кон про. Литература по теме Тема Оформление управленческой документации Вопрос Оформление документов. Вопрос Реквизиты документов постоянные и переменные
 Скачать 1.13 Mb.
|
|
Тема 4. Технология работы с документами Вопросы темы: 1. Технология работы с документами. 2. Прием и первичная обработка документов. 3. Регистрация документов. 4. Исполнение и контроль за исполнением документов. 5. Систематизация и текущее хранение документов. Цели: 1. Сформировать представление о технологии работы с документами в организации. Задачи: 1. Изучить технологию обработки документа. 2. Познакомиться с содержанием каждой процедуры. 3. Освоить технологию регистрации документов. Основные понятия: · Регистрация документа. · Срок исполнения документа. · Контроль исполнения документов. · Текущий контроль. · Предупредительный контроль. · Итоговый контроль. · Дело. · Номенклатура дел. · Опись дела. · Формирование дела. · Хранение дел. Вопрос 1. Технология работы с документами. Организация работы с документами – это обеспечение движения документов в аппарате управления, их использование в справочных целях и хранения. Термин определяется как «организация документооборота, хранения и использования документов в текущей деятельности учреждения». Документооборотом стандарт называет движение документов в организации с момента их создания или получения до завершения использования или отправления. В технологию работы с документами входит: · прием и первичная обработка документов; · их предварительное рассмотрение и распределение; · регистрация; · контроль исполнения; · информационно-справочная работа; · исполнение; · отправка; · систематизация (формирование дел) и текущее хранение. Вопрос 2. Прием и первичная обработка документов. Работа с документами состоит из ряда последовательных операций. Первая из которых – прием и первичная обработка документов. Поступающие в организацию документы попадают в структурное подразделение системы документационного обеспечения управления (СДОУ). В крупных организациях для этого предусматривают создание специализированной службы – экспедиции. В небольших организациях эту операцию осуществляет секретарь. Доставка документов в организацию может проводиться различными способами: почтой, телеграфом, курьером, через компьютерные сети, электронной почтой, через факсимильную связь. Задача экспедиции – организовать учет поступления документов из всех источников, их первичную обработку и координацию их движения. Первичная обработка сводиться к следующему: · проверяется правильность доставки; · проверяется целостность упаковки, сохранность печатей; · конверты вскрываются, проверяется комплектность и целостность вложений; · при поступлении машиночитаемых документов обрабатывается только сопроводительная документация; · все документы учитываются; · документы сортируются по адресатам. Затем следует процедура регистрации документа. Вопрос 3. Регистрация документов. Регистрация определяется как «запись учетных данных о документе по установленной форме, фиксирующей факт его создания, отправления или получения». Регистрация преследует три цели: учет документов, контроль за их исполнением и справочная работа по документам. Сам процесс регистрации – это снятие с документа показателей (реквизитов) и занесение их в определенную регистрационную форму (журнал, карточку), что позволяет создать базу данных о документах учреждения. Общие правила регистрации документов: · Регистрации подлежат все документы, требующие специального учета, исполнения и использования в справочных целях, независимо от способа получения. · Документы, полученные только для сведения и не требующие ответа и исполнения, не регистрируются. · Каждый документ, отнесенный к числу регистрируемых, получает свой регистрационный номер. · Документы должны регистрироваться один раз. · Для входящих, исходящих и внутренних документов ведутся раздельные регистрационные формы с самостоятельными регистрационными номерами. Регистрационную форму на документ заполняют сначала не полностью, она дозаполняется после рассмотрения документа руководителем. Такие сведения как ход исполнения и номер дела вносятся в форму по ходу и после исполнения документа. Формы регистрации документов могут быть трех видов: журнальная, карточная и автоматизированная электронная. Журнальная система регистрации нужна тогда, когда учет документов выступает на первое место, предотвращает претензии со стороны граждан, конфликтные ситуации и т.