Часть 2 Отчет. Образовательная программа Государственная и муниципальная служба отчет
 Скачать 232.29 Kb.
|
|
Глава 2 Проведение кадрового аудита базы практики 2.1 Анализ кадрового состава базы практики (включает анализ количественных и качественных показателей кадрового состава, системы планирования и организации кадровой работы, показателей оценки эффективности и результативности) Общее руководство по организации и ведению делопроизводства в Вооруженных Силах РФ и пересылке документов по личному составу осуществляет Управление делами Министерства обороны РФ в соответствии с «Временной инструкцией по делопроизводству в Вооруженных Силах Российской Федерации» (2009 г.). Документы по прохождению службы имеют типовую форму, установленную «Инструкцией по организации прохождения военной службы офицерами и прапорщиками (мичманами) в Вооруженных Силах Российской Федерации», утвержденной приказом Министра обороны РФ от 30 сентября 2002 г. № 350 «Об организации прохождения военной службы офицерами и прапорщиками (мичманами) в Вооруженных Силах Российской Федерации». Унифицированные формы первичной учетной документации в системе Минобороны РФ не применяются. Приказы по личному составу военнослужащих являются основными документами, определяющими их служебное положение. Полномочия по изданию всех приказов по личному составу отнесены к исключительной компетенции Министра обороны РФ. Нормативной основой контракта о прохождении военной службы является военное, а не трудовое законодательство. Особенностью контракта с военнослужащими является то, что он имеет императивный характер и устанавливает лишь общее обязательство прохождения военной службы. Военное законодательство предписывает существенные различия в установлении момента вступления в силу контракта и формулирует основания для отказа в его заключении. Контракт о прохождении военной службы, в отличие от трудового договора, всегда носит срочный характер. Его заключение предполагает оформление особого комплекса документов, удостоверяющих личность военнослужащего. К ним относятся: удостоверение личности военнослужащего, военный билет и особый знак-жетон - личный номер. В кадровом делопроизводстве военнослужащих присутствуют также такие документы, как повестка, рапорт, отношение, предписание, наставление, послужной список и тому подобное, которые не применяются в кадровом делопроизводстве гражданских служащих и наемных работников. Отличительной особенностью аттестации военнослужащих является тот факт, что представление к присвоению очередных воинских званий происходит без рассмотрения на аттестационной комиссии. Аттестационные листы не составляются при решении следующих вопросов: - о назначении военнослужащего на высшую воинскую должность; - о направлении на учебу; - о включении в кадровый резерв; - о представлении к награждению государственной наградой; - присвоению воинского звания досрочно или на одну ступень выше занимаемой воинской должности. Важным обстоятельством документирования увольнения с военной службы является издание двух приказов об увольнении: 1) приказа по личному составу об увольнении с военной службы; 2) приказа по строевой части об исключении военнослужащего из списков личного состава воинской части в связи с увольнением с военной службы. Основным документом персонального учета военнослужащих является его личное дело. Порядок ведения личных дел военнослужащих-контрактников осуществляется в соответствии с требованиями «Наставления по учету личного состава Вооруженных Сил РФ», утвержденными приказом Министра обороны РФ от 19 декабря 2005 г. № 085. В соответствии с ним кроме контракта в личное дело помещаются следующие документы: - приказ соответствующего воинского должностного лица о назначении на должность; - послужной список; - автобиография; - фотографии; - аттестационные и дополнительные материалы; - карточка о допуске к сведениям, составляющим государственную тайну; - документы, характеризующие военнослужащего (анкета, копии документов об образовании); - документы о прохождении переподготовки, повышении квалификации, стаже военной службы и др. Листы документов, подшитых в личное дело, не нумеруются. В каждом разделе личного дела ведутся внутренние описи. Ранее составленные описи документов пересоставлению не подлежат. Личные дела военнослужащих имеют гриф «секретно». Документы, подшитые в личное дело, и их копии на руки военнослужащим не выдаются. При переводе военнослужащего в Вооруженные Силы РФ из других федеральных органов исполнительной власти, в которых предусмотрена военная служба, и наоборот, личные дела составляются вновь. Документы из предыдущего личного дела помещаются в раздел «дополнительные материалы» вновь созданного личного дела, которому по заполнению