Тайм-менеджмент. Документ Microsoft Office Word (5). Основные принципы таймменеджмента Составляйте списки дел
 Скачать 1.8 Mb.
|
 Основные принципы тайм-менеджмента 1. Составляйте списки дел. Все, что запланировали, обязательно фиксируйте - как вам удобнее. Хоть на бумаге, хоть в мобильном приложении, хоть в ежедневнике. Еще оптимальнее -указывайте время, в течение которого задача будет выполнена. Например, 9.00 - планерка с сотрудниками. 10.00 - встреча с поставщиком. 11.00 - совещание с ма  ркетологом, разработка рекламной кампании. И так далее. Это даст вам четкий план и инструкцию, как и когда все успеть. И потом, когда вы записываете, мозг лучше запоминает информацию. Так вы точно ничего не забудете!2. Разделяйте большие задачи на малые. Так проще даже в психологическом плане - крупные задачи висят над нами, как Дамоклов меч, к ним страшно приступить и так тянет отложить на потом! Когда большая задача разделена на несколько малых, уже не так страшно. Планомерно выполняйте каждую - и увидите, как быстро вы достигнете результата. 3. Расставляйте приоритеты. Каждый день определяйте самое важное дело и бросайте на него все ресурсы и возможности. Выполняйте его первым или возвращайтесь к нему в течение дня - главное, чтобы задача была выполнена. Между делом выполняйте задачи менее важные - о них тоже не следует забывать. Как правило, самые важные дела - обычно и самые сложные. Или неприятные. Например, надо договариваться об отсрочке платы за аренду или заводить тяжелый разговор с проштрафившимся сотрудником. Вот тут-то поднимает голову прокрастинация - мы оттягиваем момент, убивая время мелкими делами или вовсе тратя его на ерунду. Возьмите за правило выполнять главное дело первым - увидите, как быстро упадет камень с вашей души. Дальше все пойдет просто как по маслу! 4. Не отвлекайтесь. Заведите себе определенные часы для продуктивной работы, во время которых вас запрещено отвлекать. Приучите сотрудников: что бы ни случилось, решайте проблемы сами, а начальник должен работать. Сами не отвлекайтесь на звонки, письма, общение в мессенджерах - именно они съедают несколько часов вашего личного времени. Лучше выделить по полчаса утром, в обед и вечером, чтобы проверить все сообщения и пообщаться, и не выходить за рамки этого лимита.  5. Четко формулируйте цели. Не “повысить объем продаж”, а “увеличить средний чек на 20%”. Не “увеличить конверсию сайта”, а “добиться повышения трафика засчет контекстной рекламы”. В этом вам помогут основные показатели эффективности бизнеса - мы писали о них в этой статье. 6. Ставьте цели правильно. Это нужно для того, чтобы не было мучительно больно за бездарно потраченное время. Любая цель должна быть конкретной, актуальной, достижимой за реальный период времени (а не когда-то там потом), измеримой. Например, “хочу стать лучшим в своей нише” - неправильная, слишком размытая цель. “Хочу за 2019 год обогнать главного конкурента” - уже лучше. “Хочу за 2019 год обогнать конкурента, использовав современные тренды маркетинга” - еще лучше. “В 2019 году увеличу объем продаж на 30%, обгоню конкурента, используя рекламу у блогеров и задействуя дополнительные рекламные каналы” - вот это правильная цель! 7. Ставьте высокую планку. Намечайте чуть больше задач, чем сможете выполнить. Ставьте чуть более ранние сроки, чем планировали - например, запустить продажи новой коллекции через месяц, а не через полтора. Теперь хочешь не хочешь - а придется выполнять! Если не получится - всегда сможете отыграть назад, но с большей вероятностью вы азартно будете стараться успеть все в срок. 8. Или наоборот - оставляйте запасное время. Да, планы и четкие графики нужны, но в любом бизнесе могут случиться форс-мажоры. То поставщик подведет, то сотрудник накосячит - всякое бывает. Не планируйте выполнить задачи, особенно крупные, за минимальный срок - дайте себе фору. За это оставленное про запас время вы сможете исправить ситуацию, если что-то пойдет не так. 9. Делайте текучку, не забывайте о главном. Даже если в данный момент вы работаете над повседневными задачами - выбираете новый ассортимент, принимаете на работу нового сотрудника - всегда помните, во имя чего вы это делаете. Вспомните о миссии компании - отвечает ли конкретная текущая задача главной цели? Если да - прекрасно, вы на верном пути. Если нет - цель надо скорректировать. 