Понятие документа и реквизита. Значение документа в сфере государственной и муниципальной власти и управления
 Скачать 352.47 Kb.
|
|
Правила оформления документов. Реквизитный состав документа. Оформление документов в широком смысле — это соблюдение требований законодательных актов, нормативных документов в процессе составления, подготовки, копирования, согласования, заверения, пересылки документации. В более узком смысле – расположение реквизитов документа на материальных носителях: бумажном, электронном, в соответствии с действующими правилами. Грамотное, в соответствии с нормативными требованиями оформление реквизитов документов не только свидетельствует о делопроизводственной культуре, но и гарантирует юридическую силу документа, а также имеет вполне практическое значение — сокращает время на обработку документа и его регистрацию, обеспечивает правильное направление на исполнение, позволяет связаться с непосредственным исполнителем для решения технических вопросов в рабочем порядке и т.п. Как оформить реквизиты документов? Требования, в соответствии с которыми оформляется документ, устанавливаются на федеральном уровне ГОСТом. Это документ нормативно-технического характера, на основе которого каждая организация, ведомство, учреждение разрабатывает свои нормативные акты, касающиеся оформления документации: · положения о документообороте; · инструкции; · правила; · регламенты. Национальный стандарт России о требованиях к оформлению документов. Требования к оформлению документов по ГОСТу включают в себя в том числе порядка 30 реквизитов, предназначенных для различных целей. Каждый вид документа содержит собственный набор необходимых реквизитов. Соблюдение требований к созданию и оформлению документации необходимо: · в целях обеспечения юридической силы документа; · для оперативной обработки документа; · для оперативного поиска документа; · для создания условий работы с использованием оргтехники. Расположение реквизитов по ГОСТу позволяет не только работать с ним быстро и эффективно, без потерь времени, но и экономить полезную площадь на бланке, придать документу качественный внешний вид. Требования ГОСТа ГОСТ Р 7.0.97-2016 введен в действие 01/07/18, и именно он устанавливает базовые требования по оформлению документов в делопроизводстве. Рассмотрим обзорно, что собой представляет этот документ. Он достаточно объемный, с подробным изложением информации, предназначенной для делопроизводителей, секретарей, руководства. Требования подразделяются в нем следующим ниже порядком: 1. Общие требования к созданию документа. Сюда входят: характеристика материальных носителей документа (бумажный, электронный), порядок нумерации страниц, рекомендуемые для набора шрифты, отступы, интервалы, выравнивание, длина строки – в цифрах, с выделением важных нюансов. 2. Состав реквизитов. Первая группа 01-08 включает в себя герб, товарный знак, знак обслуживания, код документальной формы, наименование организации, ее подразделения, должности автора документа, данные организации справочного характера. Вторая группа 09-16 объединяет данные о документе: наименование, дату, номер, ссылку на рег. номер, где составлен, пометку об ограничении доступа, кому адресован, гриф, подтверждающий утверждение. Третья группа 17-18 – это реквизиты заголовка текста и сам текст. Четвертая группа 19-30 – различные визирующие, резолюционные, контрольные, согласовательные отметки, подпись, печать, данные об исполнителе. По каждому реквизиту даны рекомендации, как он оформляется и где располагается в документе. К примеру, подчеркивается, что наименование вида документа можно опустить, только если это деловое письмо, а место составления можно не указывать, если указание на местонахождение организации уже есть в ее наименовании. 3. Бланки. Отдельно законодатель характеризует бланки документов, рекомендуемый формат для обычных документов, для резолюций, предельные размеры полей. Следует описание, как должны располагаться реквизиты на том или ином бланке, какого вида бумага должна использоваться. В приложениях А, В даны: · схема расположения реквизитов документа на титульном листе; · образцы бланков документов организации с расположением реквизитов. На заметку! В ГОСТе уделено много внимания вопросам электронного документооборота, в связи с его все более широким распространением. Документы организации: учитываем новый стандарт На какие реквизиты документов и правила оформления следует обратить внимание особое внимание, используя ГОСТ Р 7.0.97-2016, прежде всего? Вот эти важные моменты: 1. Шрифты. Для создания документа размер шрифтов ограничен, можно использовать только 12, 13, 14 номера. Допускается более мелкий шрифт, но только в таблицах. 