Деловые связи немыслимы без обмена деловой корреспонденцией. Можно выделить следующий типовой состав зон
 Скачать 24.83 Kb.
|
|
Деловые связи немыслимы без обмена деловой корреспонденцией. Веками складывающийся письменный деловой этикет все прочнее завоевывает свои позиции, несмотря на то, что у него появились такие набирающие силу соперники, как телефон, телекс, факс, спутниковая и компьютерная связь, видеотелефон. Кроме того, все меньше и меньше проблем составляет перелет из одной страны в другую для личных контактов. Тем не менее, помимо преимуществ устных переговоров, скажем, оперативность обмена информацией при переговорах по телефону, существуют и свои недостатки – высокая стоимость переговоров и, что самое главное, довольно частое элементарное непонимание. При составлении деловых писем необходимо соблюдать четкие критерии качества делового письма: стиль, тон, клише, структуру. При общей тенденции к унификации форм, использованию устойчивых речевых конструкций, стандартной терминологии и стремлению к широкому применению средств механизации компьютеризации в делопроизводстве различий в оформлении делового письма немало. Прежде всего, это касается формуляра документа и состава реквизитов. Можно выделить следующий типовой состав зон: 1. Заголовок письма (Issuer Field). 2. Дата (Date). 3. Адресат (Address). 4. Обращение (Salutation). 5. Общее содержание письма (Subject Line). 6. Текст письма (Body of the Letter). 7. Завершающая формула вежливости (Complimentory Close). 8. Подпись (Signature). 9. Приложения (Enclosure). 10.Указание на рассылку копий (CC Notation). 11. Постскриптум (Postscript). Требования к оформлению реквизитов
Включает эмблему фирмы, ее наименование, почтовый и телеграфный адрес с указанием индекса, номера телефона, телекса, телефакса. В заголовке может содержаться указание о роде деятельности фирмы, характеристика ее как корпорации с ограниченной ответственностью (сокращено Inc или Ltd.) Часто в заголовке печатается указание на ссылку, которую отправитель письма просит адресата упомянуть в своем ответе. В ссылках обычно приводятся инициалы составителя письма, инициалы машинистки, сокращенное обозначение отдела, номер отдела и т.п. В заголовках некоторых фирм можно встретить следующую фразу: All communications to be addressed to the company and not to individuals. Все сообщения должны быть адресованы компании, а не отдельным лицам.
Дата отправления письма обычно пишется в правом углу под заголовком. Предлог on и артикль перед датой не ставятся. Названия месяцев, кроме March, May, June, July часто сокращаются:
Наименование и адрес организации или фамилия и адрес лица, которому направляется письмо, проставляется на левой стороне бланка письма у линии поля немного ниже строки с датой. Когда письмо адресуется отдельному лицу-мужчине, то перед его фамилией ставится слово Mr., которое представляет собой сокращение слова Mister мистер. В Англии вместо Mr. Иногда после фамилии лица пишется слово Esq. Слово Esq. Представляет собой сокращение слова esquire – эсквайер – и полностью никогда не пишется. Указание должности без фамилии лица, ее занимающего, возможно, лишь тогда, когда эта должность является единственной в организации, указанной в адресе (Chairman - председатель, President – президент). При адресовании писем замужним женщинам в Англии и США употребляется слово Mrs. Миссис, госпожа. Mrs. Mary Brown Слово Mrs. Представляет собой сокращение слова Mistress миссис, госпожа. При адресовании писем незамужним женщинам употребляется слово Miss мисс. После наименования организации или фамилии адресата на отдельной строке пишется номер дома и название улицы, а затем – также на отдельной строке – название города: номер дома всегда стоит перед названием улицы. Название города сопровождается в необходимых случаях принятым обозначением почтового района. Графство (В Англии) или штат (в США) пишутся после названия города. Если письмо адресуется за границу, то после названия города следует название страны. После наименования организации или фамилии адресата ставится запятая. Запятая ставится также после названия улицы и перед обозначением почтового района, штат, страны.
Вступительное обращение представляет собой общепринятую стандартную формулу, являющуюся неотъемлемой частью этикета делового письма. Оно помещается на левой стороне бланка письма под внутренним адресатом и пишется на отдельной строке. в деловых письмах наиболее распространены следующие формулы вежливости: 1. в письмах к фирмам и организациям - Dear Sirs, Gentlemen 2. в письмах к отдельным лицам – Dear Sir, Dear madam Обращение My Dear Sir (Уважаемый господин) к незнакомым людям является строго формальным. Таким образом, можно видеть, что в письмах английское слово dear является самым популярным и самым распространенным. И каждый раз, в зависимости от ситуации, оно имеет разные оттенки значения: от «дорогой» до «уважаемый». Когда отправитель письма, адресованного какой-нибудь организации, желает, чтобы письмо было прочитано определенным лицом в этой организации, то перед вступительным обращением (или под ним) ставится следующая надпись: For the attention of Mr. D. Robinson – Вниманию г-на Д. Робинсона
Реквизит в сжатой форме ориентирует делового партнера в содержании письма. В англоязычных странах он нередко опускается. Общее содержание письма предваряет основной текст, размещается на отдельной строке и всегда выделяется.
