Мільйонах примірників
 Скачать 149 Kb.
|
|
1. До пакета Mc Office належить табличний процесор MS Excel. Ця програма допомагає людині вирішувати значну кількість завдань. Які можуть виникати при опрацюванні числових данних: від розвязування звичайних задач з математики до ведення бюджету сімї, побудови діаграм проведеного соціального дослідження. Microsoft у 1985 p. запропонувала пакет Excel, призначений для комп'ютерів Macintosh. Ці пакети, що є табличними процесорами другого покоління, були реалізовані в кількох мільйонах примірників. 2. Екран Excel містить наступні основні компоненти: - рядок заголовка з кнопками управління вікном програми і вікном документа; - рядок основного меню; - дві панелі інструментів Стандартна і Форматування; - рядок формул і поле імені; - робоча область; - смуга прокрутки; - смуга перебору сторінок робочої книги; - рядок стану. Всі програми, що працюють під управлінням системи Windows, мають рядок заголовка. У ній вказується ім'я програми, і тут же знаходяться деякі кнопки управління, які можна використовувати для зміни зовнішнього вигляду вікна. Кнопки управління вікном програми і вікном документа (мал. 1): - згорнути в піктограму, кнопка мінімізації; - розгорнути на весь екран, кнопка максимізації; - повернути вікно в попередній стан, кнопка відновлення; - закрити вікно, кнопка закриття; - кнопка системного меню. Меню Вид дозволяє підлаштувати інтерфейс під смаки користувача, задати основний вигляд робочій книзі. Меню Сервіс дозволяє використовувати функції різних програм настройок, котрі організують, спрошують чи автоматизують роботу. 3.( Рядок головного меню - містить назви категорій меню програми (файл , правка , вид , вставка , формат , сервіс , дані , вікно , довідка) , а кожне меню включає підміню - набір деяких команд , наприклад , Файл - Зберегти як ; Формат - Осередки ...Панелі інструментів ( для швидкого виконання певних команд) : стандартна , форматування , кордон , діаграма , залежності, захист , настройка зображення , рецензування , малювання , зведені таблиці , список , форми та ін Для відкриття списку панелей інструментів необхідно вибрати меню Вид і команду Панелі інструментів або натиснути праву клавішу миші на будь-якій кнопці панелі інструментів.) Є 9 основних меню в головному меню Меню Файл дозволяє виконувати маніпулювання з книгами Меню Правка дозволяє здійснювати редагування в робочій книзі. Меню Вставка дозволяє додавати дані та об’єкти на робочу область, як з програми так імплементувати їх зовні. Меню Формат дозволяє форматувати вміст комірок, діапазонів, та різних об’єктів в робочому листі. Меню Дані дозволяє працювати зі списками (БД). Меню Діаграма-спрощує роботу по модифікації діаграми та її форматуванні. Меню Вікно впорядковує роботу з декількома робочими книгами. Панелі інструментів Панелі містять найбільш часто використовувані команди меню. Після установки програми на екрані присутні дві панелі інструментів: Стандартна і Форматуваня. Excel включає багато інших панелей інструментів, які можна винести в робоче вікно програми (застосування 1). У панелі інструментів можна додати нові пінтограмми, що як входять в програму, так і створені самим користувачем. При русі уздовж піктограм цих панелей покажчиком миші, під кожною з них з'являється ім'я інструменту у вікні (знаряддя натяків). Настройка панелей інструментів (піктографічних меню) надає наступні можливості: - відображення на екрані піктографічних меню; - додавання окремих піктограм; - створення призначеного для користувача піктографічного меню; - створення власних піктограм користувача і прив'язка до ним певних дій. Всі операції по форматуванню піктографічних меню виконуються у вікні: Вигляд > Панелі інструментів На екрані будуть відображені ті піктографічні меню біля назви яких у вікні списку панелей інструментів стоїть галочка. Існують панелі інструментів, що викликаються при проведенні маніпуляцій над елементами для яких вони призначені. Панелі інструментів об'єднують функціонально близькі піктограми: Стандартна – стандартні можливості системи (створення, завантаження, збереження, друк робочих тек і ін.); Форматування – оформлення елементів таблиці; Форми – інструменти елементів управління підлаштовані для виконання макросів; Зведена таблиця – засоби роботи з базами даних таблиці; Діаграма – інструменти побудови діаграм; Малювання – елементи схем і ілюстрацій; Майстер підказок – підказка, що допомагає оптимізувати робочі кроки користувача; Елементи управління – створення стандартних керівників елементів (меню, кнопок, смуг прокрутки ). 4. Документ Excel має розширення " * . Xls " (" * . Xlsx " в Microsoft Office Excel 2007 і пізніших версіях ) і називається робоча книга . Робоча книга складається з листів . За замовчуванням їх створюється три . Перемикатися між листами можна , використовуючи закладки ( ярлички ) у нижній частині вікна " Лист 1 " і т.д. Кожен лист являє собою таблицю . Таблиця складається із стовпців і рядків. Стовпців в аркуші 16384 (2 в 14 ступені ) , а рядків 1048576 (2 в 20 ступені) . Кількість ячеек(клітинок) - 17179869184 (2 в 34 ступені) . Стовпці позначаються літерами латинського алфавіту (у звичайному режимі) від " A " до " Z" , потім йде "AA- AZ " , " BA- BZ " , "AAA " і т.п. до " XFD " ( 16384 ) . Рядки позначаються звичайними арабськими числами.На перетині стовпця і рядка знаходиться ячейка(клітинка) . Кожна комірка має свій унікальний ( в межах даного листа) адреса , який складається з літери стовпця (у звичайному режимі ) і номера рядка (наприклад "A1 " ) . Адреса комірки (посилання на комірку ) використовується в розрахунках (і не тільки) для того , щоб " дістати" дані з ієї ячейки(клітинки) , і використовувати у формулі .