Практическая работа 2. Оформление конфиденциальных документов
 Скачать 31.42 Kb.
|
|
Практическая работа №2 На тему: Оформление конфиденциальных документов Правила оформления конфиденциальных документов: Конфиденциальное делопроизводство в целом базируется на тех же принципах, что и открытое делопроизводство, но в то же время имеет отличия, обусловленные конфиденциальностью документированной информации. Эти отличия касаются сферы конфиденциального делопроизводства и охватываемых им видов работ с документами. По сфере деятельности открытое делопроизводство распространяется на управленческие действия и включает в основном управленческие документы. Конфиденциальное делопроизводство в силу условий работы с конфиденциальными документами распространяется на управленческую и на различные виды производственной деятельности, включает управленческие и научно-технические документы (научно-исследовательские, проектные, конструкторские, технологические). Конфиденциальное делопроизводство распространяется не только на официальные документы, но и на их проекты, различные рабочие записи, не имеющие всех необходимых реквизитов, но содержащие информацию, подлежащую защите. Чертежно-графические документы оформляются в соответствии с нормами, существующими для систем проектной, конструкторской и технологической документации, текстовые документы - по установленным правилам оформления различных систем управленческой документации. Излагать правила оформления всех систем документации нет возможности в силу того, что это заняло бы слишком много места, а, главным образом, нет и большой необходимости, потому что ни одно из коммерческих предприятий не создает документы по каждой из всех систем документации. Самой многочисленной по составу и объему документов, присущей всем организациям и предприятиям независимо от формы собственности и организационно-правовой формы, является система организационно-распорядительной документации, применяемая для фиксации решений административных и организационных вопросов, а также вопросов управления, взаимодействия, обеспечения и регулирования деятельности организаций и предприятий. Состав организационно-распорядительных документов определен Общероссийским классификатором управленческой документации (ОКУД-93). К ним отнесены следующие документы, имеющие отношение к коммерческой деятельности: Документация по созданию организации, предприятия Договор об аренде Заявление на государственную регистрацию Заявление в финансовые органы об открытии расчетного счета Письмо об изготовлении печати, штампа Положение о структурном подразделении Приказ о создании предприятия Протокол общего собрания (конференции) трудового коллектива предприятия о создании Протокол общего собрания членов кооператива об утверждении устава Распоряжение Главы администрации территории о предоставлении земельного участка Свидетельство о регистрации Устав Учредительный договор Документация по реорганизации организации, предприятия Приказ о реорганизации Протокол общего собрания (конференции) трудового коллектива о реорганизации Решение Совета директоров (Правления) о реорганизации Документация по ликвидации организации, предприятия Акт о ликвидации Письмо с сообщением о ликвидации Письмо участника о выходе из совместного предприятия Приказ о ликвидации и создании ликвидационной комиссии Решение Совета директоров (Правления) о ликвидации Протокол общего собрания (конференции) трудового коллектива о ликвидации Документация по приватизации государственных и муниципальных организаций, предприятий Заявка на участие в конкурсе Протокол общего собрания (конференции) трудового коллектива предприятия Свидетельство о регистрации Документация по распорядительной деятельности организации, предприятия Постановление коллегиального органа по вопросам основной деятельности Приказ по вопросам основной деятельности Приказ о распределении обязанностей между руководством Протокол коллегиального органа по вопросам деятельности Указание по вопросам основной деятельности Документация по организационно-нормативному регулированию деятельности организации, предприятия Договор на производство работ (оказание услуг) Должностная инструкция Положение о структурном подразделении Правила внутреннего трудового распорядка Структура и штатная численность Штатное расписание Документация по оперативно-информационному регулированию деятельности организации, предприятия Акт по вопросам основной деятельности Письмо по вопросам основной деятельности Справка по вопросам основной и кадровой деятельности Документация по приему на работу Заявление о приеме на работу Контракт о назначении на должность Приказ о приеме на работу Протокол общего собрания трудового коллектива о приеме на работу Документация по переводу на другую работу Заявление о переводе на другую работу Представление о переводе на другую работу Приказ о переводе на другую работу Документация по