Тема 2.4. Основы технологии работы с базами данных. Национальный социальнопедагогический колледж
 Скачать 21.37 Kb.
|
 нспк  Автономная некоммерческая профессиональнаяобразовательная организация «Национальный социально-педагогический колледж» ОСНОВЫ ТЕХНОЛОГИИ РАБОТЫ С БАЗАМИ ДАННЫХ Цель- изучение технологии работы с базами данных. Приложение Microsoft Office для управления базами данных - Access. Это приложение исключительно удобно в использовании благодаря готовым шаблонам и эффективным средствам, которые сохраняют свою важность по мере увеличения объема данных. В состав Access входят инновационные средства, помогающие создавать профессионально выглядящие информативные формы и отчеты. Microsoft Office Access являет собой эффективный набор средств, которые позволяют создавать базу данных, проектировать форму их ввода, вид отчетности и организовывать доступ к данным. Основные компоненты: построитель таблиц; построитель экранных форм; построитель отчетов, выводимых на печать. С помощью Access пользователь может самостоятельно создавать автоматизированную систему регистрации документов. Расширенная поддержка компонента Microsoft Windows Share Point Services в Office обеспечивает Access совместное использование, проверку и резервное копирование данных, а также управление ими. Microsoft Access является настольной СУБД (системой управления базами данных) реляционного типа. Достоинством Access является то, что она имеет очень простой графический интерфейс, с помощью которого можно не только создавать собственную базу данных, но и разрабатывать приложения, используя встроенные средства, такие, например, как Мастера (Wizards). Мастера выполняют основную работу за пользователя при работе с данными и разработке приложений. Access обладает широкими возможностями по импорту/экспорту данных в различные форматы: от таблиц Excel и текстовых файлов до практически любой серверной СУБД. Рассмотрим основные из них. Чтобы спроектировать полезную базу данных, необходимо создать таблицы с данными по одному объекту. В таблицах можно собрать все данные по этому объекту и отобразить их полях, которые содержат наименьшую единицу данных.
В основе проектирования хорошей базы данных лежат два принципа: • Избегайте повторяющихся сведений (избыточных данных). Они занимают много места на диске и повышают вероятность ошибок. • Следите за правильностью и полнотой данных. Неполные или неправильные сведения отображаются в запросах и отчетах, что в конечном итоге может привести к принятию ошибочных решений. Создание базы данных •Откройте Access. Если приложение Access уже открыто, на вкладке Файл выберите пункт Создать. •Выберите пустую базу данных или шаблон. •Введите имя базы данных, выберите расположение, а затем нажмите кнопку Создать. Когда база данных откроется, при необходимости нажмите кнопку Включить содержимое на желтой панели сообщений. Импорт данных из Excel •Откройте книгу Excel, убедитесь в том, что каждый столбец имеет заголовок и содержит данные одного типа, а затем выделите диапазон. •На вкладке Внешние данные нажмите кнопку Excel. •Нажмите кнопку Обзор, чтобы найти файл Excel, оставьте значения по умолчанию и нажмите кнопку ОК. •Установите флажок Первая строка содержит заголовки столбцов, а затем нажмите кнопку Далее. Заполните остальные страницы мастера и нажмите кнопку Готово. Добавление первичного ключа в таблицу Создайте первичный ключ для связывания данных между таблицами. В области навигации щелкните таблицу правой кнопкой мыши и выберите пункт Конструктор. Выберите одно или несколько полей, которые требуется использовать в качестве первичного ключа. На вкладке Конструктор нажмите кнопку Ключевое поле. Резервное копирование базы данных Выберите Файл >Сохранить как. В разделе Типы файлов выберите Сохранить базу данных как. В разделе Дополнительно выберите элемент Резервная копия базы данных, а затем — Сохранить как. Имя файла по умолчанию содержит имя исходной базы данных и время резервного копирования. Нажмите кнопку Сохранить. Создание запроса на выборку Создайте запрос на выборку определенных данных. •На вкладке Создание нажмите кнопку Мастер запросов. •Выберите пункт Простой запрос и нажмите кнопку ОК. •Выберите таблицу с полем, добавьте нужные поля из списка Доступные поля в список Выбранные поля и нажмите кнопку Далее. •Укажите, хотите ли вы открыть запрос в режиме таблицы или изменить его в режиме конструктора, а затем нажмите кнопку Готово. Создание разделенной формы Разделенная форма позволяет одновременно отображать данные в двух представлениях — в режиме таблицы и в представлении формы. Например, можно найти запись в режиме таблицы, а затем отредактировать ее в режиме формы. •В области навигации выберите таблицу или запрос с данными. •На вкладке Создание нажмите кнопку Другие формы и выберите пункт Разделенная форма. Создание отчета •На вкладке Создание нажмите кнопку Мастер отчетов. •Выберите таблицу или запрос, дважды щелкните каждое нужное поле в списке Доступные поля, чтобы добавить его в отчет, и нажмите кнопку Далее. •Дважды щелкните поле, по которому должна производиться группировка, и нажмите кнопку Далее. Заполните остальные страницы мастера и нажмите кнопку Готово. Получение справки по Access Щелкните поле Что вы хотите сделать? в верхней части экрана. Введите свой запрос. Например, введите разделенная форма, чтобы узнать, как создать разделенную форму, или обучение, чтобы просмотреть учебные материалы по Access В данном разделе мы перечислили основные этапы работы с базами данных, дополнительные функции предлагается