Ознакомительная практика_Волочанинов Артем Сергеевич. Отчет по функционированию информационных процессов структурном подразделении предприятия
 Скачать 330.72 Kb.
|
|
2 Результативно-аналитический этап 2.1. Информационные потребности пользователей информационной среды организации Одним из приоритетных направлений процесса информатизации современного общества является информатизация образования - внедрение средств новых информационных технологий в систему образования. Это дает возможность совершенствовать механизмы управления системой образования на основе использования автоматизированных банков данных научно-педагогической информации, информационно-методических материалов, организационно -управленческих ресурсов, а также коммуникационных сетей. Управление образовательным учреждением на базе информационных технологий (ИТ) является ключевым механизмом, который позволит создать преимущества в конкурентной среде. В связи с этим основными мероприятиями в развитии информатизации становятся создание надежной и эффективной инфраструктуры, внедрение унифицированных способов доступа к корпоративным данным, улучшение управляемости всего комплекса информационных ресурсов, а также обеспечение соответствия инфраструктуры стратегическим целям вуза. Технической основой образовательного менеджмента в вузе является единая информационная система (ЕИС), позволяющая управлять всеми процессами, протекающими в вузе (административное управление и управленческий учет, финансы, управление учебным процессом, управление информационными ресурсами, собственно образовательный процесс, научные исследования и т.п.). ЕИС вуза - это надежная и эффективная инфраструктура, обеспечивающая внедрение унифицированных способов доступа к корпоративным данным, улучшающая управляемость всего комплекса информационных ресурсов вуза. Для качественного и результативного функционирования ЕИС важно определить состав категорий пользователей, который зависит от функций ЕИС. Традиционно к функциям ЕИС относят: функцию электронного обучения (ЕИС предназначена в основном для реализации процессов электронного обучения), функцию административно-информационного управления (ЕИС интегрирует средства ИТ поддержки и автоматизации управления образовательным учреждением), информационно-справочная функцию (ЕИС выступает в качестве открытой информационной системы, ориентированной на пользователей, интересы которых связаны с образованием). Поскольку целью исследования является разработка на основе СУБД системы автоматизация делопроизводства в некоторых подразделениях Уральского института экономики, управления и права, выбор которых ограничен объемом статьи, был проведен анализ материалов по базам данных. База данных - набор сведений, хранящихся некоторым упорядоченным способом. Иными словами, база данных — это хранилище данных. Без системы управления базами данных (СУБД) сами по себе базы данных не представляют интереса. СУБД - это совокупность языковых и программных средств, которая обеспечивает доступ к данным, позволяет их создавать, менять и удалять, обеспечивает безопасность данных. Другими словами, СУБД - это система, позволяющая создавать базы данных и манипулировать информацией, хранящейся в них. Доступ к данным СУБД осуществляется посредством специального языка SQL. SQL - язык структурированных запросов, основной задачей которого является предоставление простого способа считывания и записи информации в базу данных. Microsoft Access - система управления базами данных, которая включена фирмой Microsoft в состав профессиональной редакции Microsoft Office. СУБД Access занимает одно из ведущих мест среди систем для проектирования, создания и обработки баз данных. СУБД Access проста в изучении и эксплуатации, как следствие доступна для широкого числа пользователей, снабжена обширными средствами по созданию отчетов различной степени сложности, создаваемых на основе таблиц различных форматов. Как правило, Access используется для создания личных баз данных, не имеющих коммерческого распространения. Данная СУБД является реляционной, представляет набор взаимосвязанных двухмерных таблиц (отношений). Она используется для создания и обработки локальных баз данных или в качестве клиентских приложений с доступом к удаленным и распределенным базам