Тільки одна з клітинок аркуша в поточний момент часу є активною. Навколо активного ячейки(клітинки) видна жирна чорна рамка з квадратиком в нижньому правому куті ( маркером автозаповнення ) . Навіть якщо виділено діапазон комірок , все одно одна з виділених ячеек(клітинок) матиме білий колір. Це не означає , що вона не виділена , це означає , що у виділеному діапазоні вона активна - саме в неї буде вводиться набирається з клавіатури текст. 5. Іноді необхідно одночасно переглядати різні частини великої таблиці. Для цього слід поділити вікно таблиці на підвікна одним із таких способів.Установити покажчик миші на горизонтальній або вертикальній вішці поділу (мал.28) (він матиме вигляд двуспрямованої стрілки) і пересунути його в потрібне місце. Розміри підвікон можна змінювати, пересуваючи смуги поділу.Виділити стовпець або рядок, по якому слід поділити вікно. Для поділу вікна на 4 частини необхідно виділити вічко, по якому потрібно виконати поділ.Потім у меню Окно вибрати команду Разделить . Вікно розділиться горизонтально по рядку над виділеним вічком і вертикально по стовпцю ліворуч від нього.Щоб скасувати поділ вікон, слід у меню Окно вибрати команду Снять разделение або двічі натиснути на лінії поділу. Створення нового вікнаЗа допомогою команди Новое меню Окно можна створити додаткове вікно для активної робочої книги, щоб переглядати різні частини робочої книги одночасно. У цьому випадку в заголовку вікна після імені робочої книги, після двокрапки зазначається номер нового вікна. Наприклад, друге вікно робочої книги Отчет буде назване Отчет:2.Упорядкувати вікна робочої книги можна в такий спосіб. У меню Окно вибрати команду Распложить . У діалоговому вікні, що з'явилося, вибрати підхожий варіант (мал.29):рядом – вікна займатимуть рівні частини екранусверху вниз – упорядкування горизонтальними смугами;слева направо – упорядкування вертикальними смугамикаскадом – упорядкування каскадом.Якщо установити прапорець только окна текущей книги, то розміщуватися будуть тільки вікна активного документа.Для повернення до одновіконного зображення необхідно розгорнути активне вікно на весь екран, натиснувши по кнопці розгортання вікна. 6. Робочі таблиці Excel призначені для аналізу даних, представлених в рядках і стовпцях. Вони зберігаються у файлах, які називаються робочими книгами. Таблиці в Excel складаються з рядків, стовпців і листів. Така структура є могутнім засобом для виконання фінансового аналізу. Кожна створювана робоча книга складається з 3 робочих листів за замовчуванням.максимальна к-к визначається можливостями ПК. База даних в Microsoft Excel – таблиця, що складається з однотипних записів (рядків). Діаграма – це подання даних таблиці в графічному вигляді, що використовується для аналізу і порівняння даних. На діаграмі вміст кожного вічка зображується у вигляді крапок, ліній, смуг, стовпчиків, секторів і в іншій формі. Групи елементів даних, що відбивають вміст ячеек(клітинок) одного рядку або стовпця на робочому аркуші, складають ряд даних. 7. Стовбці – вертикальні складові екранної сітки Excel. Кожний стовпець позначається у таблиці буквою латинського алфавіту (А, В, АВ). Рядки – горизонтальні складові екранної сітки Excel. Кожний стовпець позначається цифрою (1, 2, 3…). Клітинка – місце перетину стовпця та рядка у таблиці. Кожна клітинка має свій адрес, який складається із букв, що позначають стовпець, та цифр, що позначають рядок (А1, С4). Блок клітинок (інтервал, діапазон) – прямокутна група клітинок, яка позначається іменами діагональних елементів. (А1:А5, В1:F1, C3:F5).Клітинка з чорною рамкою називається активна клітинка. На аркуші, з якими ви працюєте, завжди є лише одна активна клітинка. 8. 1 спосіб створення іменованого блоку осередків одного листа: Зафарбувати діапазон комірок , наприклад , містить номери робочих розрядів на аркуші Тарифні ставки;Виконати команду меню Вставка / Имя / Присвоїти ;Ввести ім'я створюваного блоку осередків у рядку Ім'я ( автоматично вводиться ім'я , відповідне вмісту осередку , розташованої над виділеним блоком - Розряд) , в рядку Формула виводиться посилання на діапазон виділених осередків. Натиснути кнопку ОК. 2 спосіб Зафарбувати діапазон комірок , що містить , наприклад , , номери робочих розрядів а також назва стовпчика;Виконати команду меню Вставка / Имя / Створити ;Вказати , що ім'я блоку знаходиться в рядку вище; Натиснути кнопку ОК. Зафарбув. 9. Існує кілька способів прокручування аркуша. Для швидкого переміщення між клітинками та різними областями аркуша можна використовувати клавіші зі стрілками, смуги прокручування або мишу.Клавіші для переміщення по аркушу робочої книги Клавіша Переміщення HomeНа початок біжучого рядка Ctrl+HomeВ комірку А1 Ctrl+EndВ останню заповнену комірку таблиці ↓ або EnterНа одну комірку вниз ↑ або Shift+EnterНа одну комірку вгору → або TabНа одну комірку вправо ← або Shift+TabНа одну комірку вліво Ctrl+↓Вниз до першої заповненої комірки Ctrl+↑Вгору до першої заповненої комірки Ctrl+→Вправо до першої заповненої комірки Ctrl+←Вліво до першої заповненої комірки Page UpВгору на один екран Page DownВниз на один екран Alt+ Page UpВліво на один екран Alt+ Page DownВправо на один екран Ctrl+ Page UpНа наступний аркуш робочої книги Ctrl+ Page DownНа попередній аркуш робочої книги 10. Робоча книга складається з листів, які використовуються в Excel для організації і аналізу даних. Листи в книзі пронумеровуються 1, 2... і розмічені сіткою. Працюючи з книгою ви можете вводити і змінювати дані одночасно на декількох листах, а також проводити різні обрахунки, використовуючи дані, розміщені на різних листах книги.Змінювати число листів, прийнятих за замовчуванням, можна наступним способами: * Клацніть мишею по любій комірці Робочої книги. * Виберіть команду меню Сервис - Параметри і перейдіть на вкладку Загальні. * Встановіть потрібне значення лічильника Листів в новій книзі. * Натисніть кнопку ОК. Нове значення параметру вступає в дію з моменту створення нової Робочої книги. Кількість листів, які уже є в відкритій книзі, також можна змінювати. Імена листів відображаються на вкладках в нижній частині вікна книги над рядкомстану. Той лист, який в даний момент відкритий в вікні Excel, називається активним. Вкладка активного листа підсвічується світліше інших вкладок.