практическая. О системе directum
 Скачать 3.45 Mb.
|
|
________________________________________________________________________________ © Компания DIRECTUM О СИСТЕМЕ DIRECTUM DIRECTUM – система электронного документооборота и управления взаимодействием, нацеленная на повышение эффективности работы всех сотрудников организации в разных областях совместной деятельности. DIRECTUM является полноценной ECM-системой (Enterprise Content Management) и поддерживает полный жизненный цикл управления документами, при этом традиционное «бумажное» делопроизводство органично вписывается в электронный документооборот. DIRECTUM обеспечивает эффективную организацию и контроль деловых процессов на основе workflow: согласование документов, обработка сложных заказов, подготовка и проведение совещаний, поддержка цикла продаж и других процессов взаимодействия. Решение описанных задач обеспечивают модули системы DIRECTUM: Управление электронными документами. Создание и хранение различных неструктурированных документов (тексты Microsoft Word, таблицы Microsoft Excel, схемы Microsoft Visio, рисунки CorelDraw, видео и пр.); поддержка версий документов и ЭЦП; структурирование документов по папкам; назначение прав доступа на документы; история работы с документами; полнотекстовый и атрибутивный поиск документов. Управление деловыми процессами. Поддержка процессов согласования и обработки документов на всех стадиях жизненного цикла (docflow); выдача электронных заданий и контроль их исполнения; взаимодействие между сотрудниками в ходе бизнес-процессов; поддержка свободных и жестких маршрутов; богатые расширяемые библиотеки блоков для формирования маршрутов (workflow). Управление договорами. Организация процесса согласования и регистрации договоров и сопутствующих документов, а также оперативной работы с ними (поиск, анализ, редактирование и т.д.). Управление совещаниями. Организация подготовки и проведения совещаний (согласование места и времени, состава участников, повестки); формирование и рассылка протокола; контроль исполнения решений совещания. Канцелярия. Регистрация бумажных документов в соответствии с требованиями Государственной системы документационного обеспечения управления (ГСДОУ); ведение номенклатуры дел с гибкими правилами нумерации; рассылка и контроль местонахождения бумажных документов; организация обмена электронными документами с ЭЦП с другими организациями. Управление взаимодействием с клиентами. Ведение единой базы организаций и контактных лиц; ведение истории встреч, звонков и переписки с клиентами; сопровождение процесса продаж в соответствии с регламентированными стадиями; планирование маркетинговых мероприятий; анализ эффективности продаж и маркетинговых воздействий. _______________________________________________________________________________ © Компания DIRECTUM 2 Возможности системы существенно расширяются благодаря следующим компонентам: • Предметно-ориентированный инструмент разработки IS-Builder. Модификация и разработка новых карточек электронных документов, справочников, отчетов, блоков типовых маршрутов; встроенный язык программирования ISBL; интеграция с другими системами. • Службы файловых хранилищ (DIRECTUM Storage Services). Управление хранением большого объема данных в единой системе; архивное хранение документов; работа с медиа-данными; настройка политик хранения, обеспечивающих автоматическое перемещение данных по хранилищам. • Сервер веб-доступа. Работа с электронными документами, задачами и заданиями через веб-браузер. • Расширения для SharePoint. Набор готовых веб-частей и интеграционных механизмов, обеспечивающих доступ к данным DIRECTUM из портала на базе Microsoft SharePoint. • Сервер репликации. Создание территориально распределенных систем, обменивающихся данными в режиме off-line; иерархическая система вторичных серверов; настраиваемый состав реплицируемых данных. • DIRECTUM OverDoc. Просмотр, редактирование и подписание документов ЭЦП вне системы DIRECTUM для обмена между разными организациями; распространяется бесплатно. • Технология быстрой идентификации документа DIRECTUM RapID. Маркировка документа штрих-кодом и быстрый поиск электронного документа по его бумажной копии. • Службы ввода документов (DIRECTUM Capture Services). Массовый ввод документов в DIRECTUM с различных источников (сканеры, МФУ, файловая система, факсы, электронная почта и т.