2. Герб. На документах теперь можно отражать герб субъекта РФ, муниципального образования (10 мм от верха листа). 3. Реквизиты. Такие реквизиты фирмы, как ОКПО, ОГРН, ИНН, КПП, указываются в составе реквизита «справочные данные об организации». 4. Отметка об ограничении доступа к информации документа. Она проставляется на первом листе, сверху, в углу. 5. Обращение к адресату. Теперь можно использовать обращение «господин» и «госпожа», сокращая его: «г-ну», «г-же». Если у адресата есть электронная почта и письмо отправлено по этому каналу, можно указать электронный адрес, на который отправлялось письмо. 6. Печать организации. Она не должна «перекрывать» подпись должностного лица под документом. 7. Подпись. Гражданин, имеющий право подписывать документы за временно отсутствующего руководителя, не может в напечатанном бланке перед должностью руководителя ставить знак косой черты, использовать предлог «за». Исправление может быть внесено от руки или поставлен определенного вида штамп, свидетельствующий о том, что подписывает документ другой человек. Организация службы ДОУ Существует три формы организации работы с документами в управленческом аппарате – централизованная, децентрализованная и смешанная. Службой ДОУ называется структурное подразделение, на которое возложены делопроизводственные операции (регистрация, контроль исполнения, хранение, использование документов и т.п.). При создании службы ДОУ нужно учитывать технический, юридический и организационный аспекты. Типовые организационные структуры службы ДОУ Управление делами создается в министерствах и ведомствах как структура, в которой выполняется работа с документами, и как орган контроля и координации делопроизводства в центральном аппарате и в отрасли. В управление делами входят следующие структурные подразделения: секретариат (в состав которого входят приемная комиссия); инспекция при министре, выполняющая функции контроля за исполнением правительственных документов; канцелярия, в состав которой включают экспедицию, бюро учета, отдел писем. Канцелярия создается на государственных предприятиях, в научно-исследовательских, проектно-конструкторских организациях. Общий отдел – это служба по работе с документами в исполнительных органах власти и исполнительных структурах (мэрии, префектуры, муниципалитет) местного самоуправления. Секретарь учреждения (структурного подразделения) выполняет всю работу с документами в небольших учреждениях и организациях. Цели службы ДОУ: - руководство документопотоком; - координация видов работ с документами; - контроль за работой с документами; - организация работ по ДОУ. Задачи службы ДОУ: - совершенствование форм и методов работы с документами; - обеспечение единого порядка документирования; - обеспечение единого порядка работ с документами; - контроль за исполнением документов; - хранение документов; - унификация форм документов; - сокращение по возможности документооборота; - методическая работа по совершенствованию ДОУ; - внедрение прогрессивных технологий на базе применения вычислительной и организационной техники. Функции службы ДОУ: - разработка, внедрение альбома унифицированных форм документов организации; - обработка, регистрация документов, учетно-справочная работа; - доклад руководству о документах, контроль правильности оформления документов, представленных на подпись; - контроль за прохождением, исполнением и оформлением документов в намеченные строки; - изготовление и размножение документов; - разработка номенклатуры дел, хранение дел; - организация работы архива; - повышение классификации работников службы ДОУ; - контроль за работой с документами в структурных подразделениях. Нормативные документы, регламентирующие работу службы ДОУ: - положение о службе ДОУ; - должностные инструкции работников службы ДОУ; - инструкция по делопроизводству; Должностной и численный состав службы ДОУ: Руководители: заведующие службой и структурными подразделениями. Специалисты: документовед, референт, редактор, секретарь. Технические исполнители: машинистка, оператор организационной техники, технический секретарь, стенографистка. Численность работников службы ДОУ зависит от объема документооборота. Технологии регистрации документов. Существует несколько основных правил регистрации документов: — регистрировать документы необходимо централизованно в службе делопроизводства. При большом объеме документооборота допускается децентрализованный способ при условии обеспечения поступления документов (возможно, отдельной категории) напрямую в соответствующее подразделение; — необходимо соблюдать однократность регистрации (например, для оперативности письмо направлено факсом, а затем поступает его оригинал, или произошла передача одного и того же письма из одного подразделения в другое). Во всех перечисленных и иных случаях на документе от одного и того же корреспондента с одинаковым исходящим номером и датой должен быть один и тот же входящий номер одной организации; — каждому документу необходимо присваивать уникальный регистрационный номер. Регистрировать необходимо все поступившие документы вне зависимости от способа их получения (электронная почта, обычный конверт и т.д.); — регистрации подлежат поступающие в организацию документы, отправляемые из организации документы и внутренние документы организации. Согласно ГОСТ Р 7.0.8–2013. Система стандартов по информации, библиотечному и издательскому делу. Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения регистрация документов — это присвоение документу регистрационного номера и внесение данных о документе в регистрационно-учетную форму (бумажный журнал, карточка, электронный журнал, СЭД). Система регистрации закрепляется в Инструкции по делопроизводству. Главный принцип регистрации документов в любой системе — документ регистрируется один раз. Регистрация может вестись централизованно в службе делопроизводства или секретарем, т. е. все документы организации регистрируются в одном месте, или децентрализованно — в каждом отделе. Система первого типа подходит для маленьких и средних организаций. На предприятиях с большим объемом документооборота удобнее регистрировать документы, создаваемые отделом, делопроизводителем этого же отдела. В реальности преобладает смешанная система, где в службе делопроизводства регистрируют входящие документы, распорядительные документы — приказы, распоряжения, протоколы, а исходящие документы, служебные, докладные записки в — отделах. Способы регистрации документа — это бумажные журналы, электронные журналы, карточки, регистрация в системе электронного документооборота. Об этом подробно мы говорили в статье «Журналы регистрации документов». Какой путь проходит документ? 1. Документ поступает в организацию или создается в ней. 2. Служба делопроизводства, делопроизводитель отдела или секретарь присваивает ему номер, заносит в нужный журнал регистрации сведения о документе. С этого момента документ получает юридическую силу, начинает течь его срок исполнения. Образцы журналов регистрации документа>> 3. К документу прикрепляется карточка либо штамп с номером и датой проставляется на самом документе. 4. Документ отправляется на рассмотрение руководству организации. 5. Служба делопроизводства согласно резолюции фиксирует в журнале контрольный срок исполнения и передает документ в отдел-исполнитель. Входящий документ в СЭД: пошаговая регистрация>> Исходящий документ в СЭД: пошаговая отправка>> Главные правила регистрации документов: 1. Регистрацию должен вести узкий круг сотрудников с четким разграничением полномочий (служба делопроизводства, делопроизводители отделов, офис-менеджер). Пропишите их в должностной инструкции каждого. 2. Должны вестись отдельные журналы регистрации документов: входящие, исходящие, приказы, распоряжения, протоколы, договоры, служебные записки, докладные записки, обращения граждан. 3. Информация по документу (входящий, исходящий номер, дата тема, от кого, кому отписан, срок исполнения) должна быть максимально полной. Какие документы не регистрируются? · Приглашения · Рекламные письма · Периодические издания — книги, журналы, газеты · Поздравительные открытки · Телеграммы · Письма с пометкой «Лично» · Бухгалтерские документы · Анонимная корреспонденция Выбор способа регистрации зависит от структуры организации и должен быть прописан в инструкции по делопроизводству. Регистрация документов на карточках, изготовленных типографским способом, уже практически нигде нс осуществляется, так как ее заменяет автоматизированная система. Однако при создании автоматизированной карточки необходимо знать теоретические основы ее построения и заполнения (табл. 4.2). Практически все системы автоматизации делопроизводства используют данную технологию регистрации корреспонденции. Журнал регистрации