Для того щоб перейти з одного листа на інший достатньо натиснути по потрібному ярлику або ж використати кнопки переходу, розташовані зліва від лінійки вкладки.Для того щоб перейменувати лист, потрібно: клацнути двічі по ярлику листа і поверх фонового прямокутника на вкладниці ввести нове ім'я зайти в меню Формат – Лист - Переименовать Для вилучення робочого листа потрібно: Виділити потрібний лист.Вибрати команду Удалить з контекстного меню, або команду Удалить лист з меню Правка головного меню.Для того щоб вставити робочий лист в робочій книзі потрібно:Виділити лист перед яким потрібно вставити новий.Вибрати команду Вставка з контекстного меню, або команду Лист з меню Вставка головного меню.Для того щоб перемістити (скопіювати) лист потрібно:Виділити лист, який потрібно скопіювати або перемістити.З контекстного меню обрати команду Переместить/Скопировать, далі обрати лист, перед яким потрібно вставити новий та відмітити команду Создать копию. Програма також надає можливість Приховати/Відображати листи. Для цього потрібно: - зайти в меню Формат – Лист – Скрыть (Отобразить) Створення подложки листа.При оформленні документів Excel корисною може виявитися можливість створення подложки, тобто графічного шару, що знаходиться під робочим листом. Виберіть лист, для якого потрібно створити подложку, і ввійдіть в меню Формат - Лист - Подложка. В діалозі, що з'явився, виберіть файл, малюнок подложки, що містить, і натисніть по кнопці Вставка. В результаті на робочому листі з'явиться фоновий малюнок, який буде розмножений так, щоб займати всю поверхню листа. Щоб видалити малюнок підкладки листа, відкрийте лист з подложкою. Потім в меню Формат - Лист виберіть команду Видалити фон. +/- Введення інформації у комірки робочого аркуша – процес доволі простий. Спочатку комірку, в яку вводять дані необхідно зробити активною. (активна комірка виділена більш масним обрамленням, а її адреса висвітлюється в списку імен. При введенні інформації у клітинки робочого листа Excel автоматично визначає тип даних і намагається підібрати відповідний формат. При цьому числові дані розміщуються праворуч, а текстові – ліворуч. При введенні чисел зі знаком «мінус» або у круглих дужках вони сприймаються як від’ємні числа. Для форматування комірок використовуються пункти стрічки меню Главная секція Ячейки . Часто виникають ситуації, коли у деякій діапазон комірок доводиться вносити дані, які йдуть один за одним по визначеному порядку. Наприклад, порядкові номери. Для прискореного введення даних у такі комірки існує спеціальна методика автоматичного заповнення, яка заповнює виділений діапазон. Цифри і текст вводять у клітинки безпосередньо, без попередньої підготовки, а введення формули починається знаком дорівнює. Формула автоматично відображується у рядку формул. Формула – це запис дій, які треба провести з вихідними даними для отримання потрібного результату. Текст формули складається з адрес комірок із вихідними значеннями, поєднаних математичними, логічними або пунктуаційними знаками. Адреси комірок можуть бути абсолютними і відносними. Відносні адреси використовуються у випадках, коли при копіюванні або переміщенні формули адреси у ній мають змінювати свої значення відносно нового положення формули у таблиці, а абсолютні адреси – у випадках, коли при копіюванні або переміщенні формули адреси у ній не мають змінювати свої значення відносно нового положення формули у таблиці, а посилатися на зафіксовані дані. Символ $ означає абсолютну адресу. Виконання операцій редагування об'єктів електронної таблиці в табличному процесорі Excel здійснюється в такі самі способи, що і в текстовому редакторі Word за допомогою команд: Копіювати, Вирізати, Вставити з меню Правка (з вкладки Основне), відповідних кнопок Стандартної панелі інструментів, команд контекстного меню об'єктів, сполучення клавіш, а також перетягуванням за допомогою миші. Виділений об'єкт електронної таблиці можна скопіювати або вирізати до Буфера обміну (Правка Копіювати, Правка Вирізати), а звідти вставити до інших об'єктів (Правка Вставити). При цьому об'єкт потрапляє до Буфера обміну, а звідти вставляється на нове місце. Видалення виділених об'єктів (комірок, рядків, стовпців) електронної таблиці здійснюється командою Bидолити... з меню Правка або контекстного меню цих об'єктів. Під часвиаонання операції видалення комірок відкривається вікно Видалення комірок, у якому треба вибрати спосіб видалення вибором відповідного.перемикача.Якщо вибрати перемикач Комірки зі зсувом ліворуч, то комірка буде видалена разом із даними, а комірка праворуч від неї будуть зміщена вліво. Відповідним чином здійснюється видалення комірок під час вибору перемикача Комірки зі зсувом угору. Під час вибору перемикачаРядок (стовпець) буде видалений цілий рядок (стовпець), у якому знаходилася виділена комірка. Очистити комірки від введених даних можна аа допомогою клавіш Delete та backspace. 11. Після того, як створено таблицю, слід прикласти додаткові зусилля, щоб зробити її привабливою, легкою для читання і розуміння. Можна так виділити ключові моменти документа: вид і розмір шрифту, колір, заливка, особливе оформлення, щоб найбільш важлива інформація так і кидалася в очі. Дії, що стосуються оформлення документа, називаються форматуванням, необхідні засоби для таких дій знаходяться на панелі « Форматування ». Для документа електронної таблиці виконується: форматування комірок, форматування рядків і стовпчиків, форматування робочих листів, форматування.книги. При форматуванні комірок виконуються такі дії: -Встановлення.формату.