Практическая работа №4 06.01. Отправка исполненной документации по адресам
 Скачать 14.11 Kb.
|
|
МИНИСТЕРСТВО ОБРАЗОВАНИЯ, НАУКИ И МОЛОДЕЖНОЙ ПОЛИТИКИ КРАСНОДАРСКОГО КРАЯ ГОСУДАРСТВЕННОЕ БЮДЖЕТНОЕ ПРОФЕССИОНАЛЬНОЕ ОБРАЗОВАТЕЛЬНОЕ УЧРЕЖДЕНИЕ КРАСНОДАРСКОГО КРАЯ «КРАСНОДАРСКИЙ АРХИТЕКТУРНО-СТРОИТЕЛЬНЫЙ ТЕХНИКУМ» (ГБПОУ КК КАСТ) ОТДЕЛЕНИЕ «УПРАВЛЕНИЕ И ПРАВО» Специальность 43.02.08 «Сервис домашнего и коммунального хозяйтсва» МДК 06.01 Делопроизводтво Практическая работа №4 По теме: Отправка исполненной документации по адресам. Подготовила:студентка 2 курса 432 группы «СДКХ» Верменичева Жанна Вячеславовна Преподаватель: Загнитко Владимир Николаевич Подготовка исполненных документов к отправкеПодписанный (утвержденный) документ, подлежащий отправке в адрес другого предприятия, в обязательном порядке проходит процедуру оформления, регистрации по журналу учета исходящих документов и конвертования. Под оформлением в данном случае понимается исполнение сопроводительного листа (письма) к документу. Подчеркнем, что исходящий документ принимается к отправке только при наличии как минимум двух экземпляров такового (последний остается в деле вместе с контрольным экземпляром документа). В процессе регистрации документу присваивается исходящий номер — как правило, это порядковый номер записи в журнале учета исходящих документов. Соответствующий номер указывается и на бланке сопроводительного письма документа, предназначенного к отправке. Аналогичным образом учитываются все экземпляры документа. До отправки ответственный сотрудник службы ДОУ (секретарь) обязан уточнить у ответственного исполнителя количество экземпляров документа, подлежащих отправке (рассылке), а также адреса мест назначения. На исходящие документы, рассылаемые в количестве свыше пяти экземпляров, в обязательном порядке оформляется “расчет рассылки”, существенно облегчающий последующее конвертова- ние документов. Соответствующим образом оформленные и зарегистрированные документы, а также сопроводительные письма к ним укладываются в конверты. На конвертах в соответствии с общепринятыми правилами оформляются адреса получателя и отправителя. После проверки правильности адресования конверты заклеиваются и опечатываются печатью предприятия “для пакетов”. Подготовленные к отправке конверты (пакеты) передаются в экспедиционный отдел службы ДОУ (для доставки в почтовое отделение или отправки получателю иным общепринятым способом). Отдельные документы, нуждающиеся в срочной доставке, могут направляться адресату с курьером, которому, помимо пакета, выдается на руки и реестр на доставляемую корреспонденцию, исполненный в двух экземплярах (первый остается у адресата, второй, с отметкой о получении, возвращается в экспедиционный отдел службы ДОУ отправителя). В небольших организациях отправку (рассылку) документов организует секретарь руководителя. После отправки исходящих документов секретарем (ответственным сотрудником службы ДОУ) на основании записей в журналах учета осуществляется списание отправленных экземпляров в журнале учета исходящих документов путем проставления отметки “отправлено, дата” в соответствующей графе. 2.4. |