Объект данной работы документационное обеспечение управления организация
 Скачать 1.28 Mb.
|
|
2.4 Требования к составлению и оформлению писем Служебные письма — обобщенное название большой группы управленческих документов, которые служат средством общения с учреждениями и частными лицами, сообщения чего-нибудь, уведомления о чем-нибудь. Письмо оформляют на специально предназначенном для этого вида документа бланке формата А4. Если текст письма не превышает семи строк, допускается использовать для писем формат А5. Датой письма является дата его подписания. Текст письма строят по схеме: введение (здесь приводятся мотивы составления письма, ссылки на события, факты, решения вышестоящих учреждений и другие факторы, послужившие основанием для составления письма); доказательства (здесь излагают обоснование вопроса, изложенного в письме); заключение (перечисление выводов, просьбы, требования, предложения). Нередко в практике документирования применяются письма, которые содержат одну заключительную часть текста без пояснений. По своему объему текст письма, как правило, не должен превышать одну страницу. В заголовочной части письма печатаются следующие реквизиты: дата; номер; ссылка на регистрационный номер и дату документа (если письмо является ответом); заголовок к тексту, изложенный одной фразой. В письмах должны быть правильно указаны составные части реквизита «адресат» (фирма, структурное подразделение, должность, фамилия и инициалы, и почтовый адрес получателя). Если письмо одного содержания направляется нескольким адресатам, сначала указывается адрес основного получателя, затем перечисляются другие. Текст чаше всего состоит из вводной части и основной. Во вводной части указываются причины, вызвавшие составление письма, сопровождаемые ссылками на факты, даты, документы. Во второй части письма формулируется его основная цель (предложение, отказ, просьба, гарантия и т.п.). Если в заголовочной части письма-ответа заполнен реквизит «ссылка на регистрационный номер и дату документа», то не следует повторять ссылку на документ в тексте письма. В письмах используют следующие формы изложения: от первого лица множественного числа («направляем на согласование», «просим рассмотреть»); от первого лица единственного числа («прошу перечислить», «считаю необходимым»); от третьего лица единственного числа («банк не может согласиться», «компания не возражает»). В результате исследования нами установлено, что существует огромное множество разновидностей писем, которые можно классифицировать по следующим признакам: по характеру информации, по функциональному признаку, по признаку адресата, по структурным признакам, по композиционным особенностям, по тематическому признаку и по форме отправления. Заключение Подавляющее большинство документов, создаваемых в организации и поступающих в нее извне, содержат информацию о фактическом положении дел в данной или других организациях. Данные документы в системе организационно-распорядительной документации называются информационно-справочными. В данную группу документов входят служебные письма, служебные записки, акты, протоколы, справки и др. Правильное составление документов позволяет не допускать недостоверности информации и способствовать эффективному развитию деятельности предприятия или организации. Для достижения поставленной цели «изучить систему информационно-справочных документов и их виды», нами были решены следующие задачи: рассмотрены виды информационно-справочных документов; изучено назначение и составление информационно-справочных документов; проанализированы современные требования к оформлению документов; исследовано история создания и развития писем, а также требования к составлению и оформлению служебных писем. В результате исследования нами установлено, что из всех информационно-справочных документов служебные письма составляют основной объем в документообороте предприятия. Письмо - это основной «инструмент» служебно-деловой переписки, осуществляемой как между различными предприятиями (организациями, учреждениями), так и внутри них между отдельными сотрудниками или отделами. В современном мире служебное письмо становится самым распространенным способом обмена информацией, несмотря на все преимущества телефонных и личных переговоров. Существует огромное множество разновидностей писем, которые можно классифицировать по характеру информации, по функциональному признаку, по признаку адресата, по структурным признакам, по композиционным особенностям, по тематическому признаку и по форме отправления Официальные или деловые, формальные, служебные письма - неотъемлемое средство связи как между сотрудниками/отделами внутри одного предприятия, так и отдельного