Реферат по ДОУ. Нормативнометодическая база делопроизводства, состав
 Скачать 29.22 Kb.
|
|
Содержание
Введение В Российской Федерации, если оценивать сложившуюся за прошедший период российскую государственную практику делопроизводства, отсутствует единый орган, несущий всестороннюю юридическую ответственность за создаваемую используемую обществом документацию. Следовательно, нет единого подхода к вопросам делопроизводства. В некоторых случаях вопросы работы с документами регламентируется высшими органами государственной власти и управления. Но главное влияние на регламентацию делопроизводства оказывают министерства и ведомства, в частности, наибольшая роль отводится государственной архивной службе России. Государственная архивная служба России (Росархив) и ее органы занимаются сбором и хранением документов, отражающих материальную и духовную жизнь ее народного, имеющих историческое, научное, социальное, экономическое или культурное значение. Они создают «Память» общества, хранят информацию о жизни страны. Кроме того, Росархив как центральный орган федеральной исполнительной власти несет ответственность за организацию и рационализацию делопроизводства в стране. Он разрабатывает нормативы и рекомендации по организации делопроизводства. Нормативно-методическая база делопроизводства, состав Нормативно-методическая база ДОУ – это совокупность законов, нормативно-правовых актов, организационных и методических документов, регламентирующих технологию создания, обработки, хранения и использования документов в текущей деятельности организации или учреждения. Нормативно методическая база ДОУ включает: 1) законодательные акты РФ в сфере информации и документации; 2) постановления и распоряжения правительства РФ, федеральных органов исполнительной власти, регламентирующие вопросы документационного обеспечения управления на федеральном уровне; 3) государственную систему ДОУ (основные положения. Общие требования к документам и службам ДОУ); 4) правовые акты органов правительственной и исполнительной власти субъектов РФ и их территориальных образований, регламентирующих вопросы ДОУ; 5) правовые акты нормативного и инструктивного характера методические документы по ДОУ в различных организаций; 6) государственные стандарты на документацию; 7) унифицированные системы документации; 8) общероссийские классификаторы технико-экономической и социальной информации; 9) нормативные документы по организации и охране управленческого труда служащих служб ДОУ; 10) нормативные документы по организации архивного хранения документов. Унифицированные системы документации Основным компонентом внемашинного информационного обеспечения ИС является система документации, применяемая в процессе управления экономическим объектом. Под документом понимается определенная совокупность сведений, используемая при решении технико-экономических задач, расположенная на материальном носителе в соответствии с установленной формой. Система документации – это совокупность взаимосвязанных форм документов, регулярно используемых в процессе управления экономическим объектом. Отличительной особенностью документации является большое разнообразие видов документов, которые можно классифицировать по следующим признакам: 1) по степени официальности (документы утвержденной и неутвержденной формы); 2) по отражаемой стадии воспроизводства (производство, торговля и т.д.); 3) по уровню управления (государственный уровень, уровень министерства, уровень объединений, предприятий и организаций); 4) по принадлежности к определенной функции управления (прогнозирования, планирования, учета, контроля, анализа, нормирования, оперативного управления и др.); 5) по отношению к экономической системе (внешние и внутренние); 6) по отношению к ЭИС (не обрабатываемые в системе документы и обрабатываемые в системе); 7) по отношению к задаче (первичные, промежуточные и результатные документы); 8) по способу чтения и обработки (визуального чтения и ручной обработки, машинноориентированные, машиночитаемые); 9) по периодичности (годовые, квартальные, месячные и т.д.); 10) по срочности (срочные, несрочные). Существующие системы документации, характерные для неавтоматизированных ИС, отличаются большим количеством разных типов форм документов, большим объемом потоков документов и их запутанностью, дублированием информации в документах и работ по их обработку и как следствие низкой достоверностью получаемых результатов. Для того чтобы упростить систему документации, используют следующие два подхода: 1) проведение унификации и стандартизации документов; 2) введение безбумажной технологии, основанной на использовании электронных документов и новых информационных технологий их обработки. Унификация документов выполняемая путем введения единых форм документов. Таким образом, вводится единообразие в наименования показателей, единиц измерения и терминов, в результате чего получается унифицированная система документации. Унифицированная система документации (УСД) – это рационально организованный комплекс взаимосвязанных документов, который отвечает единым правилам и требованиям и содержит информацию, необходимую для управления некоторым экономическим объектом. По уровням управления они делятся на межотраслевые системы документации, отраслевые и системы документации локального уровня, то есть обязательные для использования в рамках предприятий или организаций. Любой тип УСД должен удовлетворять следующим требованиям: 1) документы входящие в состав УСД, должны разрабатываться с учетом их использования в системе взаимосвязанных ЭИС; 2) УСД должна содержать полную информацию, необходимую для оптимального управления тем объектом, для которого разрабатывается эта система; 3) УСД должна быть ориентирована на использование средств вычислительной техники для сбора, обработки и передачи информации; 4) УСД должна обеспечить информационную совместимость ЭИС различных уровней; 5) все документы, входящие в состав разрабатываемой УСД, и все реквизиты-признаки в них должны быть закодированы с использованием международных, общесистемных или локальных классификаторов. Таким образом, унифицированные системы документации – это приведенный