Гуляева Н.В. СПО. НСПК. Методика архивоведения 2.2. Национальный

• Название: Национальный
• Дата: 03.03.2023
• Размер: 3.41 Mb.
• Имя файла: Гуляева Н.В. СПО. НСПК. Методика архивоведения 2.2.docx
• Тип: Документы; #965990
• страница: 2 из 3

тема 2.1. Определение источников

\ / комплектования архива

Лекцию читает преподаватель
канд. философ. наук, доцент
ГУЛЯЕВА НАТАЛЬЯ ПАВЛОВНА

СОДЕРЖАНИЕ:

1. ПОНЯТИЕ КОМПЛЕКТОВАНИЯ. ПРОФИЛЬ И РАНГ АРХИВА

2. ОПРЕДЕЛЕНИЕ ИСТОЧНИКОВ КОМПЛЕКТОВАНИЯ И СОСТАВА ДОКУМЕНТОВ, ПОДЛЕЖАЩИХ ХРАНЕНИЮ


НАЦИОНАЛЬНЫМ СОЦИАЛЬНО-ПЕД КОЛЛЕДЖ


. Понятие комплектования. Профиль и ранг архива





Источник комплектования — организация или гражданин, чьи документы поступают или могут поступить на хранение в архив



Комплектование — систематическое
пополнение архива документами в
соответствии с его профилем

Профиль архива - установленный для архива состав документов, подлежащих хранению




Тип архива - множество архивов, объединенных тождеством организационной формы

Ранг архива — принадлежность архива к тому или иному уровню системы архивных учреждений: районному, городскому, областному (воеводскому, окружному и т.д.), республиканскому, союзному, общегосударственному




Этапы работ по комплектованию

- подготовительный - определение источников комплектования в соответствии с профилем архива, который устанавливается на основании признаков классификации - основной - определение состава документов, подлежащих хранению в архиве (в ходе экспертизы ценности документов) - заключительный - организация работы по своевременному приему документов в архивы



КОЛЛЕДЖ






2. Определение источников
комплектования и состава
документов, подлежащих хранению



Я ^оциЖо-педагогический Архив составляет списки источников


КОЛЛЕДЖ
комплектования на основании
действующего законодательства

Органы власти Российской Федерации и федеральные организации включаются в список источников комплектования государственного архива субъекта Российской Федерации на основании договора между организацией и уполномоченным органом исполнительной власти субъекта Российской Федерации в сфере архивного дела

Организации и граждане включаются в списки источников комплектования архива на основании решения ЭПК федерального государственного архива, уполномоченного органа исполнительной власти субъекта Российской Федерации в сфере архивного дела, научной организации



Отнесение организаций и граждан к источникам комплектования осуществляется с учетом:

• 
  формы собственности;
  
• 
  места нахождения юридического, физического лица;
  
• 
  видовой принадлежности документов или носителей информации;
  
• 
  значения деятельности организаций, общественных объединений и граждан в политической жизни, социально­экономическом развитии государства и общества;
  
• 
  принадлежности документов к составу архивного фонда фондообразователя
  

Архив ведет списки источников комплектования на бумажном носителе и/или в электронном виде раздельно для организаций и граждан

I Проекты списков подлежат согласованию:

• 
  федеральных государственных архивов - с ЦЭПК уполномоченного федерального органа исполнительной власти (после рассмотрения их на ЭПК федерального государственного архива);
  
• 
  государственных архивов субъекта Российской Федерации и муниципальных архивов - с ЭПК уполномоченного органа исполнительной власти субъекта Российской Федерации;
  
• 
  научных организаций - с ЭПК научной организации
  

Согласование списков источников комплектования оформляется решением ЦЭПК, ЭПК

Согласованные списки утверждаются руководителем соответствующего архива, для муниципального архива - органом местного самоуправления

Архив ведет учет источников комплектования и формирует наблюдательное дело на каждую организацию/гражданина-источник комплектования на бумажном носителе и (или) в электронном виде

Внесение изменений в списки источников комплектования архива осуществляется в случаях:

• 
  создания, реорганизации, ликвидации организации;
  