10. Делегируйте полномочия. Даже если вам кажется, что вы лучше всех все знаете, не бросайтесь выполнять обязанности других сотрудников. Ваша задача как руководителя - не отвечать на звонки, не фотографировать новые товары для карточек и не развозить заказы вместо курьера. Всю текучку можно смело отдавать подчиненным - а самому заниматься планированием, разработкой долгосрочных стратегий, масштабированием бизнеса и другими приятными вещами. Для того вы и нанимали сотрудников и заместителей, чтобы загружать их рабочими обязанностями и разгружать себя любимого для решения глобальных задач. Подробнее о делегировании полномочий читайте в этой статье. Советы Джерарда Харгривеса Наиболее важные моменты в практическом применении тайм-менеджмента выделил консультант по тайм-менеджмент компании British Gas Джерард Харгривес: Составьте план рабочего дня, который поможет разумно распределить время и выделить первоочередные задачи. Определите часы, когда легче всего сконцентрироваться, и запланируйте самую трудную работу именно на это время. Отложите все дела, которые могут отвлечь. Выделите специальное время для просмотра электронной почты. Все совещания старайтесь начинать точно в назначенный срок и не ждите опоздавших. Наиболее важными делами занимайтесь по утрам, т.к. это самое продуктивное время суток. Деловые встречи лучше всего проводить днем. Регулярно корректируйте свой бизнес-план вслед за изменением ситуации. Планируя день, постарайтесь предусмотреть разные случайности, которые могут помешать работе.  11. Учитесь говорить “нет”. Герой Джима керри в фильме “всегда говори “да!” страдал избытком свободного времени - поэтому с радостью заполнил свою жизнь интересными событиями. Но у вас-то этого времени нет - так не отнимайте его у себя еще больше! Дела, к которым не лежит душа, нецелесообразные, нерентабельные вещи - настоящие убийцы времени руководителя и прибыли любого бизнеса. А всего-то надо научиться говорить “нет” и отказываться от невыгодных предложений! 12. Позволяйте себе отдыхать. Выжатый как лимон начальник - гроза для подчиненных и замедленная бомба для самого себя. Думать о работе ночью и днем, срываться в офис в законный выходной, пренебрегать личной жизнью - все это звучит героически, но к добру не приведет. Все успеть сделать все равно невозможно - хотя бы несколько раз в неделю позволяйте себе расслабиться и отдохнуть, заняться любимым делом. Так вы перезагрузите мозги, восстановитесь и будете работать в разы эффективнее. Разве это не то, чего вы хотите? 13. Живите по своим биоритмам. Все детство и юность из нас искусственно делали жаворонков - вспомните подъемы в школу и институт к восьми утра! Теперь вы - владелец собственного бизнеса и можете разрешить себе жить в гармонии со своим телом. Какой смысл, если вы сова, поднимать себя в 7.00 и ходить до обеда как вареная муха - в таком состоянии вы все равно будете непродуктивны. Гораздо полезнее как следует выспаться и начать работу в 12 дня - а потом жить по собственному графику. Если вам комфортно работать в час ночи - работайте в час ночи. Это были основные правила тайм-менеджмента. Теперь усложним задачу - поговорим о том, как управлять несколькими проектами одновременно. Варианты ведения тайм-менеджмента Вариант первый. Оффлайн- и онлайн-бизнес Итак, у вас есть магазин или торговая точка. Бизнес идет неплохо, продажи растут, и вы все чаще задумываетесь о том, чтобы охватить еще один сегмент целевой аудитории: тех, кто предпочитает делать покупки в интернете. Таких становится все больше - отказываясь от онлайн-магазина, вы теряете часть клиентов. И не худшую их часть: молодых, современных, платежеспособных. Что вам нужно сделать? 1. Главная ваша задача - сохранить плюсы офлайн-магазина (привычность, территориальная доступность, возможность потрогать и померить товар) и привлечь покупателей преимуществами онлайн-торговли. В обычном магазине оставляйте все по-прежнему, а вот с правилами открытия и продвижения интернет-магазина придется разобраться: цены в интернет-магазине должны быть ниже, чем в офлайн-точке: это самое главное его преимущество; вы можете доставлять товары не только в пределах вашего города, но и по всей стране; вы можете разработать собственную бонусную или партнерскую программу; вы можете сотрудничать с другими сайтами и ресурсами в сети. Их больше, чем кажется! 2. Автоматизируйте бизнес-процессы. Вы же не будете вручную переводить весь каталог товаров в онлайн! Проще и надежнее воспользоваться готовыми системами, например ЕКАМ.  3. Расширять каналы продвижения. Если раньше вы ограничивались стандартной рекламой: публиковали статьи в СМИ, раздавали листовки, развешивали по улицам города рекламные щиты и баннеры, с e-commerce все иначе. Вам придется одновременно рекламировать свой магазин среди вашей новой ЦА: в соцсетях - именно там обитает большинство молодежи; с помощью SEO-продвижения; с помощью контекстной и таргетированной рекламы; с помощью видео, инфографики и других современных методов продвижения. 