присваивается гриф «секретно». Архивное хранение кадровых военных документов осуществляется только в ведомственных архивах в соответствии с требованиями «Наставления по архивному делу в Вооруженных Силах Российской Федерации», утвержденными Министром обороны РФ 31 августа 2005 г. Кадровое делопроизводство осуществляется по средам ЭВМ в программе «Алушта». «Алушта» - программа массового назначения, позволяющая в комплексе автоматизировать задачи, связанные с расчетом заработной платы персонала и реализацией кадровой политики, с учетом требований законодательства и реальной практики работы предприятия связанного с его спецификой. В программе имеется модуль «Построитель приказов», который позволяет сформировать приказы по личному составу в ручную (ручной ввод). Все перемещение личного состава отображается в данной программе. Программа является универсальной и используется только Министерством Обороны РФ. Конфигурация «Алушта» в рамках всего Министерства, позволяет существенно сэкономить бюджетные средства и организовать учет и составление отчетности на единых методологических принципах во всех подведомственных учреждениях. Конфигурация «Алушта» соответствует требованиям, предъявляемым к программным средствам для автоматизации кадрового учета учреждений Министерства обороны РФ. Специалисты, допущенные к работе в данной программе имеют личный пароль, который оформляется через рапорт и согласовывается Главным управлением Генерального штаба ВС РФ. Количественные и качественные показателей кадрового состава войсковой части 74854 военнослужащих по призыву и контракту являются секретной информацией и не подлежат разглашению. В связи с этим в данной работе будут раскрыты только показатели касаемо гражданского персонала на примере Гражданский персонал в воинских частях и организациях Вооруженных Сил Российской Федерации выполняют, как правило, вспомогательные функции по обеспечению повседневной деятельности Вооруженных Сил РФ, поддержанию их боеготовности и боеспособности. Они заняты работами по медицинскому и бытовому обслуживанию войск, их материально-техническому обеспечению, принимают участие в ремонтно-строительных, культурно-досуговых работах и других видах обеспечения. В соответствии с положениями статьи 20 Трудового кодекса Российской Федерации полномочия работодателя осуществляет командир воинской части, которому предоставлено право заключения, изменения, расторжения трудовых договоров с работниками. Трудовые отношения между Минобороны России, в лице уполномоченного лица и работниками, возникают на основании трудового договора. При заключении трудового договора граждане, поступающие на работу, лично предъявляют в кадровый орган следующие документы: паспорт; трудовую книжку (за исключением случаев, когда трудовой договор заключается впервые); страховое свидетельство государственного пенсионного страхования; документы воинского учета – для военнообязанных и лиц, подлежащих призыву на военную службу; документ об образовании и (или) о квалификации или наличии специальных знаний – при поступлении на работу, требующую специальных знаний или специальной подготовки; справку о наличии (отсутствии) судимости и (или) факта уголовного преследования либо о прекращении уголовного преследования по реабилитирующим основаниям, выданную в порядке и по форме, которые устанавливаются федеральным органом исполнительной власти, осуществляющим функции по выработке и реализации государственной политики и нормативно-правовому регулированию в сфере внутренних дел, – при поступлении на работу, связанную с деятельностью, к осуществлению которой в соответствии с Трудовым кодексом РФ, иным федеральным законом не допускаются лица, имеющие или имевшие судимость, подвергающиеся или подвергавшиеся уголовному преследованию; страховой полис обязательного медицинского страхования; сведения о доходах, об имуществе и обязательствах имущественного характера на себя и членов семьи (супруга (супругу) и несовершеннолетних детей), для замещения должностей, включенных в Перечень (Приказ Министра обороны Российской Федерации 04 апреля 2016 № 175). С целью предоставления дополнительных льгот и гарантий могут быть предъявлены: свидетельство о рождении ребенка; свидетельство о заключении брака; документы о присвоении ученой степени, ученого звания; документы об инвалидности, нахождении в зоне воздействия радиации и другие документы. Оплата труда работников воинских частей и организаций Вооруженных Сил Российской Федерации осуществляется в соответствии с Приказом Министра обороны Российской Федерации от 23.04.2014 № 255 и состоит из должностного оклада, выплат компенсационного и стимулирующего характера. Оценка эффективности деятельности кадровой службы предприятия или кадровый аудит представляет