чисел. -Вирівнювання.вмісту.комірок. - Зміна виду, розміру, кольору і стилю шрифту. - Встановлення границь однієї або діапазону комірок. - Виділення кольором однієї або діапазону комірок. - Встановлення захисту від випадкового пошкодження або зміни вмісту таблиці. -Встановлення стилів. При форматуванні рядків і стовпчиків виконуються такі дії: - Зміна висоти рядків і ширини стовпчиків. - Розміщення тексту в робочому листі. - Сортування рядків. / Фільтрація даних. При форматуванні робочих листів виконуються такі дії: - Закріплення заголовків робочих листів. - Розбивка вікна робочого листа на області. - Групування робочих листів. - Розміщення робочих листів в окремих вікнах. При форматуванні книги виконуються такі дії: у - Створення колонтитулів. - Встановлення розривів аркушів. - Попередній перегляд перед друкуванням. Форматування клітинок Щоб встановити потрібний формат, треба виділити область клітинок (окрема клітинка, стовпчик, кілька стовпчиків, рядок, кілька рядків, всю таблиця) і виконати команду «Формат» «Комірки...». З'явиться діалогове вікно «Формат комірок», в якому натиснути потрібну вкладку: «Число», «Вирівнювання», «Шрифт», «Межа», «Вид» або «Захист». Далі, залежно від формату, який потрібно встановити, у відповідній вкладці виконують команди. Для вставки нового стовпчика треба: 1. Клацнути по заголовку того стовпчика, перед яким потрібно вставити новий. (Якщо треба вставити декілька стовпчиків, то треба й виділити декілька стовпчиків). 2. Із меню Вставка вибрати команду «Стовпці». 3. У вибране місце вставиться новий стовпчик. Всі посилання у формулах будуть автоматично від коректовані з урахуванням нових координат. Аналогічно вставляють і рядки: виділяється рядок, перед яким потрібно вставити новий, після цього із меню Вставка вибирають команду «Рядки». Для вилучення зайвих стовпчиків чи рядків їх треба виділити і з контекстного меню вибрати команду «Видалити». Крім того, можна з меню Правка вибрати команду «Видалити». Також можна вилучити та вставляти окремі клітинки, але в цьому рідко виникає потреба. Якщо Ви маєте бажання про це дізнатись, то скористайтесь довідковою системою програми. Програма Excel має багато різноманітних засобів для створення професійно оформлених таблиць. При оформленні даних в таблиці важливо правильно вибрати шрифт - це може значно покращити зовнішній вигляд таблиці. В Excel можна задати шрифт як для всього робочого аркуша, так і для будь-якого його фрагмента (діапазону, клітинки). Для зручності читання основний текст, як правило, оформлюють шрифтом із се рифами, а заголовки - без них. - Нарис шрифту може бути звичайним, курсивом, жирним та жирним і курсивом. - Розмір шрифту можна вибрати зі списку, або ж ввести з клавіатури у поле « Розмір » навіть проміжні розміри (ті, яких немає у списку, наприклад 11,5 пункту). - Крім того, можна вибрати тип підкреслювання (одинарною чи подвійною лінією), колір та ефекти (верхній чи нижній індекси або закреслення) шрифту. Можна змінювати колір символів. Наприклад, для тексту, який не треба виводити на друк, можна встановити білий колір. На вкладці «Вигляд» можна задати колір клітинок і візерунок. На вкладці «Захист» можна зняти чи задати режими захисту клітинок від несанкціонованих змін і ховання формул. Щоб унеможливити внесення змін до захищених клітинок, захист з зазначенням паролю або без нього треба задати ще командою « Сервіс » - « Захист » - « Захистити лист ». 12. При друку таблиць на папері лінії сітки таблиць відсутні. Тому необхідно укладати поля таблиць в рамки. При попередньому перегляді на екран виводиться зображення документа у вигляді, що не воно получитчя при печати.Для попереднього перегляду ввійти в меню і вибрати Файл ( Попередній перегляд. Ввійти у режим попереднього перегляду можна лише тому випадку, тоді як робочий лист запроваджено хоча б тільки символ. Працюючи як попереднього перегляду можна виконувати такі дії: - перегляд наступній сторінки ( попередньої сторінки); - висновок укрупненного зображення на екран; - печатку; - настроювання параметрів сторінки; - показ полів листку папери, ручна коригування полецй; - повернення у робочу книжку; - справка.Аби вивести документ на печатку використовується командне меню:Файл ( Печать З'явиться вікно друку, у якому необхідно вибрати принтер до друку, встановити ознака друку, у файл чи принтер, вказати кількість копій, вказати орієнтацію страницы. Якщо потрібно вивести на печатку не весь документ, лише обрані сторінки, треба вказати діапазон сторінок для печати. 13. Формула – це арифметичний або логічний вираз. Формула в середовищі MS EXCEL завжди починається зі знака “=“ для того, щоб можна було відрізняти формули від даних, і може містити числові константи, посилання на клітинки і функції, з'єднані знаками математичних операцій. Формула може містити посилання, тобто адреси комірок, вміст яких використовується в обчисленнях. Це означає, що результат обчислення формули зв'язаний із числом, що міститься в цій клітинці. Якщо це число змінюється, то автоматично змінюватиметься результат, пов’язаний із ним. Для спрощення перевірки правильності написання формули в режимі її введення або редагування посилання на різні клітинки відображаються різними кольорами, причому навколо таких клітинок на екрані відображаються рамки відповідного кольору. Функції – це заздалегідь визначені формули, що виконують обчислення за заданими величинами (аргументами) в зазначеному порядку. Функції, які використовуються найчастіше і дозволяють виконати сумування даних, визначити середнє, максимальне, мінімальне значення винесені, на панель інструментів Стандартная (піктограма ∑). Для зручності роботи Excel функції розбиті за категоріями: 1) математичні функції; 2) статистичні функції; 3) логічні функції; 4) фінансові функції; 5) функції дати і часу; 6) вкладені функції; 7) функції роботи з базами даних; 8) текстові функції; 9) функції посилання та масивів. За допомогою текстових функцій є можливість обробляти текст: витягати символи, знаходити потрібні, записувати символи в чітко потрібне місце тексту і багато чого іншого. 