п., например, при выдаче документов об образовании, трудовых книжек, пропусков. Для каждой категории документов обычно разрабатывается своя форма журнала с разной степенью дробности сведений о документе. Например, форма регистрационного журнала для обычных входящих документов может иметь следующие графы (табл. 3): Таблица 3. Журнальная форма регистрации документов Дата получения Регистрационный номер Корреспондент Номер и дата документа Содержание Резолюция Исполнитель Срок исполнения Отметка об исполнении Номер дела 1 2 3 4 5 6 7 8 9 10 Карточная система регистрации более удобна и имеет ряд преимуществ перед журнальной. Форма карточки и расположение в ней реквизитов могут быть определены в самом учреждении и записаны в инструкцию по делопроизводству. Пример карточки РКК (регистрационно-контрольная карточка) приведен на рисунке 9. Рис. 9. Регистрационно-контрольная карточка Сегодня ручная карточная система регистрации заменяется наиболее рациональной регистрацией на компьютере. В этом случае на экран выводится регистрационная форма. Принцип работы электронной картотеки (базы данных) – в однократности ввода повторяющейся информации и возможности использования одной информации в различных формах и даже в различных базах данных. Регистрационные карточки документов в разных документопотоках имеют свои особенности, связанные со спецификой регистрируемых документов. На рисунке 10 представлена регистрационная карточка для входящих документов. Рис. 10. Регистрационная карточка входящих документов Форма регистрационной карточки, как правило, содержит поля, заполняемые вручную (номер и дата входящего документа, краткое содержание, текст резолюции); поля, сведения в которые вносятся автоматически (дата регистрации, регистрационный номер), и поля, сведения в которые вносятся путем выбора информации из раскрывающихся списков. В виде раскрывающихся списков, как правило, выполняются поля: · Вид документа. · Автор резолюции. · Структурное подразделение. · Исполнители. · Номер дела. · Связанные документы. · Корреспондент-Организация. Например, в поле Корреспондент-Организация можно ввести информацию, выбрав ее из списка (рис. 11): Рис. 11. Заполнение поля с помощью списка организаций партнеров Заполнение карточки на экране компьютера во многом аналогично заполнению традиционной бумажной карточки. Документ в системе электронного документооборота можно зарегистрировать различными способами (рис. 12). Рис. 12. Выбор способа регистрации документа Можно зарегистрировать новый документ или произвести регистрацию на основе уже существующего документа. Во втором случае происходит автоматическое заполнение полей регистрационной карточки по аналогии с выбранным документом. Это позволяет значительно сократить время регистрации документа. Регистрируемый документ присоединяется к карточке. Это может быть созданный документ, документ, полученный по электронной почте, отсканированный образ документа. В любой момент, присоединенный документ может быть просмотрен с помощью встроенного модуля просмотра и печати. Система электронного документооборота позволяет распечатать регистрационную карточку и присоединенный к карточке файл документа. Вопрос 4. Исполнение и контроль за исполнением документов. Принятые и зарегистрированные документы передается на рассмотрение руководителю, который проставляет резолюции с указанием конкретных исполнителей по каждому документу. В больших организациях руководителю передаются только важные документы, остальные направляются в подразделения и конкретным исполнителям в соответствие с распределением обязанностей внутри организации. После рассмотрения руководителем ответственный исполнитель вносится в регистрационную карточку. Также заполняются поля «резолюция», «автор резолюции», и «срок исполнения». Документ копируется и передается в структурное подразделение, где может быть переадресован другому сотруднику – непосредственному исполнителю. Исполнение документа – это подготовка проекта ответного документа, его согласование с соисполнителями. Если срок исполнения документа руководителем не указан, он устанавливается на основе типовых сроков исполнения для аналогичных документов. Соисполнители предоставляют свои предложения и замечания по подготовке документа ответственному исполнителю. Проект документа согласуется с соисполнителями и авторами резолюций. Подписывает документ тот руководитель, которому был адресован