ОРГАНИЗАЦИЯ И ДОКУМЕНТИРОВАНИЕ ПРОЦЕССА ВНЕДРЕНИЯ ИНФОРМАЦИОННОЙ. Организация и документирование процесса внедрения информационной системы

• Название: Организация и документирование процесса внедрения информационной системы
• Дата: 20.10.2020
• Размер: 88.5 Kb.
• Имя файла: ОРГАНИЗАЦИЯ И ДОКУМЕНТИРОВАНИЕ ПРОЦЕССА ВНЕДРЕНИЯ ИНФОРМАЦИОННОЙ.doc
• Тип: Исследование; #144309

ОРГАНИЗАЦИЯ И ДОКУМЕНТИРОВАНИЕ ПРОЦЕССА ВНЕДРЕНИЯ ИНФОРМАЦИОННОЙ СИСТЕМЫ
3.1 ПРЕДПРОЕКТНОЕ ОБСЛЕДОВАНИЕ: АНАЛИЗ БИЗНЕС-ПРОЦЕССОВ И МОДЕЛИРОВАНИЕ

Предварительное исследование предметной области и анализ бизнес-процессов предшествует созданию и внедрению любой информационной системы. Необходимость в проведении исследо­ваний обусловлена сложностью процесса внедрения, большим разнообразием включаемых в него задач, неоднозначностью при­нимаемых решений.

Результатом проведения исследования, как правило, является графическое и текстовое описание предметной области, называ­емое моделью предметной области. Модель должна быть аде­кватна предметной области и отражать все аспекты функциони­рования предприятия/организации. Она необходима на всех этапах жизненного цикла информационной системы, но особую роль играет на стадии формирования требований к информаци­онной системе. Предварительное моделирование предметной области позволяет сократить время и сроки проведения проек­тировочных работ и получить более эффективный и качествен­ный проект. Без моделирования предметной области велика ве­роятность допущения большого количества ошибок в решении стратегических вопросов, приводящих к экономическим поте­рям и высоким затратам на последующее перепроектирование системы.

К модели предметной области предъявляют следующие требо­вания:

■ формализация, обеспечивающая однозначное описание струк­туры предметной области;

■ понятность для заказчиков и разработчиков на основе приме­нения графических средств отображения модели;

■ реализуемость, подразумевающая наличие средств физической реализации модели предметной области в информационной си­стеме;

■ обеспечение возможности оценки эффективности реализации модели предметной области на основе определенных методов и вычисляемых показателей.

Для реализации перечисленных требований необходимо по­строение системы моделей:

■ объектной модели, отражающей состав взаимодействующих в процессах материальных и информационных объектов пред­метной области;

■ функциональной модели, отражающей взаимосвязь функций (действий) по преобразованию объектов в процессах;

■ модели управления, отражающей события и бизнес-правила, ко­торые воздействуют на выполнение процессов;

■ организационной модели (структуры), отражающей взаимодей­ствие организационных единиц предприятия и персонала в процессах;

■ технической модели, описывающей топологию расположения и способы коммуникации комплекса технических средств. Главный критерий адекватности модели предметной области

заключается в функциональной полноте разрабатываемой инфор­мационной системы.

С моделированием непосредственно связана проблема выбора языка представления проектных решений.

Нотация представляет собой совокупность графических объ­ектов, используемых в модели, и является синтаксисом языка мо­делирования.

В настоящее время наиболее популярен унифицированный язык моделирования UML (Unified Modeling Language), а также методологии графического структурного анализа DFD (Data Flow diagrams) и SADT (Structured Analysis and Design Technigue).

Обычно модели строятся на трех уровнях:

1) внешнем (определение требований);

2) концептуальном (спецификации требований);

3) внутреннем (реализация требований).

На внешнем уровне определяется состав основных компонен­тов системы: объектов, функций, событий, организационных еди­ниц, технических средств; на концептуальном — характер взаимо­действия компонентов системы; внутреннем — программно-технические средства, с помощью которых реализуются требования к системе.

-



Предметная область характеризуется совокупностью выполня­емых в ней бизнес-процессов.

Под бизнес-процессом принято понимать цепь логически свя­занных повторяющихся действий, которые совместно реализуют некую бизнес-задачу или цель. Бизнес-процессы выделяются для структуризации деятельности организации. Их можно классифи­цировать следующим образом (рис. 3.1): основные бизнес-процес­сы; обеспечивающие бизнес-процессы и бизнес-процессы управ­ления.

Основными бизнес-процессами являются процессы, непосред­ственно связанные с созданием продукции или оказанием услуг, составляющих основную деятельность организации и обеспечива­ющих получение дохода.