увольнению с работы Заявление об увольнении Приказ об увольнении Протокол общего собрания трудового коллектива об увольнении Документация по оформлению отпусков График отпусков Заявление о представлении отпуска Приказ о предоставлении отпуска Документация по оформлению поощрений Представление о поощрении Приказ о поощрении Протокол общего собрания трудового коллектива о поощрении Документация по оформлению дисциплинарных взысканий Докладная записка о нарушении трудовой дисциплины Объяснительная записка о нарушении трудовой дисциплины Приказ о наложении дисциплинарного взыскания Протокол общего собрания трудового коллектива о наложении дисциплинарного взыскания Правила оформления организационно-распорядительных документов установлены ГОСТом Р 6.30-2003 «Унифицированные системы документации. Система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов». Эти требования в целом применимы и для конфиденциальных документов, однако специфика конфиденциальных документов вызывает необходимость частичного уточнения некоторых положений стандарта. ГОСТ Р 6.30-2003 установил: состав реквизитов организационно-распорядительных документов, которыми являются элементы оформления официального документа, требования к оформлению реквизитов, требования к бланкам документов и оформлению документов, требования к изготовлению, учету, использованию и хранению бланков с воспроизведением Государственного герба Российской Федерации, гербов субъектов Российской Федерации. Согласно ГОСТ Р 6.30-2003 при подготовке и оформлении организационно-распорядительных документов могут использоваться следующие реквизиты: 01 - Государственный герб Российской Федерации; 02 - герб субъекта Российской Федерации; 03 - эмблема организации или товарный знак (знак обслуживания); 04 - код организации; 05 - основной государственный регистрационный номер (ОГРН) юридического лица; 06 - идентификационный номер налогоплательщика/код причины постановки на учет (ИНН/КПП); 07 - код формы документа; 08 - наименование организации; 09 - справочные данные об организации; 10 - наименование вида документа; 11 - дата документа; 12 - регистрационный номер документа; 13 - ссылка на регистрационный номер и дату документа; 14 - место составления или издания документа; 15 - адресат; 16 - гриф утверждения документа; 17 - резолюция; 18 - заголовок к тексту; 19 - отметка о контроле; 20 - текст документа; 21 - отметка о наличии приложения; 22 - подпись; 23 - гриф согласования документа; 24 - визы согласования документа; 25 - оттиск печати; 26 - отметка о заверении копии; 27 - отметка об исполнителе; 28 - отметка об исполнении документа и направлении его в дело; 29 - отметка о поступлении документа в организацию; 30 - идентификатор электронной копии документа. ГОСТом установлены места расположения реквизитов на документе и границы зон для одного или нескольких реквизитов. При этом допускаются два варианта расположения реквизитов - угловой и продольный. Схемы расположения реквизитов представлены в приложении А к ГОСТу. ГОСТом установлены и размеры полей документа: верхнего не менее 20 мм, левого и нижнего не менее 20 мм, правого не менее 10 мм. Следует иметь в виду, что при размере левого поля в 20 мм после подшивки документа в дело текст, примыкающий к границе поля, или зашивается, или становится неудобным для чтения, поэтому размер поля должен быть увеличен. Состав реквизитов конкретных документов определяется видом этих документов, а также организационно-правовой формой предприятия (организации). Набор установленных для конкретных видов документов реквизитов, расположенных в определенной последовательности, называется типовым формуляром вида документа. Отсутствие или неправильное оформление того или другого реквизита нередко приводит к лишению документа юридической силы. Поэтому ГОСТом, помимо состава реквизитов, установлены и обязательные требования к оформлению каждого реквизита. Часть реквизитов документов воспроизводится на бланках, которые являются обязательными для организационно-распорядительных документов, за исключением отдельных видов внутренних документов (докладные и объяснительные записки, справки, заявления), составляемых не на бланке. ГОСТом установлены три вида бланков: общий бланк для изготовления любого вида документа, кроме письма, бланк письма и бланк конкретного вида документа, кроме письма. При этом наряду с бланками предприятий и организаций допускается создание бланков структурного подразделения и должностного лица, которые могут проектироваться в том случае, если руководитель подразделения или должностное лицо имеет право подписи документов. Бланки бывают двух типов: с изображением Государственного герба Российской Федерации или гербов субъектов Российской Федерации (гербовые бланки) и без изображения гербов (простые бланки). Воспроизводить герб на бланке имеют право органы государственной власти, иные государственные органы и