практическая. О системе directum
 Скачать 3.45 Mb.
|
|
Движение и исполнение документов После регистрации входящий документ проходит этапы рассмотрения, вынесения резолюции, постановки на контроль и исполнения документа. При этом дальнейшая работа исполнителей с документом может вестись полностью в электронном виде. Это значительно сокращает затраты времени исполнителей и предотвращает случайную потерю оригинала. В зависимости от стиля работы руководителя документ рассматривается или в бумажном, или в электронном виде. _______________________________________________________________________________ © Компания DIRECTUM 23 Для исполнителей, которые работают с модулем «Управление деловыми процессами», секретарь или сам руководитель может быстро создать задачу прямо из РКК. Работа с задачами позволяет максимально полно использовать возможности системы по контролю исполнения поручений: • фиксация полной переписки по исполнению поручений; • возможность отправки на доработку; • гибкая настройка маршрутизации и т.д. При работе с электронными документами все перемещения документов осуществляются через задачи, при этом на специальной закладке РКК фиксируется местонахождение бумажного документа в любой момент времени. Это позволяет оперативно находить бумажный оригинал документа через РКК. По тем же принципам строится и работа с исходящими и внутренними документами. Обмен электронными документами между организациями Решения DIRECTUM обеспечивают обмен официальными, юридически значимыми электронными документами между организациями. Обмен документами основывается на использовании отраслевого стандарта обмена электронными документами «Взаимодействие систем автоматизации документационного обеспечения управления», утвержденного Гильдией Управляющих Документацией. Обмен документами может производиться как между структурными подразделениями одной компании (холдинга), так и между независимыми организациями–партнерами. При этом одна из сторон может использовать другую систему электронного документооборота или вообще не работать с ECM-системой. При обмене между сторонними организациями, электронный документ экспортируется из системы DIRECTUM в файл ESD-формата. Вторая сторона может импортировать ESD-документ в используемую у себя ECM-систему (при условии, что этот формат поддерживается данной ECM-системой; формат ESD является открытым), либо использовать для работы с ESD-документом свободно распространяемую программу DIRECTUM OverDoc. DIRECTUM OverDoc позволяет просматривать документ, его атрибуты и все ЭЦП, которыми документ был подписан, включая маркер достоверности. _______________________________________________________________________________ © Компания DIRECTUM 24 Поиск и анализ информации С момента регистрации любого документа в системе можно найти как его регистрационную карточку вместе с информацией о местонахождении и процессе исполнения документа, так и сам электронный документ. Система осуществляет поиск по регистрационным номерам, корреспонденту, автору резолюции, а также по всем реквизитам РКК и их произвольному сочетанию. Кроме того, в системе предусмотрены специализированные отчеты, существенно повышающих эффективность работы пользователей: Документы на рассмотрении, Просроченные поручения, Документы, подлежащие возврату, и т.д. _______________________________________________________________________________ © Компания DIRECTUM 25 УПРАВЛЕНИЕ СОВЕЩАНИЯМИ Модуль «Управление совещаниями» системы DIRECTUM, автоматизируя процессы подготовки и проведения совещаний, предназначен для обеспечения эффективной организации совещаний любым сотрудником. В модуле поддерживается полный жизненный цикл совещания (подготовка, проведение, согласование протокола и контроль исполнения решений), при этом состав работ, проводимых в рамках каждого этапа, может настраиваться под конкретные процессы организации. Подготовка совещания Первым важным этапом проведения совещания является его подготовка. На этом этапе ответственным сотрудником определяются основные параметры совещания такие, как тема совещания, дата совещания, место проведения, планируемая продолжительность, повестка дня, состав участников и т.д. Затем с помощью механизма задач происходит предварительное согласование параметров совещания в электронном виде путем рассылки всем участникам необходимых документов. По результатам предварительного согласования можно до начала совещания скорректировать повестку, список участников и планируемую продолжительность. В итоге система позволяет еще на стадии подготовки совещания исключить возможные срывы по причине неподготовленности присутствующих на совещании сотрудников или их отсутствия на рабочем месте (командировка, отпуск и т.