Определение организаций-источников комплектования муниципального. Определение организацийисточников комплектования муниципального архива. Теория и практика содержание
 Скачать 47.78 Kb.
|
|
«Определение организаций-источников комплектования муниципального архива. Теория и практика» СОДЕРЖАНИЕ: Принципы и критерии определения организаций-источников комплектования муниципальных архивов Этапы работы по определению организаций-источников комплектования муниципальных архивов Составление и ведение Списков организаций-источников комплектования муниципальных архивов Порядок рассмотрения и утверждения Списков организаций-источников комплектования муниципальных архивов Приложения: 1. Форма Списка организаций-источников комплектования государственного, муниципального архива 2. Примерная классификационная схема построения Списка организаций-источников комплектования государственного, муниципального архива Одна из важнейших задач формирования Архивного фонда Российской Федерации - определение состава учреждений, организаций и предприятий, создающих документы, имеющие политическое, историческое, научное или социально-культурное значение, и отнесение их к числу источников комплектования муниципальных архивов. 1. Принципы и критерии определения организаций – источников комплектования муниципальных архивов 1.1. Определение организаций-источников комплектования муниципальных архивов осуществляется на основе общенаучных принципов историзма, системности, целостности. 1.2. В п. 4.2.1. «Правил организации хранения, комплектования, учета и использования документов Архивного фонда Российской Федерации и других архивных документов в государственных и муниципальных архивах, музеях и библиотеках, организациях Российской академии наук» (М., 2007) указаны основные критерии определения источников комплектования муниципальных архивов. Их два: - функционально-целевое назначение организации; - полнота отражения информации о деятельности организации в фондах других организаций. Пункт 4.2. Правил гласит, что органы местного самоуправления включаются в списки организаций - источников комплектования муниципальных архивов в обязательном порядке, так как они осуществляют функции руководства, организации, контроля в установленной сфере деятельности. В их фондах концентрируется информация (документы) других организаций. Организации, действующие на территории Иркутской области различаются: по роду деятельности (предприятия, учреждения, общественные объединения граждан); по видам собственности и полномочиям по распоряжению имуществом (государственные, муниципальные, частные); по подчиненности (федеральные, региональные, муниципальные); по целям деятельности, организационно-правовой форме (коммерческие (хозяйственные товарищества и общества, кооперативы, государственные и муниципальные унитарные предприятия), некоммерческие (потребительские кооперативы, общественные или религиозные организации, благотворительные или иные фонды, партнерства, учреждения, ассоциации, союзы). Все эти организации могут быть отнесены к числу источников комплектования муниципальных архивов. Организации, образующие в процессе деятельности наиболее ценные комплексы документов, отражающие основные (профильные) функции в ведомстве или являющиеся ведущими (головными) в определенной сфере деятельности (отрасли), информация которых повторяется в других организациях в минимальном объёме, относятся к числу источников комплектования муниципальных архивов. 1.3. При определении организаций-источников комплектования муниципальных архивов рекомендуется учитывать также: особую роль организации (масштаб деятельности; новизну деятельности; участие в международных, государственных, региональных программах; экстремальные условия работы; заслуги – награды, премии, общественное признание; стабильность существования и др., а также историческую преемственность приема ее документов в архив); место организации среди других организаций в зоне комплектования муниципального архива, в том числе, градообразующие организации и наиболее типичные для данной территории организации. При отнесении негосударственных организаций к числу источников комплектования муниципальных архивов принимается во внимание: преемственность профиля деятельности государственной организации-предшественника (при ее наличии); многопрофильность деятельности; состав учредителей; является ли она объединением организаций (корпорации, ассоциации и др.); постановка работы с документами; применение в организации четкого порядка снятия грифа «коммерческой тайны». При отнесении общественных объединений к числу источников комплектования муниципальных архивов, также принимается во внимание: известность среди населения; количество членов; полнота документирования деятельности. 