кадровый аудит. Лекции по разделу

• Название: Лекции по разделу
• Дата: 07.12.2022
• Размер: 84 Kb.
• Имя файла: кадровый аудит.doc
• Тип: Лекции; #832951

КАДРОВЫЙ АУДИТ.

ЛЕКЦИИ ПО РАЗДЕЛУ

Цель: изучить понятие и виды кадрового аудита, правила его проведения, надлежащим образом провести кадровый аудит в выбранной слушателем области (трудовые договоры, трудовые книжки, графики отпусков и т.д.).
Задачи:

• 
  определить понятие кадрового аудита и его место в системе проводимых проверок;
  
• 
  выявить достоинства и недостатки внешнего и внутреннего кадрового аудита;
  
• 
  определить и проанализировать основные требования, предъявляемые к процедуре проведения кадрового аудита и оформлению его итогов;
  
• 
  провести внутренний кадровый аудит по выбранным слушателем объектам, оценить состояние кадрового делопроизводства, оформить отчет.
  

Аудит - это процедура оценки деятельности организации, системы, процесса, проекта или продукта специалистом-профессионалом или независимой организацией на предмет выявления рисков и возникновения конфликтных ситуаций.

В данной лекции мы не используем определение, закрепленное в Федеральном законе от 30 декабря 2008 г. N 307-ФЗ "Об аудиторской деятельности", как не подходящее нам по объекту оценки. Согласно вышеуказанному закону аудит – это независимая проверка бухгалтерской (финансовой) отчетности аудируемого лица в целях выражения мнения о достоверности такой отчетности.

Проведение аудита кадровых документов не является обязательным для работодателей, однако его рекомендуется периодически проводить для достижения довольно большого круга целей. В их числе:

• 
  исправление ошибок перед контрольно-надзорными мероприятиями;
  
• 
  получение сертификата доверия;
  
• 
  проверка состояния кадровой документации при смене руководителя организации;
  
• 
  проверка состояния кадровой документации при смене руководителя кадровой службы;
  
• 
  планирование оценки персонала и кадровых перестановок;
  
• 
  подготовка процедуры расторжения трудового договора;
  
• 
  подготовка возражений при возникновении трудового спора;
  
• 
  оценки рисков, связанных с конкретной ситуацией;
  
• 
  оценка правомерности локальных нормативных актов и состояния кадрового делопроизводства при изменении законодательства;
  
• 
  снижение количества кадровой документации, достижение е прозрачности и повышения эффективности кадрового документооборота, сокращение затрат на ведение кадровой документации.
  

Кадровый аудит может проводиться внешним провайдером или внутренним. Проведение аудита внешним провайдером осуществляется на основании заключенного гражданско-правового договора. Чаще всего к услугам аудиторских компаний работодатели прибегают в тех случаях, когда предполагается довольно масштабная проверка, а создание внутренней службой кадрового аудита экономически невыгодно. Однако при проведении кадрового аудита не исключается риск разглашения охраняемой законом тайны, существующей у данного работодателя.

Если организация все же принимает решение обратиться к внешнему аудитору, необходимо акцентировать внимание на том, имеет ли аудитор необходимый опыт в сфере кадрового аудита, какие специалисты участвуют в проведении аудиторской проверки, их квалификации и опыте работы. Также перед началом аудита целесообразно создать рабочую группу из представителей аудиторской компании и заказчика для облегчения взаимодействия и проведения аудиторской проверки. Данные положения должны быть оговорены в договоре на проведение кадрового аудита.

Внутренний аудит, в том числе и кадровый, может осуществляться службой внутреннего аудита или аудиторским комитетом, комиссией. Выбор конкретной формы зависит от масштабности проводимых проверок, их частоты, охвата различных сфер деятельности проверками, размера организации и иных условий. Решение работодателя о создании постоянно действующей службы или временного аудиторского комитета оформляется приказом или распоряжением руководителя организации, которым утверждаются положение о службе (комитете, комиссии), должностные инструкции и инструкция о порядке проведения кадрового аудита. Также приказом необходимо закрепить цели проведения кадрового аудита, сроки его поведения и состав комиссии.

Для проведения проверки и оценки кадрового делопроизводства с использованием внутренних резервов организации к ней привлекают наиболее квалифицированных специалистов в данной области: это может быть руководитель службы персонала, юристы, специализирующиеся на вопросах трудового права и кадрового делопроизводства и т.д. Однако в данном случае остается высокий риск субъективности и сохранения имеющихся ошибок, прочно вошедших в документооборот и воспринимаемых работниками, в том числе проводящими проверку как правильный вариант оформления кадровой документации с учетом особенностей конкретного работодателя. В качестве таких примеров можно привести ошибки, допускаемые при перечислении заработной платы на банковские реквизиты – невыдача расчетного листка, отсутствие в нем необходимой информации или передача соответствующей информации с нарушением сроков и иные.

Частично вопрос субъективизма и недостаточного профессионализма решается путем создания в организации постоянно действующей службы кадрового аудита. Внутренний аудитор сейчас также рассматривается как профессионал высокого уровня, обладающий глубокими знаниями законодательства, уверенными навыками работы с большими массивами информации и с программным обеспечением, ее опосредующим, равно как и навыками анализа информации, коммуникативными компетенциями и т.д.

Внутренний аудит в настоящее время рассматривается как третий, наивысший уровень защиты интересов организации, ее учредителей и управляющих с неограниченным диапазоном объектов оценки.

