Валеология. 4 ОРГАНИЗАЦИЯ И УПРАВЛЕНИЕ СВОИМ ВРЕМЕНЕМ. Организация и управление своим временем (таймменеджмент) Сущность
 Скачать 22.99 Kb.
|
|
ОРГАНИЗАЦИЯ И УПРАВЛЕНИЕ СВОИМ ВРЕМЕНЕМ (ТАЙМ-МЕНЕДЖМЕНТ) 9.1. Сущность тайм-менеджмента Рациональное распределение рабочего времени немыслимо без четкого представления менеджера о том, что он делает, когда это следует делать, сколько времени затрачивать на различные виды работ. Речь идет о строгом планировании личной работы по следующим направлениям: работа с документами; работа с кадрами; решение социально-экономических, коммерческих вопросов; проведение совещаний и переговоров; непроизводительные затраты времени; неучтенное время. Руководитель должен учитывать и планировать не только рабочее, но и свободное время. Убыстрение темпа жизни, лавинообразный поток информации приводят к перегруженности современного человека, возникновению стресса, снижению эффективности его работы. Помочь в этой проблеме может тайм-менеджмент. «Тайм-менеджмент включает всю совокупность технологий планирования, которые применяются сотрудником организации самостоятельно для повышения эффективности использования рабочего времени». Потребность в планировании и управлении временем обусловлена следующими факторами: 1. Стремительное увеличение темпа экономической и социальной жизни требует от руководителя все большего делегирования полномочий, а от подчиненных – принятие самостоятельных решений и планирования своей работы. 2. Возрастает роль персонала в стоимости организации. Эффективность работы руководителей и специалистов становится главным фактором успешности компаний. При этом сотрудники должны подходить к своей работе творчески и заниматься повышением ее эффективности. 3. Убыстрение экономических процессов требует внесение постоянных изменений в работу организации – освоение новых рынков, разработка турпродуктов, внедрение новых организационных структур. Все это увеличивает объем и количество решаемых задач, требует изыскивать резервы времени. В деятельности менеджера есть неправильные действия (охарактеризованы в табл. 9.1), которые усугубляют нехватку времени. Их называют «поглотители времени». Таблица 9.1 Неправильные действия менеджера
9.2. Законы тайм-менеджмента 1. Закон Стива Тейлора: Порядок ваших действий сильно влияет на эффективность. Если вы чувствуете вдохновение и прилив сил – самое время заняться большими проектами и творческими задачами. Если нет сил и вдохновения – наступает период заняться рутинной работой: организацией порядка на рабочем месте, в рабочем компьютере, интернет-серфингом и т.п. 2. Закон стагнации: При получении определённых результатов прирост эффективности снижается. На первоначальном этапе работы, при получении промежуточных результатов, нельзя останавливаться на отдых, так как это приводит к снижению эффективности. Необходимо продолжать движение вперед, это приведет повышению производительности и мотивации. 3. Закон Генри Лаборита: У каждого человека есть склонность, талант, особенность делать то, что ему доставляет удовольствие. Если человек занимается нелюбимым делом, это снижает его эффективность. Необходимо или воспринимать неинтересные задания, как неизбежные шаги в главной цели, либо сменить рад деятельности. 4. Закон неподдельного интереса: Чем выше твой интерес к какому-либо делу или занятию, тем быстрее течёт время. «Давайте себе возможность совмещать приятное с полезным. Структурируйте свой график работы таким образом, чтобы была возможность периодически что-то читать или смотреть в Интернете. Информация эта может и не быть связанной с трудовым процессом, но такие перерывы приносят положительные эмоции, что улучшает качество работы» [5]. Главное не забывать, что необходимо уделять время не только работе, но и семье, собственному здоровью, друзьям. 5. Закон Паркинсона: На любую работу тратится именно столько времени, сколько вы на неё отвели. Такой подход помогает сконцентрироваться на работе и в офисе, и вне его. Любое дело требует планирования и ограничения по времени. Если использовать эти два критерия, количество сделанных дел и времени станет намного больше. 6.Техника Pomodoro. «Эта техника очень простая и в то же время достаточно эффективная. Ее придумал Франческо Чирилло в поздние 80-тые. Техника состоит в том, чтобы работать достаточно интенсивно 25 минут, а потом обязательно 5 минут отдыхать. Такое чередование работы и отдыха помогает лучше сфокусироваться на выполнении задания и не так сильно уставать» [5]. Таблица 9.2 Критерии и правила тайм-менеджмента
