Гуляева Н.В. СПО. НСПК. Методика архивоведения 2.2. Национальный

• Название: Национальный
• Дата: 03.03.2023
• Размер: 3.41 Mb.
• Имя файла: Гуляева Н.В. СПО. НСПК. Методика архивоведения 2.2.docx
• Тип: Документы; #965990
• страница: 1 из 3

I^Ml НАЦИОНАЛЬНЫЙ

JsKlH СОЦИАЛЬНО-ПЕДАГОГИЧЕСКИЙ

НСПК КОЛЛЕДЖ

Методика и практика архивоведения

/Тема 2.2. Организация процесса

\ / комплектования архива

Лекцию читает преподаватель
канд. философ. наук, доцент
ГУЛЯЕВА НАТАЛЬЯ ПАВЛОВНА



СОДЕРЖАНИЕ:
1. ВЗАИМОДЕЙСТВИЕ С ОРГАНИЗАЦИЯМИ - ИСТОЧНИКАМИ КОМПЛЕКТОВАНИЯ

2. СПЕЦИФИКА КОМПЛЕКТОВАНИЯ НЕКОТОРЫМИ ВИДАМИ ДОКУМЕНТОВ



КОЛЛЕДЖ






1. Взаимодействие с
организациями - источниками
комплектования



Сроки хранения документов в
организациях

В архив организации сдаются дела, оконченные делопроизводством:

• 
  по личному составу,
  
• 
  срок хранения свыше 10 лет,
  
• 
  срок хранения постоянно
  

Документы, отнесенные к составу АФ РФ, до их передачи в
государственный/ муниципальный архив находятся на
временном хранении в организации в течение сроков,
установленных ст. 22 125-ФЗ «Об архивном деле в
Российской Федерации»

Сроки хранения документов в
организациях

1. 
   для документов федеральных органов государственной власти — 15 лет;
   
2. 
   для документов органов государственной власти субъектов Российской Федерации — 10 лет;
   
3. 
   для документов органов местного самоуправления и муниципальных организаций — 5 лет;
   

Сроки хранения отдельных видов
документов в организациях

• 
  записей актов гражданского состояния — 100 лет;
  
• 
  документов по личному составу, записей нотариальных действий, похозяйственных книг и касающихся приватизации жилищного фонда документов — 75 лет;
  
• 
  проектной документации по капитальному строительству — 20 лет;
  
• 
  технологической и конструкторской документации — 20 лет;
  
• 
  патентов на изобретение, полезную модель, промышленный образец — 20 лет;
  
• 
  научной документации — 15 лет;
  
• 
  кино и фотодокументов — 5 лет;
  
• 
  видео и фонодокументов — 3 года.
  

Сроки хранения документов по
личному составу в организациях

Согласно 43-ФЗ «О внесении изменений в Федеральный закон «Об архивном деле в Российской Федерации» от 02.03.2016 определены сроки хранения документов по личному составу:

• 
  для созданных до 2003 года — 75 лет с последующей экспертизой ценности в организациях — источниках комплектования и не менее 75 лет в иных организациях,
  
• 
  для созданных после 2003 года — 50 лет с последующей экспертизой ценности в организациях — источниках комплектования и не менее 50 лэт в аналогичных организациях
  

Регистрация граждан в качестве застрахованного лица в соответствии с Федеральным законом от 01.04.1996 № 27-ФЗ «Об индивидуальном (персонифицированном) учете в

^системе обязательного пенсионного страхования»



по описям дел постоянного хранения, утвержденных экспертно-проверочной комиссией (ЭПК)

+ по актам приема- передачи



Передача дел на хранение в
государственный или муниципальный
архив от организаций осуществляется:

ежегодно или раз в 3-5 лет (в зависимости от объема документов фондообразователя) по графика приема документов архива

Процесс комплектования архива
документами одного фондообразователя

1. 
   на заседании ЭПК государственного и муниципального архива утверждается опись дел постоянного хранения, которые должны быть переданы в архив;
   
2. 
   в архив организации выезжает сотрудник государственного или муниципального архива для проверки состояния и оформления дел;
   
3. 
   в соответствии с описями поединично передаются дела на постоянное хранение; особо ценные дела проверяются полистно
   

Процесс комплектования архива
документами одного фондообразователя



Если количество дел в описи больше количества реально передаваемых дел: в описи делается новая итоговая запись,

• 
  архив организации составляет справку о причинах отсутствия дел,
  
• 
  архив организации оформляет акт о необнаружении документов, пути розыска которых исчерпаны
  

Основным документом, на основании
которого производится прием документов на
хранение, является акт приема-передачи
документов на хранение

В акте указывается:

• 
  учреждение, передающее документы,
  
• 
  архив, в который они поступают,
  
• 
  причина передачи (истечение сроков хранения в организации или ликвидация учреждения),
  
• 
  реальное количество передаваемых дел,
  
• 
  количество особо ценных дел и др.
  