Внутренний аудитор оценивает не только наличие или отсутствие нарушений и отклонений от нормы, но и анализирует причины произошедшего нарушения, а также предлагает наилучшие варианты выхода из сложившейся ситуации, оптимизации системы и достижения ею максимальной эффективности.

При проведении кадрового аудита объектом могут стать следующие аспекты:

• 
  систему и полноту состава кадровой документации;
  
• 
  правомерность и непротиворечивость локальных нормативных актов работодателя;
  
• 
  наличие трудовых договоров, дополнительных соглашений к ним, анализ правильности их содержания;
  
• 
  порядок ведения трудовых книжек;
  
• 
  правильность оформления штатного расписания и соответствие заключаемых трудовых договоров штатному расписанию;
  
• 
  порядок работы с личными карточками;
  
• 
  порядок учета рабочего времени и предоставления отпусков;
  
• 
  порядок работы с персональными данными;
  
• 
  порядок ведения и содержание документации по охране труда;
  
• 
  порядок оформления кадровых приказов;
  
• 
  порядок регистрации и хранения кадровых документов;
  
• 
  порядок проведения адаптации работников, аттестации работников, обучения персонала и иные вопросы, в зависимости от деятельности организации.
  

При определении круга вопросов, выносимых на проверку, следует избегать чрезмерного их расширения – во-первых, подобная проверка, проводимая с использованием внутренних кадровых ресурсов, отнимет большое количество времени сотрудников, участвующих в ней, может привести к затягиванию текущих дел, а внешняя проверка станет более дорогой; а во-вторых, к концу проверки и подготовке отчета анализируемая ситуация может измениться с течением времени.

Алгоритм проведения кадрового аудита можно представить следующим образом:

1. 
   определение целей аудита, его сроков, ответственных лиц;
   
2. 
   определение состава анализируемой документации, ее полноты, соответствия законодательству, наличия или отсутствия пробелов;
   
3. 
   составление отчета по итогам проведенного кадрового аудита и рекомендаций;
   
4. 
   составление плана по исправлению выявленных несоответствий.
   

Перечень обязательной и факультативной кадровой документации и локальных нормативных актов мы рассмотрели в рамках раздела 1.

При анализе имеющейся документации следует использовать сводные таблицы, в которые вносятся отметки о наличии или отсутствии соответствующей документации и наличии ошибок, недочетов при ее оформлении. Данная таблица в простом виде может выглядеть следующим образом:

Перечень проверяемых документов	Наличие документа	Примечание
Трудовые договоры, дополнительные соглашения к ним	+	Отсутствует дополнительное соглашение к трудовому договору №8 от 01.04.2014 г. Ларионовой Веры Николаевны о повышении заработной платы – оформить; Отсутствуют порядковые номера в договорах Иванова Сергея Сергеевича, Куськовой Анастасии Борисовны, Огоновой Анны Алексеевны – внести.
Личные карточки	+	Привести личные карточки в соответствие в коллективным договором и утвердить новую форму личной карточки
Штатное расписание	+	Должности в договорах соответствуют штатному расписанию. В соответствии с проведенным планированием движения персонала и подбора сотрудников с 01.03.2015 г. необходимо внести изменения в штатное расписание и ввести новые должности согласно плану развития.
Табель учета рабочего времени	+	На основании представления начальника отдела кадров дополнить форму табеля учета рабочего времени новыми необходимыми кодовыми обозначениями времени.
График отпусков	-	Срочно разработать и утвердить график отпусков на следующий календарный год.
Положение о защите персональных данных	+
Журнал учета трудовых договоров	+
...	...	...

Данная таблица может быть также дополнена информацией о статьях нормативного акта, содержащего правила о надлежащем оформлении кадрового документа, об ответственности за нарушение норм и т.д.

По итогам проверки оформляется отчет, в котором описываются текущее состояние дел, выявленные проблемы, возможные риски и приводятся рекомендации по решению обнаруженных проблем и минимизации рисков. Иногда к отчету прилагаются акты приема-передачи дел с указанием выявленных в них недочетов (если аудит проводится при вступлении в должность нового руководителя кадровой службы и т.д.).

Для улучшения и унификации процедуры проведения кадрового аудита целесообразно введение следующих стандартов и локальных актов:

• 
  порядок или регламент проведения кадрового аудита, который включает в себя положения о планировании аудита, порядке проведения анализа и исследования документации, оформления результатов аудита, контроля за исполнением рекомендаций аудиторов;
  
• 
  порядок выставления баллов или оценок по результатам проверки;
  
• 
  формы отчетов и требования к ним;
  
• 
  порядок оценки заключений и рекомендаций аудиторов по вопросам их эффективности и содержания в них рисков.
  

САМОПРОВЕРКА

Практические задания.

Практическое задание 1.

Проанализируйте, каковы возможности проведения внутреннего кадрового аудита в Вашей организации? Кого из работников следует включить в состав комиссии и по каким критериям будет осуществляться этот отбор? Проводился ли в Вашей организации кадровый аудит? Есть ли необходимость в его проведении и какая форма проведения предпочтительна в Ваших условиях?
Практическое задание 2.

Составьте положение о службе внутреннего аудита.
Практическое задание 3.

Составьте инструкцию о порядке проведения кадрового аудита.
Эссе на тему: «Факторы, влияющие на необходимость проведения внутреннего и внешнего кадрового аудита у работодателя и его периодичность».