д.). _______________________________________________________________________________ © Компания DIRECTUM 26 Проведение совещания На этапе проведения совещания фиксируются принятые решения, согласовывается и утверждается протокол совещания. Протокол совещания создается автоматически на основе единого шаблона, при этом его форма может быть настроена в соответствии с принятыми в организации стандартами. Созданный протокол автоматически рассылается участникам совещания на согласование. Согласование протокола совещаний в электронном виде и утверждение его ЭЦП ускоряет процедуру и позволяет быстрее довести до сотрудников принятые решения. Контроль исполнения решений Не менее важным является этап контроля и мониторинга исполнения решений. В практике проведения совещаний бывает, что после утверждения протокола принятые решения забываются, игнорируются либо не исполняются. Благодаря взаимодействию с модулем «Управление деловыми процессами» такие ситуации исключаются. Сотрудник, назначенный контролером за исполнением решений совещания, с помощью механизма задач всегда может проследить ход исполнения и при необходимости принять соответствующие меры. Кроме того, наличие в модуле «Управление совещаниями» аналитических отчетов позволяет четко планировать и проводить совещания, а также оценивать эффективность их проведения. _______________________________________________________________________________ © Компания DIRECTUM 27 УПРАВЛЕНИЕ ВЗАИМОДЕЙСТВИЕМ С КЛИЕНТАМИ Модуль «Управление взаимодействием с клиентами» обеспечивает удобство оперативной работы с текущими и потенциальными клиентами, дает оперативный доступ к информации о клиенте и истории взаимоотношений с ним в процессе продаж и маркетинговых мероприятий. Кроме того, модуль поддерживает полный жизненный цикл продаж. Эффективность управления взаимодействием с клиентами значительно увеличивается за счет использования различных отчетов и возможностей других модулей: «Управление электронными документами» и «Управление деловыми процессами». Ведение единой базы организаций и контактных лиц Одним из важных требований эффективного управления взаимодействием с клиентами является создание единой базы организаций и контактных лиц с возможностью одновременной работы с базой большого количества сотрудников. Кроме стандартной информации об организациях (адресов, телефонов, адресов электронной почты, категорий организаций и т.д.), в системе DIRECTUM возможна настройка произвольных дополнительных реквизитов для специальной классификации организаций (например, численность организации, финансовое положение, и др.). В дальнейшем все эти реквизиты могут использоваться при анализе информации в различных разрезах и отборе организаций для маркетинговых воздействий. Для каждой организации может задаваться произвольное количество контактных лиц, с которыми ведется работа. При этом учитывается возможность работы одной персоны (человека) в разных организациях с выдачей соответствующей информации в отчетах. _______________________________________________________________________________ © Компания DIRECTUM 28 Для определения целевой аудитории маркетинговых мероприятий или планирования продаж существует возможность формирования произвольных списков организаций. Отбор организаций в список может осуществляться как вручную, так и автоматически по определенным критериям (реквизитам), в том числе с помощью Microsoft Excel. Управление продажами Каждый контакт с потенциальным клиентом в процессе продажи (телефонный разговор, e-mail, встреча) заносится в систему ответственным сотрудником. Таким образом, происходит накопление полной истории взаимодействия с клиентами. Вся информация о предыдущих контактах с клиентом остается в системе, поэтому в случае отсутствия ответственного сотрудника по какой-либо _______________________________________________________________________________ © Компания DIRECTUM 29 причине (командировка, отпуск и т.д.) работа с клиентом может быть легко передана другому специалисту. В системе могут задаваться определенные стадии продаж (первоначальный обзвон, проведение встречи, заключение договора и т.