Курсовая. Особенности деловой переписки и её роль в современной организации роль деловой переписки в современной организации
 Скачать 54.93 Kb.
|
|
1 ОСОБЕННОСТИ ДЕЛОВОЙ ПЕРЕПИСКИ И ЕЁ РОЛЬ В СОВРЕМЕННОЙ ОРГАНИЗАЦИИ РОЛЬ ДЕЛОВОЙ ПЕРЕПИСКИ В СОВРЕМЕННОЙ ОРГАНИЗАЦИИ Основным и необходимым каналом связи между учреждениями, предприятиями, организациями взаимодействием с внешним миром является деловое письмо. Деловое письмо необходимо для передачи информации и направлено на образование отношений, их сохранение, а в некоторых случаях и их прекращение. Деловая переписка является, наверное, самым важным и главным средством взаимодействия в абсолютно любом бизнесе и сильным рычагом воздействия одних его субъектов на другие. Важно уметь вести деловую документацию, уметь собирать, обрабатывать и распространять служебную информацию. Грамотное изложение текста, правильное оформление и следование этикету делового письма дает возможность не только наладить выгодное сотрудничество, но и увеличить влияние в той или иной сфере. Сегодня работу любой организации невозможно представить без работы с документами, на это тратится значительная часть рабочего времени. Роль деловой переписки нельзя переоценить. Законодательство иногда связывает с деловой перепиской возникновение прав и обязанностей у сторон. Так, согласно ст. 434 ГК РФ путем обмена письмами, телеграммами, телефаксами и иными документами (в том числе электронными) может быть заключен договор с соблюдением его письменной формы. Таким образом, переписка может повлечь за собой важные последствия в виде договорных обязательств. Способ оформления деловой переписки достаточно четко регламентирован. Так, в настоящее время с 1 июля 2017 года действует Приказ Росстандарта от 08.12.2016 № 2004-ст Об утверждении национального стандарта Российской Федерации. Указанный нормативный акт регламентирует обязательные реквизиты документа, требования к бланкам, вплоть до расположения реквизитов на листе определенного формата. Данные требования установлены о всем организационно-распорядительным документам, в том числе к письмам (п. 1 Стандарта). Компания пишет письмо от своего лица, чтобы сообщить информацию партнеру или поддержать с ним хорошие отношения. В зависимости от цели, письма делятся на два вида: Информационные: письмо-запрос и письмо-ответ на запрос; сопроводительное письмо; предложение; претензия; письмо-отказ; приглашение; заказ; требование; гарантийное письмо. Каждое слово в этих письмах имеет значение и может повлечь за собой правовые последствия. Этикетные: благодарственные письма-поздравления; извинения и соболезнования. Такие письма ценны уже самим фактом своего существования как для отправителя, так и для получателя. Это не значит, что к текстам этих писем нужно подходить формально, однако с юридической точки зрения они важны намного меньше, чем информационные. Текст письма должен точно соответствовать заданию, зафиксированному в резолюции руководителя компании или предписаниям (указаниям) документа, в ответ на который готовится письмо. Сроки подготовки писем определяются исходя из сроков, отведенных на исполнение решения (запроса) в ранее полученном письме (документе) и с учетом типовых сроков исполнения. Текст делового письма, как правило, должен касаться одного вопроса. Освещение в тексте делового письма нескольких вопросов допускается, если эти вопроса тематически взаимосвязаны и могут быть изложены ясно и кратко. Деловая переписка не терпит дополнительных неделовых речевых оборотов и в том числе каких-то графических изображений. Письмо должно быть сдержанным и достаточно официальным. Служебная переписка осуществляет немаловажную функцию в ходе принятия и выполнения административных постановлений: в период формирования и принятия решения деловая корреспонденция может применяться с целью получения данных, которые способны облегчить этот процесс; в период выполнения установленного решения деловая переписка может применяться с целью оповещения – можно сообщить партнерам информацию о