организации, определенные Положением о Государственном гербе Российской Федерации и соответствующими правовыми актами субъектов Российской Федерации. Другие организации и предприятия должны издавать документы на простых бланках. Простые бланки допускается изготавливать типографским способом, с помощью средств оперативной полиграфии или воспроизводить с помощью средств вычислительной техники непосредственно при изготовлении конкретного документа. Гербовые и простые бланки могут иметь два основных формата - А4 (210х297мм) и А5 (148х 210мм) и два варианта расположения реквизитов на них - угловой и продольный. Допускается также использование бланков форматов A3 (297 х 420мм) и А6 (105 х 148мм). Бланки следует изготавливать на белой бумаге или бумаге светлых тонов. Эмблема организации или товарный знак (знак обслуживания) воспроизводится в соответствии с уставом предприятия. Эмблема представляет собой символическое изображение, отражающее направление деятельности организации (предприятия). На бланках документов коммерческих предприятий в качестве эмблемы обычно воспроизводятся обозначения, отличающие товары и услуги одних юридических лиц от товаров и услуг других юридических лиц. Право на товарный знак (знак обслуживания) установлено Законом «Об акционерных обществах», порядок их использования определен Законом «О товарных знаках, знаках обслуживания и наименованиях мест происхождения товаров». Код организации (предприятия) должен проставляться по Общероссийскому классификатору предприятий и организаций (ОКПО). Код формы документа проставляется по Общероссийскому классификатору управленческой документации (ОКУД). Наименование организации (предприятия) - автора документа, должно полностью соответствовать наименованию, закрепленному в ее учредительных документах (уставе, положении, свидетельстве о регистрации). Если предприятие по учредительным документам имеет и сокращенное наименование, то оно помещается ниже полного. Наименование на иностранном языке воспроизводится, если оно закреплено в уставе предприятия, и располагается ниже наименования на русском языке. При наличии вышестоящей организации она указывается над наименованием предприятия в сокращенном, а при его отсутствии - в полном виде. Наименование филиала, территориального отделения, представительства, структурного подразделения предприятия указывается в том случае, если они являются автором документа, и располагается ниже наименования предприятия. Справочные данные об организации включают: индекс предприятия связи, почтовый адрес, номера телефонов и другие сведения по усмотрению организации (номера факсов, телексов, счетов в банке, адрес электронной почты и др.). Наименование вида документа должно соответствовать видам документов. Датой документа является дата его подписания, а для документа, требующего утверждения, - дата утверждения. Дата проставляется лицом, подписывающим (утверждающим) документ. Если авторами документа являются несколько предприятий, то датой документа является наиболее поздняя дата его подписания (утверждения). Исключение составляют протокол, датой которого является дата заседания (принятие решения), и акт, датой которого является дата события. Дата документа оформляется арабскими цифрами, разделенными двумя разграничительными точками, в следующей последовательности: день месяца, месяц, год. День месяца и месяц проставляются двумя парами цифр. Если они выражаются однознаковой цифрой, то перед ней ставится 0. Год обозначается четырьмя цифрами. В итоге дата может иметь следующие варианты обозначения: 07.10.2001, 12.08.2001, 03.01.2002, 14.11.2002. Допускается оформление даты в последовательности, предусмотренной международными нормами: год, месяц, день месяца, например: 2001.02.25. В нормативных и финансовых документах обычно используется словесно-цифровой способ оформления даты, например: 8 января 2001 г. Дата документа не должна отождествляться с датами, проставляемыми при визировании, согласовании, поступлении, рассмотрении и при других стадиях оформления и обработки документа. Регистрационным номером документа является его порядковый цифровой номер. Регистрационным номеров конфиденциального документа является номер, присвоенный ему по журналу учета изданных документов, который проставляется на документе на стадии подготовки его проекта. Регистрационный номер конфиденциального документа проставляется на документе на первом листе в месте, определенном для этого ГОСТом, на последнем листе в реквизите «Отметка об исполнителе», на остальных листах в середине нижнего поля. При этом на всех листах, кроме первого, рядом с номером проставляется аббревиатурой гриф конфиденциальности документа, например: 1СК (Строго конфиденциально), 4 КТ (Коммерческая тайна) и др. На первом листе гриф конфиденциальности рядом с номером не проставляется, поскольку содержится в реквизите «Гриф ограничения доступа к документу». В