Обеспечивающие бизнес-процессы необходимы для деятельно­сти предприятия и предназначены для поддержки выполнения ос­новных бизнес-процессов. Такими процессами являются обеспе­чение кадрами, юридическое обеспечение, администрирование, обеспечение безопасности и т.д.

Бизнес-процессы управления охватывают функции управления на уровне каждого бизнес-процесса и системы в целом. Примера­ми таких процессов могут быть процессы стратегического, опера­тивного и текущего планирования. Процессы управления оказы­вают воздействие на все остальные процессы организации.

Бизнес-модель — формализованное (графическое, табличное, текстовое, символьное) описание бизнес-процессов.

Построение бизнес-моделей заключается в применении раз­личных методов и средств для визуального моделирования биз­нес-процессов. Под методологией создания модели бизнес-процес­са понимается совокупность способов, с помощью которых объ­екты реального мира и связи между ними представляются в виде модели.

Бизнес-модели создаются для обеспечения понимания структу­ры организации и динамики происходящих в ней процессов, теку­щих проблем организации и возможностей их решения. Бизнес-модели строятся на основании результатов обследования предмет­ной области, т. е. автоматизируемого объекта.

Обследование предметной области включает в себя следующие шаги:

■ определение структуры организации;

■ определение целевых функций организации;

■ анализ распределения функций по подразделениям и сотрудни­кам;

■ выявление функциональных взаимодействий между подразде­лениями;

■ анализ информационных потоков внутри подразделений и между ними;

■ анализ информации, поступающей из внешних источников;

■ анализ существующих средств автоматизации деятельности ор­ганизации;

■ предварительное определение требований к будущей системе. На основании результатов проведенных обследований строятся

модели деятельности организации:

■ модели «как есть» (as-is), отражающие существующее на мо­мент обследования положение дел в организации и позволяю­щие выявить «узкие» места в функционировании и сформули­ровать предложения по улучшению ситуации;

■ модели «как должно быть» (to-be), представляющие наиболее оптимальную технологию работы предприятия.

Каждая из моделей является совокупностью необходимых мо­делей (функциональной, объектной, организационной и др.)- Да­лее следует определить способы перехода от модели «как есть» к модели «как должно быть».

Переход может быть осуществлен либо путем совершенствова­ния или оптимизации существующих бизнес-процессов и техно­логий их обработки на основе оценки их эффективности, либо радикальным перепроектированием бизнес-процессов и техноло­гий их обработки — реинжинирингом бизнес-процессов. Реин­жиниринг бизнес-процессов является основной областью приме­нения бизнес-моделей.

Внедрение информационной системы на предприятии зача­стую сопровождается перепроектированием существующих на предприятии бизнес-процессов. Приходится перестраивать их под требования стандартов и логику внедряемой системы. Например, в результате проведенного реинжиниринга становится ясно, что некоторые сотрудники в большей степени дублируют работу дру­гих или совсем не нужны.

Перед началом работ по проведению обследования предметной области необходимо выбрать метод проведения обследования. Все методы можно объединить в группы по различным признакам.

По цели обследования выделяют:

■ метод организации локального проведения обследования, ис­пользуемый для разработки проекта отдельной задачи или для комплекса задач;

■ метод системного обследования объекта, применяемый для изучения всего объекта в целях разработки для него проекта программного обеспечения в целом.

По числу исполнителей, проводящих обследо­вание:

■ индивидуальное обследование, осуществляемое одним проекти­ровщиком;

■ бригадное обследование, осуществляемое бригадами исполни­телей, которые изучают все аспекты предметной области.

По степени охвата предметной области:

■ метод сплошного обследования, охватывающий все подразделе­ния производственной или экономической системы;

■ метод выборочного обследования, применяемого при наличии типовых по структуре объектов.

Существуют также методы последовательного и параллельного проведения работ:

■ метод последовательного проведения работ — проектировщи­ки сначала собирают данные о предметной области, а затем их изучают (часто применяют при отсутствии опыта в выполнении такого рода работ);

■ метод параллельного проведения работ — одновременно со сбором данных о предметной области происходит изучение по­лученных материалов обследования, что значительно сокраща­ет время на проведение предпроектной стадии и повышает ка­чество получаемых результатов.

