упр перс Microsoft Word (2). Организации, как процесс и как структура

• Название: Организации, как процесс и как структура
• Дата: 22.03.2022
• Размер: 59.41 Kb.
• Имя файла: упр перс Microsoft Word (2).docx
• Тип: Документы; #410022

1 Подсистемы управления персоналом.

Управление персоналом выступает одновременно как система организации, как процесс и как структура. 
Система управления персоналом – система, в которой реализуются функции управления персоналом, в процессе обоснования, выработки принятия и реализации управленческих решений. Подсистема линейного руководства – осуществляет управление организацией в целом, управление отдельными функциональными и производственными подразделениями. Функции этой подсистемы выполняют: руководитель организации, его заместители, руководители функциональных и производственных подразделений, их заместители, мастера, бригадиры. Система управления персоналом включает в себя следующие подсистемы:

1. 
   Подсистема планирования и маркетинга персонала включает в себя: разработку кадровой политики и стратегии управления персоналом, анализ кадрового потенциала, анализ рынка труда, организацию кадрового планирования, планирование и прогнозирование потребности в персонале, организацию рекламы, поддержание взаимосвязи с внешними источниками, обеспечивающими организацию кадрами.
   
2. 
   Подсистема управления наймом и учетом персонала Включает в себя: организацию найма персонала, учет приема, перемещений, поощрений и увольнения персонала, профессиональную ориентацию и организацию рационального использования персонала, управление занятостью, документационное обеспечение системы управления персоналом.
   
3. 
   Подсистема управления трудовыми ресурсами Включает в себя: анализ и регулирование групповых и личностных взаимоотношений руководства, управление производственными конфликтами и стрессами, социально – психологическую диагностику, соблюдение этических норм взаимоотношений, управление взаимодействием с профсоюзами.
   
4. 
   Подсистема обеспечения нормальных условий труда включает в себя: соблюдение требование психофизиологии и эргономики труда, соблюдение требований технической эстетики, охраны труда и окружающей среды, военизированной охраны организации и отдельных должностных лиц.
   
5. 
   Подсистема управления развитием персонала включает в себя: обучение, переподготовку и повышение квалификации, введение в должность и адаптацию новых работников, оценку кандидатов на вакантную должность, текущую периодическую оценку кадров, организацию рационализаторской и изобретательской деятельности, реализацию деловой карьеры и служебно-профессионального продвижения, организацию работы с кадровым резервом.
   
6. 
   Подсистема управления мотивацией поведения персонала включает в себя: управление мотивацией трудового поведения, нормирование и тарификация трудового процесса, разработка система оплаты труда, разработка форм участия персонала в прибылях и капитале, разработка форм морального поощрения персонала, организация нормативно-методического обеспечения системы управления персоналом.
   
7. 
   Подсистема социальным развитием включает в себя: организацию общественного питания, управление жилищно-бытовым обслуживанием, развитием культуры и физического воспитания, обеспечение охраны здоровья и отдыха, обеспечение детскими учреждениями, управление социальными конфликтами и стрессами, организацию продажи продуктов питания и товаров народного потребления, организацию социального страхования.
   
8. 
   Подсистема развития организационной структуры управления включает в себя: анализ сложившийся оргструктуры управления, проектирование новой оргструктуры управления, разработку штатного расписания, формирование новой оргструктуры управления, разработку и реализацию рекомендаций по развитию стиля и методов руководства.
   
9. 
   Подсистема правового обеспечения системы управления персоналом включает в себя: решение правовых вопросов трудовых отношений, согласование распорядительных и иных документов по управлению персоналом, решение правовых вопросов хозяйственной деятельности, проведение консультаций по юридическим вопросам.
   
10. 
    Подсистема информационного обеспечения системы управления персоналом включает в себя: ведение учета и статистики персонала, информационное и техническое обеспечение системы управления персоналом, обеспечение персонала научно-технической информацией, организация работы органов массовой информации организации, проведение патентно-лицензионной деятельности.
    

2 Рабочее место руководителя, его эргономические характеристики.