данных коллективного использования с SQL Server или Oracle. СУБД имеет единую технологию создания и использования баз данных, форм, запросов и отчетов. В ней имеется возможность совместной работы с другими внешними источниками данных (базы данных с СУБД Access и других типов СУБД, электронные таблицы Excel, текстовые файлы). При этом средства разработки приложений пользователя могут использоваться для работы с другими СУБД (например, MS SQL Server, Oracle), выполняя роль интегрированной среды разработки приложений, использующих для хранения данных базы с различными СУБД. В СУБД Access имеется достаточно много различных мастеров, конструкторов и построителей, полная русификация СУБД Access (включая имена полей и свойств), простота в работе. 2.2. Требования пользователей к информационно-коммуникационной среде с помощью системного подхода к решению прикладных задач информационного обеспечения организации Любая типовая конфигурация характеризуется индивидуальной внутренней структурой, требуя при обслуживании 1С тонкого понимания нюансов и особенностей настройки системы. Первичная настройка 1С подразумевает загрузку базовых классификаторов, ввод основных параметров налогового, бухгалтерского, кадрового учета. Если настроить программу с ошибками, это почти наверняка приведет в будущем к потере части массива данных. В большинстве случаев, настройка 1С производится с учетом особенностей бизнеса заказчика, поскольку типовые конфигурации только в единичных случаях способны решать все необходимые задачи. Хотя некоторые виды настроек могут быть выполнены силами персонала клиента, большинство требует специальных знаний и должны осуществляться только программистами 1С. Причина столь высокой популярности и востребованности программного комплекса от 1С заключается в том, что разработчики изначально заложили в систему возможность существенного изменения функционала, посредством осуществления настроек и доработок 1С. А, поскольку, далеко не все особенности бизнес-процессов клиента выявляются на этапе разработки технического задания, возникает необходимость в обслуживании 1С. Желательно, чтобы договор на сопровождение программы 1С заключался с компанией, которая занималась внедрением программного продукта. В этом случае стоимость будет ниже, и проблемы решатся намного быстрее, поскольку программистам не нужно будет заново вникать в программный код и изучать специфику работы заказчика. Наиболее прогрессивным видом обслуживания 1С считается аутсорсинг, когда большинство задач и проблем решается удаленно, гарантируя более высокую скорость реагирования при меньших текущих затратах. 2.3. Научно-технический отчет по функционированию информационных процессов структурном подразделении предприятия Приемная комиссия «Университета» сегодня — это сложный учебно-хозяйственный комплекс с многочисленными внешними и внутренними связями. Большие возможности для совершенствования управления приемной комиссией предоставляет использование вычислительной техники и средств связи. В организационной системе наиболее трудоемкими являются процессы, связанные с обработкой информации - сбор, накопление, преобразование, отображение, хранение, передача и вывод. Ускорить эти процессы и облегчить труд персонала приемной комиссии позволяет информационная подсистема для учета абитуриентов. Формулировка задач проектирования. Для организации эффективного ведения документации приемной комиссии требуется наличие централизованного хранения информации, а также свободного доступа к ней. Существенной проблемой является быстрый и результативный поиск необходимой информации среди огромного объема данных. Применение электронного решения проблем позволяет уменьшить время поиска информации и способствует оптимальному взаимодействию в области создания и контроля документов. 