процессе выполнения или сроках завершения какого-либо проекта. Статистика говорит о том, что объем деловой переписки организаций увеличивается в соответствии с экономическим ростом и повышением бизнес-активности. Специфика составления текстов деловых писем определяется условиями, в которых протекает деловое общение: участниками делового общения являются преимущественно юридические лица (различные организации) в лице действующих от их имени должностных лиц; предметом переписки являются различные аспекты деятельности организации; информационные взаимосвязи, как правило, достаточно жестко регламентированы. Их особенности зависят от организационно-правового положения и компетенции организации; ситуации, возникающие в деятельности организации, часто повторяются, т.е. являются типовыми. Это оказывает влияние и на их письменное оформление. Общие требования к содержанию всех служебных писем сводятся к следующему: достоверность и объективность информации; полнота информации и краткость изложения; актуальность информации; аргументированность сведений и доказательств; точность, рациональность построения текста; логичность изложения; простота стиля. Недостаточно полная информация заставляет составлять повторные письма с дополнениями и разъяснениями содержания первого письма, откладывает решение вопросов. Не менее важно уметь кратко и точно излагать суть вопроса. Не следует уделять внимание малозначащим фактам или подробностям. Часто авторы письма, стремясь привлечь внимание партнера к каким-то обстоятельствам, несколько раз повторяют одно и то же. Рассчитывая на большую убедительность, составитель письма добивается противоположного результата, так как повторы отвлекают внимание от главного. Чтобы письмо достигло своей цели, нужно уметь четко и логично построить текст, представить его в сжатом виде и не допускать возможности двоякого или неверного толкования сути содержания. При составлении документа рекомендуется тщательно продумывать формулировки, использовать сложившуюся терминологию, устойчивые языковые обороты и словосочетания. Предложения должны быть простыми. Не последнюю роль играет и композиционное построение текста. Служебное письмо — это официальный документ. Поэтому его содержание должно подчеркивать деловой, а не личностный характер отношений. Однако такое письмо всегда предназначено конкретному получателю: организации, структурному подразделению или должностному лицу. Это определяет еще одну особенность содержания деловых писем: информация должна быть адресной. Источники: https://cyberleninka.ru/article/n/osobennosti-delovoy-korrespondentsii-i-ee-rol-v-sovremennom-obschestve https://www.src-master.ru/article26591.html https://scilead.ru/article/705-kommunikatsii-v-tsifrovom-obshchestve https://www.rulit.me/books/bez-vody-kak-pisat-predlozheniya-i-otchety-dlya-pervyh-lic-read-351833-1.html https://studref.com/325671/dokumentovedenie/perepiska_delovaya_perepiska https://www.kom-dir.ru/article/1459-delovaya-perepiska http://www.adminta.ru/about/kadrovoe-obespechenie/metodicheskie-rekomendatsii-i-poleznaya-informatsiya/559/ https://www.hr-director.ru/article/11056-napisanie-pisma-ot-litsa-kompanii https://marketing.wikireading.ru/11822 https://www.sekretariat.ru/article/210893-qqq-17-m5-oformlenie-delovogo-pisma http://www.consultant.ru/document/cons_doc_LAW_216461/25054737d0c796e4108e398d97f01df6ce768e82/ https://www.profiz.ru/sr/1_2020/delovoe_pismo/ https://delo-press.ru/journals/documents/sovremennoe-deloproizvodstvo/38665-obrabotka-vkhodyashchey-korrespondentsii/ 1.2 ОСОБЕННОСТИ ДЕЛОВОЙ ПЕРЕПИСКИ Служебная переписка, или деловая корреспонденция, без которой не может осуществляться эффективное деловое общение, включает: письма; телеграммы; телефонограммы; факсовую и телетайпную связь. Деловую корреспонденцию подразделяют на входящую, т. е. получаемую учреждением от своих партнеров, вышестоящих организаций и нисходящую, формируемую непосредственно в учреждении. Последняя, в свою очередь, подразделяется на внутреннюю (для управления