Маркетинговая среда. 1 ДОКЛАД. Основные понятия и терминология документационного обеспечения управления. Термин делопроизводство
 Скачать 15.3 Kb.
|
|
Основные понятия и терминология документационного обеспечения управления. Термин «делопроизводство» определяется как отрасль деятельности, обеспечивающая документирование и организацию работы с официальными документами. Наряду с термином «делопроизводство» употребляется и синонимичный ему термин «документационное обеспечение управления». Термин «документационное обеспечение управления» подчеркивает информационно-технологическую составляющую в современной организации делопроизводства. Результатом документирования является документ — зафиксированная на материальном носителе информация с реквизитами, позволяющими ее идентифицировать. Носитель — это материальный объект, используемый для закрепления и хранения на нем речевой, звуковой или изобразительной информации, в том числе в преобразованном виде. Носитель - это всегда результат технических достижений, и с развитием технологий носители могут совершенствоваться и приобретать новые формы. Документирование — регламентированный процесс записи информации на бумаге или ином носителе, обеспечивающий ее юридическую силу. Документирование предполагает соблюдение установленных правил записи информации, специфических для каждого типа документов. Соблюдение этих правил придает юридическую силу создаваемым документам. Юридическая сила - свойство официального документа, сообщаемое ему действующим законодательством, компетенцией издавшего его органа и установленным порядком его оформления. Юридическая сила документа обеспечивается установленным для каждой разновидности документов комплексом реквизитов — обязательных элементов оформления документа (наименование автора документа, адресата, подпись, дата, номер документа, гриф утверждения, печать и др.). Совокупность реквизитов документа и схема их расположения на документе составляют формуляр документа. Формуляр также регламентирован государственным стандартом, поэтому для правильного составления документа необходимо знать не только реквизиты документа, но и схему (модель) их расположения на документе. Документы являются основными носителями управленческой, научной, технической, статистической и иной социально значимой информации. Любой документ является элементом системы более высокого уровня, он входит в соответствующую систему документации в качестве ее элемента. Под системой документации понимается совокупность документов, взаимосвязанных по признакам происхождения, назначения, вида, сферы деятельности, единых требований к их оформлению. В настоящее время действует восемь унифицированных систем документации (УСД): унифицированная система организационно-распорядительной документации; УС банковской документации; УС финансовой, учетной и отчетной бухгалтерской документации бюджетных учреждений и организаций; УС отчетно-статистической документации; УС учетной и отчетной бухгалтерской документации предприятий; УС документации по труду; УС документации Пенсионного фонда Российской Федерации; УС внешнеторговой документации. Разработка УСД ведется соответствующими министерствами и ведомствами, которым поручена эта работа. Документы, составляющие одну систему документации, связаны единством целевого назначения и в комплексе обеспечивают документирование той или иной управленческой функции или вида деятельности. Рассмотренные термины составляют основу терминологии документационного обеспечения управления (делопроизводства). Большинство рассмотренных терминов - обозначают основные, базовые понятия научной дисциплины. |