14. стовпці мають містити відповідні дані, щоб програма Excel створила рядки перехресних посилань в одній таблиці на такі ж рядки інших таблиць Зв'язок – це з'єднання між двома таблицями даних на підставі одного рядка в кожній із них. У кожній таблиці повинен бути один стовпець, який унікально визначатиме кожний рядок у цій таблиці. у таблиці не повинно бути повторень. . у таблиці не повинно бути повторень. у стовпці підстановки не може бути кілька нульових значень. 15. Діаграми — це засоби наглядного подання даних, які полегшують порівняння, виявлення закономірностей і тенденцій даних. Наприклад, замість аналізу декількох стовпців чисел на аркуші, можна, лише поглянувши на діаграму, дізнатися, зменшуються чи зростають об'єми продаж по кварталам, або як реальні об'єми продаж відповідають планам. Серія даних - група даних розташована всередині одного рядка таблиці. Звичайно діаграма має дві осі, які використовуються для позначення та оцінки даних: вісь категорій (Х) і вісь значень (Y).Точкова діаграма відображає значення як на осі X, так і на осі Y, на відміну від графіків, де значення відображаються лише на осі Y. Точкову діаграму слід використовувати, якщо потрібно змінити масштаб осі X або використати для неї логарифмічну шкалу.Об'ємні діаграми мають третю вісь (Z), завдяки чому дані можна відкладати у глибину діаграми.Кругові та кільцеві діаграми не мають осей.Для гістограми, лінійчатої діаграми, графіка, діаграми з областями, поверхні або пелюсткової діаграми розташуйте дані по стовпцях. Звичайно кругові діаграми (як на малюнку праворуч) містять лише один ряд даних, тому слід використовувати лише один стовпець даних. Багаторівневі кругові та кільцеві діаграми можуть містити декілька рядів даних, тому для них можна використовувати декілька стовпців даних.Для точкової або бульбашкової діаграми розташуйте дані по стовпцях так, щоб значення X були в першому стовпці, а відповідні значення Y та/або розміри бульбашок — в сусідніх стовпцях.Для біржової діаграми розташуйте дані в такому порядку: найбільші значення, найменші значення та значення на час закриття. Для підписів використовуйте назви або дати. 16. У програмі Microsoft Excel підтримується багато типів діаграм, які дають змогу відображати дані у зрозумілому для користувачів поданні. Під час роботи з майстром діаграм, який використовується для їх створення, або під час виконання команди Тип діаграми, що використовується для змінення наявної діаграми, у списку стандартних або користувацьких типів можна вказати потрібний тип діаграми.Стовпчаста діаграма використовується для відображення зміни даних із плином часу або наочного порівняння елементів.Гістограми використовуються для порівняння окремих елементів За допомогою лінійчатих діаграм відображають зміни даних через рівні проміжки часу.Секторна діаграма відображає розмір елементів, які утворюють ряд даних, пропорційно до суми складових. Вона завжди ілюструє лише один ряд даних і зазвичай використовується, коли необхідно виділити важливий елемент ряду.Точкова діаграма показує відношення між числовими значеннями кількох рядів даних або відображає дві групи чисел як один ряд із координатами X та Y. Такі діаграми зазвичай використовуються для ілюстрації наукових данихДіаграми з областями підкреслюють величину змін із плином часу або на основі порівняння категорій. Кільцева діаграма, як і секторна, відображає відношення частин до цілого, але вона може містити кількарядів даних.Пелюсткові діаграми використовуються для порівняння сукупних значень із певної кількості рядів даних. Поверхнева діаграма допомагає знайти оптимальні комбінації двох наборів даних. Як і на топографічній карті, кольори та візерунки показують області, що належать до одного діапазону значень.Різновид точкової діаграми. Бульбашкова діаграма використовується для порівняння наборів із трьох значень і може мати об’ємний вигляд. Розмір бульбашки, або позначки даних, указує на значення третьої змінної. Упорядковуючи дані для бульбашкової діаграми, розміщуйте значення X в одному рядку або стовпці, а відповідні значення Y – у суміжному рядку або стовпці. Біржові діаграми -Цей тип діаграм найчастіше використовується для відображення даних про курси акцій, але може також використовуватися й для наукових даних (наприклад, зміни температури). Щоб створити біржову діаграму, дані необхідно розташувати у правильному порядку. 17. Діаграма Excel зазвичай складається з таких елементів: Вісь категорій – одна з основних елементів, це вісь X, горизонтальна вісь діаграми, знаками якої є назви категорій.Назва категорії – це, власне, це і є мітка осі категорій.Область діаграми – містить й інші елементи діаграми і як той фон, у якому, власне, і будується діаграма. Заголовок діаграми Таблиця даних. 8.Угли – зазвичай, елемент об'ємних діаграм. Усі об'ємні діаграми, крім кругових, мають кути.Угли бувають внутрішніми зовнішніми, верхніми і нижніми, правими і лівими. Їх використовують для обертання об'ємної діаграми навколо осі, що проходить вздовж лінії,образуемой обома кутамивращаемой боку.. Стіни – це останній елемент об'ємної діаграми. Стіни утворюють координатне простір об'ємної діаграми й укладаються або лініями сітки, або кольором фону. Елемент легенди – це фрагмент тексту легенди (слово). Ключ легенди – маленький кольорової квадратик перед текстовим елементом. Колір квадратика збігаються з кольором шпальти діаграми, відповідного текстовому елементу. Легенда – це список умовних позначень, які вироблялися діаграмах. Ряд – це умовна лінія, з'єднує набори даних.15. Назва осі значень. Вісь значень – це вісь Y Область побудови діаграми –є саме діаграма, але без легенди. 