На протяжении всей жизни человеческого общества были те, кто руководит и те, кем руководят. Но люди до начала 20 века мало придавали значения самому понятию управление. С начала 20 века управление начинает выделятся в самостоятельную науку, и продолжает развиваться в настоящее время. На протяжении развития науки основное внимание уделялось тому, как руководитель должен руководить, чтобы организация работала эффективно. Но, к сожалению, мало внимания уделялось тому, как организовать и спроектировать работу самого руководителя.

Современное развитие общества показывает, что успешная деятельность организации во многом зависит от умелого и грамотного руководства. А его работа, в свою очередь от грамотно спроектированного рабочего места.

Объектом работы является – рабочее место руководителя.

Предмет работы – интерьер рабочего места и технические условия на рабочем месте.

Факторы, влияющие на работу руководителя:

Руководитель – особый работник в организации и поэтому ему присуще некоторые особенности, которые отличают его от других членов коллектива:

Руководители непосредственно не связаны с созданием материальных ценностей, хотя активно участвуют в организации производства;

Работа руководителя в основном умственная;

Нелимитированность работы руководителя;

Повышенные нервно-психические усилия руководителя связанные с управлением людьми и принятием ответственных решений;

Труд руководителей не поддается количественному учету;

- Необходимость принятия большого количества решений за короткий период;

Также если представить рабочий день в общем виде, то руководитель в течении своего рабочего дня выполняет следующие виды работ (по данным разных источников):

Запланированные заседания и встречи  60 – 65%;

Разговоры по телефону  3 – 6%;

Работа с документами  17 – 22%;

Поездки, осмотры  3 –7%;

Незапланированные встречи  7%;

Отдых  2%;

Потери времени  2%;

Отсюда следует вывод, что большую часть своего времени руководитель проводит на рабочем месте. Если правильно не спроектировать и организовать рабочее место, то руководитель не сможет работать эффективно, что, несомненно, повлияет на работу самой организации.

Руководитель это человек и так как он действует в реальных условиях, то на него оказывают влияние многие факторы. В целом факторы, следующие:

1. 
   Психологические – нематериальные факторы, помогающие руководителю работать более эффективно в соответствии со своей личностью и потребностями. К ним можно отнести:
   

Эстетика рабочего места;

Удовлетворенность работой;

Социальный статус;

Невербальное общение

2. 
   Физиологические факторы – факторы, связанные с возможностями человека и влиянием окружающей среды:
   

Микроклимат;

Окружающий звук;

Освещенность рабочего места и сопряженную с освещением окраску кабинета;

3. Эстетические, включающую цветовую отделку интерьеров, озеленение служебных помещений, использование произведений живописи и прикладного искусства

Внешняя обстановка офиса и кабинета.

Производительный труд в сфере управления может быть обеспечен за счет соблюдения простых правил организации рабочего места, планировки офиса, создания комфортных условий труда и хорошего психологического климата. Все это предлагает эргономика – наука, изучающая рабочую среду в связи с работоспособностью и функциональными возможностями человека.

Современное рабочее место руководителя должно отвечать требованиям экономичности, высокой технической оснащенности, органичного дизайна и безопасности с точки зрения, как защиты информации, так и личной безопасности. Первое, что замечают люди приходя на прием – это внешняя обстановка помещения. От того, как выглядит ваш кабинет отчасти результаты беседы. Построение пространства требует соблюдения единого стиля во всем: в планировочном решении, в отделке, декоре, мебели.

Грамотно разместив рабочую зону и подобрав правильно цветовую гамму, можно при минимальных расходах повысить настроение и производительность труда. Традиционно кабинет директора делится на две зоны – официальную и неформальную.