• 
  отказа негосударственных организаций и граждан от сотрудничества с архивом (расторжения договора);
  
• 
  прекращения образования в организации документов, относящихся к Архивному фонду Российской Федерации;
  
• 
  включения организации в список источников комплектования другого архива на основании решения ЦЭПК/ соответствующей ЭПК;
  
• 
  изменения организационно-правовой формы, наименования, местонахождения организации
  

\\

Методические рекомендации «Определение организаций-источников комплектования государственных и муниципальных архивов» (Росархив, ВНИИДАД, 2012) предлагают учитывать:

Особую роль организации:

• 
  масштаб и новизну деятельности;
  
• 
  участие в международных, государственных, региональных программах;
  
• 
  экстремальные условия работы; А’
  
• 
  награды, премии, общественное признание;
  
• 
  стабильность существования ; - -¹
  
• 
  историческую преемственность приема документов организации;
  

XV




Методические рекомендации «Определение организаций-источников комплектования государственных и муниципальных архивов» (Росархив, ВНИИДАД, 2012) предлагают учитывать:

количество членов,



Место организации среди других организаций в зоне комплектования государственного, муниципального архива, в том числе, градообразующие организации и наиболее типичные для данной территории организации

Для общественных объединений: известность среди населения;

полнота документирования деятельности

Методические рекомендации «Определение организаций-источников комплектования государственных и муниципальных архивов» (Росархив, ВНИИДАД, 2012) предлагают учитывать:

Для негосударственных организаций:

• 
  преемственность профиля деятельности государственной организации-предшественника (при ее наличии);
  
• 
  многопрофильность деятельности;
  
• 
  состав учредителей;
  
• 
  является ли она объединением организаций/ корпорацией;
  
• 
  постановка работы с документами;
  
• 
  применение в организации четкого порядка снятия грифа «коммерческой тайны.
  

\\



группового

повидового

полного
приема
документов



Организации-источники
комплектования
выборочного
приема
документов

Форма приема документов - состав документов, поступающих в архив от организаций-источников комплектования

Объем выборочной совокупности определяется архивом с учетом количества и однородности организаций/ ценности и однородности документов

Организации-источники комплектования повидового выборочного приема передают на хранение только отдельные виды документов постоянного срока хранения

Организации-источники комплектования группового выборочного приема передают на хранение полный комплекс документов постоянного срока хранения от отдельных организаций из всей группы

Организации-источники комплектования полного приема передают на хранение в архивы после проведения экспертизы ценности полный комплекс документов постоянного срока хранения



При наличии в зоне комплектования архива большого количества однородных организаций может применяться групповой выборочный прием



Применение выборочного приема

Повидовой выборочный прием применяется, как правило, в соответствии с отраслью: образования, здравоохранения, сельского хозяйства, промышленного производства, строительства, и др.

Определение состава документов подлежащих хранению в архиве

На втором этапе работы :

• 
  подвергается анализу весь комплекс нормативных, распорядительных, организационных документов
  
• 
  уточняются функции организации, ее структура, наличие вышестоящих и подчиненных организаций,
  
• 
  осуществляется ознакомление с постановкой -
  

делопроизводства и пр.

1По результатам составляется экспертное заключение/ справка об организации как источнике комплектования государственного, муниципального архива

\\

В экспертном заключении/ справке
указывается:

полное и сокращенное наименование организации, организационно-правовая форма (по учредительным документам);

место нахождения организации и почтовый адрес по месту государственной регистрации;

- название, дата, номер правового акта об образовании организации; является ли она правопреемником другой организации;

подчиненность (подведомственность) организации; учредители; наличие филиалов, представительств;

В экспертном заключении/ справке
указывается:

юридический статус, наличие самостоятельного баланса, расчетного счета, штатного расписания, a

печати;

форма собственности;

функционально-целевое назначение организации -­

(профиль деятельности), структура организации, место в экономической, социальной, культурной, общественно­политической жизни региона, масштаб деятельности;

виды документов, образующиеся в деятельности организации (управленческие, научно-технические, аудиовизуальные, электронные документы, документы по личному составу); полнота состава документов;

\\