Понятие документа и реквизита. Значение документа в сфере государственной и муниципальной власти и управления
 Скачать 352.47 Kb.
|
|
Информационный анализ документа Информационный анализ документа предполагает формальную характеристику его текста по нескольким параметрам: физическому объему (габаритам), информационному объему, информационной емкости, информативности и т.д. Физический объем документов на бумажных носителях измеряют в печатных листах. Печатный лист — единица печатного объема (площади) произведения печати, равная одной стороне бумажного листа стандартного формата и содержащая различное число печатных знаков в зависимости от формата наборной полосы, особенностей набора, шрифта. Различают физический печатный лист (его определение совпадает с определением печатного листа) и условный печатный лист, за него принят печатный лист формата 60x90 см; он служит для сопоставления печатных объемов изданий, отпечатанных на бумаге разного формата. Кинофильмы, видео- и звукозаписи измеряются временем демонстрации (звучания). Информационный объем документа измеряется длиной или площадью непрерывного текста (исключая пробелы, поля, паузы). В издательской практике используется понятие учет-но-издательский лист. Эта единица объема издания, равная 40 тыс. печатных знаков или 700 строкам стихотворного текста, или 3000 кв. см иллюстративного материала. Но нередко информационный объем измеряется количеством знаков. В частности, в количестве знаков (байтов) измеряется информационный объем машиночитаемых носителей. Отношение информационного объема документа к его физическому объему называется компактностью. Наиболее компактен документ, несущий большой информационный объем в небольшом физическом, это более экономно, но в то же время влечет за собой трудности восприятия текста. В печатных текстах компактность достигается уменьшением свободных полей, применением более мелкого шрифта. Современные технические средства позволяют использовать документы с небольшими габаритами (микропленка, CD-ROM и т.д.), включающие чрезвычайно масштабный информационный объем. Информационная емкость текста измеряется подсчетом слов и словосочетаний, несущих в тексте основную смысловую нагрузку — дескрипторов. Дескрипторы различаются по значимости. Чем более значим дескриптор, тем чаще он встречается в тексте. Формула информационной емкости текста — это произведение общего числа элементов текста на среднюю их повторяемость. Полный список проранжированных по значимости дескрипторов есть тезаурус. Если в числителе записать величину информационной емкости, а в знаменателе — информационного объема, то в результате получится новая характеристика текста — информационная плотность. Наиболее плотен тот текст, в котором содержится наибольшее чисто дескрипторов на единицу объема. И, наоборот, менее плотен тот текст, в котором большую его часть составляют недескрипторы — служебные, вспомогательные элементы текста. Они не несут особой смысловой нагрузки, поэтому в процессе чтения внимание на них не задерживается. Документ с малой плотностью легко просматривать, быстро листая страницы. При большой плотности текст сразу прочесть невозможно, приходится его откладывать, осмысливать, возвращаться к нему. Информационная плотность текста зависит от языка, стиля, жанра, отраслевой принадлежности и т.д. Например, текст на английском языке, как правило, более плотен, чем на немецком. Тексты технического, естественнонаучного содержания более плотны, нежели гуманитарные. На протяжении текста большого произведения плотность меняется. Сначала она медленно возрастает, достигая максимума приблизительно к концу первой трети объема, потом идет на убыль, достигая минимума перед концом, а в самом конце наблюдается всплеск за счет резюмирующей части. Изменение плотности текста видно по числу дескрипторов — если в оборот вводится больше дескрипторов, чем выводится, плотность возрастает и наоборот. Важнейшим параметром, характеризующим качество текста документов, является их информативность. Проблема информативности документа и способов ее повышения привлекала в последние годы достаточное внимание специалистов, были сделаны попытки дать определение понятия информативности документа, предложить способы ее измерения, указать причины низкой информативности существующих документов и наметить пути ее повышения. Информативность — сложная характеристика документа, так как она связана с получением субъектом информации. Существующие определения понятия информативности документа сводятся к следующему: это количество информации, содержащейся в документе, новой для данного потребителя. Документ может объективно нести новые знания, новую информацию. Ее удельный вес определяется отношением новой информации, содержащейся в документе, ко всей информации, помещенной в документе. Таким образом, можно выяснить степень насыщенности текста документа новой информацией. Под новой информацией может подразумеваться информация, ранее публиковавшаяся, но по разным причинам неизвестная читателю, т.е. субъективно новая. В таком случае, информативность может рассматриваться как количество новой для данного потребителя информации, рассматриваемое как отношение новой информации ко всей сумме знаний, имеющихся у потребителя по этому вопросу. Таким образом, информативен или нет документ, - решает потребитель. Потребитель считает документ информативным, если даже частично удовлетворяется его информационная потребность. Причем, документы, информативнее для одних, могут быть совершенно неинформативными для других. Приказ - основной распорядительный документ в организации Приказ — это документ распорядительного характера, издаваемый руководителем компании в рамках его полномочий и обязательный для исполнения подчиненными. Приказы являются одними из наиболее важных документов фирмы. Приказ – это нормативный документ, издаваемый директором фирмы для решения каких-либо задач (производственных или связанных с персоналом фирмы). К приказам по основной деятельности относятся приказы по организации работы фирмы, финансированию, планированию, отчетности, снабжению, реализации продукции и другим производственным вопросам. Подготовка приказа включает: Изучение существа вопроса и сбор необходимых сведений Подготовка проекта приказа Согласование проекта со специалистами Подписание приказа руководителем Подготовку приказа осуществляет специалист фирмы по поручению руководства. Приказ оформляется на общем бланке или на бланке приказа (если он был спроектирован ранее). Приказ включает такие реквизиты, как: Наименование вида документа – ПРИКАЗ Дата (датой приказа является дата его подписания) Номер (порядковый номер, например № 1, № 2 и т.