1.4. Организации-источники комплектования муниципальных архивов делятся на две группы: организации-источники комплектования полного приема; организации-источники комплектования выборочного приема документов (группового или повидового). Под формой приема документов понимается состав документов, поступающих в архив от организаций-источников комплектования. Организации-источники комплектования полного приема передают на хранение в муниципальные архивы после проведения экспертизы ценности полный комплекс документов постоянного срока хранения. Организации-источники комплектования группового выборочного приема передают на хранение в муниципальные архивы полный комплекс документов постоянного срока хранения от отдельных организаций из всей их группы. Организации-источники комплектования повидового выборочного приема передают на хранение в муниципальные архивы только отдельные виды документов постоянного срока хранения. Объем выборочной совокупности (организаций или документов) определяется каждым архивом с учетом: количества и однородности организаций определенного вида; ценности и однородности определенных видов документов. 2. Этапы работы по определению организаций-источников комплектования муниципальных архивов 2.1. Определение организаций-источников комплектования муниципальных архивов осуществляется в три этапа: Подготовительный, т.е. выявление организаций, находящихся в зоне комплектования муниципального архива, и определение тех из них, которые могут быть подвергнуты анализу для отнесения к числу источников комплектования, а также уточнения выявленных ранее; Основной, т.е. всестороннее изучение организаций (их документов); подготовка комплекса (пакета) документов для включения организаций в Список; Заключительный, т.е. принятие решения о включении организации в число источников комплектования муниципального архива и о форме приема ее документов. 2.1.1. На первом этапе работы проводится выявление новых организаций, находящихся в зоне комплектования соответствующего архива, по реестрам органов государственной регистрации юридических лиц, Статистическому регистру хозяйствующих субъектов. В случае возникновения трудностей доступа к реестрам следует обращаться к органам местного самоуправления, имеющим право бесплатного получения информации из реестров, документируя запросы и контролируя ответы на них. Кроме того, следует использовать законы и иные нормативные правовые акты, содержащие сведения по вопросам структуры управления, а также имеющиеся перечни документов, образующихся в процессе деятельности федеральных органов исполнительной власти и подведомственных им организаций, с указанием сроков хранения, которые построены с учетом отнесения организаций ведомства к числу источников комплектования. При выявлении организаций дополнительно можно привлекать информацию СМИ, рекламу, листовки, брошюры и др. На первом этапе работы проводится анализ организаций, действовавших ранее, но не включенных в Списки по каким-либо причинам, а также организаций, проявивших инициативу по их включению в Списки. Изучение уставных (учредительных) документов организации уже на первой стадии работы позволяет установить: юридическую самостоятельность организации; организационно-правовую форму; форму собственности; профиль деятельности; масштаб деятельности; подведомственность; юридический адрес. На стадии выявления проводится классификация организаций: по принадлежности к определенному ведомству или отрасли деятельности, по организационно-правовой форме, по форме собственности (государственная, муниципальная, частная). В результате определяется: количество однородных (аналогичных) организаций, находящихся в зоне комплектования соответствующего архива, как в составе определенных ведомств, так и в целом с учетом негосударственных организаций; разделение организаций на производственные и непроизводственные, осуществляющие определенные виды деятельности; разделение общественных объединений на общественно-политические партии, общественные движения, общественные фонды, общественные учреждения, организации общественного самоуправления, затем – по разным целям создания и разного уровня (общероссийские, межрегиональные, региональные, местные общественные объединения). Из каждой классификационной группы выбираются организации для дальнейшего анализа. Такие организации включаются в рабочий Перечень организаций для определения источников комплектования соответствующего архива, используемый на втором этапе работы. Уточняется наличие негосударственных организаций, созданных на базе государственных, являвшихся ранее источниками комплектования муниципальных архивов. Такие негосударственные организации включаются в Списки источников комплектования соответствующего архива (без заключения договора) и находятся в нем до момента передачи архиву документов государственной организации-предшественника. 