4. Создать удобный современный сайт, в котором удобно будет не только продавать, но и покупать. Советуем обратиться в рекламное агентство или воспользоваться готовымишаблонами InSales специально для интернет-магазинов. 5. Рекламировать офлайн-точку на сайте, а в самом магазине разместить информацию об открытии онлайн-ресурса. Люди должны знать, что вы расширяетесь и покоряете интернет. Совет: найдите хорошего специалиста, который возьмет на себя создание и продвижение сайта и наполнение его товарами. Наблюдайте за его работой: возможно, потом вы и сами втянетесь, а пока занимайтесь лучше тем, что у вас получается на отлично: развитием офлайн-точки. Вариант второй. Несколько интернет-проектов Если это ваш случай - сто процентов, в интернете вы плаваете как рыба в воде и сами все знаете об открытии и продвижении интернет-магазинов. Один у вас точно есть - возможно, ассортимент слишком расширился, и вы решили разбить его на два или несколько ресурсов? Ну например, начали продавать товары для дома, и со временем в каталоге появились сотни моделей садовых товаров или инструментов - пора открывать отдельный магазин! Можно, конечно, оставить все как есть, но в этом случае магазин превратится в скопище самых разных категорий. Покупателям будет сложно разобраться в многообразии товаров - вы будете терять клиентов и прибыль. Парадокс, но он работает!  Плюсы создания нескольких интернет-магазинов: Вы сможете детально прорабатывать каждую тематику, каждую категорию. Теперь у вас есть возможность вносить в ассортимент не только стандартные товары, но и редкие, необычные модели на любителя - поверьте, и на них обязательно будет спрос. Словом, вы сможете дать покупателю самый полный выбор в вашей нише. У людей будет больше доверия к каждому магазину. Такова психология: если вы будете подчеркивать, что являетесь специалистами в каждой выбранной области, наймете несколько подкованных продавцов-консультантов, клиенты будут думать, что в этом магазине действительно работают профессионалы своего дела, которые дадут грамотный совет. Вы сможете делать отдельный лендинг и свое УТП на каждый интернет-магазин. С каждого лендинга придет свой трафик - а значит, вы будете обеспечены клиентами, которые попадут в воронку продаж. Минусы нескольких проектов: Это затратно. Даже если вы воспользуетесь бесплатными шаблонами InSales, придется вложиться в наполнение сайта, продвижение в интернете, оптимизацию для поисковых систем, контекстную рекламу.  Что вам нужно сделать? Чтобы не запутаться, сделайте магазины максимально похожими по структуре, движку, разделам. Поставьте одинаковые виджеты обратной связи, похожие фильтры: по цене, категориям, другим параметрам. Сделайте это хотя бы в начале, в период обкатки. Потом можно провести А/В тестирование и понять, какие инструменты работают лучше. Выберите одинаковую CMS, или платформу интернет-магазина. Это нужно вам опять же для удобства, а также с прицелом на будущее: в случае проблем вам достаточно будет связаться с одним специалистом техподдержки. Мы, конечно, будем советовать в первую очередь платформу InSales: почитайте кейсы магазинов, которые успешно работают на этом движке. Но есть и другие варианты - главное, чтобы сайт был удобным, полезным и имел все необходимые современные функционал. Используйте одну онлайн-кассу для всех продаж. Это вполне возможно и законно, особенно если у вас один офис, из которого идет управление несколькими интернет-магазинами. Достаточно выбрать модель, которая может работать одновременно с несколькими сайтами. На чеке обязательно нужно указывать сайт магазина, в котором сделана покупка, - это регулируется настройками кассы.  Вариант третий. Несколько оффлайн-проектов Здесь надо различать - в одной сфере находятся ваши бизнесы или все же в разных. Если в одной или смежных - понятно, так проще. Все бизнес-процессы обкатаны, конкуренты изучены, поставщики найдены, схема работы с ними упорядочена - даже покупатели могут быть одними и теми же! Когда бизнесы в разных сферах - тут намного сложнее. Поэтому мы бы все же советовали найти точки соприкосновения. Ну не монтируется магазин спортивных товаров и уютная девочковая кофейня! Слишком все разное: целевая аудитория, ассортимент, поставщики - как тут не запутаться! Нужно быть Железным Арни или биороботом, чтобы держать все в голове. Что вам нужно сделать? Перекрестную целевую аудиторию. Клиенты одной торговой точки вполне могут стать постоянными покупателями