д., нумерация производится в пределах года) Заголовок (отвечает на вопрос «О чем?» , например «О реорганизации фирмы») Текст Текст приказа состоит из двух частей. В первой, констатирующей, указываются основания издания приказа. Основанием являются нормативные документы государственных органов, решения Совета директоров и общих собраний акционеров либо производственная необходимость. Если причина издания приказа очевидна и не нуждается в разъяснении, констатирующую часть приказа опускают. Во второй части приказа, распорядительной, начинающейся со слова «ПРИКАЗЫВАЮ», пишут : «кому» (наименование должности, фамилия, инициалы) «что сделать» (указывают конкретную работу) «в какие сроки» Текст приказа делится на пункты, если поручений несколько. Каждый пункт начинается с красной строки. В последнем пункте указывается лицо или структурное подразделение, которое осуществляет контроль за исполнением приказа. Приказ может отменять действие ранее изданных документов, которые в этом случае указываются в тексте. Визы (приказ согласовывается с главным бухгалтером, юрисконсультом и др. должностными лицами) Подпись (приказ подписывается директором или его заместителями, которым предоставлено такое право) Отметка об исполнителе Приказ вступает в силу с момента подписания. Секретарь-референт организует ознакомление сотрудников с приказом. При необходимости подписанный приказ копируется и раздается исполнителям для работы. Первый экземпляр приказа подшивается в дело с приказами по основной деятельности. Инструкция по делопроизводству, которая должна быть в каждой компании, регламентирует процедуру подготовки, составления, оформления и издания распорядительной документации. Каждая операция этой процедуры имеет формальные показатели ее завершенности, прописанные в данной инструкции. И, поскольку распорядительные документы – это правовые акты и требования к их оформлению повышены, инструкцией по делопроизводству регламентированы эти требования, обеспечивающие документам их юридическую силу. Процедура подготовки и издания любого вида распорядительных документов состоит из четырех последовательных этапов: Этап № 1. Формулирование задачи. На данном этапе происходит определение основного вопроса, который призван решить создаваемый документ. Очерчивается круг связанных с ним внутренних документов, изданных ранее, федеральных и региональных законодательных актов, дается определение основным терминами и понятиям. Этап № 2. Разработка проекта документа. В зависимости от сложности документа эту часть работы обычно берут на себя несколько специалистов или даже целый отдел. Этап проектирования распорядительного документа — самый трудоемкий и ответственный. Целесообразно для выполнения этой задачи создание рабочей группы с привлечением необходимых специалистов из других отделов компании, а также ученых, политиков, практикующих политологов и социологов. Читайте по теме в «Справочнике секретаря» 3 обязательных этапа, чтобы проект стал официальным документом Этап № 3. Обсуждение, внесение дополнений и утверждение проекта. Если документ является коллегиальным, то на данном этапе в работе принимает участие весь коллегиальный орган. Если документ принимают на принципах единоначалия, то проект утверждает тот человек, который будет его подписывать. Этап № 4. Иногда проект после утверждения требует внутреннего или внешнего согласования, который формально выражается в получении все необходимых согласующих виз (вышестоящих инстанций, организаций-партнеров или руководителей тех структурных подразделений, чьи интересы он затрагивает). После всех необходимых процедур распорядительный документ подписывают, доводят до сведения заинтересованных сторон. После этого он вступает в силу. Содержательная часть распорядительного документа Все виды распорядительных документов имеют типовую структуру, которая, как правило состоит из двух разделов: Преамбула или констатирующая часть. Здесь дается обоснование издания документа. Это может быть событие, факт или пересказ акта вышестоящей инстанции, во исполнение которого издается данный документ. В последнем случае в тексте преамбулы должна быть ссылка на этот акт. Распорядительная часть. Это основная часть всего документа, она начинается следующими распорядительными словами: в приказе: «приказываю»; в распоряжении: «предлагаю, обязываю»; в решении: «решает (решил)»; в постановлении: «постановляет (постановил)». Далее с красной строки идет основной текст распорядительной части. Эту часть нужно сформулировать особенно четко и она не должна вступать в противоречие с ранее изданными документами. В случае, если распорядительная часть содержит указание на необходимость выполнить несколько действий разными исполнителями, её разбивают на пронумерованные арабскими цифрами пункты, каждый из которых строится по следующей схеме: что сделать (подготовить, разработать, организовать); кому сделать (главному бухгалтеру, руководителям структурных подразделений, директорам заводов и т.д.) к каком сроку (должен быть указан срок, соответствующий объему планируемых работ, при определении срока необходимо включать в него время доведения распорядительных указаний до исполнителей). Иногда в РД указывается один общий срок для всех предписываемых действий, но чаще для каждой задачи устанавливается свой конкретный срок). В последнем пункте решений, приказов и распоряжений следует дать указание на ответственного за исполнение данного распорядительного документа. Требования к реквизитному составу документа |