Определение признаков и схемы классификаций. Определение признаков и разработка схемы классификаций для фонда
Скачать 432.6 Kb.
|
Определение признаков и разработка схемы классификаций для фонда. Классификация - это выработка научных основ (признаков) организации комплексов документов, установление логических и исторических связей между ними. Классификация документов АФ РФ включает три ступени: классификация в пределах АФ РФ в целом классификация документов в пределах архива классификация в пределах архивного фонда I. классификация в пределах АФ РФ в целом– распределение документов между государственными архивами. До 1991 г. организация документов и дел в Государственном архивном фонде СССР осуществлялась по следующим признакам: принадлежности к историческим эпохам: феодализму, капитализму, социализму (документы эпохи социализма хранятся в государственных архивах отдельно от эпох феодализма и капитализма); принадлежности к комплексам, имеющим общесоюзное, республиканское (для союзных и автономных республик) и местное значение; принадлежности к определенным административно-территориальным единицам (краям, областям, районам); принадлежности к определенным отраслям государственной и общественной деятельности; принадлежности к составу документации данного фондообразователя (принцип недробимости архивного фонда); способу и технике закрепления информации. В начале 90-х гг. XX в., после распада СССР, организация документов и дел Архивного фонда Российской Федерации стала осуществляться по следующим признакам: 1)по формам собственности: архивные фонды и архивные документы государственной части АФ РФ; архивные фонды и архивные документы, отнесенные к федеральной собственности и находящиеся в исключительном ведении РФ; архивные фонды и архивные документы, находящиеся в ведении муниципальных органов; архивные фонды и архивные документы негосударственной части Архивного фонда РФ; 2)по видам носителей, способам и технике закрепления информации: архивные письменные и графические документы на бумажных носителях; кинофотофонодокументы, видеофонограммы, машинописные (электронные) документы; 3) по срокам хранения: архивные фонды и архивные документы, находящиеся на постоянном хранении в архивах; архивные фонды и архивные документы, находящиеся на временном хранении в течение установленных сроков в ведомственных архивах; архивные фонды и архивные документы, находящиеся на временном и депозитарном хранении в ведомственных архивах и отраслевых фондах; архивные фонды и архивные документы негосударственной части Архивного фонда РФ, находящиеся на временном и депозитарном хранении в государственных архивах. Для документов государственной и негосударственной частей АФ РФ могут применяться разные категории сроков хранения: постоянное, временное, постоянное в собственности государства, депозитарное. Постоянное хранение - бессрочное хранение документов в архивном учреждении, государственном музее, библиотеке или же в архиве негосударственного учреждения. Временное хранение - хранение документов АФ РФ до их передачи на постоянное хранение в учреждения Федеральной архивной службы России (Росархив), которое осуществляют ведомственные архивы органов государственной власти и управления государственных учреждений, организаций и предприятий, а также государственные отраслевые фонды. Хранение в собственности государства - это хранение документов, находящихся в частной собственности, собственности общественных организаций, корпораций, акционерных обществ и т.д., которые на законном основании переданы в собственность учреждений Росархива, государственного музея и библиотеки. Депозитарное хранение документов - временное хранение документов Архивного фонда РФ в отраслевых архивных фондах в течение срока и на условиях, оговоренных в договоре с собственником документов. По истечении срока депозита, установленного в договоре, совсем не обязательно следует передача документов на постоянное хранение: это зависит от воли их собственника. Услуги по депозиту, как правило, оказываются государственными архивами за плату. II. классификация документов в пределах архива предполагает их организацию по комплексам - архивным фондам и коллекциям. При классификации документов архива выбирают один из научных принципов классификации: принцип происхождения (организация документов по исторически сложившимся комплексам (фондам); логический (тематический) принцип классификации документов по тематическим и другим (искусственно созданным) группам (коллекциям). Вся совокупность документов, образующихся в процессе деятельности учреждения или лица (юридического или физического) - фондообразователя, составляет его документальный фонд. Из документального фонда фондообразователя выделяется его архивный фонд - часть документального фонда, имеющая историческое, научное, социальное, экономическое, политическое, культурное значение и подлежащая постоянному архивному хранению. Разновидностями архивного фонда являются: архивный фонд учреждения (организации), состоящий из документов, образовавшихся в деятельности одного учреждения (организации); архивный фонд личного происхождения, образовавшийся в процессе жизни и деятельности отдельного лица, семьи, рода. объединенный архивный фонд, состоящий из документов, образовавшихся в деятельности двух фондообразователей (учреждений, организаций, предприятий, войсковых частей, отдельных лиц) или более, имеющих между собою исторические и (или) логически обусловленные связи (однородность целевого назначения, подчиненность, единство объекта и времени деятельности, единство местонахождения и др.; для частных лиц — родственные, профессиональные, творческие отношения). Архивная коллекция - совокупность отдельных документов, образовавшихся в процессе деятельности различных фондообразователей и объединенных по одному или нескольким признакам (тематическому, номинальному, авторскому, хронологическому и др.). III. Классификация в пределах архивного фонда – определяется структура фонда. В пределах архивного фонда учетно-классификационной единицей является единица хранения документов. Единица хранения - учетная и классификационная единица, представляющая собой физически обособленный документ или совокупность документов, имеющая самостоятельное значение. Классификация дел в пределах архивного фонда состоит из двух этапов: разработки схемы классификации дел фонда; распределения дел в соответствии со схемой классификации. Разработка схемы классификации дел фондов является важным шагом для практического осуществления научной организации документов государственных архивов. Схема классификации (организации) дел архивного фонда представляет собой систематизированный список наименований структурных подразделений учреждения-фондообразователя, его функций или вопросов и направлений его деятельности. К основным классификационным признакам относятся: структурный — в соответствии со структурными подразделениями; функциональный, отраслевой, тематический — с учетом функций или отраслей деятельности учреждения, а также тех, которых касается содержание документов; хронологический — по датам или периодам, к которым относятся документы. К дополнительным классификационным признакам относятся: номинальный — по видам дел, видам и разновидностям документов; корреспондентский — по учреждениям и лицам, с которыми велась переписка фондообразователем; авторский — по наименованиям учреждений или фамилиям лиц, которые являются авторами документов; предметно-вопросный — по темам и вопросам, которые отражены в документах; географический — по территориям, населенным пунктам и географическим понятиям, с которыми связано содержание документов, их авторы или корреспонденты; хронологический — по датам документов. При разработке схемы классификации следует запомнить, что: необходимо использовать только основные признаки; из всей совокупности основных признаков берут только два; одним из двух выбранных признаков, как правило, должен быть хронологический; выбранные признаки в схеме классификации могут меняться местами. Для фондов учреждений, имеющих четкую структуру, сочетание таких двух признаков, как структурный и хронологический, образует два варианта схемы классификации: хронологически-структурный или структурно-хронологический. При структурно-хронологической схеме все дела сначала группируются по структурным подразделениям. При хронологически-структурной схеме дела первоначально группируются по годам, а внутри хронологических групп - по структурным подразделениям. Для фондов учреждений с часто изменяющейся или сложной структурой, а также при ее отсутствии, необходимо отразить в схеме отрасли деятельности фондообразователя. В таких случаях обычно применяется хронологически-отраслевая схема. При этом дела сначала группируются по годам, а внутри хронологических групп - по отраслям деятельности учреждения-фондообразователя. Для фондов бесструктурных фондообразователей при небольшом объеме дел можно применять номинально-хронологическую или хронологическиноминальную схему систематизации. Для небольших фондов, имеющих свою специфику, а также для коллекции применяются тематически-хронологическая или хронологически-тематическая схемы. Для объединенного