2.1.2. Организации, включенные в рабочий Перечень, подвергаются всестороннему анализу специалистами соответствующего архива при консультации с работниками организаций. В негосударственную организацию, общественное объединение направляется письмо с предложением о сотрудничестве в области делопроизводства и архивного дела и включении в Список организаций-источников комплектования муниципального архива. В случае положительного письменного ответа негосударственной организации, общественного объединения на это предложение готовится проект соответствующего договора. С негосударственными организациями, общественными объединениями, в которых архив особенно заинтересован как в источниках комплектования, но пока согласия организации, объединения на это нет, рекомендуется заключать договор о сотрудничестве. Это позволит наблюдать за сохранностью документов организации и воздействовать на принятие организацией, объединением решения о передаче документов в муниципальный архив. Непосредственно в организации на втором этапе работы подвергается анализу весь комплекс нормативных, распорядительных, организационных документов, уточняются функции организации, ее структура, наличие вышестоящих и подчиненных (подведомственных) организаций. Осуществляется ознакомление с постановкой делопроизводства для установления полноты и качества документирования деятельности. Анализ инструкций по делопроизводству, номенклатур дел позволит раскрыть состав образующихся в организации документов. На основе данного изучения уточняется функционально-целевое назначение организаций и возможное повторение информации в других организациях (или других организаций в ней). В результате составляется Экспертное заключение, справка об организации как источнике комплектования муниципального архива. В Экспертном заключении, справке указывается: полное и сокращенное наименование организации, организационно-правовая форма (по учредительным документам); место нахождения организации и почтовый адрес по месту государственной регистрации; для общественного объединения указывается место нахождения постоянно действующего органа; название, дата, номер правового акта об образовании организации; является ли она правопреемником другой организации (название и подчиненность организации-предшественника); подчиненность (подведомственность) организации; учредители; наличие филиалов, представительств; юридический статус, наличие самостоятельного баланса, расчетного счета, штатного расписания, печати; форма собственности (при наличии – доля государственной собственности в негосударственной организации); функционально-целевое назначение организации (профиль деятельности), структура организации, место в ведомстве (при его наличии) и в экономической, социальной, культурной, общественно-политической жизни региона, масштаб деятельности; виды (группы) документов, образующиеся в деятельности организации (управленческие, научно-технические, аудиовизуальные, электронные документы, документы по личному составу); полнота состава документов; виды документов, дублирующиеся в других организациях (вышестоящих органах, органах исполнительной власти, других организациях); состояние делопроизводства и архивного дела в организации; вывод о целесообразности включения организации в Список организаций-источников комплектования с указанием рекомендуемой формы приема (полная или выборочная). К Экспертному заключению, справке прилагаются копии уставных, учредительных документов организации. Экспертное заключение, справка согласовывается грифом «согласовано» с организацией и оформляется на общем бланке органа местного самоуправления, муниципального архива. Экспертное заключение, справка подписывается руководителем органа местного самоуправления или руководителем архива (если архив является юридическим лицом), исполнителем. К Экспертному заключению, справке о включении негосударственной организации, общественного объединения в Списки прилагается проект договора об их включении в состав источников комплектования соответствующего архива, завизированный руководителем организации, объединения. Экспертное заключение, справка составляется в трех экземплярах (1-й будет помещен в наблюдательное дело, 2-ой будет прилагаться к протоколу ЭПК (ЦЭПК), 3-й затем будет направлен в организацию вместе с выпиской из протокола ЭПК (ЦЭПК). Работа с организациями, проявившими инициативу по включению в Списки источников комплектования проводится аналогично. 2.1.2.1. Для определения формы приема документов организации (полной или выборочной) Экспертное заключение, справка о конкретной организации, как правило, сопоставляется с уже имеющимися в архиве Списками на предмет наличия аналогичных (однородных) организаций. Особое внимание обращается на применение выборочного приема. При наличии в зоне комплектования архива достаточно большого количества однородных (аналогичных) организаций может применяться групповой выборочный прием, т.