д.). _______________________________________________________________________________ © Компания DIRECTUM 3 • Службы преобразования документов (DIRECTUM Transformation Services). Преобразование документов в другие форматы, извлечение из документов полезной информации. • Набор средств интеграции (DIRECTUM Integration Toolset). Легкая интеграция с ERP-системами: двухсторонняя синхронизация справочников, включение объектов системы в workflow, генерация документов и доступ к ним из ERP-системы. УПРАВЛЕНИЕ ЭЛЕКТРОННЫМИ ДОКУМЕНТАМИ Постоянное увеличение объема накапливаемых в организации документов (приказов, писем, договоров, служебных записок, инструкций и т.д.) приводит к увеличению объема трудно решаемых задач: поиск документов, поддержание их в актуальном состоянии, обеспечение режима конфиденциальности и сохранности документов и т.д. Для решения названных задач в системе DIRECTUM выделен модуль «Управление электронными документами», с помощью которого все сотрудники организации работают с документами преимущественно в электронном виде. Модуль обеспечивает создание, хранение, поиск, изменение различных неструктурированных документов (тексты, электронные таблицы, рисунки, аудио, видео и пр.). Одно из основных понятий, используемых в системе DIRECTUM, – электронный документ. Каждый электронный документ состоит из текста – содержимого электронного документа, и карточки – формы, содержащей набор атрибутов, описывающих документ (автор, тип документа, дата создания, корреспондент и т.д.), которые могут быть использованы для поиска и группировки электронных документов. Для организации хранения _______________________________________________________________________________ © Компания DIRECTUM 4 документов используются папки, в которые помещаются ссылки на электронные документы и другие папки. Каждый документ может иметь неограниченное количество версий, при этом версии одного и того же документа могут быть в разных форматах (например, DOC и PDF). Для каждого вида документа (договоры, счета и пр.) определяется свой жизненный цикл, автоматически изменяющий состояние документа в ходе работы с ним. Модуль использует возможности файловых хранилищ для организации работы с документами большого объема, а также для создания долговременного архива электронных документов. Ввод и преобразование документов Внедрение системы электронного документооборота позволяет значительно сократить объем бумажных документов. Для облегчения ввода информации с различных носителей в системе DIRECTUM предусмотрены службы ввода документов DIRECTUM Capture Services. Службы обеспечивают массовый ввод документов со сканеров, МФУ («сендеров»), папок файловых систем, факсов и т.д. Службы включают в себя специальные сервисы по интеграции с оборудованием и захвату образов документов: • сервис ввода с потокового сканера; • сервис ввода с факса; • сервис ввода из файловой системы; • сервис извлечения штрих-кода; • сервис группировки изображений. DIRECTUM Capture Services также реализуют первичную обработку документов: например, разделение потока страниц по разным признакам – наличию и типу штрих-кода, белому листу, количеству страниц и т.д. Дальнейшая обработка занесенных в систему документов может осуществляться службами преобразования документов DIRECTUM Transformation Services, которые переводят документы в другие форматы (в частности, в формат PDF) и извлекают из них необходимую информацию. _______________________________________________________________________________ © Компания DIRECTUM 5 Организация хранения документов Размещение всех документов в едином информационном пространстве системы DIRECTUM избавляет каждого пользователя от проблемы поиска документов, созданных другими пользователями в локальных каталогах на своих компьютерах, и от проблемы доступа к таким документам. При этом каждый пользователь системы DIRECTUM может организовать удобную лично ему иерархию папок, куда помещается не сам документ, а ссылка на него. В результате один документ может «лежать» в нескольких папках, а может «не лежать» ни в одной папке, находясь только в хранилище DIRECTUM. Службы файловых хранилищ DIRECTUM Storage Services позволяют хранить документы как в базе данных SQL-сервера, отличающегося простотой администрирования и высокой производительностью, так и в файловых хранилищах, что практически неограниченно расширяет доступное для хранения документов пространство и обеспечивает потоковый доступ. _______________________________________________________________________________ © Компания DIRECTUM 6 Возможности поиска документов В системе DIRECTUM предусмотрены различные возможности для оперативного поиска документов. Поиск может осуществляться по заданным реквизитам карточки, а также по содержимому документа с учетом всех грамматических форм слов на основе морфологического анализа (полнотекстовый поиск). В системе имеется возможность осуществлять специализированный