другой. Для этого облегчите жизнь клиентам: пусть один магазин рекламирует другой. Разложите на кассе промо-материалы, накажите продавцам расхваливать другие бизнесы, предлагайте скидки, устраивайте акции и распродажи. Привлекать партнеров из смежного бизнеса. Или переманивать у конкурентов, или самостоятельно искать человека в теме, который поможет вам на первых порах. Так вы разграничите зоны ответственности: сами будете делать упор на один бизнес, партнер - на другой. Иначе вряд ли получится: объять необъятное еще никому не удавалось. Постоянно развиваться: учиться новому, читать книги, посещать курсы по управлению. Два и несколько бизнесов - огромная ответственность, которую тянут не все. Основные правила тайм-менеджмента для нескольких проектов Какой бы вариант вы ни выбрали, придется научиться распределять время между несколькими важными задачами. Приведем основные правила тайм-менеджмента, которые нужно знать каждому управленцу: 1. Составляйте графики. Допустим, у вас есть офлайн-точка и два интернет-магазина или три онлайн-точки. Возьмите ежедневник, откройте “Гугл-таблицу” и начинайте составлять расписание. В понедельник вы занимаетесь вплотную одним объектом, во вторник - другим, и так далее. Это ваши главные задачи, но есть и второстепенные: в понедельник нужно съездить на встречу к поставщикам, посмотреть макеты новой вывески, провести собеседование с продавцом. Вспомните все задачи на вторник и среду и тоже занесите их в график. Когда задачи будут выполнены - смело вычеркивайте их из списка. Это очень мотивирует.  2. Формируйте единую базу клиентов по всем проектам. Допустим, клиент оформил заказ в одном интернет-магазине - расскажите ему о другом, предложите скидку или бонус. Приручайте его, привлекайте выгодными условиями и отличным сервисом. Сделайте так, чтобы он сам никуда не ушел, а заодно и рассказал друзьям о ваших проектах. 3. Делайте перекрестную рекламу. На каждом интернет-ресурсе рассказывайте о других своих проектах. Создайте единую группу в соцсетях, где публикуйте информацию о каждом вашем проекте. Постоянно подчеркивайте, что в ваших силах вести несколько направлений сразу, что вы молоды и полны сил, а ваши сотрудники горят желанием работать не покладая рук! 4. Автоматизируйте. Везде, где можно, привлекайте искусственный интеллект - так у вас и ваших сотрудников будет больше времени. Искусственный интеллект - это не что-то из мира отдаленного будущего, алгоритмы на основе нейросетей давно работают в интернете. Это алгоритмы поисковых систем - “Палех”, соцсетей - “Прометей” и “Немезида”, голосовой помощник Алиса, чат-боты, которые общаются вместо менеджера с клиентами в “Вайбере” или “Телеграме”. Каждый из этих алгоритмов постоянное обучается и совершенствуется. Каждый направлен на облегчение жизни рядовых сотрудников и простых пользователей.  5. Играйте командой. Идеально, если к работе над несколькими проектами будет привлечены уже знакомые люди, ранее состоявшие в вашей команде. Во-первых, вы их уже знаете и можете на них положиться. Во-вторых, они уже проявили свои сильные и слабые стороны. Если вам пришлось набрать в команду новых членов - придется поработать над сплочением команды для более эффективной работы.  И напоследок пять ложек дегтя Не стоит думать, что знание тайм-менеджмента сделает из вас сверхчеловека. Совсем нет -давайте развенчаем основные мифы, чтобы жизнь медом не казалась. Лучше правда, чем сладкая ложь! Управлять временем нельзя. Оно бессердечно: идет и идет вперед, и ничего вы с этим не сделаете. Вы можете управлять лишь собой, убивая попытки прокрастинации, планируя день и составляя четкие планы. Работать больше вы не будете, расслабьтесь. Скорее меньше - за те же единицы времени. В этом, на наш взгляд, и заключается главная фишка тайм-менеджмента. Вы повысите личную эффективность и продуктивность. Тайм-менеджмент - панацея от всех бед. Ну уж нет. Если вы будете ставить изначально неправильные цели, принимать спонтанные бестолковые решение - никакое управление временем не спасет. Тайм-менеджмент подходит всем. Так-то оно так, но каждый человек индивидуален, нужно выбирать стратегию под себя. Выше мы написали 13 общих принципов тайм-менеджмента и 5 правил для тех, кто ведет несколько проектов одновременно. Есть из чего выбрать! Все сразу пойдет как по маслу. Стоит начать воплощать в жизнь правила тайм-менеджмента - и словно волшебную таблетку выпил. Совсем наоборот: сначала будет тяжко, ведь по сути, вы будете ломать привычный уклад жизни, вырабатывать новые навыки. Главное - не сломаться в первую же неделю. Дальше будет легче, проверено! |