поступивший документ. Документы с резолюциями, поступившие в адрес исполнителя и имеющие сроки исполнения, подлежат постановке на контроль. Контроль за исполнением задания – одна из функций управления. Цель контроля состоит в обеспечении своевременного и качественного исполнения поручений и решения вопросов. Можно выделить контроль по существу решения вопроса и контроль за сроками исполнения задания. Контроль по существу – это оценка, насколько правильно, удачно, полно решен вопрос, его осуществляет руководитель или специально уполномоченное лицо. Контроль за сроками исполнения ведет служба документационного обеспечения управления или секретарь. Основными видами срокового контроля является текущий, предупредительный и итоговый. Под текущим контролем понимают ежедневную подготовку сведений о документах, срок исполнения которых истекает сегодня. В ходе предупредительного контроля составляются сводки и предупреждаются исполнители по документам, срок исполнения которых истекает через 2–3 дня. Итоговый контроль представляет собой аналитическое обобщение документооборота, исполнительской дисциплины в организации и ее структурных подразделениях, дает представление о работе организации в целом. Он проводится службой, отвечающей за контроль исполнения еженедельно, ежемесячно, ежеквартально. Снятие документа с контроля осуществляется только после полного исполнения документа. Результат исполнения должен быть записан в регистрационной карточке. Формой контроля является периодическое составление обобщенной отчетности по документам организации. Форму контроля выбирают исходя из возможностей учреждения. Это может быть ручная сроковая картотека или автоматизированная система контроля исполнения документов. Для ведения контроля в ручном режиме используются регистрационные карточки и картотечный ящик с 32 подвижными разделителями. 31 разделитель – это числа месяца. За 32 разделитель ставят карточки на документы, срок исполнения которых приходится на следующий месяц. В последние дни месяца эти карточки расставляют по числам нового месяца. Перед первым разделителем помещают карточки с просроченным сроком исполнения. Таким образом, по сроковой картотеке легко можно узнать, что на какой день должно быть исполнено. Наиболее рациональным является автоматизированный контроль, который ведет секретарь или ответственное лицо на персональном компьютере. При этом постановка документа на контроль происходит автоматически при заполнении поля «срок исполнения» в регистрационной карточке. В систему электронного документооборота заложены функции текущего и предупредительного контроля. Она контролирует время выполнения работ, сообщая исполнителям о наступлении контрольного срока, повышая, таким образом, исполнительскую дисциплину. При ведении текущего контроля ежедневно выводится на экран список документов, срок исполнения которых истекает сегодня. Его можно распечатать, а также по электронной почте оповестить исполнителей. Кроме текущего и предупредительного контроля технология работы с документами предусматривает проведение итогового контроля, который является аналитическим обобщением документооборота компании и исполнительской дисциплины. Для ведения итогового контроля, например, в системе Е1-Евфрат имеется мощный встроенный Менеджер отчетов, который позволяет смоделировать необходимый отчет. Может быть составлен общий отчет, содержащий информацию о количестве зарегистрированных видов документов по всем потокам организации и характере их исполнения (исполнены в срок или просрочены). Для анализа исполнительской дисциплины создаются отчеты по исполнителям, которые включают информацию об адресованных каждому исполнителю поручениях, сроках их выполнения и состоянии работы по поручениям (выполнено или в работе). В этом отчете также приводится статистика об общем количестве поручений, о количестве выполненных в срок, просроченных и отмененных поручениях (рис. 13). Рис. 13. Отчет о выполнении поручений При создании (настройке) системы регистрации рекомендуется сразу заложить определенный перечень типовых справок, создаваемых в автоматическом режиме. Заранее разработанные формы позволяют легко и быстро получить всю необходимую информацию. Вопрос 5. Систематизация и текущее хранение документов. После исполнения документы определенное время хранятся в организации. Для того, чтобы их можно было быстро находить и использовать, необходима систематизация исполненных документов, т.