предприятия с внешними организациями. Список использованной литературы ГОСТ Р 51141-98 Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения. / Унифицированная система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов. – М.: Издательство стандартов, 2003. ГОСТ Р 51141-98 Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения. / Унифицированная система информационно-справочной документации. Требования к оформлению документов. – М.: Издательство стандартов, 2003. ГОСТ Р 6.30-2003 Унифицированные системы документации. / Унифицированная система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов. – М.: Издательство стандартов, 2003. – С. 3. ГОСТ Р 6.30-2003. / Унифицированная система информационно-справочной документации. Требования к оформлению документов. – Делопроизводство и документооборот (Сиганова Т.В). Кирсанова М.В. «Современное делопроизводство» (2014 г.) Кнабе Г.С. Античное письмо (2006 г.) Кузин Ф.А. «Культура делового общения» (2000 г.) Нечаев В.И. «Письма в гражданском праве» (2010 г.) Приложение А
Об отсутствии замечаний и предложений Уважаемый Валерий Иванович! Сообщаем Вам, что по проекту постановления Правительства Российской Федерации «Об утверждении Положения о системе межведомственного электронного документооборота» замечаний и предложений не имеем. Генеральный директор А.Н. Кондратьев С.С. Ковалев 8-545-546545 Приложение Б
О программе и учебном плане семинара Уважаемый Валерий Иванович! Представляем Вам на рассмотрение и утверждение программу и учебный план семинара «Электронные документы». Генеральный директор А.Н. Кондратьев С.С. Ковалев 8-545-546545 Приложение В
О принятии мер Уважаемый Валерий Иванович! Напоминаем Вам, что в соответствии с договором подряда от 12 февраля 2010 г. № 12/42 Ваша организация взяла на себя обязательства по монтажу пекарного оборудования в цехе № 2 нашего предприятия, которые должны быть завершены к 1 сентября этого года. Просим Вас принять меры по ускорению монтажных работ и завершению их в установленные сроки. Генеральный директор А.Н. Кондратьев С.С. Ковалев 8-545-546545 Приложение Г
О проведении селекторного совещания Уважаемый Валерий Иванович! Сообщаем Вам, что 18 апреля 2010 г. в 11.30 по московскому времени Администрация Пермского края проводит селекторное совещание о проведении противопаводковых мероприятий. Совещание состоится в селекторном зале Администрации. Генеральный директор А.Н. Кондратьев С.С. Ковалев 8-545-546545 Приложение Д
О продлении срока договора Уважаемый Валерий Иванович! Уведомляем Вас, что 17 февраля истекает срок договора о страховании основных производственных файлов Вашей компании. В связи с этим, предлагаем продлить срок действия названного договора в предусмотренном пунктом 5 порядке. Надеемся на взаимопонимание и оперативный ответ. Генеральный директор А.Н. Кондратьев С.С. Ковалев 8-545-546545 Приложение Е
О предоставлении услуг Уважаемый Валерий Иванович! Наша компания предоставляет услуги по установке, настройке и обслуживанию серверов доступа в Интернет. Стоимость установки и конфигурации сервера составляет 10500 руб. Срок гарантийного обслуживания - один год. Сервер доступа в Интернет, устанавливаемый специалистами компании Мурка, позволяет значительно сэкономить на расходах на доступ в Сеть. Получить подробную информацию и сделать заказ вы можете по телефону 8-499-127-34-88. Специалисты компании Мурка готовы ответить на любые ваши вопросы. Генеральный директор А.Н. Кондратьев С.С. Ковалев 8-545-546545 Приложение Ж
О предоставлении информации Уважаемый Валерий Иванович! В связи с подготовкой рекламной кампании обуви «Весна - Лето 2011», запланированной на период с декабря 2014 г. по июнь 2015 г., просим Вас сообщить о возможности проведения Вашей компанией исследования известности в Москве и 2-3 региональных центрах России, на Ваш выбор, торговых марок обуви Monarch, Kaiser, Gabor. Генеральный директор А.Н. Кондратьев С.С. Ковалев 8-545-546545 Приложение И
О предоставлении документов Уважаемый Валерий Иванович! В связи с проводимой проверкой просим Вас представить копии актов за 26. 02.2015 г. Генеральный директор А.Н. Кондратьев С.С. Ковалев 8-545-546545 Приложение К
О предоставлении услуг Уважаемый Валерий Иванович! Предлагаем Вам мытье любых видов наружного остекления, фасадов зданий и витрин с применением новой экономичной технологии телескопических штанг. Стоимость мытья 1 кв. м поверхности - 15 руб. Работы выполняются на объектах, расположенных в Москве и ближнем Подмосковье. Работы проводятся на высоте до 25 м с использованием специального метода очистки на основе деминерализованной воды без применения химических моющих средств. Заявки выполняются в течение суток, возможна оплата по факту. |