Акт составляется в двух экземплярах, подписывается
представителями архива и организации



Архив

1 экз. после ЭПК + 2 экз. при
передаче документов

Составляются в четырех экземплярах



Описи документов, принимаемых на
хранение

Организация

1 экз. при передаче
документов


НАЦИОНАЛЬНЫЙ


I ПАЦИиПАЛПНЫИ

КгЛ СОЦИАЛЬНО-ПЕДАГОГИЧЕСКИЙ

ПСПК КОЛЛЕДЖ


Методы «активного комплектования»

• 
  проведение бесед с фондообразователями о важности сохранения их документов;
  
• 
  выявление потенциальных источников комплектования органах регистрации юридических лиц, а также на основе изучения событий общественно-политической жизни;
  
• 
  анкетирование, интервьюирование лидеров и членов партий и движений, запись митингов и других событий общественно-политической жизни, запись устных воспоминаний;
  
• 
  сбор воспоминаний, составление хроники событий;
  
• 
  сбор документов, отражающих общественное мнение, участие во встречах, «круглых столах» с фондообразователями
  

• 
  
  
  Архив оказывает организациям и
  гражданам методическую помощь:
  в организации работы с документами в делопроизводстве и формировании дел;
  
• 
  по экспертизе и отбору документов в состав Архивного фонда Российской Федерации и подготовке их к передаче на постоянное хранение;
  
• 
  по упорядочению документов, в том числе по личному составу;
  
• 
  по ведению учета документов Архивного фонда Российской Федерации, находящихся на временном хранении;
  

• 
  
  
  Архив оказывает организациям и
  гражданам методическую помощь:
  по подготовке нормативных и методических документов (пособий) по вопросам делопроизводства и архивного дела;
  
• 
  по совершенствованию работы
  

делопроизводственных, архивных и экспертных служб организаций;

• 
  в повышении профессиональной квалификации работников указанных служб
  

КОЛЛЕДЖ






2. Специфика комплектования
некоторыми видами
документов


Комплектование документами российского происхождения, находящимися по различным причинам за пределами Российской Федерации, документами зарубежного происхождения


Прием полученных из-за рубежа документов осуществляется в соответствии с соглашением (договором) между владельцем документов и архивом:

• 
  о продаже,
  
• 
  дарении подлинных документов или их копий,
  
• 
  обмене копиями документов
  

Комплектование документами российского происхождения, находящимися по различным причинам за пределами Российской Федерации, документами зарубежного происхождения заключается в следующем:

• 
  выявлении архивных документов за рубежом и опубликованных сведений о них;
  
• 
  выявлении государственных, общественных, иных организаций, частных лиц, располагающих документами российского происхождения и по истории России;
  
• 
  установлении контактов с заинтересованными государственными и общественными организациями на местах, музеями, средствами массовой информации, представителями научной общественности;
  

Комплектование документами российского происхождения, находящимися по различным причинам за пределами Российской Федерации, документами зарубежного происхождения заключается в следующем:

• 
  подготовке библиографии, справочников и др. о зарубежных государственных и негосударственных архивах, хранящих документы российского происхождения и по истории России;
  
• 
  составлении перечней фондов, коллекций, собраний и отдельных документов по странам, архивохранилищам, владельцам;
  
• 
  изучении обстоятельств попадания за рубеж документов российского происхождения;
  
• 
  выявлении сведений о документах российского происхождения, возвращенных в Россию в виде подлинников, полученных в виде копий;
  

Комплектование документами российского происхождения, находящимися по различным причинам за пределами Российской Федерации, документами зарубежного происхождения заключается в следующем:

• 
  информировании вышестоящего органа управления архивным делом и профильных архивов;
  
• 
  осуществлении работы по эквивалентному обмену копиями документов в соответствии с соглашениями Федерального архивного агентства России, органов управления архивным делом субъектов Российской Федерации с архивными службами и учреждениями зарубежных стран;
  
• 
  приеме подлинных документов или их копий на постоянное хранение
  

Комплектование документами
ликвидированных организаций



Методические рекомендации по упорядочению и подготовке к передаче на хранение в государственные (муниципальные) архивы документов ликвидированных кредитных организаций (для конкурсных управляющих (ликвидаторов). Росархив, ВНИИДАД. 2014 г.




