кон про. Литература по теме Тема Оформление управленческой документации Вопрос Оформление документов. Вопрос Реквизиты документов постоянные и переменные
 Скачать 1.13 Mb.
|
|
Тема 2. Оформление управленческой документации Вопросы темы: 1. Оформление документов. 2. Реквизиты документов: постоянные и переменные. 3. Правила оформления реквизитов. 4. Схема расположения реквизитов в документе. 5. Виды бланков организации и их реквизиты. 6. Электронный документ. Цели: 1. Ознакомиться с правилами оформления документов в соответствие с принятыми стандартами. Задачи: 1. Изучить состав реквизитов документа. 2. Освоить правила оформления основных реквизитов документа. 3. Изучить схему расположения реквизитов на документе. 4. Изучить виды бланков организации. Основные понятия: · Документ. · Реквизит документа. · Постоянный реквизит. · Переменный реквизит. · Бланк документа. · Электронный документ. · Электронная цифровая подпись. · Шаблон документа. Вопрос 1. Оформление документов. Документ выступает носителем информации. В Федеральном законе закреплено следующее определение документа. Документ – это зафиксированная на материальном носителе информация с реквизитами, позволяющими ее идентифицировать. Под оформлением документов понимается соблюдение в ходе их составления, подготовки, перепечатки, согласования, удостоверения, пересылки в управленческих аппаратах учреждений требований, установленных в законодательных актах и нормативно-методических документах РФ. Требования к составу реквизитов документов, их оформлению, а также требования к бланкам документов устанавливаются стандартом ГОСТ Р 7.0.97- 2016 «Система стандартов по информации, библиотечному и издательскому делу. Организационно-распорядительная документация. Требования к оформлению документов». Его требования являются рекомендательными и распространяются на документы, относящиеся к Унифицированной системе организационно- распорядительной документации (УСОРД) — постановления, распоряжения, приказы, решения, протоколы, акты, письма и другие документы. Большинство из этих документов являются официальными. Официальные документы – это документы, созданные юридическими или физическими лицами, оформленные и удостоверенные в установленном порядке. Среди них особую категорию занимают служебные (управленческие) документы, которые определяются государственным стандартом как официальные документы, используемые в текущей деятельности организации. Управленческие документы можно классифицировать в соответствии с их назначением как средства: · регламентации деятельности (уставы, положения, правила, инструкции…); · распорядительной деятельности (приказы, решения постановления, …); · накопления и обобщения информации (отчеты, акты, доклады...); · передачи информации (письма, телеграммы, факсы...). Для управленческой деятельности важна юридическая сила документа. Юридическая сила документа – это свойство официального документа, сообщаемая ему действующим законодательством, компетенцией издавшего его органа и установленным порядком оформления. Для удостоверения юридической силы в разных документах используются различные реквизиты. К числу наиболее юридически значимых реквизитов относятся: наименование организации, дата и регистрационный номер документа, подпись, печать, грифы согласования и утверждения. Вопрос 2. Реквизиты документов: постоянные и переменные. Реквизит документа – это обязательный элемент официального документа. Различные документы состоят из разного набора реквизитов. Число реквизитов определяется целями создания документа, его назначением, требованиями к содержанию и форме данного документа. Для ряда документов число и состав реквизитов установлены законодательными и нормативными актами. Постоянные реквизиты – это символы и индексы, наносимые на типовые заготовки документов (бланки и формы) типографским или другим способом. Переменные реквизиты – это символы и индексы, вносимые в документ в процессе его подготовки и оформления. ГОСТ Р 7.0.97-2016 описывает систему реквизитов – элементов оформления официального документа (табл. 1). Таблица 1. Перечень реквизитов документов Наименование реквизита Код реквизита Герб (Государственный герб Российской Федерации, герб субъекта Российской Федерации, герб (геральдический знак) муниципального образования) 01 Эмблема 02 Товарный знак (знак обслуживания) 03 Код формы документа 04 Наименование организации - автора документа 05 Наименование структурного