архивного фонда при классификации дел сначала производится группировка дел по фондам, входящим в объединенный архивный фонд. Дляфондов личного происхождения схемы классификации документов определяются составом фондообразователей (отдельное лицо, семья, род), характером их деятельности, составом и объемом документов фонда. Распределение дел в соответствии со схемой классификации может проводиться двумя способами: непосредственной группировки и расположения дел в соответствии со схемой классификации или карточным способом. При непосредственной группировке дела физически группируются по разделам и другим более мелким делениям в схеме и последовательно располагаются с учетом указанного в схеме порядка. При карточном способе группируются не сами дела, а карточки с описанными на них делами. Карточки для описания располагаются в предусмотренной схемой классификации последовательности и нумеруются в порядке валовой нумерации. № 34 Классификация архивной документации Проблема классификации архивной документной информации – это стержневая проблема современной организации архивного информационного пространства. Поэтому в настоящее время ведется работа по созданию отраслевого классификатора архивной документной информации. Работа по созданию научно-справочного аппарата к архивным документам представляет вид научного труда, направленный на обеспечение организаций и лиц необходимой документной информацией. Документная информация – это сведения, различные данные, содержащиеся в документе. В практике информационной работы архивные документы, являющиеся первоисточниками сведений о предметах объективной действительности и мыслительной деятельности человека, получили название носителей первичной документной информации. Различные сообщения о документах, состоящие из описаний, специальных шифров и кодов, называются информацией об информации, или вторичной документной информацией. Архивные справочники, содержащие вторичную документную информацию, и сами документы, несущие первичную документную информацию, в совокупности составляют архивную информационную среду. Все архивные справочники, описывающие документную информацию, делятся на обязательные и дополнительные. Обязательные справочники существуют во всех государственных архивах. К ним относятся архивные описи и архивные каталоги, обзоры документов и другие архивные справочники. Дополнительные справочники создаются с учетом специфики документов архива, а также складываются исторически (поступившие на постоянное хранение делопроизводственные картотеки, картотеки и перечни документов, выявленных для публикации). К дополнительным справочникам относятся указатели, обзоры, тематические перечни, аннотированные каталоги. Принципы построения системы НСА. Основными принципами построения системы НСА являются: 1) взаимосвязь и взаимодополняемость информации различных справочников, описывающих первичную ретроспективную документную информацию на разных уровнях; 2) неповторяемость и недублированность информации различных видов справочников; 3) преемственность НСА ведомственных, государственных и муниципальных архивов. Плевые два принципа необходимо соблюдать для того, чтобы сделать поиск более эффективным и избегать затрат труда архивиста на дублирование информации. Если описание и каталогизация фонда проведены в соответствии с принципом взаимосвязи и взаимодополняемости информации, исследователь, ознакомившись с описью фонда и выписав из нее номера единиц хранения по интересующей его теме, обращается затем к соответствующему разделу каталога для более углубленного поиска. В каталоге он находит не только названия единиц хранения, но и заголовки документов и более подробную информацию с указанием на листы единицы хранения, на которых эту информацию можно найти. Третий принцип очень важен для организации поисковой работы. Он означает, что к созданию всех типов справочников в ведомственных, государственных и муниципальных архивах применяются единые требования и единые методы. Так, описи дел составляются еще в делопроизводстве учреждений под контролем ведомственного архива. Сводные описи (годовые разделы) описей дел постоянного хранения ведомственного архива обязательно утверждаются ЭПК государственного архива и хранятся в государственном архиве как контрольные экземпляры до передачи дел на постоянное хранение. Такой же контроль должен осуществляться за составом ведомственных картотек и других справочников. Все элементы описания, все вспомогательные элементы справочного аппарата к описи должны находиться в строгом соответствии с основными правилами работы ведомственных