|
|
Лабораторная работа Совместная работа офисных приложений
Лабораторная работа
«Совместная работа офисных приложений»
Цель работы:
Изучить связь между источником данных (в данном случае электронные таблицы МS Excel) и текстом МS Word и в итоге их слияния получить общий связанный документ.
Слияние документов – это объединение основного документа, содержащего постоянную часть информации, и источника данных, содержащего переменную часть.
Cлияние используется для создания документов на бланке, почтовых наклеек, конвертов, каталогов и при массовой рассылке сообщений по факсу или по электронной почте. Для осуществления слияния необходимо выполнить следующие действия.
Откройте или создайте основной документ.
Откройте или создайте источник данных, в котором содержатся сведения о каждом получателе.
В основном документе добавьте или настройте поля слияния.
Для создания нового составного документа поместите сведения из источника данных в основной документ.
В операции слияния Microsoft Word основным документом называется документ, содержащий данные, которые остаются при слиянии неизменными во всех производных документах, например обратный адрес или текст письма.
Файл, содержащий сведения, предназначенные для объединения с документом. Например, список имен и адресов, которые требуется использовать при слиянии. Для использования сведений из источника данных необходимо сначала подключиться к этому источнику данных.
Упражнение 1
Создать в своей рабочей папке папку «Офисные приложения».
Запустить Microsoft Excel и на первый лист скопировать следующую таблицу.
Фамилия
|
Имя
|
Отчество
|
Окон-чания
|
Адрес
|
Дата время и проведения меропрятия
|
Соколова
|
Любовь
|
Петровна
|
а
|
г. Минск, ул. Советская, 18
|
18.30 28.12.13
|
Дмитриев
|
Александр
|
Павлович
|
ич
|
г. Минск, ул. Советская, 18
|
18.30 28.12.13
|
Строгов
|
Иван
|
Алексеевич
|
ич
|
г. Минск, ул. Советская, 18
|
18.30 28.12.13
|
Вершинина
|
Татьяна
|
Ивановна
|
а
|
г. Минск, ул. Советская, 18
|
18.30 28.12.13
|
Андреев
|
Алексей
|
Викторович
|
ич
|
г. Минск, ул. Советская, 18
|
18.30 28.12.13
|
Русак
|
Екатерина
|
Арсеньевна
|
а
|
г. Минск, ул. Советская, 18
|
18.30 28.12.13
|
Борейко
|
Максим
|
Александрович
|
ич
|
г. Минск, ул. Советская, 18
|
18.30 28.12.13
|
Кончиц
|
Мария
|
Дмитриевна
|
а
|
г. Минск, ул. Советская, 18
|
18.30 28.12.13
|
Павлов
|
Игорь
|
Николаевич
|
ич
|
г. Минск, ул. Советская, 18
|
18.30 28.12.13
|
Сохранить файл электронных таблиц в папку «Офисные приложения» под именем файла «База» и закрыть.
Создать текстовый документ в Microsoft Word и набрать в нем текст по образцу (гарнитура шрифта Times New Roman, 14, расположение абзацев аналогично оригиналу).
Сохранить набранный текст под именем «Пригласительные» в папку «Офисные приложения». Для дальнейшей работы нужен этот файл «Пригласительные».
Дальнейшая цель работы – подключить к текстовому документу источник данных (в данном случае ранее созданный файл «База») средствами панели Слияние для того, чтобы каждому адресату соответствовал индивидуальный пригласительный билет.
Для этого необходимо:
Перейти на вкладку инструментов Рассылки.
Выбрать  Начать слияние тип основного документа – Письма.
Открыть источник данных  Выбрать получателей через кнопку  Использовать существующий список, найти ранее созданный и сохраненный файл «База», открыть его, далее в появившемся окне Перечня листов выбрать лист, на котором располагается таблица (источник данных) – в нашем случае Лист1$.
Через кнопку  Изменить список получателей проверить наличие всех получателей (напротив каждой фамилии с атрибутами должны стоять , если атрибут отсутствует, то выставить напротив заголовка списка Фамилия).
Вставить пустую строку перед основным текстом и перейти на нее.
Через кнопку  Вставить поля слияния выбрать опцию Вставить поля базы данных. Выбрать по очереди поля Фамилия, Имя, Отчество и вставить в текстовый документ, между полями вставить пробелы (вид в тексте «Фамилия_» «Имя» «Отчество»).
Связь с базой будет определяться изменением полей «Фамилия_»«Имя»«Отчество» на фамилию первого адресата слияния при помощи кнопки-переключателя  Поля/Данные. Для просмотра всех адресатов слияния из базы необходимо воспользоваться кнопками  Навигации (Просмотреть все записи!)
Дальнейшая цель работы – вставить грамматически правильное обращение к адресату слияния женского или мужского пола (например Дорогая или Глубокоуважаемый)…
Переместить текстовый курсор в начало первой строки (перед полем слияния «Фамилия_»). Выбрать расположение по центру. Через кнопку  Правила выбрать функцию IF…THEN…ELSE. В поле IF выбрать поле Окончания и выстроить логическое выражение: окончание равно ич, в поле Вставить соответствующий текст ввести обращение для адресата мужского рода, в следующем поле ввести обращение для противоположного пола (желательно не однокоренные слова).