подразделениями, филиалами) и внешнюю (для ответа на входящую корреспонденцию). По видам письма подразделяются на: циркулярные; директивные; информационные; гарантийные; претензионные; рекламационные; коммерческие; договорные; сопроводительные; письма-ответы; письма-запросы; напоминания; приглашения; извещения; подтверждения; просьбы. Служебные письма печатаются без помарок и исправлений, складываются текстом внутрь. Особо важные письма не сгибают, а посылают в плотном конверте. Формальной стороне корреспонденции, изяществу оформления во многих странах придается большое значение. Об этом необходимо помнить при отправлении письма зарубежным коллегам или партнерам. Этикет здесь особо важен – письмо выступает визитной карточкой учреждения, его руководителя. Следует соблюдать в корреспонденции вежливость в обращении. Имя, отчество адресата называются без ошибок. Стиль письма – деловой, корректный, слова и выражения – точные. В письмах-просьбахизлагается содержание предельно ясно и доступно, отмечая заинтересованность учреждения в скором выполнении просьбы. В письмах подобного рода нередко к изложению сути просьбы приходится давать некоторые разъяснения, гарантии и другую информацию. Гарантийные письмасоставляются для подтверждения данных ранее обещаний. Гарантироваться могут сроки выполнения заказа, трудоустройство, оплата труда, качество работ, оплата товаров, услуг, арендуемых помещений и т. п. Гарантийное письмо выполняет не только юридическую, но и моральную функцию, так как выражает готовность оказать поддержку партнеру делового общения. При этом слово «гарантия» в тексте может и не употребляться. Договорные письмасчитаются разновидностью сопроводительного письма, так как они подтверждают факт отправки договоров. Письма-извещения,информационные письма своевременно информируют участника делового общения о свершившемся факте. Нередко эти письма используют для рекламы своей деятельности. Письма-приглашениямогут адресоваться лично или коллективному адресату, например, членам комиссии или Ученого совета. При большом количестве адресатов используются изготовленные типографским способом тексты, в которых заполняются от руки лишь фамилия, имя, отчество приглашенного, время и день события, на которое приглашается адресат: заседание, совещание, ярмарка, выставка, презентация и т. д. Телеграммыиспользуются при необходимости установления срочной связи с участником делового общения. Они характеризуются предельной лапидарностью языка. Количество глагольных форм в телеграмме должно быть минимальным, прилагательные не употребляются, а наречия – лишь в случае крайней необходимости. Знаки препинания ставят только тогда, когда их отсутствие меняет смысл написанного. Для приёма и записи оперативной информации используются телефонограммы – официальные сообщения, переданные по телефону, факсовые и телетайпные материалы. Обязательными реквизитами телефонограммы являются указания «от кого» и «кому» делается сообщение, фамилия, имя, отчество должностных лиц, номер, дата и время передачи и приема, должность и фамилия передавшего и принявшего информацию, номера телефонов учреждений, текст и подписи. Деловая корреспонденция требует аккуратности в оформлении и хранении. При отправке документов необходимо регистрировать их в журнале исходящей корреспонденции, проставляя дату отправки, регистрационный номер, кому адресовано, краткое содержание документа, исполнителя. По такой же форме ведется журнал регистрации входящих документов. Это позволяет экономить время на поиски того или иного документа. 