собой регулярный и грамотно организованный процесс, который связан со сравнением затрат на кадровую деятельность и результатов кадровой деятельности. Кроме того, результаты деятельности кадровой службы необходимо соотносить с итогами деятельности предприятия в целом. Деятельности кадровой службы предприятия должна подчиняться целям развития предприятия и это необходимо учитывать при оценке. Результаты оценки эффективности деятельности службы по персоналу являются определенными индикаторами, на которые необходимо обращать внимание руководству предприятия. Оценка деятельности кадровой службы может быть качественной и количественной. В результате качественной оценки можно получить представление о качестве кадровой деятельности на предприятии, об удовлетворенности персонала условиями труда, об исполнительской дисциплине и так далее. Количественная оценка связана с точным определением затрат, которые необходимы для реализации кадровой политики предприятия. При оценке учитываются расходы на прием, содержание и обучение персонала. Кадровый аудит можно проводить как самостоятельно, так и при помощи специализированной компании. Такие компании не только проведут оценку эффективности деятельности кадровой службы предприятия, но и подготовят детальный отчет и дадут необходимые рекомендации по результатам.. В войсковой части 74854 кадровый аудит не проводится, поэтому в рамках исследования оценка эффективности деятельности кадровой службы Отделения кадров войсковой части 74854 была проведена мною самостоятельно. Для этого я провела опрос среди руководства и персонала части, а также изучила финансовую документацию предприятия и произвела определенные расчеты. Основными направлениями деятельности являлись: - оценка кадрового потенциала предприятия; - оценка эффективности процессов кадрового управления; - оценка организационных структур предприятия. Оценка кадрового потенциала войсковой части была направлена на выяснение того, обеспечено ли предприятие необходимыми человеческими ресурсами, достаточны ли количественные и качественные характеристики этих ресурсов. Для этого была проведена оценка укомплектованности кадрового состава гражданского персонала части, таблица 1. Таблица 1 – Расчет нормативной численности
Проведенные расчеты показывают, что планирование персонала на предприятии проведено не совсем точно. Фактическая численность персонала на некоторых участках превосходит нормативную, что не допустимо. На основных производственных участках количество персонала намного меньше, чем требуется. Можно сделать вывод, что на предприятии не ведется комплексная и целенаправленная работа по планированию трудовых ресурсов, то есть отсутствует разработка целевых программ привлечения и адаптации на рабочем месте, бюджетирования расходов на персонал. Оценка соответствия уровня подготовленности персонала была проведена мною на основании сведений из личных дел работников и классификатора должностей, имеющихся в отделе кадров войсковой части 74854. Общая картина соответствия представлена в таблице 2. Таблица 2 - Оценка соответствия уровня подготовленности работников предприятия
Проведенные расчеты показывают, что в целом уровень подготовленности персонала соответствует необходимым нормам. Процент несоответствия считается допустимым и не сказывается на деятельности предприятия. Оценка текучести кадров была проведена на основании документов о принятии и увольнении работников. Коэффициент текучести кадров представляет собой показатель, характеризующий уровень текучести кадров на исследуемом предприятии, или другими словами количество увольнений по причинам нарушения трудовой дисциплины или собственному желанию сотрудника. Оптимальный уровень этого коэффициента находится в пределах от 5% до 10%. Коэффициент текучести кадров можно рассчитать по формуле: Кт = Ку/Чср*100, где Ку – количество уволенных работников; Чср – среднесписочная численность. Результаты представлены в таблице 3. Таблица 3 - Основные показатели движения кадров
Согласно полученным данным, этот показатель находится на достаточно низком уровне. Это значит, что работники предприятия удовлетворены своими условиями труда, а увольнения происходили только по семейным обстоятельствам, выходу на пенсию или смене сферы деятельности. Но, несмотря на низкий показатель текучести, кадровой службе предприятия все равно необходимо проводить мероприятия по оптимизации закрепления специалистов на рабочих местах, чтобы предотвратить уход с предприятия высокопрофессиональных кадров. Также мною была проведена диагностика кадровых процессов, в том числе планирования персонала, отбор персонала, система стимулирования, система повышения профессионального уровня кадров и так далее. Данная диагностика очень важна, так