Методика и практика архивоведения Загривач.. Памятка по поиску информации Заполнить регистрационные документы. На входе в архив нужно предъявить паспорт. Сотрудник архива запишет паспортные данные и покажет дорогу в читальный зал
 Скачать 390.31 Kb.
|
|
ПРИЛОЖЕНИЕ 1. Условия передачи документов 1.3. Архивные материалы могут быть использованы Заказчиком в соответствии со статьями 1274 и 1275 Гражданского кодекса Российской Федерации. 1.4. Архивные документы передаются Исполнителем по Акту сдачи-приемки услуг в срок не позднее 01.10.2022. 1.5. Архивные документы предоставляются для их использования без ограничения срока и территории для целей, указанных в пункте 1.2 Договора. 2. Права и обязанности Исполнителя 2.1. Исполнитель обязуется: 2.1.1. Предоставить Заказчику возможность для просмотра и отбора архивных документов, оказывать консультативную и организационную помощь. 2.1.2. Произвести копирование для Заказчика архивных материалов. 2.1.3. Передать архивные материалы Заказчику по Акту сдачи-приемки услуг путем копирования документов на носитель заказчика. 2.2. Исполнитель имеет право осуществлять контроль за использованием и хранением Заказчиком полученных по настоящему договору копий архивных документов. 3. Права и обязанности Заказчика 3.1. Заказчик обязуется: 3.1.1. Использовать полученные от Исполнителя архивные материалы в соответствии со ст. 1274 и 1275 ГК РФ и условиями настоящего договора. 3.1.2. Указать при использовании место хранения и номера подлинных архивных документов. 3.1.3. Не передавать архивные материалы третьим лицам. 3.1.4. Без письменного согласия Исполнителя не использовать архивные материалы при создании других произведений и в иных целях. 3.2. Заказчик имеет право на полную информацию о документах архива и доступ к имеющемуся научно-справочному аппарату. 8. Алгоритм поиска информации и ответ на обращение гражданина В муниципальный архив, сотрудником которого вы являетесь, обратился гражданин Н.Е. Здоров просьбой восстановить информацию об установлении профессионального заболевания и неоднократном прохождении лечения в санатории трикотажной фабрики «Закат» в 1990-1995 годах. В этот период фабрика была основным градообразующим предприятием, но обанкротилась и закрылась в 1999 году. Документы переданы в муниципальный архив. Информация нужна для предоставления в Фонд социального страхования. Составьте алгоритм поиска информации и оформите справку для Фонда социального страхования с соблюдением всех действующих правил. Недостающие данные придумайте самостоятельно. АЛГОРИТМ ПОИСКА ИНФОРМАЦИИ 1. Установление фондообразователя На первом этапе информационного поиска следует установить организации и отдельные лица, в фондах которых могли бы быть необходимые документы. 2. Поиск на межархивном уровне На втором этапе начинается поиск мест хранения документов. Для этого необходимо знать принцип организации Архивного фонда Российской Федерации, в соответствии с которым архивы делятся на федеральные, государственные, муниципальные, ведомственные и негосударственные. Необходимо знать историю той или иной административно-территориальной единицы, чтобы четко проследить историю комплектования местных архивов. 3. Поиск на уровне архива На третьем этапе начинается работа в выбранном архиве для выявления номеров и названий архивных фондов и коллекций, содержащих разыскиваемые сведения. В этом поможет система научно-справочного аппарата (НСА), которая в каждом архиве имеет свои особенности. Наиболее важными является путеводитель и опись, а в качестве дополнительных можно использовать базы данных, каталоги, обзоры, перечни и указатели фондов. Следует учитывать, что в документах личного происхождения могут содержаться сведения по проблеме, поэтому необходимо обращаться к разделам «Личные фонды», «Коллекции». Не стоит забывать и о фондах, указанных в разделе «Списки неаннотированных фондов». Используя каталог, нужно знать, что информация в нем сгруппирована по предметам, темам, отраслям. Из каталожной карточки выписываются полные адресные данные ретроспективной документной информации: название архива, номера фонда, описи, дела, листа, название документа и его дата. Если в каталоге не обнаружена информация, не стоит делать вывод об ее отсутствии, так как она могла не получить отражения в заголовке, или попала в другой раздел, или фонд не прошел каталогизацию. Обращаясь к обзорам, следует учитывать, что они включают сведения о составе и содержании одного фонда или по какой-то теме и дополнены источниковедческим анализом. При поиске информации по указателям необходимо иметь в виду, что это перечень названий предметов по какому-либо определенному принципу с указанием поисковых данных (номера фонда, описи, дела или листа). При использовании перечней нужно помнить, что они составляются по определенной теме с приведением поисковых данных. Особенность работы с дополнительным НСА (база данных, каталог, обзор, перечень, указатель) состоит в необходимости сверки номера описи и дела непосредственно с описью или с переводной таблицей, прилагающейся к ней (о работе с описью подробнее на следующем этапе). Все элементы научно-справочного аппарат архива помогут не только определить номера необходимых для работы фондов, но и сэкономить время на поиск. 4. Поиск на уровне фонда На четвертом этапе устанавливаются адресные данные дел (номера фондов, описей, дел, их заголовков, дата, количество листов). По описи, отбираются и выписываются для пользования необходимые для раскрытия темы единицы хранения. Очень важно ознакомиться с предисловием к описям. Ввиду особенности делопроизводства необходимо выявлять документы на год раньше и позднее обозначенных хронологических рамок, а также близкие по тематике источники. Возможно, придется просмотреть опись вторично для выявления дополнительных материалов. Обычно выявляется больше исторических фактов, чем используется. 5. Поиск на уровне дела На последнем этапе идет работа уже с отдельными документами. Начинать нужно с основных видов: законодательные (указы, мнения, постановления и т. д.) и распорядительные документы (приказы, рапорты и т. д.). Затем изучаются информационно-справочные документы (доклады, отчеты и т. д.). После этого переписка, просительные документы (жалобы, доносы), послужные и формулярные списки и другие виды. Важным элементом исследования является атрибуция, т. е. определение видов (форм) и подлинности выявленных источников, дат их написания, авторов и адресатов. Для датировки можно использовать даты помет и резолюций на источниках, упоминания в них событий, лиц, учреждений, дней недели и праздников. Характер написания текста, особенности языка, цвет бумаги, также помогают уточнить время составления источников. Для наведения справок об упоминаемых в источниках лицах и местностях приходится прибегать к биографическим, географическим и энциклопедическим и иным словарям, адрес-календарям, памятным книжкам и т. д.
В документах МБУ «Архив города Энска» за 1988–1999 гг. имеются следующие сведения о Здоров Николае Елисеевиче (дата рождения – 22.05.1950): 10.01.1970 – принят на должность слесаря в трикотажную фабрику «Закат»; 10.08.1989 – выдано Извещение об установлении предварительного диагноза острого профессионального заболевания; С 12.09.1990 по 11.10.1990 – проходил лечение в санатории трикотажной фабрики «Закат»; С 01.02.1992 по 01.03.1992 – проходил физиолечение в санатории трикотажной фабрики «Закат»; С 11.03.1995 по 11.04.1995 – проходил иглотерапию в санатории трикотажной фабрики «Закат»; Приложения: 1. копия приказа о приёме от 10.01.1970 № 66лс на 1 л. в 1 экз.; 2. копия извещения об установлении предварительного диагноза острого профессионального заболевания у Здорова Н.Е. на 1 л.; 3. выписка из санаторно-курортной карты санатория трикотажной фабрики «Закат» на 3 л. Начальник архива Морозов А.М. Морозов 1 |