поиск электронных документов, используя: • предопределенные поиски (например, «Мои последние измененные документы»); • настроенные администраторами специальные поиски по часто используемым критериям; • технологию связанных документов. Каждый пользователь может создать и папки поиска, которые определяют критерии поиска, и содержимое которых динамически обновляется при каждом их открытии. Для поиска документов по бумажному аналогу используется технология быстрой идентификации документа DIRECTUM Rapid Document Identification _______________________________________________________________________________ © Компания DIRECTUM 7 (RapID). Используя маркировку бумажных аналогов документов уникальным штрих-кодом и применяя в дальнейшем сканер штрих-кодов, пользователи могут найти электронный документ в системе оперативно и безошибочно. Штрих-код позволяет однозначно идентифицировать документы и исключить ошибки, вызванные несовпадением электронного и бумажного документов. При сканировании штрих-кода документ открывается в специальном, удобном пользовательском интерфейсе, облегчающем работу руководителей и делопроизводителей. Работа с содержанием документа Система DIRECTUM позволяет использовать любые программы для создания и редактирования электронных документов (Microsoft Word, Microsoft Excel, Microsoft Project, Microsoft Visio, AutoCAD, CorelDraw и др.) Для оперативного создания однотипных электронных документов используются шаблоны, определяющие начальное содержимое документа. Например, шаблоны «Исходящее письмо», «Договор поставки», «Коммерческое предложение» и т.п. При этом в текст документа могут автоматически подставляться поля, заполненные в карточке документа. Функция импорта документов позволяет легко занести документ в систему из любого файла операционной системы, а также непосредственно со сканера. Документ также может быть занесен в систему из электронного письма, благодаря интеграции DIRECTUM с Microsoft Outlook. Интеграция с Microsoft Word, Microsoft Excel, Microsoft Project, а также с бесплатно распространяемым пакетом офисных приложений OpenOffice.org позволяет отправлять документ на согласование непосредственно из приложения, смотреть историю работы с документом и связанные документы, вставлять штрих-код и сравнивать версии документов. _______________________________________________________________________________ © Компания DIRECTUM 8 Жизненный цикл и версии документа Каждый документ в системе DIRECTUM может иметь неограниченное количество версий. Это позволяет хранить историю изменения содержания документа (например, в процессе согласования) и избегать работы с устаревшей информацией. При этом версии одного и того же документа могут быть в разных форматах, что облегчает поиск, хранение и доступ к документу и значительно повышает удобство работы пользователей. Каждая версия может находиться в одном из состояний: в разработке, действующая, устаревшая. Для визуального представления состояния версии используется особое начертание шрифта. Для каждого вида документа (договоры, счета и пр.) предусматривается свой жизненный цикл с определенными стадиями и правилами перехода между ними. Переход между стадиями может осуществляться автоматически. Например, жизненный цикл вида документа «Входящий счет на оплату» включает стадии «Инициализация», «Внутреннее согласование», «Отказано в оплате», «Оплата», «Оплачен». В процессе работы с документом в модуле «Управление деловыми процессами» стадии будут автоматически меняться, соответственно изменяя состояние документа и его визуальное представление в системе. Управление жизненным циклом документа осуществляется при помощи удобного графического редактора схем. _______________________________________________________________________________ © Компания DIRECTUM 9 Обеспечение конфиденциальности документов Одной из важнейших функциональных задач системы DIRECTUM является защита информации от несанкционированного доступа. _______________________________________________________________________________ © Компания DIRECTUM 10 Конфиденциальность документов, хранящихся в системе DIRECTUM, обеспечивается следующими возможностями: • контроль и настройка прав доступа на любой объект системы (полный доступ, изменение, просмотр, полное отсутствие доступа), обеспечивающие защиту от несанкционированного доступа; • шифрование, позволяющее дополнительно защитить текст электронного документа, в том числе от пользователей со статусом «администратор»; шифрование может осуществляться как на основе сертификата закрытого ключа пользователя (хранимого в том числе на переносном носителе, так и установкой обычного