Методы обследования предметной области и сбора материалов можно подразделить на следующие группы:

■ методы сбора информации, выполняемого проектировщика­ми, — включают в себя методы проведения бесед и опросов, анализа материалов обследования, личных наблюдений (напри­мер, фотографии рабочего дня и хронометража рабочего вре­мени специалиста при выполнении им той или иной работы);

■ методы сбора информации специалистами предметной обла­сти — проведение документальной инвентаризации рабочего места либо использование метода фотографии рабочего дня, позволяющего выявить состав операций и получаемые при этом документы, и т.д.;

■ метод бесед и консультаций с руководителями предприятий и подразделений, групп будущих пользователей либо со специ­алистами по вопросам, относящимся к определению проблем;

■ метод опроса исполнителей на рабочих местах — заранее со­ставляется список сотрудников, с которыми необходимо прове­сти беседу, разрабатывается перечень вопросов о назначении работ и порядке их выполнения;

■ метод анализа операций — разбиение рассматриваемого про­цесса или работы на составные части (задачи, операции), ана­лиз каждой части в отдельности, выявление многократного по­вторения отдельных операций, определение степени зависимо­сти друг от друга и т. д.

В процессе проведения обследования все действия в обязатель­ном порядке документируются, согласуются и утверждаются все­ми заинтересованными и ответственными сторонами.
3.2 ОЦЕНКА ЗАТРАТ ВНЕДРЕНИЯ ИНФОРМАЦИОННОЙ СИСТЕМЫ
3.2.1. Показатели экономической эффективности информационной системы

Традиционно под эффективностью проектаподразумевает­ся соотношение затрат и результатов проекта. Под затратамипонимают совокупные затраты на приобретение, установку, на­стройку и поддержку программного обеспечения, а также расхо­ды, связанные с приобретением и поддержкой требуемых техни­ческих средств, обучением персонала и т.д. В затраты могут включаться и расходы, связанные с организационными измене­ниями, однако точно оценить их бывает проблематично. Под ре­зультатамипонимается тот эффект, который достигается при внедрении и последующей эксплуатации программного обеспе­чения.

Очевидным является требование того, чтобы результаты пре­восходили затраты и соотношение результатов и затрат соответ­ствовало требуемой рентабельности.

Расчет экономической эффективности информационной си­стемы производится трижды:

1) перед проектированием;

2) после проектирования;

3) после опытной эксплуатации.

На предпроектной стадии производится ориентировочный рас­чет ожидаемой экономической эффективности. По уточненным данным, полученным в процессе проектирования, производится расчет ожидаемой экономической эффективности. На основании результатов опытной эксплуатации системы производится расчет фактической экономической эффективности.

На стоимость внедрения информационных систем влияют раз­личные факторы, среди которых:

■ непредвиденные расходы, которые могут привести к возраста­нию издержек;

■ условия контракта (если, например, право на владение про­граммным кодом после завершения проекта передано заказчи­ку, то проект стоит дороже);

■ изменение требований (после заключения договора за измене­ние требований можно назначить дополнительную цену);

■ финансовая нестабильность — при финансовых затруднениях для получения заказа организация может снизить цены на свои разработки и др.

Рассмотрим некоторые наиболее часто используемые показате­ли экономической эффективности информационных систем:

■ совокупная стоимость владения (Total Cost of Ownership — TCO);

■ чистая приведенная стоимость (Net Present Value — NPV);

■ норма возврата инвестиций (Return of Investment — ROI);

■ срок окупаемости (Payback Period — PP).

Совокупная стоимость владения ТСО — сумма всех затрат на внедрение и обеспечение функционирования программного продукта вплоть до момента вывода его из эксплуатации.

При расчете ТСО необходимо учитывать такие показатели, как:

■ стоимость приобретения и поддержки оборудования, необходи­мого для работы системы в требуемом режиме;

■ стоимость программного обеспечения и его поддержка постав­щиком;

■ стоимость внедрения программного обеспечения, которая включает в себя весь цикл создания продукта;

■ стоимость дальнейшей поддержки реализованного продукта;

■ стоимость обучения персонала, который будет работать с си­стемой.

Расчет ТСО осуществляется на основе капитальных и эксплуа­тационных затрат.

Капитальные затраты производятся один раз на этапе вне­дрения системы. К ним относят стоимость разработки и внедре­ния проекта, первоначальные закупки необходимого для внедре­ния аппаратного и программного обеспечения, привлечение внешних специалистов. Выбор того или иного программного или аппаратного обеспечения может существенно повлиять на затра­ты в период эксплуатации системы.

Эксплуатационные затраты — расходы, обеспечивающие функционирование системы. Это те затраты, которые требуются постоянно, пока система работает. Эксплуатационные затраты складываются из стоимости обновления системы, затрат на под­держание системы в рабочем состоянии и затрат на ГТ-специалистов.