18. Створення діаграм за допомогою програми Майстер діаграм Загальні правилаПеред створенням діаграми слід переконатися, що дані на аркуші розташовані відповідно до типу діаграми, який планується використовувати. Дані повинні бути впорядковані по стовпцях або рядках. Не обов'язково, щоб стовпці (рядки) даних були суміжними, але несуміжні клітинки повинні утворювати прямокутник.При створенні гістограми, лінійчатої діаграми, графіка, діаграми з областями, кругової діаграми можна використовувати від одного до декількох стовпців (рядків) даних. При створенні діаграми типу "Поверхня" має бути два стовпці (рядки) даних, не вважаючи стовпця (рядки) підписів категорій.При створенні кругової діаграми не можна використовувати більше одного стовпця (рядки) даних, не вважаючи стовпця (рядки) підписів категорій.Як правило, дані, які використовуються для створення діаграми, не повинні суттєво відрізнятися за величиною.Створення діаграми 1. Виділити клітинки, які містять дані, які повинні бути відображені на діаграмі. Якщо необхідно, щоб у діаграмі були відображені і назви рядків або стовпців, виділіть їх також. 2. Натиснути кнопку Майстер діаграм (Вставка - Діаграма). 3. Дотримуватись інструкцій майстра. Процес створення діаграм за допомогою Майстра складається з чотирьох характерних кроків. Це: • Вибір типу та вигляду діаграми, а також перегляд її зразка; • Зміна або вибір діапазону даних, на основі яких буде побудовано діаграму, і визначення способу формування її рядів; • Введення заголовків діаграми та її осей; встановлення параметрів діаграми, пов'язаних із її зовнішнім оформленням; • Вибір варіанта розміщення діаграми. Вибір типу діаграми ( крок 1) У діалоговому вікні Мастер диаграмм (шаг 1 из 4): тип слід вибрати тип і вид діаграми Діалогове вікно має дві вкладки: Стандартные і Нестандартные. У вкладці Стандартные розташовані стандартні типи діаграм Microsoft Excel та їх різновиди (види).Для перегляду зразкового зовнішнього виду обраної діаграми слід натиснути і утримувати кнопку Просмотр результата. Обраний тип і вид діаграми можна буде змінити в подальшому при редагуванні та оформленні діаграми. Після закінчення вибору типу та виду діаграми в діалоговому вікні Майстра слід натиснути кнопку Далі. Вибір джерела даних ( крок 2)У діалоговому вікні Мастер диаграмм (шаг 2 из 4): источник данных диаграммы можна уточнити або заново вибрати джерело даних для діаграми. Діалогове вікно має дві вкладки: Диапазон данных і Ряд.Якщо перед початком створення діаграми на аркуші були виділені клітинки з даними, то у вкладці Диапазон данных у полі Диапазон зазначений діапазон клітинок аркуша, для якого створюється діаграма. А на аркуші цей діапазон обведений біжучим пунктиром. При необхідності можна очистити поле Диапазон і виділити інший діапазон комірок.Як правило, незалежно від розміщення даних на аркуші, Microsoft Excel правильно вибирає варіант побудови рядів даних (по рядках або по стовпцях виділеного діапазону) і встановлює відповідний перемикач (на строках или на столбцах). Імена рядів даних, показуються в легенді. При необхідності можна вибрати самостійно, але це суттєво змінить вигляд діаграми.Вибір основних параметрів ( крок 3)У діалоговому вікні Мастер диаграмм (шаг 3 из 4): параметры диаграммы можна вибрати і встановити основні параметри діаграми. Діалогове вікно, в залежності від типу створюваної діаграми, має від трьох до шести вкладок: Заголовки, Оси, Линии сетки, Легенда, Подписи данных, Таблица данных. Місце розташування діаграми( крок 4)На останньому кроці Майстер діаграм пропонує положенням перемикача задати місце розміщення діаграми: на окремому аркуші або на наявному . За замовчуванням Excel поміщає діаграму на аркуш з даними . Вона зберігається разом з даними і друкується разом з цим листом. Нею зручно користуватися у звітах і презентаціях, так як діаграма розташовується поряд з даними, на підставі яких вона побудована. 19. Панель інструментів Діаграми. – Формат області діаграми — кнопка, що розкриває однойменне діалогове вікно, у якому можна зробити наступні зміни: • Вкладка Вид — містить параметри для зміни форми, кольору і стилю границі області діаграми, а також фону діаграми, що може бути одноколірним чи мати більш складну структуру (кнопка Способи заливання) — з переходами кольорів, у виді візерунка, чи текстури може використовуватися малюнок із зовнішнього графічного файлу. • Вкладка Шрифт — призначення параметрів цієї вкладки цілком збігається з призначенням параметрів подібної вкладки у вікні Формат ячейок, що дозволяють змінити властивості текстових об'єктів діаграми. • Вкладка Властивості — зміна властивостей області діаграми, як об'єкта робочої книги (листа) Excel: прив'язка об'єкта, його печатка і захист від доступу інших користувачів. – Тип діаграми — кнопка зі списком, що дозволяє одним клацанням миші змінити тип діаграми. Щоб задати тип діаграми, що відсутній у списку Тип діаграми, виконаєте команду Діаграма > Тип діаграми. На екрані розкриється вікно, яке співпадає з кроком 2 Майстра діаграм, що був описаний вище. — Легенда — кнопка відображення/приховання легенди. – Таблиця даних — кнопка відображення/приховання таблиці даних в області діаграми, що цілком повторює таблицю даних, що лежить в основі діаграми. Зручно застосовувати, коли діаграма розташована на окремому листі в робочій книзі. – По рядках/По стовпцях — кнопки, що змінюють ряд діаграми. – Текст знизу нагору/ Текст зверху вниз — кнопки що змінюють напрямок написів на осях діаграми. Якщо панель інструментів Діаграми не відображена на екрані, у меню Вид виберіть пункт Панелі інструментів > Діаграми. 