д.), в соответствии с которыми проводится работа с клиентом. В зависимости от достигнутого результата, работа с клиентом может автоматически или вручную переводиться на следующую стадию. Такой последовательный переход клиента по стадиям продаж позволяет организации разрабатывать свою технологию ведения продаж, а также правильно и быстро обучать новых сотрудников. После фиксации результата контакта с клиентом, системой будет предложено запланировать время следующего контакта. Если контакт был запланирован, то ответственному сотруднику в определенный срок придет уведомление о том, что ему необходимо связаться с клиентом. Совершая телефонный звонок клиенту, либо готовясь к встрече, ответственный специалист может получить сводку, в которой отображается вся информация о клиенте и история взаимодействия с ним. Сводка позволяет быстро найти нужную информацию, а также принять правильное решение и качественно подготовится к встрече. Интеграция модуля «Управление взаимодействием с клиентами» c Microsoft Outlook позволяет централизованно хранить информацию о контактах с клиентами, быстро сохранять новые контакты в системе и использовать общую адресную книгу DIRECTUM. Управление маркетинговыми мероприятиями Все планируемые маркетинговые мероприятия заносятся ответственным специалистом в систему. По каждому мероприятию указываются плановые и фактические даты проведения, определяются ресурсы, выделяются этапы проведения маркетингового мероприятия. В рамках каждого этапа может создаваться список организаций-участников. Организации могут быть определены на основе уже существующего списка или выбраны из базы вручную. _______________________________________________________________________________ © Компания DIRECTUM 30 По итогам проведения мероприятия в системе фиксируются его результаты, например, список организаций-участников и необходимая информация по каждой из организаций (лояльность компании, степень заинтересованности в партнерстве). После обработки занесенных данных проводится анализ эффективности проведения данного маркетингового мероприятия. Одной из функций маркетинга является рассылка материалов организациям, объединенным в списки по определенным признакам. Это могут быть поздравления с профессиональным праздником, рекламные материалы, приглашения на семинар, выставку, а также регулярные рассылки по пополняемым спискам, например, новостной бюллетень. В системе поддерживается рассылка по e-mail, «бумажной» почтой или факсом. Реализованный в системе механизм подготовки писем на основе готового шаблона позволяет формировать документы с персональным обращением. Анализ информации Неотъемлемой частью управления взаимодействием с клиентами являются накопление и анализ данных о проведенных контактах и маркетинговых мероприятиях. Построение различных отчетов помогает анализировать предыдущие сделки, а также прогнозировать будущие. Интеграция с ERP-системами позволяет при необходимости передавать информацию о фактических продажах (выписка счетов, извещения о поступлении оплаты от покупателей) сотрудникам, обладающим доступом к этой информации. Хранение истории взаимодействия с клиентом и получение сводки о совершенных контактах дает возможность качественно готовиться к встречам, прогнозировать и заключать более выгодные сделки. Руководители получают возможность анализировать работу сотрудников (оценивать загрузку, сравнивать количество назначенных и проведенных встреч), планировать и контролировать переход организаций по стадиям _______________________________________________________________________________ © Компания DIRECTUM 31 продаж, выявлять «узкие места» организации процесса продаж, анализировать потребности клиентов и т.д. УПРАВЛЕНИЕ ДОГОВОРАМИ Модуль «Управление договорами» системы DIRECTUM предназначен для автоматизации этапа согласования договорных документов и оперативной работы с ними (поиск, анализ, редактирование, регистрация и т.д.). При использовании модуля процесс подготовки договора и работа с заключенным договором значительно упрощаются и становятся управляемыми, предсказуемыми и контролируемыми. Уменьшаются риски срыва сроков согласования договорных документов, так как согласование договора проходит через всех необходимых участников процесса с контролем сроков согласования. Модуль обеспечивает централизованное хранение информации по договорам и позволяет гибко разграничивать права доступа к информации. Подготовка проекта договора Первым этапом работы с договорными документами является подготовка (разработка) проекта документа. На этом этапе ответственный сотрудник подготавливает проект исходящего