подразделения - автора документа 06 Наименование должности лица - автора документа 07 Справочные данные об организации 08 Наименование вида документа 09 Дата документа 10 регистрационный номер документа 11 Ссылка на регистрационный номер и дату поступившего документа 12 Место составления (издания) документа 13 Гриф ограничения доступа к документу 14 Адресат 15 Гриф утверждения документа 16 Заголовок к тексту 17 Текст документа 18 Отметка о приложении 19 Гриф согласования документа 20 Виза 21 Подпись 22 Отметка об электронной подписи 23 Печать 24 Отметка об исполнителе 25 Отметка о заверении копии 26 Отметка о поступлении документа 27 Резолюция 28 Отметка о контроле 29 Отметка о направлении документа в дело 30 Каждый конкретный вид документа содержит свой набор реквизитов. Обязательными реквизитами документа являются название организации, составившей документ, название документа (исключение составляют письма), заголовок текста, дата, индекс, текст, подпись, отметка об исполнении документа и направлении его в дело. Вопрос 3. Правила оформления реквизитов. Особенно важным является правильное оформление таких реквизитов, как дата, подпись, печать, гриф утверждения, которые придают документу юридическую силу. Наименование организации составителя документа должно полностью соответствовать официальному названию организации. Указывается полное и сокращенное название организации. Если имеется вышестоящая организация, то над наименованием организации указывается сокращенное, а при его отсутствии – полное наименование вышестоящей организации. Наименование вида документа указывается на всех документах, за исключением деловых (служебных) писем, в процессе их подготовки и должно соответствовать их содержанию (акт, приказ, протокол, справка и т.д.). Заголовок к тексту должен отвечать на вопрос «о чем?». В заголовке кратко, четко и ясно отражается основное содержание документа. Заголовок к тексту формулируется с предлогом «О» («Об»). Короткие документы, выполненные на бумаге формата А5 (справки) создаются без заголовка. Дата обеспечивает юридическую силу документа. Дат на документе может быть несколько. Основной считается дата подписания документа. Дата оформляется арабскими цифрами в последовательности: день месяца, месяц, год. День месяца и месяц оформляются двумя арабскими цифрами, год – четырьмя (ДД.ММ.ГГГГ). Если цифра одна, то перед ней обязательно ставится 0. Или словесно-цифровым способом, например: 5 июня 2018 г. Регистрационный номер документа это его цифровое или буквенно-цифровое обозначение. Для внутренних документов – это обычно порядковый номер с начала года, в учебных заведениях допускается нумерация с начала учебного года. Текст документа – основная часть документа, несущая информацию. Текст печатается с межстрочным интервалом 1-1,5 строки. Первую строку каждого абзаца рекомендуется печатать с отступом 1,25 от левого края. Подпись – обязательный реквизит, который состоит из указания должности (полной или сокращенной), непосредственно росписи и ее расшифровки. Наименование должности располагается без абзацного отступа от левой границы текстового поля. Расшифровка подписи выравнивается по правому краю. Инициалы печатаются без пробела. Вопрос 4. Схема расположения реквизитов в документе. Размещаются реквизиты в документе в соответствии с ГОСТ Р 7.0.97-2016. Схема расположения реквизитов углового бланка приведена на рис. 1. Рис. 1. Расположение реквизитов и границы зон на формате A4 углового бланка Каждый документ можно разделить на три основные части: · заголовочную часть (в нее входят реквизиты, расположенные до текста); · основную часть (реквизиты «текст» и «приложения»); · оформляющую часть (реквизиты, расположенные ниже текста и приложения). Пример расположения основных реквизитов в документе приведен в таблице 2. Таблица 2. Расположение основных реквизитов (формуляр-образец документа) Вопрос 5. Виды бланков организации и их реквизиты. Бланк документа – это лист бумаги с заранее воспроизведенными реквизитами, содержащими постоянную информацию об организации – авторе документа. Официальные документы организаций, как правило, оформляются на стандартных бланках предприятия и имеют установленный комплекс обязательных реквизитов и порядок их расположения. Исключение составляют документы, издаваемые от имени двух или более организаций. Они оформляются на стандартных листах бумаги в соответствие с ГОСТ Р 7.0.97-2016. На бланках