма – это не самостоятельный информационный объект, а только удобный способ ввода данных в таблицу и их корректировку. При создании формы в неё могут быть включены поля не только конкретной таблицы, для которой она создаётся, но и поля других таблиц, позволяющие более полно раскрыть запись таблицы. Форма позволяет вывести на экран данные по отдельным записям, если при её создании указать Вид формы – Один столбец. Для кратких таблиц нецелесообразно создавать форму. Для создания формы Расходы семьи удобно воспользоваться Мастером форм. Мастер форм – это событийная процедура, выполняющая определенные конструкторские функции. 1) Во вкладке Создание выбрать Мастер форм (рисунок 3.1.10). Рисунок 3.1.10 – Вкладка Создание кнопка Мастер форм 7 2) Откроется окно Создание форм, где в поле со списком выбрать название таблицы, для которой создается форма. В нашем случае – Расходы семьи. В окне Доступные поля надо отметить поля, включаемые в форму и перенести в окно Выбранные поля. 3) Для удобства заполнения формы пользователем, в качестве справочной информации добавить в форму не ключевые поля из вспомогательных полей (рисунок 3.1.11). в итоге после добавления должно быть выбрано 10 полей (семь из основной таблицы и по одному из каждого вспомогательного). Рисунок 3.1.11 – Окно Мастера форм 4) При нажатии кнопки Далее будут выходить диалоговые окна, в которых запрашивается внешний вид формы (выберите: в один столбец), оформление (цвет) формы, название. При желании можно вернуться на несколько шагов назад, используя кнопку Назад. 5) При нажатии кнопки Готово создается форма. 6) Используя возможности работы с конструктором отредактируйте форму следующим образом (см. рисунок 3.1.13). Для удобства работы с данными заблокируйте возможность изменения полей из вспомогательных таблиц (рисунок 3.1.12). Этап 6. Заполнение таблицы при помощи формы 1) Открыть форму Расходы семьи 2) Т.к. в предыдущей работе вы заполнили в таблице Расходы семьи несколько записей в режиме Таблица, то навигатор, расположенный в конце формы, показывает вам, что существуют эти записи. 3) Нажмите кнопку На новую запись 8 Рисунок 3.1.12 – Блокировка возможности изменения полей из вспомогательных таблиц Рисунок 3.1.13 – Форма Расходы семьи 4) Введите оставшиеся записи таблицы Расходы семьи самостоятельно. После ввода, а если нужно, и корректировки всех записей, закрыть форму. 5) Открыть таблицу Расходы семьи в режиме Таблица. Убедитесь, что все записи введены в таблицу и находятся в своих полях. Закройте таблицу РАСХОДЫ. 9 Этап 7. Создание запросов В разрабатываемой базе данных необходимо создать запрос, в котором отображаются только нужные по условию данные из базовых таблиц. 1) Во вкладке Создание выбрать Мастер запросов (рисунок 3.1.14). Рисунок 3.1.14 – Открытие Мастера запроса 2) Откроется окно Создание запроса, где в поле со списком выберете название таблицы Расходы семьи. В окне Доступные поля надо отметить поля, включаемые в запрос. Включите в запрос все поля кроме Кодов, вместо них выберете текстовые записи из соответствующих вспомогательных таблиц (рисунок 3.1.15). Рисунок 3.1.15 – Выбор полей для запроса 10 3) При нажатии кнопки выберете название Выбор статьи расходов. При желании можно вернуться на несколько шагов назад, используя кнопку Назад. 4) После создание запроса появиться соответствующая таблица-запрос со всеми данными из всех таблиц (рисунок 3.1.16). Теперь необходимо сделать условие для выбора, например, по статье расхода. Для этого откройте созданный запрос в режиме конструктора (рисунок 3.1.17). Рисунок 3.1.16 – Простой запрос 5) Чтобы задать условие в соответствующую строку необходимо ввести либо конкретные данные, например, «Продукты», либо вывести поле с помощью которого пользователь сам задаст необходимую для выбора статью расхода, для этого необходимо записать текст запроса пользователю в квадратных скобках, в нашем случае [Введите статью расхода]. Рисунок 3.1.17 – Создание пользовательского запроса в режиме конструктора 11 6) Проверьте правильность выполнения запроса (рисунок 3.1.18). Рисунок 3.1.18 – Выполнение пользовательского запроса Аналогично создайте дополнительно 2 запроса с выборам. Этап 8. Создание отчетов Создадим отчет на основании запроса. Для создания отчёта удобно воспользоваться событийной процедурой Мастером отчетов. 1) Во вкладке Создание выберите Мастер отчетов. 2) В появившемся окне Создание отчетов в поле со списком выбрать название запроса или таблицы, на основании которых создается отчёт. В вашем случае выберите имя созданного запроса Выбор статьи расходов. Нажать кнопку ОК. 3) Откроется окно, где в пункте Доступные поля надо отметить поля, включаемые в отчет (в нашем случае выбрать все поля из запроса. 4) При нажатии кнопки Далее в диалоговом окне укажите вид представления данных, т.е. будут ли они сгруппированы и по какому полю. Добавить уровни группировки, выделите поле Статьи расходов (рисунок 3.1.19). 5) При нажатии кнопки Далее нажмите кнопку итоги, поставьте галочку с поле Sym (рисунок 3.1.20). Данная возможность (выведение итогов) доступна при наличии числовых полей и наличии группировки. 6) При нажатии кнопки Далее будут выходить диалоговые окна, в которых запрашивается внешний вид отчета (ступенчатый), ориентация листа (альбомная), название отчета. При желании, можно вернуться на несколько шагов назад, используя кнопку Назад и изменить некоторые установки. При нажатии кнопки Готово создается отчет во вкладке Отчёты. 12 Рисунок 3.1.19 – Выбор уровня группировке в будущем отчете Рисунок 3.1.20 – Добавление итоговых полей в будущем отчете В зависимости от Группировки, Вида макета, Стиля внешний вид отчёта по одним и тем же данным может иметь разный вид. 13 При необходимости отчет можно изменить или откорректировать в режиме конструктора или макета. Необходимо создать три отчета с итоговым выводом суммы по готовым запросам. Пример отчета представлен на рисунке 3.1.21. Рисунок 3.1.21 – Пример пользовательского отчета |