договора в системе DIRECTUM либо заносит документ в систему, если договор является входящим от контрагентов. Этапу подготовки договорного документа соответствует стадия «Инициализация» его жизненного цикла и состояние версии «В разработке». В процессе прохождения согласования, стадии жизненного цикла договора будут меняться автоматически в соответствии с выполняемыми по договору работами. При этом будут меняться и состояния версий договорного документа. Автоматизация перехода между стадиями и состояниями версий _______________________________________________________________________________ © Компания DIRECTUM 32 обеспечивает повышение оперативности обработки договорных документов и исключение ошибок, связанных с работой с неактуальной информацией. Согласование договора После этапа создания проекта договорного документа, наступает этап согласования. На этом этапе ответственный сотрудник направляет проект договорного документа на согласование, используя возможности workflow системы DIRECTUM. Благодаря использованию типовых маршрутов, согласование договора происходит в строго определенной последовательности (задается для каждой категории договорных документов) с контролем сроков этапов согласования. При появлении нового вида договорных документов, требующих особого согласования, ответственному сотруднику необходимо однократно выполнить два простых действия: создать новую категорию договора со списком согласующих и указать эту категорию в карточке договорного документа. После этого сформируется заданный список согласующих, который может использоваться и в других договорных документах этой же категории. Использование электронной цифровой подписи (ЭЦП) гарантирует как неизменность подписанного документа, так и авторство подписи на электронном документе. Весь процесс согласования договорных документов отражается в специальном отчете Лист согласования. Отчет также содержититоговые подписи и замечания, которые возникли у визирующих в процессе согласования. _______________________________________________________________________________ © Компания DIRECTUM 33 Использование технологии быстрой идентификации документов DIRECTUM RapID позволяет в процессе согласования оперативно найти электронный договорной документ в системе и сверить его по штрих-коду с бумажным аналогом. Регистрация договора Модуль «Управление договорами» позволяет вести регистрацию и учет договоров, а также сопутствующих документов (например, дополнительных соглашений) в нескольких разрезах с произвольно настраиваемой нумерацией. Регистрация сопутствующих документов дает возможность анализировать существенные изменения, влияющие на условия и сроки действия договора. Для регистрации электронного договорного документа достаточно создать новую запись в справочнике «Договоры» и указать эту запись в соответствующем реквизите карточки электронного документа. При этом автоматически будет создан регистрационный номер по настроенному формату. Все договорные документы (акты, спецификации, дополнительные соглашения, официальные письма и т.д.), относящиеся к определенному договору, автоматически связываются с карточкой договора, что позволяет в любой момент времени быстро получить доступ ко всему набору договорных и сопутствующих документов. Сумму регистрируемого договорного документам можно не только указать в национальной валюте, но и автоматически пересчитать по курсу валюты договора. _______________________________________________________________________________ © Компания DIRECTUM 34 Контроль согласования и исполнения договоров В системе DIRECTUM ответственный за договор сотрудник всегда может проконтролировать ход исполнения договорного документа, используя возможности модуля «Управление деловыми процессами», позволяющего проследить все выполняемые по документу работы через дерево задач. Также для сотрудников, ответственных за работы по договорному документу, можно настроить напоминания в соответствии с контрольными датами, этапами и сроками договора. Ведение этапов по договорам дает дополнительные возможности контроля и анализа, благодаря использованию настроенных в системе отчетов. АРХИТЕКТУРА И ТЕХНИЧЕСКИЕ ВОЗМОЖНОСТИ СИСТЕМЫ DIRECTUM Архитектура системы DIRECTUM Система DIRECTUM, построенная с помощью предметно-ориентированного инструмента IS-Builder, имеет многоуровневую архитектуру. Архитектура выступает гарантом доступности, надежности и безопасности системы. Основными функциональными элементами архитектуры являются: • |