1.Внутренний объем и форма кабинета. В зависимости от ранга руководителя приемлемая площадь от 20 до 50 м.кв. Но, как отмечают архитекторы, часто для функционального и уютного кабинета руководителя достаточно 12 м. кв. Высота минимум 3,5 м. Форма кабинета также имеет большое значение, так как это еще и место проведения планерок и совещаний. Учитывая это, наиболее рациональной является прямоугольная форма кабинета с соотношением сторон 1:2. Отметим некоторые особенности. Весь кабинет делится на три зоны. Первая – непосредственно рабочее место. Вторая – зона проведения совещаний, планерок, презентаций. Третья зона – зона отдыха, где стоят журнальный столик, диван и одно, два комфортабельных кресла. Она используется для доверительных бесед с партнерами и, в некоторых случаях, с подчиненными, когда необходимо создать неформальную обстановку.

Рабочий стол должен быть больше обычных столов. Рабочая поверхность стола должна быть твердой и гладкой, преимущественно из дерева. Не следует покрывать стол стеклом, так как его блестящая поверхность вредно воздействует на зрение.

«Согласно древнему китайскому учению руководитель должен сидеть в кабинете лицом к входной двери и немного наискосок от нее – это по мысли философов помогает найти выход даже в самой безвыходной ситуации. Стол должен стоять так, чтобы хозяин сидел лицом к двери и мог видеть приходящих и уходящих гостей». На приставке слева можно разместить компьютер, телефоны и другие предметы, которые могут занимать много места на рабочем столе.

От стола руководителя должен отходить приставка. Она служит для проведения мелких заседаний, приема делегаций из нескольких человек. Стол для совещаний должен быть рассчитан на определенное количество человек,(5 –7 человек +2 свободных места). Стулья вокруг стола для конференций не должны быть слишком комфортабельными или неудобными. Оптимально – обыкновенные стулья с мягким сиденьем. Обстановка кабинета не должна быть угнетающей и подавляющей. Для этой цели в кабинете могут находиться аквариум с рыбками, зеленые насаждения, зеркало. Рабочий кабинет можно также дополнить стендом, где будут размещаться образцы производимой продукции. Также необходимы большие настенные часы, которые должны быть видны из любой точки кабинета. Живые цветы, шторы или жалюзи, продуманное цветовое оформление.

«Современная мебель - дороже денег». Особый разговор – это предметы интерьера. Ни для кого не секрет, что мебель, обои, напольное покрытие может быть источником выделения токсических веществ. Согласно статье 414 «Гигиенических требований…» материалы, используемые для внутренней отделки интерьера помещения, должны быть разрешены для применения органами Государственного санитарного надзора.

Современная эстетически красивая и экологически чистая мебель создаст комфортные условия труда и представление о благополучии фирмы. При подборе мебели следует учитывать такие моменты как: антропометрические показатели (рост, длина корпуса, длина рук, и др.), для обеспечения удобного положения тела человека. Это создает условия для меньшей утомляемости, хорошего зрительного восприятия, свободы движения.

Требования к креслу руководителя сформулировать предельно просто, - оно должно быть удобным.

«Оно должно обеспечивать физиологически рациональную рабочую позу, при которой не нарушается циркуляция крови и не происходит вредных воздействий. Кресло о обязательно должно быть с подлокотниками и иметь возможность поворота, изменения высоты и угла наклона сиденья и спинки. Желательно иметь возможность регулировки высоты и расстояния между подлокотниками, расстояния от спинки до переднего края сиденья. Кресло должно быть регулируемым, с возможностью вращения, чтобы дотянуться до предметов находящихся вдалеке".

Л учше всего оборудовать рабочее место недорогой итальянской или немецкой мебелью из ДСП, покрытой специальным защитным пластиком. Гнетущее впечатление оставляет посещение кабинетов директоров с исцарапанными старыми столами, протертыми до дыр креслами, дешевыми занавесками и пепельницами, наполненными окурками сигарет.