21. Готову діаграму можна змінити. Вона складається з набору окремих елементів, таких, як самі графіки (ряди даних), осі координат, заголовок діаграми, область побудови та інше. При клацанні на елементі діаграми він виділяється маркерами, а при наведенні на нього покажчика миші — описується спливаючою підказкою. Відкрити діалогове вікно для форматування елемента діаграми можна через меню Формат (для виділеного елемента) чи через контекстне меню (команда Формат). Різні вкладки діалогового вікна, що відкрилося, дозволяють змінювати параметри відображення обраного елемента даних. Якщо потрібно внести в діаграму істотні зміни, варто знову скористатися майстром діаграм. Для цього варто відкрити робочий лист із діаграмою чи вибрати діаграму, впроваджену в робочий лист із даними. Запустивши майстер діаграм, можна змінити поточні параметри, що розглядаються у вікнах майстра, як задані за замовчуванням. 22. У більшості плоских діаграм можна змінити як тип діаграми для окремого ряду даних, так і тип усієї діаграми цілком. У випадку бульбашкових діаграм можна змінити лише тип усієї діаграми. У більшості об'ємних діаграм зміна типу діаграми впливає на всю діаграму. У випадку об'ємної гістограми для окремого ряду даних можна установити конусний, циліндричний або пірамідальний тип.Щоб змінити тип діаграми, виконайте одну з таких дій.Якщо це вся діаграма, виділіть діаграму.Якщо це окремий ряд даних, виділіть ряд даних.У меню Діаграма виберіть команду Тип діаграми.Відкрийте вкладку Стандартні та виберіть потрібний тип діаграми. Змінюючи тип для окремого ряду даних, а не для всієї діаграми, слід установити прапорець застосувати.Щоб застосувати конічний, циліндричний або пірамідальний тип до ряду даних об'ємної лінійчатої діаграми або гістограми, виберіть пункт Циліндрична, Конічна або Пірамідальна у списку Тип на вкладціСтандартні, а потім установіть прапорець застосувати. 23. База даних - сукупність пов’язаних між собою за певними ознаками таблиць.Кожна таблиця складається з рядків і стовпчиків і має унікальне в базі даних ім'я.Кожна таблиця складається з рядків і стовпчиків і має унікальне в базі даних ім'я.Рядки називаються записами, а стовпчики - полями.Зв'язки (відношення) між таблицями встановлюються через збіжні поля.Таблиця повинна відповідати наступним вимогам:Між таблицею та іншими даними повинен бути, як мінімум, 1 пустий рядок або пустий стовпчик.В середині таблиці не повинно бути пустих рядків чи стовпчиків. Заголовки стовпчиків повинні розміщуватись у першому рядку таблиці та не повинні мати об’єднаних клітинок.У стовпчику таблиці повинні бути дані одного типу. 25. Впорядкування (сортування) – це зміна відносного положення даних у списку відповідно із значенням або типом даних. Дані переважно впорядковують за алфавітом, за числовим значенням, за датою. Впорядкування проводиться за зростанням або за зменшенням чисел, за алфавітом або проти алфавіту текстів. Для швидкого сортування на панелі інструментів Стандартна знаходяться дві кнопки: сортувати по зростанню; сортувати по убуванню. Ключем сортування в цьому випадку є стовпець з поточною кліткою.Кнопки сортування на панелі інструментів.Список можна відсортувати за алфавітом або за значенням відповідно до даного одного або декількох полів. Щоб відсортувати весь список, досить виділити одну клітку і клацнути на інструменті Сортування, Ехсеl автоматично виділяє весь список і сортує список по виділеному полю. Якщо в першому рядку списку знаходяться імена полів, то вони не будуть включені в сортування. Необхідно мати у виді, що в цьому випадку підсумковий рядок вихідного списку також буде включена в сортування, тому більш доцільно самостійно виділяти область вихідного списку для сортування. Команда Сортування здійснюється також і через діалогове вікно пункту меню Дані/Сортування. Тут можна вказати сортування списку по трьох полях. У трьох полях для уведення вікна Сортування можна задати ключі - імена полів, по яких буде виконане сортування. Excel сортує список по першому обраному полю, а при збігу значень у першому полі, записі сортуються по другому обраному полю. Наприклад, дані в прикладі можна відсортувати по стовпчику № бригади. В другому полі діалогового вікна Сортування можна задати наступний ключ сортування, наприклад Прізвище. Тоді список буде упорядкований по бригадах, а усередині бригад - по прізвищах (за алфавітом). Дія третього ключа сортування аналогічно. 26. Для пошуку за допомогою форми даних записів, що відповідають критерію, необхідно: виділити вічко в таблиці; у меню Данные вибрати команду Форма ; натиснути кнопку Критерии ; у полях редагування увести критерії для пошуку даних; для виводу на екран першого запису, що відповідає критерію, натиснути кнопку Далее ; для виводу на екран попереднього запису, що відповідає критерію, натиснути кнопку Назад ; для пошуку записів у переліку по іншому критерії натиснути кнопку Критерии і увести новий критерій; по закінченні натиснути кнопку Закрыть .Щоб знову одержати доступ до усіх записів переліку необхідно натиснути кнопку Критерии , а потім натиснути кнопку Правка. 27. Для об'єднання критеріїв за допомогою умовного оператора И потрібно зазначити критерії в одному і тому ж рядку, а для об'єднання критеріїв за допомогою умовного оператора ИЛИ слід подати критерії в різних рядках. Критерії обчислення – це критерії, що є результатом обчислення формули. Наприклад, інтервал критеріїв =F7>СРЗНАЧ($F$7:$F$21 ) виводить на екран рядки, що мають у стовпці F значення більше, ніж середнє значення розмірів у вічках F7:F21 . Формула повинна повертати логічне значення ЛОЖЬ або ИСТИНА . При фільтрації будуть доступні тільки ті рядки, значення яких будуть додавати формулі значення ИСТИНА . 