изготавливают только первую страницу документа, если документ многостраничный. При электронной системе управления документооборотом в памяти компьютера хранят шаблон бланка, на котором и печатают текст конкретного документа. В любой организации создается, как минимум, два вида бланков: для писем и так называемый общий бланк. Бланки документов изготавливаются на стандартных листах бумаги форматов А4 (210x297 мм) и А5 (148x210 мм). Нормативные правовые акты, распорядительные документы и письма оформляются на бланках в соответствии с ГОСТ Р 7.0.97-2016 «Система стандартов по информации, библиотечному и издательскому делу. Организационно-распорядительная документация. Требования к оформлению документов». Состав видов бланков, применяемых в организации, утверждается руководителем по представлению службы ДОУ. Бланки документов подлежат учету. Бланки документов должны использоваться строго по назначению и без соответствующего разрешения не могут передаваться другим организациям и лицам. При разработке бланков организации используется два варианта расположения реквизитов на бланках: продольный и угловой. В соответствии с Правилами делопроизводства в федеральных органах исполнительной власти документ должен иметь размеры полей не менее: · 20 мм – левое; · 10 мм – правое; · 20 мм – верхнее; · 20 мм – нижнее. Каждый вид бланков имеет определенный набор реквизитов. Общий бланк. Бланк называется общим, так как содержит одинаковый набор реквизитов для всех видов документов. Реквизиты общего бланка документа включают: · герб (для организаций, имеющих на это право); · эмблема организации; · наименование вышестоящей организации (если имеется); · наименование организации; · трафаретные части реквизитов «дата» и «номер документа»; · место составления (издания) документа. На бланке могут проставляться ограничительные уголки для реквизитов «гриф утверждения», «заголовок к тексту». Пример общего бланка с угловым фланговым расположением реквизитов (рис. 2). Рис. 2. Общий бланк с угловым фланговым расположением реквизитов Пример общего бланка организации с продольным расположением реквизитов (рис. 3). Рис. 3. Образец общего бланка организации с продольным расположением реквизитов Общий бланк документов организации используется для составления любых видов документов (кроме писем). Бланк письма. Бланк письма содержит следующие обязательные реквизиты: · герб (для организаций, имеющих на это право); · эмблема организации; · наименование вышестоящей организации (если имеется); · наименование организации (структурного подразделения); · справочные данные об организации; · трафаретные части реквизитов «дата», «номер документа» и ссылки на них. Пример оформления бланка письма с угловым центрированным расположением реквизитов (рис. 4). Рис. 4. Бланк для писем с угловым центрированным расположением реквизитов Вопрос 6. Электронный документ. Федеральный закон «Об информации, информационных технологиях и о защите информации» дает определение электронного документа. Электронный документ – документированная информация, представленная в электронной форме, то есть в виде, пригодном для восприятия человеком с использованием электронных вычислительных машин, а также для передачи по информационно-телекоммуникационным сетям или обработки в информационных системах. Электронная форма документа позволяет разрабатывать, внедрять и использовать прогрессивные средства электронной вычислительной техники. Электронный документ должен соответствовать следующим требованиям: · создаваться, обрабатываться, храниться, передаваться и приниматься с помощью программных и технических средств; · содержать реквизиты, позволяющие подтвердить его подлинность и целостность; · быть отображенным (воспроизведенным) в форме, понятной для восприятия. Подлинность документа считается подтвержденной, если в результате проверки устанавливается неизменность всех реквизитов. Под электронной подписью понимается реквизит электронного документа, представляющий собой информацию в электронной форме, которая присоединена к другой информации в электронной форме (подписываемой информации) или иным образом связана с такой информацией и которая используется для определения лица, подписывающего информацию. Электронная подпись предназначена для защиты документа от подделки, она позволяет идентифицировать владельца сертификата ключа подписи, а также установить отсутствие искажений информации в электронном документе. Подготовка электронного документа производиться на компьютере с использованием различных программ. В настоящее время самым популярным пакетом для создания различных видов документов является Microsoft Office. Редактирование документов связано с нахождением удобной формы подачи текстового и графического материала, а также с соблюдением определенных правил (оформление реквизитов, соблюдения стиля документа и т.