конфиденциальных распорядительных документах (постановлениях, распоряжениях, решениях, приказах, указаниях), а также в протоколах регистрационный номер, присвоенный им по журналу учета изданных документов, на первом листе проставляется посредине нижнего поля, а на площади, отведенной под реквизит «Регистрационный номер», проставляются номер и аббревиатурой гриф конфиденциальности, присвоенные им по журналам учета изданных конфиденциальных распорядительных документов и протоколов (см. лекцию «Учёт конфиденциальных документов). Проставление регистрационного номера и грифа конфиденциальности на всех листах изданного конфиденциального документа необходимо для того, чтобы в случаях, когда документ по каким-либо причинам окажется разрозненным, можно было установить по номеру и грифу конфиденциальности принадлежность отдельных листов к определенному конфиденциальному документу и тем самым предупредить случайное уничтожение листов или несанкционированное ознакомление с ними. Если документ составлен несколькими предприятиями, то его регистрационный номер состоит из регистрационных номеров каждого из этих предприятий, проставляемых через косую черту в порядке указания авторов в документе. Такой регистрационный номер проставляется только на первом листе документа, на остальных указывается номер, присвоенный по месту печатания проекта документа. Ссылка на регистрационный номер и дату документа включает регистрационный номер и дату документа, на который дается ответ. Этот реквизит переписывается из бланка инициативного документа, поступившего на предприятие. Следует иметь в виду, что на поступивший конфиденциальный документ ответный документ может быть либо конфиденциальным (с совпадением или разностью в грифе конфиденциальности с инициативным документом), либо открытым, точно также как и на поступивший открытый документ, ответный документ может быть открытым или конфиденциальным, т.к. гриф конфиденциальности определяется степенью конфиденциальности сведений, содержащихся только в ответном документе независимо от поступившего. Если ответ дается на конфиденциальный документ, то в ссылке на регистрационный номер к нему аббревиатурой добавляется гриф конфиденциальности, например: На № 14 КТ от 12.01.2001. Место составления или издания документа необходимо указывать только в тех случаях, когда затруднено его определение по реквизитам «Наименование организации» и «Справочные данные об организации». Место составления или издания должно указываться в соответствии с принятым административно-территориальным делением, при этом сокращения могут быть только общепринятыми: г. (город), пос. (поселок) и др. Гриф ограничения доступа к документу включает: гриф конфиденциальности документа, который указывается полностью (без аббревиатур и сокращений) и без кавычек, например: Конфиденциально, Строго конфиденциально, Коммерческая тайна; срок конфиденциальности документа (проставляется при необходимости, по усмотрению предприятия, под грифом конфиденциальности); пометку «Лично», проставляемую (без кавычек) в случае необходимости при адресовании документа должностному лицу ниже реквизита «Номер экземпляра документа». Номер экземпляра документа - реквизит, не предусмотренный ГОСТом, но необходимый для конфиденциальных документов, поскольку для них в целях предотвращения утраты и утечки информации предусмотрен поэкземплярный учет. Реквизит оформляется следующим образом: Экз. № (без кавычек) с проставлением на каждом экземпляре его номера. Если документ подготовлен в одном экземпляре, то проставляется: Экз. единственный. Реквизит помещается на первом листе документа ниже срока конфиденциальности, а при отсутствии срока конфиденциальности - под грифом конфиденциальности. Адресат включает указание получателя документа. Адресатами могут быть предприятия (организации), их структурные подразделения, должностные лица. Предусмотренные ГОСТом в качестве адресата физические лица применительно к конфиденциальным документам адресатами быть не должны, поскольку не могут в силу разных причин в должной мере обеспечить сохранность и конфиденциальность документов. При адресовании документа на другие предприятия обязательно указывается в именительном падеже наименование предприятия. Если известно структурное подразделение предприятия, имеющее непосредственное отношение к данному документу, то оно также указывается в именительном падеже, например: ОАО «Защита информации» Отдел снабжения При адресовании документа должностному лицу, являющемуся одних из руководителей предприятия, в дательном падеже указывается должность с включением наименования предприятия, инициалы и фамилия, например: Председателю Правительства Российской Федерации Д. А. Медведеву При адресовании документа руководителю подразделения предприятия сначала в именительном падеже указывается наименование предприятия, затем в дательном падеже должность руководителя подразделения включением наименования подразделения, его инициалы и фамилия, например: ОАО «Защита информации» Директору Департамента защиты информации К.