28. Команда Автофильтр установлює кнопки прихованих переліків (кнопки зі стрілкою) безпосередньо в рядок із іменами стовпців (мал.35). З їхньою допомогою можна вибрати записи бази даних, що слід вивести на екран. Після виділення елементу в переліку, що розкривається, рядки, що не містять даний елемент, будуть приховані Якщо у прихованому переліку вибрати пункт Условие … , то з’явиться вікно Пользовательский автофильтр. У верхньому правому переліку слід вибрати один з операторів ( равно , больше , меньше та ін.), а у полі праворуч вибрати одне зі значень. У нижньому правому переліку можна вибрати іншій оператор, і у полі ліворуч – значення. Коли увімкнений перемикач И , то будуть виводитися тільки записи, які задовольняють обидві умови. При увімкненому перемикачу ИЛИ будуть виводитися записи, які задовольняють одну з умов. Для виведення декількох записів з найбільшими або найменшими значенням по будь-якому полю слід у прихованому переліку поля вибрати пункт Первые 10 . У діалоговому вікні Наложение условия по списку у першому полі з лічильником необхідно вибрати кількість записів, а у полі праворуч вибрати наибольших або наименьших .Щоб вивести усі дані переліку, необхідно викликати команду Отобразить все або скасувати команду Автофильтр меню Данные , підміню Фильтр . 29. Команда Форма відображає на екрані форму, що являє собою вікно діалогу, призначене для перегляду та редагування записів у базі даних, а також для додавання нових і видалення існуючих записів. Крім того, за допомогою форми ви можете здійснити пошук конкретних записів на підставі складних критеріїв.Кожному стовпцю таблиці у формі відповідає поле, найменування якого визначається введеним вами заголовком стовпця. Крім таких полів, у формі можуть бути присутніми поля, що обчислюються, за допомогою яких ви можете виконувати різноманітні обчислення. Значення цих полів автоматично заповнюються Excel на підставі інформації, що міститься в базі даних. Ви не можете безпосередньо ввести чи змінити значення в полях, що обчислюються, тому в режимі редагування ці поля у формі не відображаються. Крім того, ви можете самостійно визначити деякі з полів таблиці як редаговані. У результаті ці поля також не відображатимуться у формі в режимі редагування.. ФормаКрім полів, форма містить ряд кнопок й індикатор номера запису. КнопкаДобавить призначена для введення в базу даних нового запису. В результаті натискання цієї кнопки Excel очистить усі поля форми, після чого ви можете ввести необхідні дані. Уведений запис додається в кінець бази даних. 30. Підведення підсумків можна виконувати тільки після виконання відповідного сортування даних. Якщо, наприклад, вам потрібно підвести підсумки по датах із проміжними підсумками по товарах, то і сортування повинне виконуватися в першу чергу по датах, у другу - по товарах. Сортування необхідне тому, що рядки з підсумками додаваються там, де відбувається зміна значення даних. Наприклад, підсумок по даті додавається там, де відбувається зміна дати. Отже значення, по яких підводиться підсумок, повинні групуватися разом, а не бути розкиданими по таблиці. Закінчивши сортування, і обравши в меню Даные пункт Итоги, на екран виводиться вікно (рис. 9), у якому тртеба відповісти на наступні питання: Де треба вставляти рядки з підсумками? Якщо, наприклад, ми виберемо тут Дата або Товар, то рядок підсумків буде з'являтися там, де змінюється значення дати чи найменування товару відповідно. Як треба підбивати підсумок? Частіше усього підсумок - це просто сума значень у стовпці. Але замість суми можна вибрати, наприклад, середнє арифметичне, максимальне або мінімальне значення тощо. У яких стовпцях треба підбивати підсумок? Тут слід зазначити найменування стовпців, у яких виконується обчислення суми, середнього і т.п. Чи потрібно вилучати всі старі підсумки перед виводом нових? Якщо ви відмовитеся від вилучення, то нові підсумки будуть додаватися до раніше сформованого. Це дозволяє виводити декілька різних підсумків одночасно, наприклад, до раніше обчислених сум додати ще і середні значення тощо. Чи потрібно після виводу кожного рядка з підсумками переходити на нову сторінку? Де потрібно розміщати рядки з підсумками?(під відповідними групами рядків даних або над ними). Вказавши потрібні параметри, клацніть мишкою на кнопці ОК, і у вашій таблиці додадуться рядки з підсумками. Зліва від таблиці з підсумками відображаються символи структури - кнопки з зображеннями знаків плюс і мінус. Користуючись ними, можна сховати деталі даних, залишивши тільки їхні підсумки, або знову відновити відображення деталей. Якщо таблиця містить проміжні підсумки різних рівнів деталізації, то зручно користуватися також розташованими в лівому верхньому куті кнопками з зображеннями цифр. Кнопка з цифрою 1 забезпечує виведення тільки загального підсумку, приховуючи всі дані таблиці і всі проміжні підсумки. Кнопка 2 додає проміжні підсумки наступного рівня деталізації і т.д. Кнопка з найбільшою цифрою забезпечує виведення усіх наявних у таблиці вхідних даних з усіма проміжними підсумками. Ключ: 1. Місце програми MSExcelу ПК. 2. Основні елементи інтерфейсу MSExcel 3. Характер елементів вікна MSExcel 4. книги MS Excel. 5. Робота з декількома вікнами. окно 6. компоненти MSExcel: робоча таблиця.. 7. поняття робочої таблиці MS Excel: стовпець 8. створення поіменованих блоків 9. переміщення по аркушу книги MS Excel 10. Дії над робочими аркушами книги 11 Оздоблення робочих таблиць у MSExcel, 12 Друкування компонентів в MS Excel 13)Створення формул у MS Excel 14 Зв'язування таблиць у MSExcel 15 Хар базових понять: діаграма 16 Типи діаграм у MSExcel, 17 Хар ел плоскої та об'ємної діаграм 18Macmepдиаграмм 19 кнопок панелі інструментів Диаграмма 20 21 редагування та форматування діаграм у MS Excel. 22 Технологія зміни типу всієї діаграми у MSExcel. 23)Поняття бази даних у MS Excel 24 25 Впорядкування табличних даних у MS Excel 26 Пошук та відбір даних із бази даних MS Excel 27 Об'єднання критеріїв логічними операціями "И" та "ИЛИ". 28 команди Данные/Фильтр/Автофильтр 29 Технологія створення екранної форми для перегляду і редагування бази даних MS Excel. 30 Типи підсумків та технологія створення підсумків у базі даних MSExcel. |