2.4. Техническое задание на создание отдельных программных компонентов автоматизированной системы Перед началом проектирования системы были поставлены следующие задачи: -автоматизировать процесс регистрации, учета, обработки документов; - повысить скорость прохождения документа; - оптимизировать хранение документов; - сэкономить ресурсы, расходуемые на подготовку новых документов; - сократить время на поиск документа; - повысить комфортность и снизить трудоемкость при работе с документами для конечного пользователя. Для эффективного функционирования приемной комиссии университета, информационная подсистема учета абитуриентов должна выполнять ряд задач. Секретарь приемной комиссии или другое уполномоченное лицо осуществляет оперативный учет абитуриентов. В его обязанности входит: - ввод данных об абитуриенте в базу данных. В качестве такой информации могут выступать фамилия, имя, отчество абитуриента, факультет, паспортные данные, cпециальность; - просмотреть БД; - добавить абитуриента в БД. Обоснованием для разработки программного продукта послужило то, что организация образовательного учреждения и персонал МУ имени С.Ю.Витте постоянно расширялись, количество студентов росло вверх, сотрудникам приходилось тратить уйму времени на ручную рутинную работу. Возможности и задачи данной программы достаточно широки:  учет количества студентов; возможность составления конструкторской документации; подсчет спецификаций; автоматическая загрузка абитуриентов в справочник; автоматическая выгрузка документов в бухгалтерию 2.0; ведение количественного учета и т. д.На рисунке 1 изображена схема описания систематики приемной комиссии:  Рисунок 1- Краткое описание систематики приемной комиссии После приобретения любого программного продукта «1С: Предприятие» и его установки на пользовательские компьютеры требуется настройка 1С под индивидуальные особенности клиента. Обычно этот этап осуществляется после установки конфигурации, хотя в дальнейшем, после начала эксплуатации программы, могут выявиться недостатки, которые также могут потребовать внесения изменений в конфигурационные файлы 1С. 2.5. Предложения по улучшению отдельных компонентов информационных процессов организации В таблицах 1 – 2 представлена структура таблиц базы данных. Таблица 1 – Структура таблицы «Студенты» 
Таблица 2 – Структура таблицы «Приём документов»
Таблица 3 – Структура таблицы «Справка студент (шапка)»
Расчет экономической выгоды от использования выбранного ПО Разрабатываемая информационная система является технологическим программным комплексом, т.к. не требует дополнительного аппаратного обеспечения. Расчет комплексных показателей качества 1С: «Предприятие» конфигурации 8.3 – программный продукт, использующийся в образовательном учреждении, необходимый для дальнейшей автоматизации бизнес-процессов. Процесс проектирования задействует администратора и программиста 1С: «Предприятие». В разработку калькуляции ПО входят затраты: Чистая зарплата. Подработка. Отчисление в федеральный бюджет. Расходы по накладным. Иные расходы. Чистая зарплата (ЧЗ) включает в себя зарплату сотрудников, которые участвуют в разработке АИС учреждения. Отчисления в федеральный бюджет (ОФБ) составляют 26% от общей зарплаты сотрудников: ОФБ= (ЧЗ+ ДЗП) * 0.26, (1) В иные расходы (ИР) входят затраты на расходные материалы, провайдера, электроэнергию. Все это необходимо для создания и поддержки web-представительства. Основная заработная плата сотрудников приведена в Таблице 4. Таблица 4 - Основная заработная плата
Таким образом, ЧЗ= 20000 + 9000 = 29000 руб. Подработка составляет 10% от чистой заработной платы сотрудников (штатных), администратора: ДЗП = ЧЗ* 0.1 = 9000 * 0.1 = 900 руб. Отчисления в федеральный бюджет составляют 26% от общей суммы оплаты труда: ОФБ = (ЧЗ + ДЗП) * 0.26 = (29000 + 900) * 0.26 = 7774 руб. Накладные расходы составляют 40% от общей суммы оплаты труда: НР = (ЧЗ + ДЗП) * 0.4 =(29000 + 900) * 0.26=11960 руб. Прочие расходы приведены в Таблице 5. Таблица 5 - Прочие расходы
Итак, ИР = 450 + 900 + 200 + 321 = 2071 руб. Итоговый расчет разработки и внедрения пилотного варианта АИС разработки «1С Предприятия 8.3» представлен в Таблице 6. Таблица 6 - Расчет разработки и внедрения пилотного варианта АИС образовательного учреждения