Основной реквизит делового письма печатается ниже указания на его общее содержание через 3-4 интервала. Текст письма разбивается на абзацы, которых обычно два. Смысловая часть должна излагаться деловым, однако подчеркнуто уважительным тоном, отличается ясностью лексики, быть логичной и убедительной.
Реквизит размещается непосредственно под текстом письма справа. Заключительная формула вежливости (так же, как и обращение) зависит главным образом от того, в каких отношениях вы находитесь с адресатом. Форма Sincerely yours в ее различных вариантах фактически является самым верным и безошибочным окончанием письма для множества ситуаций общения.
Подпись на письме помещается на правой стороне листа под заключительной формулой. Подпись на письме иностранной фирмы или организации выглядит обычно следующим образом. На первой строчке под заключительной формулой проставлено название фирмы или организации, напечатанное на пишущей машинке или воспроизведенное путем оттиска каучукового штемпеля. Оно должно точно совпадать с названием фирмы или организации, напечатанным типографским способом в заголовке письма. Под названием уполномоченное фирмой или организацией лицо ставит чернилами свою подпись. На той же строке или ниже следует напечатанное на машинке название должности лица, подписавшего письмо, или название соответствующего отдела предприятия.
Если к письму приложены какие-нибудь материалы или документы, то в левом углу письма ниже подписи пишется слово Enclosure – приложение или слово Enclosures – приложения, чаще сокращенно - Encl. Если имеются два приложения и более, то указывается их число: 3 Enclosures или 3 Encl. Вопросы:
Первый, - когда выпишите другу или родственнику, или хорошему знакомому: Sincerely yours – Искренне твой, Faithfully yours – Преданный тебе , Yours (very) sincerely – Твой (Ваш), Always sincerely yours – Всегда искренне твой, Ever yours - Всегда твой, Very cordially yours – Сердечно твой , Yours truly – Преданный тебе . Второй – недостаточно знакомым людям или официальным лицам обычно пишут: Yours sincerely - Искренне ваш, Yours truly – Преданный вам, Respectfully yours – С почтением, Yours very respectfully – С глубоким почтением. Таким образом, форма Sincerely yours в ее различных вариантах фактически является самым нейтральным вариантом, и может быть использована в любой ситуации.
Перед составлением делового письма необходимо точно знать, что именно вы хотите сообщить в письме. Избыточная информация в деловом письме не приветствуется. Тавтология в деловых письмах вполне уместна, поэтому нет необходимости тщательно подбирать синонимы. В английском письменном деловом этикете не принято употреблять просторечные слова и жаргоны, потому что наличие их в письме может сформировать негативное отношение к отправителю как к некультурному человеку. Однако стоит отметить, что в коммерческом виде делового письма, особенно если дело касается рекламной направленности послания, часто можно встретить разговорные формулы и сленг. Деловое письмо должно быть тщательно и аккуратно оформлено, без опечаток или описок, со строгим соблюдением письменного делового этикета от заголовка до подписи. Особенно это справедливо, когда речь идет о деловых письмах.
В отличие от русского языка, в английском языке имя или первые буквы имен какого-нибудь лица никогда не пишутся после фамилии, а всегда пред ней. Прописные буквы, встречающиеся после фамилий каких-либо лиц, являются сокращениями, указывающими на принадлежность к определенной организации, на звание или на орден, которым награждено это лицо: A.B. Smith, M.P. (M.P. – Member of Parliament – член парламента) C.D. Brown, M.I.C.E. (M.I.C.E. – Member of the Institution Of Civil Engineers – член Института гражданских инженеров) A.F. White, LL.D. (LL.D. – Doctor of Laws – доктор юридических наук) G.H. Black, K.C.V.O. (K.C. V.O. – Knight Commander of the Victorial Order - кавалер ордена королевы Виктории).
Если письмо адресуется фирме, то перед ее названием принято ставить Messrs, которое представляет собой сокращение французского слова Messieurs господа и употребляется со значением фирма обычно в том случае, когда в названии фирмы имеются фамилии каких-либо лиц. В конце слова Messrs. Обычно ставится точка: Messrs. A. Robinson and Sons – Фирме А. Робинсон энд Санз Messrs. John Brown & Co., Ltd. – Фирме Джон Браун энд Ко Лимитед
|