е. группировка их в дела. Государственный стандарт определяет дело как «совокупность документов или документ, относящихся к одному вопросу или участку деятельности, помещенных в отдельную обложку». Специальным классификационным справочником, позволяющим определить порядок распределения документов в дела, является номенклатура дел. Номенклатура дел – систематизированный перечень наименований дел, заводимых в организации, с указанием сроков их хранения, оформленный в установленном порядке. Общие требования к номенклатуре: · Охват всех документов, получаемых и создаваемых в процессе деятельности организации. · Раздельная группировка в дела документов постоянного и временного сроков хранения, конкретная и четкая формулировка заголовка дела, которая полностью отражает состав и содержание документов в нем и исключает возможность включения в дело документов, не соответствующих его содержанию и сроку хранения. · Систематизация дел внутри разделов номенклатуры в соответствии со степенью важности и сроком хранения документации. Различают типовые, примерные и конкретные номенклатуры дел. Типовая номенклатура дел составляется для организаций, однородных по характеру деятельности и структуре, устанавливает для них типовой состав дел, единую индексацию этих дел и является нормативным документом. Примерная – устанавливает примерный состав дел для организаций, однородных по характеру деятельности, но разных по структуре, и носит рекомендательный характер. Независимо от существования типовой и примерной номенклатуры дел организация должна составлять свою конкретную (индивидуальную) номенклатуру дел. Номенклатура должна охватывать все документы, образующиеся в процессе деятельности организации. Номенклатура дел составляется по унифицированной форме, которая разрабатывается архивными органами и закреплена в Государственной системе документационного обеспечения управления и Основных правилах работы ведомственных архивов. Форма номенклатуры представляет собой таблицу из пяти граф: индексы дел, заголовки дел, количество томов, сроки хранения и примечания (табл. 4). Таблица 4. Номенклатура дел Название раздела Индекс дела Заголовок дела Количество томов Срок хранения дела и № статьи по перечню примечание 01-03 Устав фирмы Пост., ст.37 Формированием дела называется группирование исполненных документов в дело в соответствии с номенклатурой дел и систематизация документов внутри дела. Бумажные документы формируются в дела в структурных подразделениях и хранятся в них до передачи в архив организации. Электронные документы хранятся в электронных архивах. Поскольку в организациях наличие электронного архива не исключает привычный бумажный архив, то при списании документа в архив в регистрационную карточку заносится информация о нахождении бумажного подлинника документа (рис. 14). Рис. 14. Списание документа в архив Вопросы для самопроверки: 1. Какие процедуры входят в технологию работы с документами? 2. Что такое регистрация документов? 3. Какие цели преследует регистрация документов? 4. Назовите основные принципы регистрации. 5. Какие существуют виды срокового контроля? 6. Что такое номенклатура дел? 7. Из каких разделов состоит номенклатура дел? 8. Какие бывают формы регистрации? 9. Назовите формы контроля. 10. Кто проводит контроль по существу? Литература по теме: 1. Алексеева Т.В. Документационное обеспечение управления: учеб. пособие. – М.: Московская финансово-промышленная академия, 2014. – 220 с. – (серия «Непрерывное образование»). 2. Гринберг А.С. Документационное обеспечение управления: учебник / А.С. Гринберг, Н.Н. Горбачёв, О.А. Мухаметшина. – М.: Юнити-Дана, 2015. – 391 с. – режим доступа http://biblioclub.ru/. 3. Рогожин М. Ю. Делопроизводство: курс лекций: учебное пособие. – М.: Директ-Медиа, 2014 – режим доступа http://biblioclub.ru/. Тема 5. Автоматизация документооборота Вопросы темы: 1. Автоматизация создания документов. 2. Формы и шаблоны документов. 3. Автоматизация ввода и рассылки документов. 4. Организация массового ввода бумажных документов. 5. Организация рассылки документов с использованием информационных технологий. Цель: 1. Сформировать представление о методах автоматизации работы с документами. Задачи: 1. Изучить методы автоматизации создания документов. 2. Познакомиться с процедурой массового ввода документов в информационную систему. 