д.). При составлении документов в текстовом редакторе обычно пользуются заготовками или шаблонами документов. Для воспроизведения электронных документов на бумажном носителе чаще всего используется формат А4 (210х297 мм) или формат А5 (210х148 мм). Работа с электронными документами в офисе производиться аналогично работе с традиционными (бумажными) документами. Вопросы для самопроверки: 1. Что такое реквизит документа? 2. Назовите типы реквизитов. 3. Что такое бланк документа? 4. Какие виды бланков Вы знаете? 5. Дайте определение электронному документу. 6. Назовите специфический для электронного документа реквизит. 7. Что такое шаблон документа? 8. Как оформляется реквизит Текст? 9. Чем отличается общий бланк от бланка письма? 10. Для чего применяется шаблон документа? Литература по теме: 1. Алексеева Т.В. Документационное обеспечение управления: учеб. пособие. – М.: Московская финансово-промышленная академия, 2014. – 220 с. – (серия «Непрерывное образование»). 2. ГОСТ Р 7.0.97-2016 «Система стандартов по информации, библиотечному и издательскому делу. Организационно-распорядительная документация. Требования к оформлению документов» . Стандарт вводится взамен ГОСТ Р 6.30-2003. Введен в действие с 1.07. 2018 г. 3. Гринберг А.С. Документационное обеспечение управления: учебник / А.С. Гринберг, Н.Н. Горбачёв, О.А. Мухаметшина. – М.: Юнити-Дана, 2015. – 391 с. – режим доступа http://biblioclub.ru/. Тема 3. Принципы организации документооборота Вопросы темы: 1. Документооборот и его характеристики. 2. Виды и состав документопотоков. 3. Организация документооборота на предприятии. 4. Процедуры обработки входящих, исходящих и внутренних документов. Цели: 1. Сформировать представление о документообороте на предприятии и принципах его организации. Задачи: 1. Изучить основные документопотоки в организации. 2. Научиться определять объем документооборота. 3. Освоить технологию создания маршрутов документов. Основные понятия: · Документооборот. · Документопоток. · Объем документооборота. · Маршрут движения документов. · Время движения документов. · Направление движения документов. · Деловая процедура. Вопрос 1. Документооборот и его характеристики. Документооборот – сложный технологический процесс, который включает все операции по приему, передаче, составлению, согласованию, оформлению, удостоверению и отправке документов. Основными характеристиками документооборота являются маршрут движения, который включает все инстанции на пути движения документа от создания черновика (или получения) до подшивки в дело, и время, затрачиваемое на прохождение документов по этому маршруту. Отсюда главное правило организации документооборота – оперативное прохождение документа по наиболее короткому и прямому маршруту с наименьшими затратами времени. Объективные данные о состоянии документооборота можно получить из качественных и количественных характеристик его параметров. К качественным характеристикам документооборота относятся: · Характеристики документопотоков (состав документов, их содержание). · Маршруты движения документов (направление движения, этапы и инстанции маршрута движения документов). · Периодичность (стадии документооборота). · Направление движения. Количественной характеристикой документооборота является объем документооборота, который выражается общим количеством документов, поступивших или созданных организацией за определенный период времени. В объеме документооборота следует учитывать все входящие, исходящие и внутренние документы, а также все копии. Объем документооборота подсчитывается на основе данных учета документов. Общепринятая методика подсчета документооборота предусматривает выражение его объема дробью, в числителе которой указывается количество подлинников, а в знаменателе – количество копий. Основное правило подсчета документов – однократность. Вопрос 2. Виды и состав документопотоков. Документооборот как технологический процесс делится на несколько частей – потоков, обеспечивающих прямую и обратную связь в управлении. Под документопотоком