2 ОСОБЕННОСТИ ОФОРМЛЕНИЯ ДЕЛОВОГО ПИСЬМА И РАБОТЫ С НИМ 2.1 ОСОБЕННОСТИ ОФОРМЛЕНИЯ ДЕЛОВОГО ПИСЬМА Использование фирменного бланка компании — важный фактор успешного оформления делового письма. По одежке встречают — истина актуальная в любые времена. Разумеется, что для разных типов писем, нужны разные типы бланков. Перечень типов, а также нормы их заполнения нужно закрепить отдельным приказом по организации. Это может быть, например, не приказ, а инструкция по делопроизводству. ГОСТ регламентируются основные требования к бланкам деловых писем. Их можно найти в разделе «Требования к оформлению документов». Бланк должен быть максимально информативным и содержать все необходимые сведения: полное и сокращённое название компании; почтовый и электронный адреса; контактные телефоны; коды ОКПО, ОГРН; ИНН; номер расчётного счёта. Конечно, это не обязательный, а рекомендательный список. Руководство каждой компании само определяет необходимость включить те или иные реквизиты своей организации в шапку бланка. Но есть и общие требования к оформлению деловых писем, которые являются обязательными. Эти требования устанавливаются действующими ГОСТами. Основной такой регламент — ГОСТ Р 7.0.97-2016, действующий с 1 июля 2018 года. В нём приведён перечень обязательных реквизитов, наличие которых подтверждает юридическую силу документов, в том числе, деловых писем. Кроме того, ГОСТ устанавливает и требования к оформлению документов. Среди требований, общих для всех видов деловой переписки: отступ справа — 10 мм, слева, сверху и снизу — 20 мм; нумерация страниц — посредине сверху; нумерация каждого приложения — отдельно; исходящий номер письма проставляется в левом верхнем углу (в Журнале регистрации документов этот номер необходимо зафиксировать); название организации, фамилия и должность адресата располагаются в правом верхнем углу; должность отправителя и его фамилия указываются в нижнем левом углу; дата написания письма проставляется внизу. ГОСТ Р 7.0.97-2016 также содержит рекомендации, как располагать реквизиты деловых писем на бланках.
 Рисунок 2.1 – Расположение реквизитов делового письма на бланке с угловой ориентацией Нумерация требований, отображающих изображения, соответствующие установленной ГОСТом. Согласно ГОСТ 6.38-90 «Система организационно-распорядительной документации. В практике бизнес-производства была реализована обычная подготовка для заполнения реквизитов: адрес; текст; подпись. Наличия требований к выявлению в почтовом адресе, установленных п. 23 Правила оказания почтовых услуг, связи по почтовым поручениям правительства Российской Федерации от 15 апреля 2005 г. № 221. Информация о перемещении в таком порядке:
номер дома; номер строения (при наличии); номер офиса или квартиры; название населенного пункта; название области;
название страны груз индекс. Кодифицированная структура делового письма состоит из трех элементов: Преамбула — вступление, включает в себя формулу цели письма или вызывает, обращение к его обращению. Содержательная часть дает изложение ситуации, предлагает решения, формулирует выводы и дает рекомендации. Резюме подводит итоги и также формулирует ваши ожидания от адресов писем.
Рисунок 2.3 – пример оформления основного текста гарантийного письма В конце ставится подпись подписи — должность, инициалы и фамилия отправителя. Подпись предваряет стандартную этикетную формулу: «С уважением», «С благодарностью за сотрудничество», «С надеждой на дальнейшее сотрудничество», «Искренно Ваш». Особое внимание обратите на ранги адресата и отправителя. Например, письмо на имя генерального директора должно указываться генеральным директором. В крайнем случае — его заместитель. Бланки, оформленные не по ГОСТ Р 7.0.97-2016, имеют право на участие, если на них указана вся информация об организации и их руководитель. Основные реквизиты на бланке все равно должны быть: эмблема, дата и номер документа, адрес организации — автора документа, справочные данные о компании, ссылка на регистрационный номер и номер поступившего документа. Залог грамотного и хорошо составленного письма — четкое понимание его цели, с которой вы пишите. Будет ли это предложение о составлении, приглашение на мероприятие или претензия — текст должен быть посвящен исключительно цели публикации и не представлен по внешним элементам. Надо придерживаться правил: одна цель — одно письмо. Другими словами, каждое письмо посвящается решению одной проблемы, одного вопроса. В крайнем случае, если письмо поднимает несколько вопросов, то они должны быть связаны и вытекать один из другого. Если нужно решить несколько вопросов с одним и тем же фактором, то необходимо составить несколько писем, каждый из которых посвятил одному возбудителю этого вопроса. 