«Цветовое решение интерьера характеризуется цветовой гаммой (совокупность цветов, принятая для цветового решения интерьера) и цветовым контрастом (мера различия цветов по яркости и цветовому тону)». Традиционные нейтральные белый или серый, по мнению психологов, не должны доминировать в оформлении офиса. Первый – отдает больницей, второй может быть случайно упомянут в идиоме «серая масса». Разумеется, если вы вынуждены привязываться, например, к серому цвету, правильно будет использовать в убранстве контрастные цвета: вишневый, оранжевый, васильковый. Цвета советуют лучше выбирать из светлых тонов. Нежно-зеленый, желтый, бежевый. Они способствуют не только снижению утомляемости, но и увеличивают объем кабинета. Можно упомянуть некоторые закономерности: коричневый – улучшает исполнительные функции; синий – улучшает активность головного мозга и уменьшает аппетит; желтый, оранжевый – повышают настроение и стимулируют рождение нестандартных решений; зеленый – несет спокойствие. Важно также чтобы поверхности были матовыми, т. к блестящие - вредны для здоровья.

Шум

Также к эргономическим факторам относиться и шум. С достоверностью установлено вредное воздействие шума на состояние человека. Предельно допустимые уровни шума хорошо известны. Уровень шума офисных помещений, установленный европейским союзом, равен 55 дБ. Согласно п.6.2. «Гигиенических требований…», уровень шума не должен превышать 75 дБ. Следует сказать, что шум, издаваемый компьютером, принтером и факсом, превышает 75 дБ. Поэтому не рекомендуется ставить всю оргтехнику на рабочем месте руководителя. Для снижения шума можно использовать ковровые покрытия на пол, двойные двери, шумоизоляционную обивку, занавески из плотной ткани, коврики под шумящее оборудование.

Освещение

«Да будет свет!» Правильная освещенность помещения – фактор создания комфортных условий труда руководителя. Прямой свет без абажуров вызывает раздражение глаз, слабая освещенность приводит к напряжению зрения, ослабляет внимание, ведет к быстрому утомлению. Наилучшим вариантом является работа при естественном освещении, когда свет падает с левого бока или прямо. Установлено, что оно вызывает наименьшее утомление. Однако использовать его весь рабочий день не представляется возможным. Искусственный и естественный свет должны иметь одно направление. Освещенность рабочего места должна быть приспособлена к индивидуальным качествам и быть в пределах 500 лк. Цвет освещения имеет психологическое значение, поэтому предпочтение отдается теплым тонам, подчеркивающие желтые и красные тона. В качестве искусственного источника рекомендуют применять люминесцентные и металлогалогеновые лампы.

Микроклимат

«Пар кости ломит!» Микроклимат характеризуется такими величинами как температура, влажность и скорость воздуха. Наиболее комфортной является температура 19 – 22 градусов. Уровень температуры связан с влажностью. Психологически при одной и той же температуре влажный воздух кажется жарким, сухой – холодным. Минимальная влажность не должна быть ниже 25 – 30%, нормальная в пределах 40 –60%. Также на рабочем месте необходимо добиваться кондиционирования воздуха, т. е одновременного регулирования его температуры, влажности, чистоты и воздухообмена. Особенно оправдано это в летние месяцы, когда температура достигает 27 градусов и выше. Для этого целесообразно использовать кондиционеры.

Т е х н и к а л и ч н о й р а б о т ы

Концентрация производства, напряженный ритм работы, рост числа руководителей потребовали разработки унифицированной документации и технических средств, облегчающих работу директора.

«Используйте органайзер!» Все технические средства для ручных и механизированных работ (ручки, скрепки, карандаши, ластики, скоросшиватели, линейки, ножницы) лучше всего хранить в специально приспособленном месте на столе – органайзере. Это экономит время по сравнению с традиционным хранением средств в ящике стола.

«Каждой вещи - свое место!» Все документы (папки, бумаги) надо располагать таким образом, чтобы они имели постоянное место, и их можно было легко найти. Для корреспонденции можно положить на стол специальные цветные папки, чтобы сразу по цвету можно было оценить степень важности. В зарубежной практике используется закон «свободного стола»; на столе должна находиться лишь одна работа с необходимыми для нее документами и средствами труда, все остальное должно быть внутри стола. В конце дня стол должен быть абсолютно чистым в интересах соблюдения служебной тайны. Стол руководителя, заваленный документами, книгами, газетами, говорит о неряшливом, неделовом человеке.