понимается сложившееся или организованное в пределах информационной системы движение данных в определенном направлении, при условии, что у этих данных общий источник и общий приемник. Документопотоки различают по направлению и по отношению к управленческому объекту. По направлению выделяют горизонтальные потоки, связывающие организации одного уровня управления, и вертикальные (восходящие и нисходящие), связывающие организации различных уровней. Восходящие потоки – это входные документы, получаемые вышестоящей организацией от подчиненных организаций (исходящие документы подчиненных организаций, направляемые в вышестоящие инстанции). Нисходящие потоки – это документы, направляемые вышестоящими органами власти и управления подчиненным организациям. По отношению к управленческому объекту выделяют входящий, исходящий и внутренний документопотоки. Входящий документопоток любой организации складывается из: · Документов вышестоящих организаций, в состав которых входят директивные указания, нормативные и методические акты, законы, постановления, указы. · Документов от подведомственных организаций, содержащих сведения о выполнении распорядительных действий, запросы о путях выполнения заданий, отчетные сведения о своей деятельности. По видам документов этот поток состоит из отчетов (о финансовой, хозяйственной и другой деятельности), докладных записок, писем, актов. · Документов от несоподчиненных организаций, направляемых с целью согласования совместных действий, с целью консультирования, получения информации. Основные виды документов: письма (информационные, рекламные, запросы…) и договоры, а также документы, сопровождающие выполнение договоров (акты, счета…). · Обращений граждан, предложений, заявлений, жалоб. Исходящий документопоток состоит из документов, создаваемых в данной организации и отправляемых за ее пределы. В исходящем потоке выделяется группа распорядительных документов и информационных – письма, докладные, обзоры, справки, отчеты, договоры. Внутренний документопоток составляют документы, создаваемые и используемые в самом аппарате управления, не выходящие за его пределы. К внутренним относятся организационные документы, определяющие задачи, функции организации в целом. Каждый документопоток имеет достаточно стабильный маршрут движения, который зависит от состава и содержания документов, разграничения функций руководителей, распределения обязанностей между ними и от принятой в организации технологии работ с документами. Стереотипные маршруты движения свойственны входящим документам, что определяется их адресованием. Входящие документы образуют три направления движения: руководству организации, руководству структурных подразделений, непосредственно специалистам. Исходящий поток, как правило, пронизывает всю управленческую структуру. Как инициативные, так и информационные документы готовят специалисты в структурных подразделениях. Маршрут движения этих документов зависит от количества инстанций согласования, визирования и подписания документов, от принятой технологии перепечатки текста, регистрации и отправки. Вопрос 3. Организация документооборота на предприятии. Процесс документооборота можно охарактеризовать как процесс совместной обработки документов. Выявим участников этого процесса: · Руководители – чиновники, осуществляющие руководство организацией и ее структурными подразделениями. · Секретари и делопроизводители – помощники руководителей, обеспечивающие работу всей организации с документами на всех этапах документооборота. · Исполнители – все остальные сотрудники, непосредственно работающие с документами. Как правило, секретари и делопроизводители работают с реквизитами документов, а руководители и исполнители – с их содержанием. Последовательность определенных операций (работ), совершаемых сотрудниками организации для решения какой-либо задачи в рамках деятельности организации называется деловой процедурой. Выделяют документооборот всей организации и документооборот уровня структурного подразделения. Документооборот организации составляют три основных типа документов: · входящие документы; · исходящие документы; · внутренние документы. Количество видов документов неограниченно и зависит от специфики организации. К видам документов может быть отнесена финансовая, конструкторская, маркетинговая документация и т.д. Современные методики организации документооборота требуют четкой диспетчеризации документов, т.