2.2 РАБОТА С ДЕЛОВЫМ ПИСЬМОМ Отправной точкой процесса создания любого делового письма становится соответствующее задание должностного лица или инициатива исполнителя, которого удобнее называть автором. Исполнитель отвечает за своевременную подготовку и отправку письма. До подписания руководителем деловое письмо является проектом документа. Оно станет полноценным документом только после подписи руководителя. Чтобы подготовить проект делового письма, нужно: собрать необходимую информацию; написать текст делового письма; выбрать бланк письма. В конце этого этапа проект делового письма готов к подписанию директором. Перед подписанием проект делового письма необходимо согласовать – то есть предъявить его должностным лицам, имеющим отношение к рабочим вопросам, о которых идет речь в тексте документа. Каждый согласующий должен ознакомиться с проектом и, если согласен с ним, поставить свою визу. Минимальный состав согласующих лиц: исполнитель-автор, его непосредственный руководитель, сотрудник службы делопроизводства. Кроме перечисленных работников, на документе должны стоять визы согласующих лиц, которых исполнитель должен определить исходя из темы делового письма. На подпись директору отправляется только полностью согласованные проекты документов. Подписать деловое письмо – то есть придать документу юридическую силу и превратить проект документа в полноценный документ. Неподписанные деловые письма нельзя отправлять адресатам: они недействительны, так как это еще даже не документы. Зарегистрировать деловое письмо – то есть внести информацию о документе в базу данных всех документов организации. Нельзя отправлять незарегистрированные письма, равно как нельзя регистрировать их до подписания. Отправить деловое письмо – значит довести документ до адресата. Основными каналами отправки писем являются нарочная доставка (курьер), почта, электронная почта, факс. Исполнитель выбирает тот или иной канал доставки корреспонденции самостоятельно либо на основании договоренности с адресатом. После отправки оригинальный экземпляр письма направляют в дело – то есть помещают в соответствующую папку согласно номенклатуре дел организации.
Рисунок 2.4 – Этапы создания делового письма Процесс работы с входящими деловыми письмами можно разбить на этапы: прием; сортировка; регистрация корреспонденции; направление документов адресатам для принятия управленческого решения; направление документов на исполнение; исполнение документов; организация контроля исполнения документов; формирование исполненных документов в дела. СПИСОК ИСПОЛЬЗОВАННЫХ ИСТОЧНИКОВНормативно-правовые акты
Литература 1. Рубцова Елена Викторовна ОСОБЕННОСТИ ДЕЛОВОЙ КОРРЕСПОНДЕНЦИИ И ЕЕ РОЛЬ В СОВРЕМЕННОМ ОБЩЕСТВЕ / Карельский научный журнал, 2020 №1(30) – 4 с. – Текст: непосредственный. 2. Альтшуллер А А Имидж и самопрезентация в бизнесе / 2003 - 110 с - Текст: непосредственный. Электронные и Интернет-ресурсы Бусыгин Олег Владимирович Нестандартный подход к стандартному письму или искусство деловой переписки - https://www.src-master.ru/article26591.html Коммерческий директор профессиональный журнал коммерсанта - https://www.kom-dir.ru/article/1459-delovaya-perepiska Директор по персоналу практический журнал по управлению человеческими ресурсами - https://www.hr-director.ru/article/11056-napisanie-pisma-ot-litsa-kompanii Журнал «Справочник секретаря и офис-менеджера» - https://www.sekretariat.ru/article/210893-qqq-17-m5-oformlenie-delovogo-pisma Журнал Секретарь-референт - https://www.profiz.ru/sr/1_2020/delovoe_pismo/ Журнал «Делопроизводство и документооборот на предприятии» - https://delo-press.ru/journals/documents/sovremennoe-deloproizvodstvo/38665-obrabotka-vkhodyashchey-korrespondentsii/ | ||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||