е. прием документов нескольких организаций, другие же остаются в рабочем Перечне организаций на случай возможной замены. Повидовой выборочный прием применяется, как правило, в сфере образования, здравоохранения, сельского хозяйства, промышленного производства, строительства, коммерческим банкам и др. после изучения документов, образующихся в установленной (профильной) сфере деятельности. Рекомендуется указывать в Экспертном заключении, справке основные виды (группы) документов, которые попадут в повидовую выборку. Следует иметь в виду, что на данном этапе конкретный состав документов указывать нецелесообразно, так как в ходе экспертизы и упорядочения документов возможно их увеличение или уменьшение (в силу действия различных факторов, например, отсутствия полноты документирования или снятия грифа «коммерческой тайны»). 2.1.2.2. В число источников комплектования, как правило, включаются юридически самостоятельные организации. Исключение могут составлять, учитывая предшествующие решения архива в этой области: органы местного самоуправления, входящие в состав (структуру) соответствующих администрации, комитета и т.д.; территориальные отделения общественных объединений; общественные объединения, создаваемые при государственных органах. Организации, не имеющие юридической самостоятельности, при взаимоотношениях с архивом действуют на основании доверенности головной (основной) организации, органа местного самоуправления. 2.1.2.3. Территориальные органы федеральных органов государственной власти и федеральные организации, иные государственные органы Российской Федерации, расположенные на территории Иркутской области, могут включаться в Список соответствующего архива на основании договора. 2.1.2.4. Вновь созданные или реорганизованные органы местного самоуправления включаются в соответствующий Список муниципальных архивов в обязательном порядке. 2.1.2.5. Проекты договоров негосударственной организации, общественного объединения с муниципальным архивом фиксируют согласие негосударственной организации, общественного объединения на включение их документов в состав Архивного фонда Российской Федерации с безвозмездной передачей данных документов на постоянное хранение в муниципальный архив. В договоры, составленные муниципальным архивом с негосударственными организациями, в случае необходимости (при увеличении или уменьшении состава передаваемых документов) вносятся дополнения или составляются новые договоры. Договоры содержат законодательно установленные сведения: договаривающиеся стороны; предмет договора; права и обязанности сторон; срок действия договора; юридические адреса сторон. В договорах приводится Список видов (групп) документов, подлежащих передаче на постоянное хранение, согласованный сторонами. К договору может быть приложена опись документов, принимаемых в архив, если экспертиза ценности и упорядочение документов уже проведены, с конкретным составом документов постоянного срока хранения. При этом в договорах оговаривается возможность изменения состава принимаемых документов. В договорах дополнительно оговариваются: форма передачи документов негосударственной организации, общественного объединения (безвозмездно); срок передачи документов (непосредственно после утверждения описи дел или по истечении определенного срока от 1 г. до 5 л. с учетом практического использования документов собственником, отсутствия условий хранения документов, возможности архива на прием документов); условия в области использования документов, разрешенные законом (право закрытия на определенный срок доступа посторонним лицам без согласия организации, установлении срока использования документов – по истечению 10, 20, 30 и др. лет со времени создания документов или после передачи их в архив, право на первую публикацию и др.); отсутствие (снятие) грифа «коммерческой тайны»; порядок упорядочения документов (экспертиза ценности и упорядочение документов проводится организацией или работниками архивов по договору); вид носителя принимаемых документов; другие особенности. Договоры должны быть правильно оформлены и подписаны лицами, имеющими необходимые полномочия. Договоры составляются в двух экземплярах. После принятия решения о включении организации в Список источников комплектования один экземпляр договора включается в наблюдательное дело организации в архиве (при первой передаче документов организации в архив договор включается в дело фонда организации), второй – направляется в организацию. Регистрация договоров в архиве ведется в валовом порядке в специальном журнале. 2.1.3. Экспертное заключение, справка со всеми приложениями выносятся на рассмотрение ЭПК архивного агентства Иркутской области. 3. Составление и ведение Списка организаций-источников комплектования муниципального архива 3.1. Списки организаций-источников комплектования муниципальных архивов ведутся по установленной форме (приложение № 2). Списки имеют 7 граф: графа 1 – порядковый номер (присваивается последовательно по всему Списку); графа 2 – индекс организации (присваивается по Классификационной схеме); графа 3 – наименование организации (приводится полное и сокращенное наименование организации по учредительным документам); графа 4 – форма собственности (указывается государственная – федеральная, субъекта Российской Федерации; муниципальная; частная, в том числе, общественных объединений); графа 5 – форма приема документов (указывается: полная 1, выборочная повидовая 2.1, выборочная групповая 2.2); графа 6 – прием научно-технических документов, аудиовизуальных документов (указывается в случае наличия соответствующих документов); графа 7 – примечание (указываются наименования и даты документов о включении или исключении организации из Списка, например, «исключена» решение ЭПК от 22.10.2005 г. № 7; «включена» договор от 15.05.2007, решение ЭПК от 20.06.2007). 