е. определения фиксированных путей прохождения документов. Это вполне достижимая задача, т.к. большинство документов проходят в офисах вполне определенные пункты и этапы обработки. Остается выявить эти этапы, оценить их с точки зрения целесообразности, необходимости и обязательности и закрепить наиболее оптимальный порядок движения документов внутри организации в схемах. Схема этапов создания и обработки документов может быть выполнена как в графическом, так и в табличном виде, по усмотрению самой организации. Вопрос 4. Процедуры обработки входящих, исходящих и внутренних документов. Рассмотрим основные типы документов и процедуры их обработки. Входящие документы. Входящие документы подвергаются следующим операциям: · Экспедиционной обработке (прием, проверка правильности доставки, целостности упаковки, вскрытие конвертов). · Регистрации. · Рассмотрению руководством и выдачи резолюции. · Ознакомлению в структурном подразделении или исполнению. · Постановке на контроль и контролю за исполнением. · Отслеживанию хода исполнения. · Составлению делопроизводственных отчетов руководству. · Снятию исполненных документов с контроля. Исходя из вышеперечисленного, составим маршрут входящего документа (рис. 5): Рис. 5. Маршрут входящего документа Исходящие документы. Основные процедуры обработки исходящих документов: · Разработка проекта документа в структурном подразделении. · Согласование проекта документа в структурных подразделениях. · Утверждение документа руководством. · Регистрация документа. · Экспедиционная обработка документа. Составим маршрут исходящего документа (рис. 6): Рис. 6. Маршрут исходящего документа Внутренние документы. Достаточно большую часть документооборота составляют так называемые внутренние документы. В их число входят организационно – распорядительные документы, предназначенные для использования только внутри организации. Это могут быть приказы руководства касательно внутренней службы, протоколы совещаний, различные нормативные документы. При создании внутренних документов выполняются следующие операции: · Подготовка проекта внутреннего документа. · Обеспечение согласования документа. · Утверждение. · Регистрации. · Рассылка по подразделениям. · Контроль исполнения документа. Составим маршрут внутреннего документа (рис. 7): Рис. 7. Маршрут внутреннего документа Работа с бизнес-логикой. Каждый документ имеет маршрут движения в соответствии с бизнес-процессом, который он инициирует или в котором он участвует. Маршрут предполагает определенное число инстанций, в которых исполнители выполняют бизнес-задания: поручения по документу или согласования документов. Маршрут задается контролером или ответственным исполнителем. В автоматизированных системах электронного документооборота маршрут можно задать при регистрации документа. Маршрут можно выбрать из заложенных в систему типовых маршрутов документов или создать необходимый маршрут в Дизайнере маршрутов (рис. 8). Эта операция позволяет сократить время работы с документом. После создания маршрута все исполнители, задействованные в данном бизнес-процессе, получают уведомления о предназначенных им заданиях. Получив задания, исполнители должны принять их к исполнению, при этом система сообщает контролеру о реакции исполнителя на полученное задание. Эта возможность повышает эффективность распределения работ и контроль их исполнения. Рис. 8. Дизайнер маршрутов Вопросы для самопроверки: 1. Что такое документооборот? 2. Назовите основные характеристики документооборота? 3. Как подсчитывается объем документооборота? 4. Что такое документопоток? 5. Какие различают документопотоки по направлению? 6. Какие документы составляют входящий документопоток? 7. Чем отличается процедура обработки входящего и исходящего документа? 8. Что включает в себя внутренний документопоток? 9. Назовите основное правило подсчета документов в документообороте? 10. Назовите участников процесса документооборота? Литература по теме: 1. Алексеева Т.В. Документационное обеспечение управления: учеб. пособие. – М.: Московская финансово-промышленная академия, 2014. – 220 с. – (серия «Непрерывное образование»). 2. Гринберг А.С. Документационное обеспечение управления: учебник / А.С. Гринберг, Н.Н. Горбачёв, О.А. Мухаметшина. – М.: Юнити-Дана, 2015. – 391 с. – режим доступа http://biblioclub.ru/. 3. Рогожин М. Ю. Делопроизводство: курс лекций: учебное пособие. – М.: Директ-Медиа, 2014 – режим доступа http://biblioclub.ru/. |