как она позволяет спрогнозировать будущее соответствие кадровых процессов целям и стратегии развития предприятия. В этом блоке мною были выявлены многочисленные недостатки и недоработки в деятельности начальника Отделения кадров и его кадровой службы. Рекомендации по их устранению представлены в следующей главе данного отчета. Посредством анкетирования мною была произведена качественная оценка деятельности отдела кадров войсковой части. Для этого была разработана анкета (Приложение «Анкета для оценки деятельности кадровой службы») и проведено анкетирование гражданского персонала. Анкетирование было выборочным. После обработки анкет были получены следующие результаты: практически полностью удовлетворены деятельностью кадровой службы войсковой части - 75% административного персонала и 58 % производственного персонала; скорее не удовлетворены деятельностью кадровой службы предприятия 5% административного персонала и 24 % производственного персонала; хотели бы внести изменения в деятельность кадровой службы 93% административного персонала и 95 % производственного персонала, диаграмма опроса представлена на рисунке 2.  Рисунок 2 – Опрос «Оценка деятельности кадровой службы» В целом проведенный анализ показал, что деятельность Отделения кадров базы практик оценивается коллективом на среднем уровне. Практически весь коллектив выступает за внесение различных изменений и улучшений в его деятельность. Проводя частичный кадровый аудит документов кадрового учета, к которым относятся: - трудовые книжки с Книгой учета движения трудовых книжек и вкладышей в них (на предмет соблюдения порядка ведения, соответствия внесенных записей документам кадрового учета); - трудовые договоры и дополнительные соглашения к ним (на предмет наличия всех необходимых условий, отсутствия нарушений закона и пр.); - приказы: приѐм, перевод, командировки, отпуска, поощрения (премирование), дисциплинарные взыскания, увольнение; - личные карточки работников формы Т-2 (на предмет наличия всей необходимой информации, в т.ч. сверка отпусков и пр.); - штатное расписание; - график отпусков; - табели учѐта рабочего времени; - должностные инструкции; - служебные задания, командировочные удостоверения; - соглашения о расторжении трудовых договоров; - заявления работников, уведомления; - служебные, докладные, объяснительные записки, акты; - договоры о полной материальной ответственности; - листы ознакомления работников с локальными нормативными актами. Мною были выявлены недочеты, результаты отражены в таблице 3. Таблица 3 - Результаты аудита кадрового делопроизводства
Таким образом, по результатам аудита кадровой документации имеются недостатки в оформлении трудовых книжек. На предприятии не ведется журнал учета трудовых договоров. Такой журнал необходимо разработать и ввести в кадровое делопроизводство. Таким образом, по итогам проведенного кадрового аудита были выявлены проблемы, которые будут рассмотрены ниже. 2.2 Проблемы, выявленные в ходе проведения кадрового аудита базы практики В процессе анализа было выявлено, что кадровая служба предприятия достаточно плодотворно выполняет определенный круг своих обязанностей. Однако в современных реалиях данный круг следует расширить и превратить кадровую службу в методический, информационный и координирующий центр работы с персоналом. На исследуемом предприятии этого пока не произошло. Среди основных претензий со стороны коллектива можно выделить: - не заинтересованность кадровой службы в продвижении персонала по карьерной лестнице; - не достаточное участие в жизни работников; - система поиска, отбора и найма работников требует своего совершенствования; - в кадровом делопроизводстве имеются недостатки, система кадрового аудита кадровой документации требует своевременного контроля; - линейная структура управления требует реформирования. Необходимо создавать дополнительные штатные единицы Отделения кадров решающие общие и функциональные задачи; - необходимо повышать образовательный потенциал сотрудников и формировать кадровый резерв предприятия. Хочется обратить внимание, что в большинстве случаев в войсковой части имеет место быть «семейный подряд», что говорит о поблажках и снисходительности к родственникам, в том числе в плане распределения трудовой нагрузки, что является не допустимым; - совершенствование кадровой программы «Алушта», адаптирование существующих модулей программы отдельно под «гражданский персонал» и «контрактных служащих». В данный момент программа имеет возможность только ручного ввода данных, без их аккумуляции. Предлагается автоматизировать процессы на примере таких программ как «Сбис», «Контур», «Талантикс». Чтобы исправить ситуацию, нами были разработаны некоторые рекомендации, которые будут рассмотрены в главе 3. |