и государственных архивов. Структура системы НСА. Система НСА структурного подразделения на вертикальный и горизонтальный уровни. Горизонтальный уровень системы основан на функциональном различии справочников. По функциям справочники системы НСА подразделяются: 1. на справочники по учету; 2. справочники по раскрытию содержания документов (информационно-поисковые системы). Вертикальный уровень системы основан на иерархии классов справочников к следующим комплексам архивных документов: 1. АФ РФ в целом; 2. сети архивов; 3. архиву; 4. фонду; 5. делу или отдельному документу. В соответствии с таким делением можно назвать наиболее распространенные справочники и справочные комплексы к архивным документам. 1. АФ РФ: Центральный фондовый каталог Росархива и разрабатываемая ранее на его основе автоматизированная система НТИ. 2. Группа архивов отдельного региона: фондовой каталог субъекта РФ или муниципального образования. 3. Архив: путеводитель или краткий справочник; книга поступлений; список фондов; листы фондов; описи; каталоги; тематические обзоры; указатели; паспорт архива; 4. Фонд: лист фонда; опись; обзор фонда; каталоги; указатели; 5. Отдельное дело или отдельный документ: тематические путеводители; каталоги; указатели; обзоры фондовые и указательные; внутренняя опись дела; аннотация; заверительная надпись. В практической работе все справочники в результате их классификации по уровням документов получили названия: межархивные (на уровне АФ РФ и его части); внутриархивные и межфондовые (на уровне фондов или их частей); внутирфондовые (на уровне фонда или его части). Подробный перечень справочного аппарата каждого федерального архива России по указанным группам (внутриархивной, межфондовой, внутрифондовой справочники) дается в справочнике «Федеральные архивы России и их научно-справочный аппарат»,опубликовано в 1994 году. Перспективы развития СНСА. Разработка перспектив дальнейшего оптимального развития системы НСА, опираясь на решение следующих основных проблем. 1. Оптимизация системы НСА АФ РФ в целом как подсистемы общегосударственной системе научно-технической информации (НТИ). 2. Оптимизация отдельных подсистем и элементов системы НСА АФ РФ на различных уровнях организации документов: архив - фонд – дело – документ – это уровни «входа» в систему НСА; а также оптимизация системы НСА каждого архива. 3. Всестороннее обеспечение преемственности НСА государственных архивов и архивов учреждений. 4. Дальнейшее совершенствование методики создания отдельных типов справочников с учетом их взаимодействия и взаимодополняемости в системе НСА архива. Система НСА должна строиться на основе единства методов учета и описания документов на едином нормативно-методическом обеспечении, что определяет следующие требования, предъявляемые к ним: 1) удовлетворят все потребности общества в ретроспективной информации по мере возникновения и поступления запросов в архиве; 2) ориентироваться в основном на тематический поиск информации; 3) быть универсальной, т.е. охватывать всю совокупность документов АФ РФ (текстовых, КФФД, технических и др.), независимо от способа закрепления информации; 4) иметь единую методику составления всех типов и видов справочников; 5) отличаться взаимосвязью, взаимодополняемостью справочников; 6) развиваться с учетом дальнейших перспектив применения новейших достижений науки и техники, т.е. автоматизированного ввода и поиска информации. Исходя из этих требований, основу системы НСА должно составлять «двойное единство»: единство организации документов, которое достигается единством научно-методических основ классификации документов (единая система НСА закрепляет организацию документов и их учет по единицам хранения, фондом, комплексом фонда, архивом); Единство описания документов, которое достигается единством методики составления справочника. В настоящее время создание и усовершенствование НСА в каждом архиве происходит дифференцированно. Это означает, что архивисты по разному – подходят к созданию и усовершенствованию справочников фондов различной информативности. Зависимости от информативности архивные фонды разделяют на 3 категории. Под категорией архивного фонда при этом понимают различную степень информативности материалов этого фонда. Так, к значимым, много аспектным по содержанию и большим фондам, к которым часто обращаются следователи, создаются сложные, высококачественные виды архивных справочников, отличающиеся глубинной и детализацией сведений о содержании документа. Такие справочники создаются фондом I категории. Более упрощенной НСА создается к фондам II и III категории |