9.3. Личный тайм-менеджмент Определение жизненных целей человека является индивидуальным действием. Эти цели могут меняться с течением времени. Как сформулировать цели 1. Сформулируйте на бумажном или электронном носителя личный перспективный план развития. Перечислите, какого положения в обществе, в компании вы хотите добиться, какой уровень доходов вы желаете получать. 2. Определите, какие проблемы личной жизни вы хотите изменить. 3. Оцените шансы на достижение поставленных целей и преодолении стоящих преград. 4. Составьте примерный календарный план достижения поставленных целей с ранжированием их по важности. Разработайте альтернативные пути достижения поставленных целей. 5. При составлении годового, квартального, месячного, недельного и ежедневного планов, распределите время в следующей пропорции: до 15 % времени планировать выполнение задач «А», до 20 % – выполнение задач «В» и не больше 65 % задачами «С». 6. При планировании задач, необходимо формулировать не только задачу, но и ожидаемый результат. 7. При составлении планов оставляйте 40 % времени в резерв на всякие непредвиденные события. 8. В план следующего дня вносятся дела, не выполненные сегодня. Если, одно и тоже, дело появляется в плане несколько раз, необходимо подумать, нельзя ли от этого дела отказаться или его делегировать. 9. План на предстоящий день составляется или утром (для жаворонков) или же вечером текущего дня (для сов). 10. Помните о том, что работа должна быть ритмичной. «Иногда необходимо делать передышку, послушать музыку или что-то почитать, чтобы потом с новыми силами вернуться к работе. Если Вы правильно спланируете свою работу вне офиса, это облегчит Вам выполнение заданий. Теперь, по возвращении на рабочее место, у Вас не будет огромного количества проблем, которые накопились за Ваше отсутствие» [5]. Отдых должен быть по возможности контрастным, по сравнению с работой.«Товарищ запомни правило простое: работаешь сидя – отдыхай стоя!». 11. Планируйте на день в соответствии с вашими биоритмами (вечером или утром). В ежедневнике выделяйте жесткие и гибкие задачи. Используйте стикеры, выделения. Гибкие задачи необходимо формулировать как результатоориентированные (добиться, решить, достать). Начинайте работу с самых приоритетных задач. При планировании жестких задач – закладывайте резервы времени в виде зеленой зоны. Согласовывайте с партнерами нормы пунктуальности. Запасайтесь избыточной информацией. 12. Учитесь делегировать задачи. Составьте список дел из раздела срочных и не важных, с указанием требований, предъявляемых к исполнителю, графиков выполнения. «Составьте список ваших сотрудников, укажите сферу ответственности, меру занятости другими проектами. Совместите оба списка и определите, кто из ваших сотрудников с большим успехом мог бы выполнить определенные задачи из группы С. Проведите соответствующую беседу с сотрудниками. Объясните им необходимость выполнения полученных задач как возможность будущего повышения по служебной лестнице. Отметьте для себя, кто из них проявил больше энтузиазма и интереса, в какой области, по каким причинам. Тот сотрудник, который регулярно справляется с выполнением важных и срочных работ, со временем станет вашим заместителем или займет ваше место, когда вы уйдете на повышение. Хороший дублер возьмет на себя часть вашей деятельности, когда вы уезжаете в командировку, примет правильные решения и обеспечит выполнение текущих проектов» [5]. 13. Разделите задания по местам, где их можно выполнять. «Во время путешествия это очень помогает организовать свою работу. Разделите задания на те, которые можете выполнять в аэропорту, в машине, в очереди. Сначала это достаточно хлопотно, но со временем вы поймете, что такое разделение очень облегчает жизнь. Также разделить задание нужно и по характеру их выполнения. Если задания рутинные и не требуют особой креативности, их можно выполнять в общественных местах, например, в кафе, в дороге. Задания, которые требую большей креативности и работы мысли лучше, все-таки, делать в местах, где вас ничто не будет отвлекать» [5]. Как лучше организовать свою работу? «Необходимо завести дневник, еженедельник, календарь для планирования своего времени. Это может быть обычный ежедневник-еженедельник в виде книжки, маленький или обычный компьютер со специальной программой дневником. У каждого есть свои преимущества – ежедневник всегда рядом, а карманный компьютер может дать звуковой сигнал, чтобы напомнить о встрече. База данных, занесенная в большой компьютер, будет служить долгие годы» [5]. «Имейте при себе хороший органайзер. Например, портативный органайзер, который поможет Вам всегда иметь под рукой необходимые документы, папки, канцтовары, зарядки, переносные жесткие диски и так далее» [5]. Пользуйтесь наушниками. В общественных местах используйте наушники, лучше вакуумные. Это поможет не только не отвлекаться на шум, но слушать необходимую информацию. «Имейте всегда на компьютере задания, которые можно выполнять без подключения к Интернету. В поездках, все же, бывают перебои с Интернетом. Для таких случаев у Вас должны быть задания, которые можно выполнять и без непосредственного доступа к сети. Соблюдайте правила постановки заданий. Ставьте перед собой три задания, которые должны быть выполнены прежде всего. Как только задания будут сделаны, можете приступать к почте, чату и так далее, но только после завершения работы» [5]. Выводы: 1. Определите свои жизненные цели. 2. Расставляйте приоритеты. 3. Всегда планируйте свое время, свою работу, свою жизнь. 4. Научитесь делегировать. 5. Организовывайте наиболее важные дела в соответствии с Вашими биоритмами. 6. Определяйте сроки выполнения поставленных задач. 7. Постоянно блокируйте каналы потери времени. |