Проверить истинность вставленного обращения при помощи кнопок и просмотреть все фамилии.
Дальнейшая цель работы – конкретизировать адрес, время и дату проведения мероприятия.
Для того чтобы автоматически вставить адрес, необходимо переместить текстовый курсор в соответствующее место в тексте (после словосочетания «по адресу»).
Через кнопку  Вставить блок адреса в соответствующем окне в опции Задание элементов адреса снять активность Вставить имя получателя в формате, активизировать команду Вставить почтовый адрес. При помощи команды Подбор полей в появившемся окне выставить для поля Адрес 1 соответствующее поле из источника данных – Адрес мероприятия. В результате – в тексте после словосочетания «по адресу» появится поле «Блок_адреса».
При помощи кнопки-переключателя Поля/Данные необходимо проверить связь с источником данных – поле «Блок_адреса» должно измениться на конкретный адрес мероприятия, который введен в файл База (г. Минск, ул. Советская, 18).
Для того чтобы вставить время и дату проведения мероприятия необходимо переместить текстовый курсор в конец основного текста после предлога «в».
Через кнопку Вставить поля слияния выбрать через кнопку обзор поле Время проведения мероприятия и вставить в текстовый документ (вид в тексте «Время_проведения_мероприятия»).
При помощи кнопки-переключателя Поля/Данные необходимо проверить связь с источником данных – поле «Время_проведения_мероприятия» должно измениться на конкретное время и дату, которые введены в файл База (18.30 28.12.09).
В результате вид документа слияния со всеми вставленными полями:
Примечание:
При изменении информации в источнике данных (документе Microsoft Excel) необходимо его сохранить и повторно подключить к соответствующему текстовому документу.
При повторном открытии документов слияния, необходимо сначала открыть источник данных, затем текстовый документ. В текстовом документе при необходимости повторно подключить источник данных.
Если источник подключен, то при помощи кнопки  Подбор полей слияния проверить соответствии полей друг другу.
Дальнейшая цель работы – оформление основного документа (образца пригласительного билета).
Применить к тексту следующие параметры форматирования – размер 16, цвет из основной палитры – Синий.
Изменить размер рабочего листа на размер пригласительного билета (открытки). Для этого необходимо использовать вкладку Разметка страницы изменить ориентацию страницы – с книжной на альбомную, изменить размер бумаги – А5, изменить поля документа – все по 1,5 см.
В качестве фона открытки применить картинку из коллекции картинок Microsoft, раздел Люди – отдельные –…держать в руках. Совместить размер картинки в соответствии с левым и правым полями документа.
Дальнейшая цель работы – растиражировать открытку в электронном виде для всех адресатов.
Через кнопку  Слияние выбрать Изменить отдельные документы в окне Составные новые документы выбрать опцию Объединить записи Все.
Автоматически из файла «Пригласительные» образуется новый документ Письма, который состоит из отдельных страниц, количество которых совпадает с количеством адресатов в источнике данных. На каждой странице расположен отдельный пригласительный билет, адресованный каждому адресату.
Закрыть источник и основной документ (для сохранения связи). В источник данных повторно добавить свои данные и сохранить. Открыть основной документ с подключением базового файла (источника), проверить наличие добавленной записи, отправить себе открытку и сохранить отдельным текстовым файлом «Моя открытка».
Упражнение 2
Для выполнения упражнения потребуются навыки, приобретенные в Упр 1.
Создать в своей рабочей папке папку «Выписки оценок» в которой сохранять все результаты данного упражнения.
Скопируйте в эту папку документы Выписка оценок.doc и Итоговые_Оценки.xls
Откройте текстовый документ Выписка оценок. Проанализируйте структуру документа и определите где необходимо вставить Поля слияния.
Откройте источник данных (заранее приготовленную базу) Итоговые_Оценки и проанализируйте структуру таблицы, закройте документ.
Выполнить слияние текстового основного документа с табличным источником данных, тип рассылок – Обычный документ Word.
Далее подключить источник данных Итоговые_Оценки.xls .
В основной документ вставить Поля слияния в соответствующих местах.
При помощи кнопки Просмотр результатов просмотреть информацию по классам.
Создать документ с информацией обо всех учащихся (Рассылки → Найти и объединить → Изменить отдельные документы…). Просмотреть созданные выписки и сохранить под именем Выписки по всем учащимся.
Вернуться в основной документ и создать выборочную выписку для отдельного класса, например «Выписка 7 В класса». Для этого необходимо изменить список получателей (вкладка Рассылки → Изменить список получателей) и применить фильтр с условием по искомому классу.
После фильтра объединить все записи в документ Выписка 7 В класса
Вернуться в основной документ, удалить предыдущее условие в итоге появиться информация по всем классам.
Сформировать документ по ученикам всех классов с оценками по Математике и Физике больше или равно 8. Для этого необходимо применить расширенный фильтр с двойным условием (условия связаны союзом И).
Полученную выборку объединить в документ Ученики с математическими способностями.
В итоге у вас должно получиться 3 основных документа-выписки.
|
|
|
Скачать 460.5 Kb.