z/TV НАЦИОНАЛЬНЫЙ

Kti социально-педагогический

IK-IIK КОЛЛЕДЖ

КОМПЛе Комплектование документами

Л ликвидированных организаций

1. 
   После принятия решения о ликвидации председатели ликвидационных комиссий/ конкурсные управляющие:
   

• 
  принимают в свое ведение документы организации,
  
• 
  проводят их инвентаризацию,
  
• 
  заключают договор с архивным учреждением на проведение экспертизы ценности документов, в том числе по личному составу, с последующей передачей отобранных документов на хранение.
  

z/TV НАЦИОНАЛЬНЫЙ

Kti социально-педагогический

IK-IIK КОЛЛЕДЖ

КОМПЛе Комплектование документами

Л ликвидированных организаций

2. 
   По итогам экспертизы составляются описи на дела постоянного хранения и по личному составу.
   
3. 
   Описи утверждаются сначала архивным учреждением, затем председателем ликвидационной комиссии/ конкурсным управляющим или ликвидатору.
   
4. 
   Документы по личному составу в упорядоченном состоянии поступают в специализированный архив документов по личному составу/ в государственный или муниципальный архив.
   

Комплектование документами ликвидированных организаций

Если на «месте» обанкротившейся возникает новая организация с тем же профилем деятельности, местонахождением и кадровым составом допускается заключение договора/ соглашения с конкурсным управляющим ликвидируемой и руководителем вновь создающейся организации о передаче последнему документов постоянного хранения и по личному составу

Обработка документов с целью подготовки их к хранению
проводится за счет средств ликвидированной /
обанкротившейся организации

Порядок и методика комплектования документами по личному составу определены в Методических рекомендациях по работе с документами по личному составу в государственных и муниципальных архивах, архивах организаций (ВНИИДАД, 2018)

Документы по личному составу передаются в архив организации в упорядоченном состоянии, что предусматривает: - формирование документов в дела;

• 
  оформление дел;
  

i

• 
  составление описей структурных подразделений. >\
  

хранятся до истечения сроков хранения, затем подвергаются экспертизе ценности



Комплектование документами по
личному составу

Документы по личному составу формируются в дела в соответствии с приказом Минкультуры РФ от 31.03.2015 № 526, приказом Росархива от 12.03.2020 № 24

В государственный, муниципальный архив документы по личному составу, сроки временного хранения которых не истекли, могут поступать: - при ликвидации организаций;

• 
  по решению суда;
  
• 
  при угрозе их сохранности в организации.
  

Л



- хронологический период;

Комплектование документами по
личному составу
Критерии отбора на постоянное хранение

• 
  занимаемая должность, наличие наград, ученых степеней, званий;
  
• 
  вклад работника в развитие организации;
  
• 
  
  партийным билет .V0000002
  
  ВСЕСОЮЗНАЯ конмзаистачгсклв плгтин
  
  ЛИ » марж» /Л*/в
  
  Ссшбръ
  
  х._р,
  
  Мал
  повторение информации документов по личному составу в других документах (учетных отчетных, распорядительных и др.);
  

Комплектование документами по
личному составу

Критерии отбора на постоянное хранение:

• 
  участие работника в Великой Отечественной войне и других войнах и вооруженных конфликтах; ,
  
• 
  участие работника в ликвидации последствий
  

стихийных бедствий и техногенных катастроф;

• 
  принадлежность к трудовой династии;
  
• 
  стаж работы (в целом в организации и в определенные, наиболее значимые для нее периоды)
  

л



ВЫВОДЫ:

»■ Документы, отнесенные к составу АФ РФ, до их передачи в государственный/ муниципальный архив находятся на временном хранении в организации в течение сроков, установленных ст. 22 125-ФЗ «Об архивном деле в Российской Федерации»

» Передача дел на хранение в архив от организаций осуществляется по описям дел и актам приема- передачи

* Специфика комплектования характерна для документов зарубежного происхождения, документов ликвидированных / обанкротившихся организаций, документов по личному составу

СПАСИБО ЗА ВНИМАНИЕ!

НАЦИОНАЛЬНЫЙ

I jsHj СОЦИАЛ Ь Н О- П ЕДА ГО 1' И Ч ЕС К И Й

НГПК КОЛЛЕДЖ



I^Ml НАЦИОНАЛЬНЫЙ

JsKlH СОЦИАЛЬНО-ПЕДАГОГИЧЕСКИЙ

НСПК КОЛЛЕДЖ

Методика и практика архивоведения