Таким образом, разработка и внедрение пилотного варианта АИС «1С Предприятие 8.3» составляет: СРВ = 20000 + 500 + 4500 + 11400 + 1871 = 38201 руб. Следует, что РЗ = 45000 – СРВ = 45000 - 38201= 6799 руб., СОЗ = СРВ / РЗ = 38201/ 6799 = 6 мес. Следовательно, из расчетов видно, что срок окупаемости АИС «1С Предприятия 8.3» составляет 6 месяцев, из чего следует вывод, что АИС разработки для ГБПОУ «МУ ИМЕНИ С.Ю.ВИТТЕ» экономически эффективно. Выбор технологии обеспечения информационной безопасности и безопасности интеллектуальной собственности Методы защиты, как правило, используются в совокупности. Инструменты организационно-правовой защиты Основным инструментом организационно-правовой защиты являются различные организационные мероприятия, осуществляемые в процессе формирования инфраструктуры, с помощью которой хранится информация. Данные инструменты применяются на этапе возведения зданий, их ремонта, проектирования систем. К инструментам организационно-правовой защиты относятся международные договоры, различные официальные стандарты. Инструменты инженерно-технической защиты Инженерно-технические средства – это различные объекты, обеспечивающие безопасность. Их наличие обязательно нужно предусмотреть при строительстве здания, аренде помещения. Инженерно-технические инструменты обеспечивают такие преимущества, как: Защита помещения компании от действий злоумышленников. Защита хранилищ информации от действий заинтересованных лиц. Защита от удаленного видеонаблюдения, прослушивания. Предотвращение перехвата сведений. Создание доступа сотрудников в помещение компании. Контроль над деятельностью сотрудников. Контроль над перемещением работников на территории компании. Защита от пожаров. Превентивные меры против последствий стихийных бедствий, катаклизмов. Все это – базовые меры безопасности. Они не обеспечат полную конфиденциальность, однако без них невозможна полноценная защита. Заключение В ходе прохождения практики были изучена характеристика предприятия, организационная структура предприятия, был собран материал, необходимый для написания отчета. Данная практика является хорошим практическим опытом для дальнейшей самостоятельной деятельности. Были закреплены теоретические знания, ознакомление со своей профессией, а также данный опыт послужит хорошей ступенькой в моей дальнейшей карьерной лестнице. Данная учебная практика поможет мне в дальнейшей работе в области информационных технологий. По окончанию практики была достигнута главная цель – применение теоретических знания в процессе обучения, при решении реальных задач. А также приобретены навыки и опыт практической работы. Я думаю, что опыт, полученный мной на данной практике, несомненно, пригодиться мне в дальнейшем, при построении своей профессиональной деятельности. Список использованных источников Основная литература: 1. Провалов, В.С. Информационные технологии управления / В.С. Провалов. – 4-е изд., стер. – Москва : Издательство «Флинта», 2018. – 374 с. – (Экономика и управление). – Режим доступа: – URL: http://biblioclub.ru/index.php?page=book&id=69111 2. Кравченко, Ю.А. Информационные и программные технологии / Ю.А. Кравченко, Э.В. Кулиев, В.В. Марков ; Министерство образования и науки Российской Федерации, Федеральное государственное автономное образовательное учреждение высшего образования «Южный федеральный университет», Инженерно-технологическая академия. – Ростов-на-Дону ; Таганрог : Издательство Южного федерального университета, 2017. – Ч. 1. Информационные технологии. – 113 с. : ил. – Режим доступа: – URL: http://biblioclub.ru/index.php?page=book&id=499727 Дополнительная литература: 1. Соловьев, Н.А. Введение в программную инженерию / Н.А. Соловьев, Л.А. Юркевская ; Министерство образования и науки Российской Федерации, Оренбургский Государственный Университет. – Оренбург : ОГУ, 2017. – 112 с. : схем., табл., ил. – Режим доступа: – URL: http://biblioclub.ru/index.php?page=book&id=481815 Информационное обеспечение и Интернет-ресурсы 1. Крупнейший в Европе ресурс для IT-специалистов https://habr.com/ru 2. Альянс разработчиков программного обеспечения http://www.silicontaiga.ru/ 3. Мир IT бизнеса – http://www.cio-world.ru/ 4. Портал о ERP-системах и комплексной автоматизации http://www.erp-online.ru/ 5. Интернет-издание о высоких технологиях – http://www.cnews.ru/ 6. Портал «Корпоративный менеджмент» – http://www.cfin.ru/ 7. Библиотека федерального портала «РОССИЙСКОЕ ОБРАЗОВАНИЕ» http://www.edu.ru/ 8. Университетская библиотека онлайн https://biblioclub.ru/ 9. Публичная интернет-библиотека – http://www.public.ru/ Справочно-правовые системы - Гарант http://www.garant.ru; - Консультант ПЛЮС http://www.consultant.ru; | |||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||