3.2. Организации-источники комплектования муниципального архива группируются в Списке в соответствии с Примерной классификационной схемой (приложение № 3), в основу которой положен «Общероссийский классификатор органов государственной власти и управления» ОК 006-2011 (ОКОГУ). Как видно из приложения разделами Примерной классификационной схемы являются: представительные и исполнительные органы государственной власти и местного самоуправления; органы и организации определенных сфер деятельности; многопрофильные негосударственные организации, общественные объединения. Каждой организации присваивается порядковый номер по Списку организаций-источников комплектования муниципального архива и индекс. Индекс состоит из номера раздела, подраздела и порядкового номера организации внутри раздела, подраздела. Негосударственные организации включаются в отраслевые разделы Списка, соответствующие профилю их деятельности, и помещаются в конце раздела. Общественные объединения можно классифицировать по предмету деятельности (приложение № 3). Внутри разделов, подразделов организации располагаются по алфавиту наименований. В случае необходимости в Примерную классификационную схему могут быть внесены соответствующие изменения. 3.3. В муниципальных архивах ведутся несколько Списков: Список организаций-источников комплектования; Список организаций-источников комплектования научно-техническими документами; Список организаций-источников комплектования аудиовизуальными документами. Форма Списков учитывает особенности той или иной документации. 3.4. Формирование для утверждения нового Списка организаций-источников комплектования муниципального архива осуществляется на основании уже имеющегося в архиве с учетом изменений в нем. Вновь включаемые организации вносятся в соответствующие разделы, подразделы Списка муниципального архива. При этом заполняются все его графы. 3.5. В случае необходимости внесения изменений в действующие утвержденные Списки муниципальных архивов заполняется графа «примечание» (см. п. 4.1). При пополнении Списка новыми организациями они вносятся в конец соответствующего раздела, подраздела действующего Списка. При пересмотре Списков для нового утверждения организации расставляются уже в соответствии с алфавитом наименований и заново нумеруются. 3.6. Списки организаций-источников комплектования муниципальных архивов ведутся в традиционной и электронной форме. 3.7. Муниципальный архив может вести Списки возможных источников комплектования. Рекомендуются следующие графы данного Списка: графа 1 – раздел, подраздел Списка организаций-источников комплектования соответствующего архива; графа 2 – наименование организации; графа 3 – краткая характеристика организации (форма собственности, вид деятельности); графа 4 – юридический адрес, телефон; графа 5 – стадия работы (установление контакта; анализ функций организации и ее документов; переговоры; подготовка к рассмотрению вопроса на ЭПК (Экспертного заключения, справки, в случае необходимости – договора, соглашения); графа 6 – принятое решение о включении в Список организаций-источников комплектования муниципального архива. 4. Порядок рассмотрения и утверждения Списков организаций-источников комплектования государственных и муниципальных архивов 4.1. После рассмотрения соответствующими экспертными органами проектов Списков организаций-источников комплектования и снятия в случае необходимости спорных вопросов, принимается решение об их согласовании, которое оформляется письменно. Затем в левой части последнего листа Списка ставится гриф «согласовано» с указанием даты и номера протокола ЭПК. В ходе рассмотрения проекта Списка на ЭПК анализу подвергается весь состав организаций, как внесенных в него ранее, так и предложенных впервые. При этом, могут возникнуть предложения: об изменении формы приема документов организации; переносе организации в другой раздел, подраздел Списка; уточнении сведений, приводимых в графе «примечание»; исключении организации из Списка. 4.2. Утверждение Списков организаций-источников комплектования муниципальных архивов осуществляется в установленном порядке соответственно руководителем органа местного самоуправления, муниципального архива. Решение о включении организации в Список организаций-источников комплектования муниципального архива доводится до сведения руководителя данной организации письменно с приложением выписки из протокола ЭПК. 4.3. Изменения в Список организаций-источников комплектования муниципального архива вносятся Экспертным заключением, справкой, в которых указывается на основании каких законов и иных нормативных правовых актов Российской Федерации, субъектов Российской Федерации, муниципальных правовых актов произошли те или иные изменения и прилагаемых в случае необходимости других документов (копий устава, положений, приказов, постановлений, решений, определений арбитражного суда и др.). 