Экономика отраслевых рынков. Базы данных. Microsoft Access 2010 Создание таблиц для базы данных
 Скачать 0.82 Mb.
|
Microsoft® Access® 2010Создание таблиц для базы данныхОбщие сведения. Важнейший и неотъемлемый компонентТаблицы являются важнейшим и неотъемлемым компонентом любой базы данных.Создание таблицСпособы создания таблиц.В этом курсе будет создана база данных для отслеживания активов, что позволит отказаться от громоздких электронных таблиц.Создание таблицСпособы создания таблиц.В реляционной базе данных все сведения хранятся исключительно в таблицах, что делает их ключевым компонентом базы данных.Создание таблицСпособы создания таблиц.Вот описание процесса:В режиме таблицы для создания таблицы необходимо щелкнуть заголовок пустого поля, выбрать тип данных и ввести имя поля. Таким образом, достаточно всего лишь щелкать поля в таблице и вводить текст, что и будет продемонстрировано дальше. Для некоторых таблиц можно сэкономить время с помощью полей из раздела «Краткое руководство», предопределенных наборов полей, соответствующих некоторым основным бизнес-потребностям, таким как хранение адресов, начальных и конечных дат. Нужно только выбрать подходящий набор полей в меню.Создание таблицСпособы создания таблиц.Вот описание процесса:В отличие от режима таблицы, в режиме конструктора можно управлять всеми полями и свойствами таблицы. В рамках этого курса в режиме конструктора будет создана таблица и изменены значения в поле подстановки (поле, содержащем список вариантов выбора).Следует помнить о том, что в базе данных, предназначенной для публикации в среде SharePoint, создавать таблицы можно только в режиме таблицы. Процесс в режиме таблицы.Как при создании новой пустой базы данных, так и при добавлении таблицы в существующую новая таблица открывается в режиме таблицы.Обратите внимание: новая таблица содержит поле «Код». Это первичный ключ, поэтому создавать его уже не требуется.Процесс в режиме таблицы.Чтобы добавить поля, щелкните заголовок первого пустого поля (слова Щелкните для добавления). Появится меню типов данных, в котором можно выбрать тип данных для поля. После этого также появляется возможность изменить заголовок поля.Процесс в режиме таблицы.Введите имя поля и нажмите клавишу ВВОД. Фокус переместится к следующему полю, для которого нужно повторить ту же процедуру. Помните о том, что в именах полей, состоящих из нескольких слов, не следует использовать между ними пробелы.Процесс в режиме таблицы.Завершив создание полей, нажмите сочетание клавиш CTRL+S или кнопку Сохранить на панели быстрого доступа. Откроется диалоговое окно Сохранение, в котором необходимо ввести имя таблицы и сохранить ее.Поля из раздела «Краткое руководство» позволяют быстрее создавать отдельные сегменты таблицы. В этих полях хранятся стандартные бизнес-данные, а все имена полей и типы данных уже заданы.Откройте таблицу в режиме таблицы и на вкладке Поля в группе Добавление и удаление выберите команду Другие поля. Откроется список.Прокрутите список до раздела Краткое руководство и выберите поле нужного типа (например, Адрес или Имя).В результате поля вместе с именами и типами данных будут автоматически добавлены в таблицу приложением Access.Новые поля можно сразу же использовать, начав вводить в них данные, либо переименовать или удалить. Может показаться, что в именах полей присутствуют пробелы.На самом деле это не имена, а подписи — отображаемый понятный текст, связанный с каждым именем поля.В режиме конструктора можно создавать таблицы с нуля, а также устанавливать и изменять любые свойства каждого из полей.Кроме того, в режиме конструктора можно открывать существующие таблицы для добавления, удаления и редактирования полей.На вкладке Создание в группе Таблицы нажмите кнопку Конструктор таблиц.В столбце Имя поля конструктора введите имена полей таблицы. Как правило, первым создаваемым полем является поле первичного ключа. Помните о том, что на данном этапе не нужно добавлять внешние ключи: это можно будет сделать при создании связей.Как всегда, сохраните изменения и задайте для новой таблицы имя, которое описывает хранящиеся в ней данные.В столбце Тип данных в списке рядом с именем поля выберите для него тип данных.В области Свойства поля можно задавать свойства отдельных полей. Добавление и сохранение данныхПроцесс сохранения данных.Завершив создание таблиц, можно добавить несколько записей. Так проще всего протестировать таблицы и убедиться в том, что в них сохраняются нужные данные.При этом необходимо помнить некоторые правила.Добавление и сохранение данныхПроцесс сохранения данных.При вводе или изменении данных для помещения их в базу данных не нужно нажимать кнопку Сохранить. Достаточно переместить фокус на другую запись. Для этого в таблице или в так называемой форме для нескольких элементов можно щелкнуть другую строку. Кроме того, перевести фокус на следующую запись можно с помощью клавиши TAB или клавиш со стрелками. Все эти действия приводят к сохранению новых данных.Добавление и сохранение данныхПроцесс сохранения данных.То же правило справедливо и для форм. При переходе к другой записи сохраняются все данные, введенные в текущую запись.После создания таблиц нужно научиться использовать кнопки навигации по записям.Они расположены в левом нижнем углу таблиц, а также в результатах запросов и на большинстве форм.Кнопка Первая запись позволяет перейти к первой записи в таблице или результатах запроса.Кнопка Предыдущая запись позволяет перейти к предыдущей записи.Поле Текущая запись содержит записи в последовательном порядке, в нем также отображается выбранная запись.Кнопка Следующая запись позволяет перейти к следующей записи.Кнопка Последняя запись позволяет перейти к последней записи.Чтобы добавить данные, нажмите кнопку Новая (пустая) запись. Вместо таблицы также можно использовать поле подстановки. Предположим, что требуется фиксировать сведения о местах хранения активов компании.Если имеется большое количество расположений, например комнаты на нескольких этажах, для этих данных можно создать таблицу, чтобы упростить работу с ними. Однако если есть всего несколько расположений, сведения о них целесообразно хранить в поле подстановки.Список вариантов может храниться в самом поле подстановки либо загружаться из поля в другой таблице.Ниже приведены инструкции по созданию поля подстановки с внутренним списком вариантов выбора (в приложении Access это называется списком значений).Выберите в меню пункт Подстановка и отношение. Будет запущен мастер подстановок.На первой странице мастера выберите параметр Будет введен фиксированный набор значений и нажмите кнопку Далее.На следующей странице мастера введите в поле Число столбцов значение 1, а затем введите варианты выбора в таблицу (по одному в строке).На третьей странице мастера введите имя для нового поля и нажмите кнопку Готово. |