к максимально возможному единообразию формы документов, объединенные в основные общеуправленческие функциональные системы и предназначенные для использования всеми организациями, независимо от уровня управления и формы собственности, применяющими как традиционные, так и смешанные, с использованием компьютерных технологий , методы обработки документной информации. Государственные стандарты на документы Стандарты разрабатываются на продукцию, работы, услуги. В соответствии с Законом Российской Федерации "О стандартизации", принятым 10 июня 1993 г., стандартизация - это деятельность по установлению норм, правил, характеристик в целях обеспечения: 1) безопасности продукции, работ и услуг для окружающей среды, жизни, здоровья и имущества людей; 2) технической и информационной совместимости, а также взаимозаменяемости продукции; 3) экономии всех видов ресурсов; 4) безопасности хозяйственных объектов с учетом риска возникновения природных и техногенных катастроф и других чрезвычайных ситуаций. Стандарт представляет собой нормативно-технический документ, который устанавливает комплекс норм, правил, требований к объекту стандартизации и утверждается компетентным органом. Стандарты могут быть следующих видов: 1) международные (региональные) стандарты; 2) государственные стандарты РФ (ГОСТ); 3) стандарты отраслей (ОСТ); 4) стандарты предприятий (СТП); 5) стандарты научно-технических, инженерных обществ и других общественных объединений. Кроме стандартов к нормативным документам по стандартизации относятся правила, нормы и рекомендации по стандартизации, а также общероссийские классификаторы (ОК) технико-экономической и социальной информации, обеспечивающие интегрированную автоматизированную обработку данных, содержащихся в унифицированных документах и системах документации. В настоящее время в нашей стране разработано 37 общероссийских классификаторов. Самостоятельный комплекс составляют стандарты на унифицированные системы документации и Единую систему классификации и кодирования технико-экономической информации: 1) ГОСТ 6.01.1-87. Единая система классификации и кодирования технико-экономической информации; 2) ГОСТ 6.10.3-83. Унифицированные системы документации. Запись информации унифицированных документов в коммуникативном формате; 3) ГОСТ 6.10.4-84. Унифицированные системы документации. Придание юридической силы документам на машинном носителе и машинограмме, создаваемым средствами вычислительной техники. Основные положения; 4) ГОСТ 6.10.5-87. Унифицированные системы документации. Требования к построению формуляра-образца; 5) ГОСТ 6.10.6-87. Единая система внешнеторговой документации. Формуляр-образец; 6) ГОСТ 6.10.7-90. Единая система внешнеторговой документации. Счет; 7) ГОСТ Р 6.30-97. Унифицированные системы документации. Система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов; 8) ГОСТ 16487-83. Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения. Государственная система документационного обеспечения управления Государственная система документационного обеспечения управления (ГСДОУ) - совокупность принципов и правил, устанавливающих единые требования к документированию управленческой деятельности и организации работы с документами в органах государственного управления, на предприятиях (объединениях), в учреждениях и общественных организациях. ГСДОУ включает в себя настоящие Основные положения, общесоюзные, отраслевые и республиканские нормативные и методические документы по вопросам документационного обеспечения управления. Основная цель ГСДОУ - упорядочение документооборота, сокращение количества и повышения качества документов, создание условий для эффективного применения прогрессивных технических средств и технологий сбора, обработки и анализа информации, совершенствование работы аппарата управления. В развитие Основных положений ГСДОУ разрабатываются и утверждаются нормативные и методические документы по совершенствованию документационного обеспечения управления: 1) общесоюзные - Главным архивным управлением при Совете Министров СССР и Государственным комитетом СССР по стандартам; 2) отраслевые - министерствами и ведомствами СССР и союзных республик; 3) республиканские - Советами Министров союзных республик. Заключение В заключение хотелось бы отметить, что административная реформа, осуществляемая в нашей стране, направлена на решение задач совершенствования процессов государственного управления, повышения его эффективности. Неотъемлемой частью реформы является документационное обеспечение, которое служит важнейшим средством и инструментом эффективного управления. Реформирование государственных структур вызывает необходимость масштабной переработки накопленной нормативной правовой и методической базы документационного обеспечения управления. Как в рамках государственных структур, так и в коммерческих фирмах ведутся более или менее масштабные (и затратные) работы по внедрению электронных систем документооборота, ERP систем. Все это, безусловно, моменты положительные, но вместе с тем нельзя закрывать глаза и на отрицательные тенденции современного развития системы управления и его документационного обеспечения, в том числе кадровой деятельности. В последние годы идет размывание нормативно-методической основы, как документирования, так и организации работы с документами. Государственные стандарты, в том числе и в сфере работы с документами, которые и так можно пересчитать по пальцам трансформировались из обязательных в рекомендательные. Государственная система документационного обеспечения управления, которой гордились 25 лет назад, не переутверждалась с 1988 года и не переиздавалась с 1991 года. Список используемой литературы 1. Басаков М.И. Делопроизводство:М,2018 2. Ватолина М.В. Организация работы с документами Р-на-Д.,2017 3. Организация работы с документами :Учеб.-М:Инфра,2016 4. Постановление Правительства от 15 июня 2017 г. № 477 «Об утверждении Правил делопроизводства в федеральных органах исполнительной власти» // www.termika.ru 5. Федеральный закон от 1 июня 2005 г. № 53-ФЗ «О государственном языке Российской Федерации» // Собрание законодательства Российской Федерации. – 2016. - № 23. - ст. 2199 |