4.4. Новые организации вносятся в утвержденный Список на основании Экспертного заключения, справки, решения ЭПК, для негосударственных организаций, общественных объединений прилагается договор. Организации исключаются из Списков в случае: ликвидации, реорганизации (без передачи документов правопреемнику) на основании сведений из реестра регистрации юридических лиц и при условии упорядочения и передачи документов в архив; для общественных объединений могут быть использованы сведения не только из реестра регистрации общественных организаций, но и из Списка ликвидированных общественных объединений, не прошедших регистрацию в соответствующих управлениях Министерства юстиции Российской Федерации по субъекту Российской Федерации; пересмотра ценности образуемых в организации документов путем дополнительного изучения; передачи по акту приема-передачи документов государственной организации-предшественника, хранящихся у негосударственной организации; расторжения договора по инициативе организации (не желающей продолжать сотрудничество с архивом), оформленного в виде письма или по инициативе архива, когда условия договора организацией не выполняются; передачи организации-источника комплектования другому архиву по акту приема-передачи. При этом в Экспертном заключении, справке об исключении организации из Списка указываются основания исключения (даты, номера соответствующих документов), а также место нахождения документов постоянного срока хранения и по личному составу. 4.5. В случае расторжения договора с негосударственной организацией-источником комплектования муниципального архива в соответствии с законодательством Российской Федерации все, уже принятые в архив документы, возврату не подлежат. Решение о передаче в архив упорядоченных документов, еще находящихся в организации, принимается по соглашению сторон или в судебном порядке. 4.6. Изменение формы приема документов организаций-источников комплектования муниципального архива возможно по результатам специального изучения их документов или подобных (аналогичных) организаций. Данные изменения принимаются в установленном порядке на основании соответствующего Экспертного заключения, справки. В случае необходимости решение доводится до организации и находит отражение в дополнительных соглашениях к договорам с негосударственными организациями, общественными объединениями. 4.7. Изменения в Список организаций-источников комплектования муниципального архива в связи с переименованием организации вносятся объяснительной запиской муниципального архива, направляемой на ЭПК архивного агентства Иркутской области. При реорганизации, ликвидации целого ряда взаимосвязанных организаций, изменения могут быть внесены в Список не отдельно по каждой из них, а списком таких организаций. Ежегодно итоговая запись Списка организаций-источников комплектования муниципального архива пересоставляется им по состоянию на 1 января последующего года. По мере накопления изменений (по мере необходимости) проводится процедура переутверждения Списков организаций-источников комплектования муниципальных архивов, но не реже одного раза в 5 лет. В связи с изменениями в экономической, социальной, общественной жизни региона работа по контролю за организациями-источниками комплектования муниципальных архивов и необходимому уточнению Списков должна вестись постоянно и фиксироваться в текущих планах работы архивов. 4.8. В Списки организаций-источников комплектования муниципальных архивов ликвидируемые организации не включаются. При обнаружении бесхозяйных документов, они изучаются и те из них, которые будут отнесены к составу Архивного фонда Российской Федерации, в установленном порядке (по решению суда) передаются в соответствующий архив. 5.9. Муниципальный архив ведет наблюдательное дело на каждую организацию-источник комплектования. В него рекомендуется включать следующие группы документов: документы, характеризующие организацию; документы, характеризующие работу архива организации, постановку делопроизводства в организации. Документы, характеризующие организацию: копии нормативных и распорядительных документов о создании организации, изменениях ее наименования и подчиненности, реорганизации и ликвидации; справки об изменениях в структуре и форме собственности организации; выписки из протоколов заседаний ЭПК архивного агентства Иркутской области о включении организации в Список организаций-источников комплектования муниципального архива и об исключении из него; Экспертные заключения, справки. Документы, характеризующие работу архива организации, постановку делопроизводства в организации: карточка учета работы с организацией (находится в картотеке); копии распорядительных документов руководителя организации о назначении ответственного за делопроизводство и архив, о создании и составе экспертной комиссии (ЭК) организации, других распорядительных документов, касающихся архивного дела и делопроизводства организации; положение об архиве; положение об ЭК организации; планы работы ЭК организации; переписка об изменении номенклатуры дел; инструкция по делопроизводству (и распорядительный документ о введении ее в действие); справки, акты по результатам изучения состояния делопроизводства и архива организации; акты организации об утратах документов постоянного срока хранения, документов по личному составу, акты о необнаружении документов, пути розыска которых исчерпаны, документы о причинах утраты и мерах по розыску документов (после приема документов организации на постоянное хранение в архив указанные документы помещаются в дело фонда); переписка с организацией по вопросам ведения делопроизводства и обеспечения сохранности документов Архивного фонда Российской Федерации (докладные записки в адрес руководства и вышестоящей организации, протоколы совещаний при руководстве и др.)4 паспорт архива. В случае необходимости состав документов наблюдательного дела может быть уточнен. С целью контроля за качеством описей в наблюдательное дело могут помещаться заключения на годовые разделы описей, направляемые на рассмотрение ЭПК архивного агентства Иркутской области, и выписки из протоколов заседаний ЭПК с замечаниями к ним. Наблюдательное дело формируется с момента включения организации в Список организаций-источников комплектования муниципального архива и ведется до момента исключения организации из него. Состав документов, помещаемых в наблюдательные дела, периодически пополняется соответствующим комплексом действующих нормативно-методических и других документов. На обложке наблюдательного дела пишется наименование муниципального архива, полное и сокращенное наименование организации, номер и индекс организации согласно Списку организаций-источников комплектования муниципального архива, номер архивного фонда. В случае изменения таких реквизитов, как номер, наименование организации, обложка наблюдательного дела переоформляется. При передаче организации-источника комплектования архива в другой архив передается и ее наблюдательное дело. При исключении организации из числа источников комплектования муниципального архива ее наблюдательное дело подвергается полной обработке (экспертиза, переплет, нумерация), включается в опись и передается на постоянное хранение в муниципальный архив (архив архива). При незначительном объеме документов, содержащихся в наблюдательном деле, они включаются в дело фонда соответствующей организации. Коротко о практической части. В 2014 году была завершена работа по приведению списков организаций-источников комплектования в соответствии с Рекомендациями Росархива. Благодаря активной работе архивистов в ряде архивов списки источников пополнились новыми организациями всех форм собственности. Большую работу провел муниципальный архив г. Черемхово. Количество его организаций-источников комплектования архива увеличилось в 2 раза и составило 25 организаций. В список были включены новые организации: 1. КСП города Черемхово; 2. ООО «Управляющая компания город»; 3. ОГБОУ СПО «Черемховский медицинский техникум»; 4. ГБПОУ Иркутской области «Черемховский педагогический колледж»; 5. МБОУ ДОД «Дом детства и юношества»; 6. МБОУ ДОД «Детский эколого-биологический центр»; 7. Иркутское областное государственное бюджетное учреждение культуры «Черемховский драматический театр имени В.П.Гуркина»; 8. МКУК «Культурно-досуговый центр»; 9. МКУ «Архив города Черемхово»; 10. ОГБУЗ «Черемховская областная психиатрическая больница»; 11. ОГБУЗ «Черемховская городская больница №1; 12. Отдел по физической культуре, спорту и молодёжной политике администрации города Черемхово 13. Черемховская городская общественная организация ветеранов (пенсионеров) войны, труда, Вооружённых Сил и правоохранительных органов. В 2015-2016 годах работа по включению в списки организаций-источников комплектования муниципальных архивов новых организаций была продолжена. В течение этого периода было включено 8 новых организаций: 1.. МБУ «Центр развития образования» (Черемховский район (2015)); 2. МКУ «Центр развития образования» (г. Свирск); 3. Муниципальное казенное учреждение «Управление экономики администрации Тайшетского муниципального образования «Тайшетское городское поселение» (2016); 4. ОГБУ «Тайшетская станция по борьбе с болезнями животных»; 5. МКУ Контрольно-счетная палата Тайшетского городского поселения; 6. МКУК «Централизованная библиотечная система Мамско-Чуйского района – Центральная районная библиотека»; 7. МБУ «Центр развития образования Чунского района»; 8. МКУ «Центр бухгалтерского обеспечения Чунского района». Как мы видим наибольшую активность в данном направлении проявил муниципальный архив Тайшетского района. |