Основные понятия курса «Проектирование Электронных систем управления документооборотом. ПР1. Отчет по практической работе 1 Основные понятия курса Проектирование Электронных систем
 Скачать 126.51 Kb.
|
|
Министерство науки и высшего образования Российской Федерации Федеральное государственное автономное образовательное учреждение высшего образования «СИБИРСКИЙ ФЕДЕРАЛЬНЫЙ УНИВЕРСИТЕТ» Лесосибирский педагогический институт – филиал Сибирского федерального университета
кафедра ОТЧЕТ ПО ПРАКТИЧЕСКОЙ РАБОТЕ №1
тема Выполнил: студентка группы ЛФ19-01БИC Елизарова Е.П Вопросы Недостатки бумажной технологии управления. Основные аспекты перехода к безбумажной технологии и преимущества ее использования Недостатки: Большой объем Стоимость обработки информации Менее эффективное управление Необходимо много места чтобы хранить Аспекты: Переход к электронным документам Создание систем управления документами Создание системы электронного документа оборота Достоинства: Сниженная стоимость обработки информации Эффективное управление Удобный поиск и хранение информации Понятие экономической системы (ЭС), классы и структура ЭС. Экономическая система (ЭС) - искусственная, большая, сложная, кибернетическая система, хозяйства и предназначенная для получения прибыли путем выпуска определенной продукции или оказания услуг в определенной отрасли народного хозяйства. Классы: Традиционная; Командная; Рыночная; Смешанная. Поскольку любая экономическая система является кибернетической системой, то в ее составе можно выделить две основные компоненты : объект управления и аппарат управления 3. Понятие объекта управления (ОУ), состав компонент и бизнес-процессов, протекающих в ОУ Объект управления (ОУ) – это подсистема, в которой протекают материальные процессы, т. е. процессы переработки сырья, материалов и прочих ресурсов в готовую продукцию или услуги, т. е. процессы, связанные с переработкой материального потока МП 1 в материальный поток МП 2. Структурно объект управления может состоять из отделов, цехов, участков и складов, где происходят процессы преобразования ресурсов в готовую продукцию и услуги. 4. Понятие системы управления (СУ), состав видов деятельности, подразделений и функций, выполняемых в СУ. СУ- уметь переводить бумажные документы в электронный вид и уметь перехватывать все создаваемые электронные документы из всех источников поступления: из приложений, которые создаются текстовыми процессорами,электронными таблицами, графическими процессорами, пакетамиприкладных программ для настольных издательств; факсовые сообщения, пришедшие через факс-сервер предприятия; входящие, исходящие и внутренние сообщения, поступающие из электронной почты; отчеты и другие документы, которые готовят функциональные информационные системы, идущие на печать или отправляемые по факсу, но их надо перехватить и отправить в хранилище электронных документов 5. Понятие документа и системы документации. Классы документов Документ - это материальный носитель, на который наносятся некоторые сведения, отражающие состояние системы, или принятое решение, строго установленного содержания по строго регламентированной форме. Система документации - совокупность взаимосвязанных документов, систематически используемых для процессов управления объектом. Классы: ОРД Экономическо-статические документы Научно-технические документы Юридические документы 6. Понятие документопотока, виды документопотоков и состав показателей оценки документопотоков. Документопоток – это процесс передвижения документов одного типа от источника возникновения или пункта обработки к потребителю. Виды: Внешние, входящие в систему; Внутренние документопотоки, имеющие обращение в системе и предназначенные для удовлетворения внутренних информационных потребностей; Исходящие, связывающие данную систему с другими организациями и предприятиями. 7. Понятие документооборота. Роль и виды документооборота в ЭС. Документооборот - регламентированная совокупность взаимосвязанных операций, выполняемых над документом в строго установленном порядке, на определенном рабочем месте с использованием определенных методов и средств, т.е. технологии обработки, начиная от момента возникновения документа и заканчивая сдачей его в архив. Виды: операционный - ориентированный на обработку первичных и получение сводных и аналитических документов, содержащих операционную атрибутику и используемых на первой и второй стадиях управления; универсальный - отражающий информационные потоки слабо структурированной информации, используемыми на третьейс тадии управления, т.е. при исполнении управленческих решений или деловых процессов и процедур. Роль: учет и контроль результатов деятельности; информационная технология, обеспечивающая квалифицированное функционирование персонала и подразделений; средство для управления предприятием; возможность при помощи сети Интернет контролировать бизнес-процессы, где бы вы ни находились; поддержка одновременной работы многих пользователей с одним и тем же документом, предотвращение его потери или порчи.; сокращение издержек на управление потоками документов; быстрое создание новых документов из уже существующих. отсутствие необходимости хранения бумажных архивов; сокращение времени поиска нужных документов. Задача № 1 Построить схему потоков данных для операционного документооборота в Бухгалтерии, возникающего при обработке первичных документов по бизнес -процессу «Учет движения сырья и материалов» с использованием средств системы Design IDEF 3.5.   |