рассмотреть обучающимся самостоятельно. Необходимо также обратить внимание на то, что в приложениях Access доступно шесть объектов баз данных, с помощью которых вы сможете максимально эффективно использовать ваши данные. Таблицы.Access позволяет упорядочить информацию в таблицах. Для этого используются списки строк и столбцов, напоминающие блокнот или электронную таблицу бухгалтера. В каждой таблице хранятся сведения об отдельном объекте, поэтому большинство баз данных содержат несколько таблиц. Строки в таблице называются записями, а столбцы — полями. Запись содержит все необходимые сведения о конкретном объекте, например, клиенте или заказе. Поле — это отдельный элемент сведений об этом объекте. Например, в таблице "Товары" каждая строка или запись будет содержать сведения об одном товаре. Каждые столбец или поле содержат определенный тип сведений об этом товаре, например, название или цену. Запросы.В хорошо спроектированной базе данных сведения, которые нужно добавить в форму или отчет, обычно распределены по нескольким таблицам. С помощью запроса можно извлечь данные из различных таблиц и собрать их, чтобы отобразить в форме или отчете. Запрос может быть запросом результатов данных из базы данных и/или средством выполнения действий с данными. С помощью запросов можно получать ответы на простые вопросы, выполнять вычисления с использованием данных, объединять данные из различных таблиц, а также добавлять, изменять или удалять данные из базы данных. Существует множество типов запросов, но к основным относятся два:
Формы. Формы подобны витринам в магазинах: с их помощью можно легко просматривать и получать необходимые элементы базы данных. Подобно бумажным формам формы Access — это объекты, с помощью которых пользователи могут добавлять, изменять и отображать данные из базы данных Access на компьютере. Очень важно спроектировать форму с учетом ее назначения. Например, если она предназначена для нескольких пользователей, хорошо спроектированная форма позволяет сделать ввод данных точным, быстрым и эффективным. Отчеты. С помощью отчетов можно просматривать, форматировать и суммировать информацию из базы данных Access. Например, можно создать простой отчет в виде списка номеров телефонов всех контактов или сводный отчет по итогам продаж компании в разных регионах за разные периоды. Отчеты удобны в случаях, когда требуется представить информацию в базе данных для таких целей: отображение или распространение сводки данных; архивирование моментальных снимков данных; предоставление сведений об отдельных записях; создание надписей. Макросы. Макрос — это инструмент, позволяющий автоматизировать задачи и добавлять функции в формы, отчеты и элементы управления. Например, если вы добавляете в форму кнопку и связываете событие On Click этой кнопки с макросом, он будет выполнять определенную команду при каждом нажатии этой кнопки. Access предоставляет среду разработки для создания макросов. По сути, вы будете создавать список необходимых действий с помощью упрощенного языка программирования. Для некоторых действий требуется дополнительная информация, например, в каком поле следует отобразить данные. Макросы легче создавать в среде разработки, так как здесь можно выбирать из списков действий и вводить необходимую информацию. Макросы используются для автоматизации ряда действий, изменения информации в базе данных и т. д. В режиме конструктора макросы предоставляют набор команд, доступных в языке программирования Visual Basic для приложений (VBA). Большинству людей легче добавлять функции в формы, отчеты и элементы управления путем создания макроса, чем через написание кода VBA. При этом макросы всегда можно преобразовать в VBA с помощью конструктора. Предположим, вы хотите открыть отчет непосредственно из одной из своих форм для ввода данных. Добавьте в форму кнопку, а затем создайте макрос, который открывает отчет. Макрос может быть либо автономным, т. е. отдельным объектом в базе данных, который связывается с событием On Click кнопки, либо внедренным непосредственно в событие On Click. В любом случае при нажатии кнопки макрос запускает и открывает отчет. Модули. Модули — это код VBA, создаваемый для автоматизации задач в приложении и выполнения функций более высокого порядка. Модули пишутся на языке программирования VBA. Модуль — это набор объявлений, инструкций и процедур, которые хранятся одним блоком. Таким образом, современные ПЭВМ и их программное обеспечение позволяют решать практически все задачи, связанные с организацией документооборота: пересылать корреспонденцию в диалоговом и пакетном режимах; ставить письма «на контроль»; отслеживать исполнение документов; вести иерархические «папки» для хранения документов; сортировать документы в папках по различным критериям; автоматизировать большую часть рутинных операций при создании документов, их редактировании и рецензировании; осуществлять контроль за работой исполнителей над документами и соблюдением ими временных графиков; обеспечивать конфиденциальное хранение и обработку документов с различными степенями защиты на рабочем месте и др. Так внедрение электронного документооборота на предприятии позволяет повысить эффективность труда его сотрудников за счет сокращения времени на поиск, разработку, тиражирование и пересылку документовразличных видов. В то же время следует учесть, что использование современных офисных технологий в документообороте предприятия зачастую наталкивается на многочисленные препятствия - финансовые, программно-технические и даже психологические. |