3. Освоить технологию создания рассылки документов. Основные понятия: · Шаблон. · Форма. · Сканирование. · Распознавание. · Структурированный документ. · Поле документа. · Изображение документа. · Рассылка документов. · Электронная почта. · Список рассылки. Вопрос 1. Автоматизация создания документов. Автоматизация документооборота заключается в комплексной автоматизации создания, согласования, распространения, поиска и архивного хранения документов организации. Основными задачами автоматизации документооборота являются: · интеграция технологий делопроизводства в единый процесс; · ликвидация бумажного потока, автоматизация рутинных операций; · автоматизация процесса прохождения документов внутри предприятия и за его пределами; · формирование алгоритмов прохождения документов в соответствии с технологическим циклом (разработка, согласование, утверждение документов); · планирование и управление ресурсами; · автоматизация административно-управленческих функций (оперативное формирование указаний, распоряжений, контроль за их выполнением); · организация и контроль деятельности персонала, учет и планирование рабочего времени; · обеспечение оперативного обмена официальными документами (служебными записками, письмами, заявками, нормативными материалами и т.п.) для организации взаимодействия персонала, отдельных подразделений предприятия; · обеспечение рассылки и приема документов через внешние системы (Internet, Telex, Fax, почтовые системы); · формирование и накопление базы данных электронных документов любых типов с возможностями многокритериального поиска как по содержимому документов (включая графические), так и по сложным логическим условиям. Применение компьютерных технологий значительно облегчает создание различных документов. Как правило, в организации создается множество повторяющихся документов: приказы о принятии на работу, об увольнении, о поощрении работников, документы, связанные с профессиональной направленностью организации и т.п. Для оформления таких типовых документов создаются специальные формы или шаблоны. Вопрос 2. Формы и шаблоны документов. Шаблон – это документ, который содержит разнообразную информацию о стилях и стандартных текстах, макросах и многое другое. Будучи один раз подготовленным и сохраненным в памяти компьютера шаблон позволяет быстро изготовить новые аналогичные по форме (но не по содержанию) документы без затрат времени на форматирование. В программе Microsoft Word имеются специальные шаблоны для создания типовых документов, например писем или факсов (рис. 15). Кроме того, и это очень важно, шаблон может содержать средства автоматизации подготовки документов. Пакет Microsoft Office позволяет создавать шаблоны часто используемых частей текста и документов. Создание документа на основе шаблона заключается в заполнении определенной формы, создаваемой шаблоном. Рис. 15. Шаблон факса Форма – это заготовка документа, содержащая постоянную информацию (текст) и пропуски или поля для ввода переменной информации. Эти поля содержат подсказку для составителя документа, куда и какой текст следует вводить. При заполнении поля подсказка стирается и вместо нее вводиться нужный текст. Такие формы часто называют трафаретными письмами. Формы могут быть экранными и заполняться в интерактивном режиме, а могут сначала распечатываться, а затем заполняться на бумаге. Некоторые формы документов являются общими для всех организаций. Такие формы разработаны и включены в специализированные офисные программы. Многие организации разрабатывают свои формы документов и успешно используют их в делопроизводстве, значительно уменьшая затраты времени на оформление каждого конкретного документа (рис. 16). Рис. 16. Форма докладной записки Вопрос 3. Автоматизация ввода и рассылки документов. В настоящее время подготовка документов в организациях ведется исключительно на компьютерах. Документы формируются непосредственно на рабочих местах пользователей (файл документа) с использованием стандартных офисных приложениях (например, MS Word или Excel). Для хранения документов создаются электронные архивы. Системы электронного документооборота работают с документами в электронной форме. Поступать в организацию документы могут по электронной почте, в этом случае они также представлены в электронной форме и могут быть загружены в информационную систему. Документы могут быть доставлены курьером, получены по почте или с помощью факсимильной связи. В этом случае они являются обычным бумажным документом. Введение таких документов в информационную систему производится сканированием с последующим распознаванием текста. При этом может быть получен образ документа (картинка) или электронный документ (после распознавания). При большом потоке бумажных документов в организации приходиться решать задачу массового ввода документов в систему. Вопрос 4. Организация массового ввода бумажных документов. Рассмотрим содержание основных операций автоматизированного ввода бумажных документов. Автоматизированное чтение и ввод документов включает в себя следующие операции: 1. Подготовка документа к сканированию. 