Чистая приведенная стоимостьNPVхарактеризует сумму накопленных денежных средств из денежного потока, порожден­ного информационной системой в период ее жизненного цикла. Показатель чистой приведенной стоимости NVPможно предста­вить как сумму показателей внутреннего и внешнего денежных потоков:



Чистая приведенная стоимость, характеризующая изменение денежного потока, связанного с функционированием субъекта управления при наличии информационной системы по сравне­нию с ее отсутствием, характеризуется разностью:



где NPV₆— величина чистой приведенной стоимости денежного потока при отсутствии предлагаемой информационной системы (базовый вариант); NVP_ИС— величина чистой приведенной стои­мости денежного потока при наличии информационной системы. Чтобы оценить норму возврата инвестиций ROIи, следова­тельно, период возврата инвестиций, необходимо определить ве­личину затрат, относимых на ИТ-решение, и определить преиму­щества от его внедрения. Норма возврата инвестиций —показа­тель, характеризующий выгоду внедрения программных продук­тов. Он рассчитывается как отношение дисконтированных посту­плений, ожидаемых от внедрения данного программного продукта к начальной стоимости инвестиций:



где Эф — эффект от внедрения, выраженный в денежных едини­цах; И — инвестиции в информационные системы (ИТ).

Для получения оценки доходной части, как правило, анализиру­ют цели бизнеса, которые нужно достичь путем внедрения про­граммного проекта или проявления каких-либо новых програм­мных продуктов. Берут измеримые показатели бизнеса, например сокращение операционных расходов, поддержку конкурентоспо­собного состояния, улучшение внутреннего контроля, и по ним де­лают оценки эффекта. В качестве расходной части чаще всего ис­пользуют показатель ТСО.

Срок окупаемости РР — период времени, необходимый для того, чтобы доходы от инвестиций покрыли затраты на эти инве­стиции. При этом временная ценность денег не учитывается. Этот показатель определяют последовательным расчетом чистого дохо­да для каждого периода проекта. Точка, в которой чистый доход примет положительное значение, является точкой окупаемости. Недостаток метода заключается в том, что этот показатель игнори­рует все поступления денежных средств после момента полного возмещения первоначальных расходов. Если исходить только из срока окупаемости инвестиций, то не будет учтена прибыль, соз­данная проектом.
3.2.2. Методы оценки эффективности внедрения информационной системы

Реализация проекта по внедрению информационных систем может потребовать значительных инвестиций, и если эффект от такого внедрения не будет подтвержден какими-либо обоснован­ными показателями, то доказать заказчику целесообразность вне­дрения будет проблематично.

Имеются разные подходы к оценке эффективности внедрения информационной системы управления предприятием. Например, метод «от противного» предлагает оценить, что потеряет компа­ния, если не будет реализовывать проект вообще. Иногда выпол­няется отдельный консалтинговый проект расчета окупаемости инвестиций [ROI], причем стоимость таких работ может оказаться соизмеримой с самим проектом внедрения информационной си­стемы. Более целесообразным представляется подход, основанный на четкой постановке измеримых целей перед началом проекта и контроле их достижения по его результатам.

Существующие методы можно условно подразделить на две группы в зависимости от используемого подхода к оценке.

1. Апостериорный подход — объединяет методы непосред­ственной оценки результатов внедрения информационных систем на этапе эксплуатации системы. Данные методы учитывают раз­личные ключевые факторы до и после внедрения информацион­ной системы и сравнение результата с затраченными усилиями на реализацию проекта внедрения системы.

2. Априорный подход — объединяет методы оценки и прогно­зирования результатов внедрения информационной системы на этапе выбора решения и согласования объемов инвестиций. В дан­ных методах используются прогнозные значения ключевых фак­торов, которые определяются на основании построенных моделей, при этом могут быть учтены различные виды рисков, влияющие как на эффекты, так и на затраты проекта внедрения информаци­онной системы, а также различные неявные возможности.

Рассмотрим особенности этих групп методов.

В случае когда до начала внедрения системы зафиксированы измеримые цели этого внедрения, например сокращение произ­водственного цикла на 20%, увеличение выручки на 10%, приме­нение методов оценки эффективности в рамках апостериорного подхода сводится к сравнению планируемых и достигнутых ре­зультатов, которые имеются по всем заявленным целевым показа­телям. При этом точный результат изменений целевых показате­лей можно получить только в том случае, если известны их мето­дика измерения и значения до внедрения системы. В качестве примера можно привести измерение длительности бизнес-про­цессов до и после внедрения системы. В некоторых случаях, как в приведенном примере, получение количественных значений по­казателей может оказаться достаточно трудоемким. Основная проблема рассматриваемого подхода — доказать, что изменения в компании, если они и произошли, связаны именно с внедряемой информационной системой, а не с тем, что, например, менед­жмент компании начал принимать более эффективные решения вследствие изменения экономической конъюнктуры. При этом в компании могут параллельно внедряться несколько информаци­онных систем, что еще более усложняет задачу оценки.