Оформление служебных писем. Оформление служебных писем Письмо

• Название: Оформление служебных писем Письмо
• Анкор: Оформление служебных писем
• Дата: 28.10.2021
• Размер: 16.28 Kb.
• Имя файла: Оформление служебных писем.docx
• Тип: Документы; #257972

Оформление служебных писем

Письмо – это обобщенное название различных по содержанию документов, пересылаемых по почте. Письмо составляют в том случае, если невозможно решить вопрос другими способами (посредством личной беседы, телефонного разговора).

По содержанию и назначению различают следующие виды писем: инструктивные, гарантийные, информационные, рекламные, коммерческие, рекламационные, письма-запросы, письма-извещения, письма-приглашения, письма-ответы и др.

В зависимости от объема текста письма оформляют на бланках формата А4 и А5 (если текст содержит не более 7 строк). Реквизиты письма:

• 
  наименование организации;
  
• 
  справочные данные об организации;
  
• 
  дата, которую заполняют после подписания документа;
  
• 
  регистрационный номер, который является сложным индексом, содержащим номер структурного подразделения, автора документа, номер дела по номенклатуре дел, порядковый номер документа по журналу регистрации;
  
• 
  ссылка на дату и регистрационный номер – оформляется в ответных письмах;
  
• 
  заголовок к тексту – отвечает на вопрос «О чем?», отсутствует при использовании формата А5;
  
• 
  адресат – один документ может содержать не более четырех адресатов, в противном случае составляется список рассылки;
  
• 
  текст;
  
• 
  отметка о наличии приложения – оформляют в случае необходимости;
  
• 
  подпись;
  
• 
  оттиск печати – ставится на гарантийных письмах;
  
• 
  отметка об исполнителе;
  
• 
  отметка об исполнении документа и направлении его в дело (в дело подшивается второй экземпляр).
  

Текст письма должен быть простым, лаконичным, последовательным, убедительным и корректным. В тексте нужно освещать только один вопрос. Все логические элементы письма следует выделять абзацами.

Текст письма, как правило, состоит из двух частей – вводной и основной. В вводной часто указываются причины, послужившие основанием для составления письма, приводят ссылки на факты, документы и т.д.

В основной части текста излагают цель: просьбу, предложение, сообщение, отказ и т.п. Текст может состоять только из основной части. В тексте не должно быть лишних слов, затрудняющих чтение. Следует избегать ненужных сокращений.

Количество экземпляров письма равно количеству адресатов плюс один экземпляр в дело. На входящих письмах ставится отметка о поступлении документа в организацию и оформляется резолюция руководителя.