2. Получение изображения документа. 3. Распознавание и ввод данных, содержащихся в документе в информационную базу. Подготовка документа к сканированию включает в себя две операции: непосредственную подготовку документа к сканированию и выполнение описания настройки системы на конкретную форму документа. В основе выполнения этого состава операций лежит понятие форматированного (структурированного) документа. Основной структурной единицей форматированного документа является поле документа. Поле – это место в документе, в котором размещаются сведения определенной категории, например адресное поле для хранения почтового адреса. Каждое поле описывается в двух аспектах: визуально, в частности геометрически, и содержательно. Получение изображения документа включает в себя выполнение таких операций как сканирование, контроль качества отсканированных изображений и возможное повторное сканирование (рис. 17). Рис. 17. Схема получения изображения документов Распознавание и ввод данных, содержащихся в документе в информационную базу предполагает выполнение следующих основных операций: предварительная обработка изображений, нахождение полей, проверка распознанной информации, ввод данных в информационную базу. Распознавание документа в настоящее время осуществляется с помощью следующих систем распознавания текстов: · OCR (Optical Character Recognition) – технология оптического распознавания печатных символов. · ICR (Intelligent Character Recognition) – технология распознавания раздельных печатных символов, написанных от руки. · OMR (Optical Mark Recognition) – распознавания отметок. В отличие от обычной системы распознавания система ввода стандартных форм использует формальное описание исходной формы документа или бланка. Это позволяет автоматически помещать распознанную информацию в поля базы данных без участия оператора. Строгое соблюдение стандарта внешнего вида формы существенно повышает точность распознавания полей документа. Контроль распознанных данных является следующей операцией, реализуемой системой ввода. Системы автоматического распознавания обычно вместе с результатом возвращают так называемую «степень уверенности». Для повышения надежности данных после распознавания применяются определенные пользователем автоматизированные методы проверки данных (например, можно проверить, имеется ли распознанная информация в базе данных, и если нет, то пометить поле как некорректное). Для повышения надежности данных используются дополнительные механизмы, такие как применение словарей и таблиц, определяемых пользователем. Помимо этого, системы включают специальные встроенные средства для определения специальных процедур проверки для каждого поля документа. В качестве системы обработки форм можно использовать систему Cognitive Forms компании Cognitive Technologies. Cognitive Forms – Российская система промышленного ввода стандартных форм документов. Она предназначена для автоматизированного ввода в информационные системы и базы данных произвольных, одно- и многостраничных форм документов. При этом документы должны удовлетворять определенным требованиям к оформлению и заполнению и быть подготовленными на лазерных, струйных, и матричных принтерах или стандартных бланках с использованием пишущих машинок. Использование такой системы позволяет обеспечить ускорение ввода стандартных форм документов в 5-10 раз по сравнению с ручным вводом, уменьшение количества ошибок. Если данные после распознавания помечены как не корректные, то они автоматически направляются на ручное редактирование. Во время редактирования оператор видит реальное изображение нераспознанного поля и имеет возможность откорректировать его. После ввода оператором новых данных снова применяются правила проверки данных, т.