Делопроизводства. Основны делопроизводства Методическая разработка

Название	Основны делопроизводства Методическая разработка
Анкор	Делопроизводства
Дата	06.12.2022
Размер	272.88 Kb.
Формат файла
Имя файла	498078.pptx
Тип	Методическая разработка #830570

Основны делопроизводства
Методическая разработка:
К.э.н. доцент Грозова О.С.
1.1. Понятие и содержание делопроизводства в организации
В ходе решения вопроса возникала необходимость закрепления, фиксации результата. Для этого создавали документы. Первоначальным назначением документа являлась фиксация информации и придание ей юридической силы. Термин «документ» происходит от латинского слова «documentum», что в переводе означает «доказательство, свидетельство».

Слово «дело» появилось в XI - XII веке и означало «собрание документов, относящихся к какому-либо вопросу». Таким образом, под делопроизводством понимался процесс создания и сбора документов, фиксирующих информацию о ходе решения некоторого вопроса.
Делопроизводство включает два основных направления деятельности:

обеспечение своевременного и правильного создания документов (документирование);
организацию работы с документами (получение, передача, учет, регистрация, контроль, хранение, систематизация, уничтожение).

ГОСТ определяет документирование как запись информации на различных носителях по установленным правилам. В общем виде документирование включает следующие стадии: сбор необходимой информации по существу дела, подготовка проекта документа, согласование проекта, подписание документа. Во многих случая документирование является обязательным и предписывается нормативно-правовыми актами. В государственном стандарте под организацией работы с документами понимается организация документооборота, хранения и использования документов в текущей деятельности учреждения.
Документооборотом называют движение документов в организации с момента их создания или получения до завершения исполнения или отправления.
ГОСТ Р 51141-98 «Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения». - М.: Госстандарт России, 1998.

прием и первичная обработка документов;
их предварительное рассмотрение и распределение;
регистрация документов – запись учетных данных о документе по установленной форме, фиксирующая факт его создания, отправления или получения;
контроль исполнения документов – совокупность действий, обеспечивающая их своевременное исполнение;
- информационно-справочная работа;
- исполнение документов;
- отправка документов;
- систематизация (формирование дел) и текущее хранение документов – группирование исполненных документов в дело в соответствии с номенклатурой дел и систематизация документов внутри дела.

Номенклатура дел – систематизированный перечень наименований дел, заводимых в организации, с указанием сроков их хранения, оформленным в установленном порядке.

Информация – это сведения о лицах, предметах, фактах, событиях, явлениях и процессах независимо от формы их представления.
В каждой области человеческой деятельности информация имеет свою специфику и соответственно к ней предъявляются различные требования. В органах управления формируется управленческая информация, которая используется для целей управления какими-либо объектами и структурами. К управленческой информации предъявляют следующие требования: своевременность, полнота (объем информации должен быть достаточным для принятия решения), оперативность, достоверность, точность, адресность, доступность для восприятия. Носителем информации выступает документ. В государственном стандарте документ определяется как «зафиксированная на материальном носителе идентифицируемая информация, созданная, полученная и сохраняемая организацией или частным лицом в качестве доказательства при подтверждении правовых обязательств или деловой деятельности». ГОСТ Р ИСО 15489-1-2007 «Система стандартов по информации, библиотечному и издательскому делу. Управление документами. Общие требования». – М.: Стандартинформ, 2007.

информационная – в документе фиксируются факты, события, явления практической и мыслительной деятельности человека, т.е. информация;
организационная – с помощью документа обеспечивается воздействие на группы людей для организации и координации их деятельности;
коммуникационная – обеспечивает связи предприятий и организаций, их подразделений и структурных единиц;
юридическая – содержание документа используется в качестве доказательства при рассмотрении спорных вопросов сторонами деловых отношений;
воспитательная – документ дисциплинирует исполнителя, требует повышенного внимания, ответственности и уровня образовательной подготовки.

Важной характеристикой служебных документов является наличие юридической силы.
Наличие у документа юридической силы означает, что документ может служить подлинным доказательством заключенной в нем информации.
Юридическая сила документа – свойство официального документа, сообщаемое ему действующим законодательством, компетенцией издавшего его органа и установленным порядком оформления.

соблюдать при его подготовке действующие нормы законодательства;
издавать документы только в пределах своей компетенции;
соблюдать действующие в определенное время общегосударственные правила составления и оформления документов.

организационно-правовые документы – используются для регламентации деятельности организации и сотрудников (уставы, положения, регламенты, инструкции, правила);
распорядительные документы – используются для распорядительной деятельности (приказы, распоряжения, указания, решения);
информационно-справочные документы – применяются для накопления, обобщения и передачи информации (отчеты, акты, доклады, письма). Информационно-справочные документы подразделяются на:
оперативно-информационную документацию (письма, телеграммы, факсы, служебные записки);
справочно-информационную документацию (акты, протоколы, отчеты);
документы по личному составу (заявления, трудовые договоры, личные карточки, личные дела, трудовые книжки).

черновой документ – отражает работу автора над его содержанием, может быть изготовлен, рукописным, машинописным или электронным способом; может содержать только текст и не обладает юридической силой;
беловой документ – окончательный вариант рукописного или машинописного документа, текст которого написан или переписан с чернового документа без помарок и исправлений;
подлинник официального документа – это первый (или единичный) экземпляр документа, обладающий юридической силой. Подлинный документ должен содержать сведения, подтверждающие его достоверность (сведения об авторе, времени и месте создания, подпись, печать);
копия документа – документ, полностью воспроизводящий информацию подлинного документа и все его внешние признаки или часть их.

Факсимильная копия полностью воспроизводит содержание документа и все его внешние признаки (содержащиеся в подлиннике реквизиты, включающие подпись и печать) или часть их и особенности их расположения. Факсимильная копия изготавливается на копировальной технике, с использованием фотографии, аппаратов факсимильной связи, принтеров. Свободная копия содержит необходимые реквизиты документа, но не обязательно повторяет его форму. Все виды копий не имеют юридической силы, если они не получили специального удостоверения (нотариального заверения);

дубликат документа – повторный экземпляр подлинника, имеющий юридическую силу, который обычно выдается при утере документа.

Стандартизация – это процесс установления и применения стандартов при подготовке и организации работы с документами.

Стандарт представляет собой нормативно-технический документ устанавливает комплекс норм, правил и требований к объекту стандартизации (документам и делопроизводству).

Суть стандартизации

Таким образом, унификация означает, что управленческие документы, используемые в разных сферах управления, должны оформляться единообразно. Это способствует их оперативной обработке и оформлению, сокращает затраты времени на работу с ними.