Ежедневник. Необходимая вещь, позволяющая руководителю не забывать назначенные встречи или другую полезную информацию.

Необходимо сказать о средствах обеспечения оперативной связью. Это телефонная, радиосвязь, директорские коммутаторы, позволяющие вести разговор с несколькими абонентами одновременно, концентраторы, автоответчики. Руководителю необходимо два телефона. Один внутренний другой для выхода за пределы организации. Причем второй телефон по возможности должен быть таким, что на звонок по нему должен отвечать сначала секретарь, а затем переключать звонок на руководителя.

Все средства коммуникационной техники надо располагать слева или на специальной подставке, чтобы можно было пользоваться ими левой рукой, оставляя правую свободной для работы;

Компьютер

В настоящее время без компьютера нельзя представить нормальной работы руководителя. Во-первых, компьютер позволяет сделать работу практически безбумажной, во - вторых, с помощью компьютера можно быстро получать информацию о положении дел на рынке, в - третьих он позволяет быть в курсе дел на предприятии и многое другое. Необходимо также учитывать, что для полноценной работы необходимо: хорошее программное обеспечение, выхода на компьютерные сети и наличие компьютерной сети внутри организации. Следует сказать о правилах безопасной работы и физиологичном положении при работе за компьютером. Так же как не рекомендуется смотреть телевизор в темной комнате, так и нельзя работать за дисплеем и только при местном освещении. Чтобы уменьшить напряжение глаз, необходимо учесть, что легче воспринимаются глазом темные знаки на светлом фоне. Основными источниками вредного воздействия на организм являются электромагнитные колебания низкой частоты. Скапливающийся на экране монитораэлектростатический заряд вызывает де ионизацию атмосферы, что приводит к вредному воздействию на ЦНС.

Защитить себя от этих видов излучения возможно, если иметь защитный экран, имеющий сертификат качества НИИ эргономики.

Чтобы работа была безопасной и комфортной необходимо позаботиться об аппаратном оборудовании компьютера

Рабочее место с монитором

- специальный компьютерный стол переменной высоты;

- длина 120-160 см;

- ширина 80-90 см;

- поверхность желательно светлая;

Освещение

сила света 500-600 люкс при работе с экраном;

свет уравновешенный без теней;

по возможности дневной, но не ослепляющий;

Экран

на расстоянии не менее 50 см;

со слабым излучением;

с высокой контрастностью и разрешающей способностью;

с верхней строкой экрана на уровне глаз;

с экраном, установленным параллельно окну;

с регулярной очисткой экрана;

Клавиатура

не выше 3 см;

с наклоном не больше 15 градусов;

с длинным кабелем для свободной передвижки;

Офисные приборы

- лазерный принтер с озоновым фильтром

Невербальные способы общения, его особенности в работе руководителя

Успешное руководство неразрывно связано с эффективной коммуникацией. Если руководитель не умеет извлечь максимум возможного из общения с людьми, то ему не удастся заставить их выкладываться на полную силу.

Люди не только слушают, что им говорят, но и внимательно следят за жестами, которыми сопровождается речь, а также за обстановкой в которой происходит общение. Большинство людей знакомы с теорией языка телодвижений, связанных с подсознанием. Есть ситуации, в которых руководитель и подчиненный чувствуют себя неловко, и часто единственным средством, способным снять напряжение является именно уместный жест. Хорошим примером такой ситуации является собеседование при приеме на работу. Если руководитель сидит за столом, это лишний раз подчеркивает его положение и власть в организации, но его собеседник будет чувствовать себя напряженно и неестественно. Поэтому директору лучше сесть с ним и на протяжении всего разговора избегать положений, которые могут поставить визитера в «тупик».