е. на всех этапах ввода, как автоматического, так и ручного, осуществляется проверка данных в соответствии с правилами, определенными пользователем. Индексирование и загрузка данных. Заключительная операция процесса – это экспорт изображений документов и сопутствующих данных в конкретную систему документооборота или базу данных и индексирование. Основными требованиями к экспорту являются поддержка различных форматов данных и его скорость. После того, как документ распознан, он поступает в базу данных или в систему управления документами, где проводится его индексирование. В отличие от обычной системы распознавания система ввода стандартных форм использует формальное описание исходной формы документа, описание модели ввода и модели соответствия полей ввода и индексирования. Это позволяет автоматически производить индексирование документов и загружать информацию в поля базы данных или архив без участия оператора. В зависимости от конкретной задачи и типа документа, он может быть загружен в полнотекстовый модуль или информация, извлеченная из него, должна будет попасть в систему атрибутивной индексации. Например, значения из полей формы попадают в карточку документа, при этом может быть сохранено изображение документа (рис. 18). Рис. 18. Автоматический разбор содержания документа с помощью подсистемы «Понимание документов» Евфрат Вопрос 5. Организация рассылки документов с использованием информационных технологий. Объем электронного документооборота постоянно увеличивается, особенно в связи с развитием всемирной сети Интернет и возможностью обмена документами по электронной почте, а также с растущей популярностью Интернет-торговли. При рассылке по электронной почте адресат получает документ практически мгновенно после его отправки. А затем электронный документ может быть воспроизведен в любом необходимом виде и форме: открыт на экране компьютера, перенесен на бумажный, электронный или оптических носитель. Использование электронной почты предоставляет пользователям возможности: · Оперативной доставки документов адресатам. · Одновременной рассылки любому количеству адресатов. · Редактирования полученных документов, их хранения и рассылки. · Вывода на печать полученных документов. Функционирование электронной почты основано на коллективном использовании памяти главного компьютера и маршрутизации электронных писем. Абонент электронной почты является пользователем персонального компьютера, подключенного к главному компьютеру посредством обычной телефонной сети, либо специальной компьютерной сети. Маршрутизация обеспечивается специальным программным обеспечением сети электронной почты. Подготовка деловых сообщений, предназначенных для отправки нескольким адресатам одновременно, начинается с создания списка адресатов. Для хранения адресов можно использовать личную адресную книгу, адресную книгу на сервере или список контактов. Если часто приходиться отправлять сообщения одним и тем же группам адресатов, то имеет смысл определить списки рассылки. Можно создать столько списков, сколько требуется, включив при этом некоторых адресатов одновременно в несколько различных списков. В дальнейшем имя созданной группы рассылки, как и имя адресата, можно вводить с клавиатуры или выбирать из адресной книги. Вопросы для самопроверки: 1. Назовите основные задачи автоматизации документооборота. 2. Какие операции включает в себя подготовка документа к сканированию? 3. Что является основной структурной единицей форматированного документа? 4. Какие операции включает в себя процедура получения изображения документа? 5. Какие операции включает в себя процедура распознавания и ввода данных? 6. Какие преимущества обеспечивает система автоматизированного ввода стандартных форм документов по сравнению с ручным вводом? 7. С помощью каких средств можно организовать массовый ввод документов в информационную систему? 8. С помощью каких средств можно организовать массовую рассылку документов? 9. Дайте определение шаблона документа. 10. Дайте определение формы документа. Литература по теме: 1. Алексеева Т.В. Документационное обеспечение управления: учеб. пособие. – М.: Московская финансово-промышленная академия, 2014. – 220 с. – (серия «Непрерывное образование»). 2. Гринберг А.С. Документационное обеспечение управления: учебник / А.С. Гринберг, Н.Н. Горбачёв, О.А. Мухаметшина. – М.: Юнити-Дана, 2015. – 391 с. – режим доступа http://biblioclub.ru/. 3. Рогожин М. Ю. Делопроизводство: курс лекций: учебное пособие. – М.: Директ-Медиа, 2014 – режим доступа http://biblioclub.ru/. |