пароля; • протоколирование всех действий пользователей, позволяющее быстро восстановить историю работы с документом и проконтролировать такие действия над документом, как просмотр, изменение, экспорт копии документа и пр. Для предотвращения прямого доступа к текстам документов, минуя систему DIRECTUM, реализованы специальные средства защиты как файловых хранилищ, так и хранилищ на SQL-сервере. Электронная цифровая подпись Электронная цифровая подпись (ЭЦП) позволяет заменить традиционные печать и подпись, гарантируя авторство и неизменность документа после его подписания. С помощью ЭЦП можно подписать любую версию электронного документа, фиксируя и сохраняя информацию о том, кто и когда поставил подпись. Система DIRECTUM поддерживает два вида ЭЦП: визирующую и утверждающую. Визирующая подпись свидетельствует о том, что подписавший документ ознакомился с ним (завизировал его). Утверждающая подпись может быть поставлена ограниченным кругом лиц в рамках заданных полномочий и свидетельствует об окончательном утверждении документа. Подпись любого вида, поставленная на версии документа, защищает ее от изменений. Надежность работы с ЭЦП в системе DIRECTUM обеспечивает использование переносных ключей (USB-ключи, смарт-карты), позволяющих хранить персональный ключ пользователя не на общедоступном компьютере, а на индивидуальном носителе. Также для повышения надежности работы с ЭЦП система DIRECTUM может быть интегрирована с различными системами криптозащиты информации (в том числе с системами, сертифицированными ФСБ (ФАПСИ)). Интеграция возможна благодаря реализации ЭЦП с использованием Microsoft CryptoAPI. _______________________________________________________________________________ © Компания DIRECTUM 11 Организация коллективной работы с документами При одновременной работе большого количества пользователей с документами важно не допустить искажения информации, обеспечивая при этом комфортное взаимодействие людей. Для решения этой задачи в системе DIRECTUM предусмотрен специальный механизм блокировок. Он позволяет пользователям одновременно редактировать разные версии документа и карточку, а также создавать новые версии, в том числе в разных форматах. При этом остальные пользователи могут просматривать редактируемые версии и карточку документа. Автоматически создаваемые теневые копии документа позволяют вернуться к случайно удаленному или некорректно измененному содержимому документа. В системе существует возможность получения оповещений об освобождении документа, если при попытке открытия этот документ уже был заблокирован другим пользователем. Это позволяет быстро вернуться к документу сразу после того, как другой пользователь освободит его. Система DIRECTUM позволяет также работать с отдельными документами в автономном режиме (например, забрать файл домой, поработать, потом возвратить). Для этого существуют возможности экспорта документа из системы и импорта документа в систему, а также возможность блокировки экспортированного документа до тех пор, пока не будет произведен его возврат в систему. Экспорт документа также возможен не только в оригинальный формат, но и в ZIP-архив, в PDF, а также в специально разработанный открытый формат структурированного электронного документа (ESD). ESD-документ содержит все атрибуты карточки и электронные подписи, т.е. сохраняет юридическую значимость документа и может быть использован для взаимодействия со сторонними организациями. Работа с ESD-документом ведется с помощью свободно распространяемой программы DIRECTUM OverDoc. УПРАВЛЕНИЕ ДЕЛОВЫМИ ПРОЦЕССАМИ Основа любой действующей организации – это деловые процессы (обслуживание заказов клиентов, подготовка и согласование документов, выполнение распоряжений руководства, обсуждение предложений сотрудников, подготовка и проведение совещаний и т.д.). Большинство деловых процессов регламентировано нормативными документами (внутренними стандартами предприятия, положениями, уставами, приказами и т.д.), и прохождение этих процессов должно строго соблюдаться и контролироваться. Система DIRECTUM решает эти задачи автоматизацией процессов создания, обработки и движения документов. Кроме того, реализованный в системе _______________________________________________________________________________ © Компания DIRECTUM 12 бизнес-ориентированный механизм workflow позволяет автоматизировать произвольные бизнес-процессы, не связанные с документами. В этом случае информация и задания передаются для выполнения необходимых действий от одного участника процесса к другому в соответствии с определенными правилами; часть этапов процесса при этом может обрабатываться автоматически. |