Знание языка телодвижений помогает также во время общения, так как умение понимать язык жестов помогает улавливать перемену настроения собеседника. То же можно сказать и про приемы посетителей. Их можно разделить на официальные и неофициальные. Официальные можно проводить:

за столом для конференций, совещаний. Это поставит руководителя и посетителя в одинаковые условия, то есть психологически собеседнику будет легче. К такому способу лучше всего прибегать, когда прием посетителя официальный, но руководитель хочет наладить личный контакт;

за рабочим столом. За рабочим столом лучше всего вообще не принимать посетителей, т.к. на нем могут находиться важные документы. За ним лучше принимать провинившихся работников.

Когда руководитель сидит за рабочим столом, а работник спереди, то психологически работнику намного сложнее и подчас одного этого хватает, чтобы не критикуя, работник понял свою вину.

Другим важным фактором в общении является межличностное пространство – как близко или далеко собеседники находятся по отношению к друг другу. Социальный статус руководителя также играет большую роль в определении личного пространства. Межличностное пространство исходя из видов отношений бывает:

1. 
   Интимное расстояние (до 0,5 м) – соответствует интимным отношениям, и используется в общении с близкими людьми.
   
2. 
   Межличностное расстояние (0,5 – 1,2 м) – для разговора друзей с соприкосновением или без соприкосновения друг с другом. На таком расстоянии люди общаются на вечеринках, официальных приемах, дружеских встречах или на работе. Если руководитель хочет наладить с коллегой или партнером менее официальный контакт, он использует это расстояние.
   
3. 
   Социальное расстояние (1,2 – 3,7 м) – для неформальных социальных и деловых отношений, причем верхний предел более соответствует формальным отношениям. Как правило, это расстояние и соответствует длине стола в кабинете у руководителя, где он проводит небольшие совещания, что позволяет ему сохранять формальную обстановку.
   
4. 
   Публичное расстояние (свыше 3, м) – оно уместно при обращении к большой группе людей, например при выступлениях в аудиториях и на собраниях.
   

Вот некоторые правила, которые можно вывести исходя из вышесказанного. Чтобы люди чувствовали себя комфортно при общении, надо всегда соблюдать дистанцию. Единственное исключение из этого правила – это пространство, обусловленное социальным положением человека. Например, генеральный директор крупной фирмы любит проводить уик-енды, ловя рыбу вместе со своими подчиненными. На рыбалке они могут вторгаться в личные и даже в интимные зоны друг друга. Но на работе директор будет держать своего приятеля на социальной дистанции. Это неписаный закон социального разделения. Руководители могут использовать метод вторжения в личное пространство, если хотят получить от сотрудника информацию, которые могут по каким-то соображениям ее скрывать.

При проектировании рабочего места следует упомянуть о факторах, влияющих на повышении статуса и властности руководителя. Это размер кресла и его аксессуары, высота стула и расположение его относительно другого человека. Высота спинки кресла повышает или понижает статус сидящего. Чем выше спинка, тем выше статус. Поэтому руководители предпочитают располагаться в кожаном кресле с высокой спинкой. Вращающиеся кресла придают их владельцам тоже больше властности, чем стулья с фиксированными ножками. Низкий диван для посетителей. Телефон вертушка. Дорогая пепельница, стоящая вне досягаемости посетителя, что создает для него неудобство при тушении сигареты. Несколько лежащих папок на столе с надписью «Совершенно секретно». Развешанные на стенах фотографии, дипломы, сертификаты, подтверждающие награды и квалификацию хозяина кабинета. Изящный дипломат с кодовым замком. Большие массивные портфели обычно носят те, кто выполняет всю работу.

Все это повысит статус руководителя, придаст больший вес в глазах окружающих, поможет более эффективно общаться и влиять на других.

Список литерaтуры

1. 
   Смирнов Е.Л. Справочное пособие по НОТ. – 2-е изд., доп. и перераб. -
   

М.: Экономика, 1981. – 408 с.

2. 
   Литвак И., «Эргономика – заботливая наука» 297 c.
   
3. 
   Шипунов В.Г., Кишкель Е.Н. Основы управленческой деятельности:
   

Учебн. Для средних. спец. учеб. заведений – М.: Высш. шк., 1996. – 271 с.



Рис. 1. Графическая схема подсистем системы управления персоналом как объекта постановки системы управления персоналом.