М. Иванову Если известен конкретный сотрудник подразделения, непосредственно занимающийся решением содержащегося в документе вопроса, то документ следует адресовать ему. Должность, инициалы и фамилия сотрудник указываются в дательном падеже под названием структурного подразделения, например: ОАО «Защита информации» Отдел маркетинга Старшему экономисту А.А. Иванову Если документ направляется на несколько однородных (обычно подчиненных) предприятий, то они указываются обобщенно, например: Директорам магазинов При адресовании документа разовым корреспондентам следует проставлять их почтовый адрес, поскольку сотрудник подразделения конфиденциального делопроизводства, отправляющий документ, может не знать почтового адреса получателя. Элементы адреса указываются в последовательности, установленной правилами оказания услуг почтовой связи. Почтовый адрес не проставляется на документах, направляемых в федеральные органы власти и постоянным корреспондентам. В документе должно содержаться не более четырех адресатов. Слово «Копия» перед вторым и последующими адресатами не указывается. При большем количестве адресатов составляется список рассылки документа, и на каждом экземпляре документа проставляется адресат, которому направляется данный экземпляр. Такой же порядок адресования должен быть в случаях, когда каждый адресат не должен знать, кому еще направлен данный конфиденциальный документ. Все адресаты, если их не более четырех, проставляются на экземпляре, остающемся на предприятии. Внутренние документы адресуются должностному лицу, при этом, если документ адресуется одному из руководителей предприятия, наименование предприятия может указываться кратко или не указываться вообще, например: Зам. генерального директора [общества] В.Е. Сидорову При адресовании внутреннего документа руководителю подразделения предприятия наименование подразделения, включаемое в название должности, указывается полностью. Гриф утверждения документа проставляется на документах, предусмотренных нормативными актами. Документ утверждается двумя способами, имеющими одинаковую юридическую силу: должностным лицом (должностными лицами) или специально издаваемым распорядительным документом (постановлением, решением, приказом) либо протоколом. При утверждении документа должностным лицом гриф утверждения должен состоять из слова УТВЕРЖДАЮ (без кавычек и двоеточия), наименования должности лица, утверждающего документ, его подписи, инициалов, фамилии и даты утверждения, например: УТВЕРЖДАЮ Председатель Правления АОЗТ «Пластмассы» Личная подпись И.И. Иванов 05.01.2001 При утверждении документа специально издаваемым документом гриф утверждения состоит из слова УТВЕРЖДЕН или УТВЕРЖДЕНА, УТВЕРЖДЕНО, УТВЕРЖДЕНЫ (без кавычек и двоеточия), согласованного с видом утверждаемого документа, наименования утверждающего документа в творительном падеже, его даты и номера, например, применительно к положению: УТВЕРЖДЕНО Приказом Генерального директора АОЗТ «Болшевский текстиль» от 12.02.2001 № 12 применительно к правилам: УТВЕРЖДЕНЫ Протоколом общего собрания акционеров АООТ «Изумруд» от 31.01.2001 № 1 Если документ утверждается несколькими должностными лицами, то он печатается не на бланке. В состав должностей утверждающих лиц включаются полные наименования предприятий, и грифы утверждения располагаются на одном уровне в пределах площади, отводимой ГОСТ под продольный вариант расположения реквизитов 04-08. Резолюция пишется на документе должностным лицом, к которому документ поступил на рассмотрение, и включает фамилии исполнителей (одного или нескольких), содержание поручения (предписываемое действие), срок исполнения (при необходимости), подпись и дату, например: И.В. Бородину Н.И. Самойловой Прошу подготовить проект договора к 18.01.2001 Личная подпись 09.01.2001 Текст поручения должен быть конкретным и кратким. Не должны быть резолюции типа: «Прошу зайти», «Прошу переговорить» и т.п. Если для принятия решения необходим разговор с исполнителем, то приглашение исполнителя должно оформляться не резолюцией, а записью на отдельном прикрепляемом к документу листе или другим способом. После разговора с исполнителем должна быть оформлена резолюция на документе. Если резолюция не помещается на площади, отведенной для нее ГОСТом, то ее можно писать на свободном месте первого листа, за исключением полей. ГОСТ допускает оформление резолюции на отдельном листе, однако не следует вводить это в систему, т.к. резолюция является составной частью документа и поэтому должна, как правило, оформляться на нем. Задание: Оформить пять организационно- распорядительных документов в соответствии с ГОСТ Р 6.30-2003 и правилами оформления конфиденциальных документов (проставление регистрационных данных, грифа ограничения доступа…). |