поступающей корреспонденции — это журнал, в котором указываются все реквизиты и сведения о всех поступающих в организацию документах от корреспондентов. Количество журналов (книг учета), которые необходимо вести внутри организации, напрямую зависит от особенностей ее деятельности. Однако существуют журналы, которые должны вестись в любой организации, независимо от формы собственности, сферы деятельности или размеров организации. В нормативных актах нет указаний о том, на каком носителе и в какой форме должен вестись журнал регистрации приказов по основной деятельности. Ввиду отсутствия в законодательстве положений об обязательности ведения журналов на бумажном носителе с особыми правилами его оформления (прошнурован, пронумерован, заверен печатью), его можно вести в электронном виде. Поскольку пока еще не все государственные и муниципальные архивы, как и архивы организаций, готовы принимать на хранение документы в электронном виде, можно поступать следующим образом: в течение года журнал регистрации вести в электронном виде, а по завершении года распечатать журнал, подшить в папку или переплести и в архив журнал передать на бумажном носителе. Данный способ хранения журналов с длительными или постоянными сроками хранения указан и в Методических рекомендациях по разработке инструкций по делопроизводству в федеральных органах исполнительной власти. Недостатки журнальной формы: · — неизбежная повторная регистрации при передаче корреспонденции из экспедиции в канцелярию и структурные подразделения; · — замедление документооборота; · — сложно вести контроль и справочную работу; · — основным поисковым признаком является дата поступления или отправки, тогда как в практике работы основным поисковым признаком является содержание документа; · — сложно наведение перекрестных справок, так как существует несколько журналов регистрации (отдельно по входящей, исходящей и внутренней корреспонденции и т.д.). Если организация придерживается традиций бумажного делопроизводства или регистрирует письма в электронных базах данных без использования СЭД, необходимо добавить в инструкцию по делопроизводству специальный пункт о способе и форме регистрации и указать, например, что регистрацию документов в организации ведут в отдельном журнале, и привести его форму в приложении к инструкции. При автоматизированной системе обработки входящих документов поступающие документы сканируются и их электронный образ прикрепляется к входному формату, а бумажный документ передается исполнителю. Архивное хранение документов Особенности текста документа Текст документа, его особенности при различных способах документирования. Виды текста. Унификация текста документа. Формы унификации. Особенности оформления текста в зависимости от назначения документа Требования по составлению и оформлению документов закреплены в общегосударственных стандартах: ГОСТ Р6.30-97; ГСДОУ, с.16-35. Содержание документа выражается в его тексте. Текстом управленческого документа является выраженное средствами делового языка содержание управленческих действий: «Текст документа должен содержать достоверную и аргументированную информацию, изложенную ясно, убедительно, кратко. Содержание должно быть увязано с ранее изданными по данному вопросу документами» (ГСДОУ, п. 2.4.1). «Текст документа оформляют в виде связного текста, анкеты, таблицы или соединения этих форм. Сплошной связанный текст документа содержит грамматически и лексически согласованную информацию об управленческих действиях и применяется при составлении правил, положений, писем, распорядительных документов. Сплошные связанные тексты могут состоять из разделов, имеющих в необходимых случаях заголовки и нумерацию. ГОСТ 1.5-85». (ГСДОУ, п. 2.4.3). «Связанный текст, как правило, состоит из двух частей. В первой части указывают причины, основания, цели составления документа, во второй (заключительной) – решения, выводы, просьбы, предложения, рекомендации. Текст может содержать одну заключительную часть (например, приказы – распорядительную часть без констатирующей; письма, заявления – просьбу без пояснения; справки, докладные записки – оценку фактов, выводы). В тексте документа, подготовленного на основании документов других организаций или ранее изданных документов, указывают их реквизиты: наименование документа, наименование организации – автора документа, дату документа, регистрационный номер документа, заголовок к тексту. Если текст содержит несколько решений, выводов и т.д., то его следует разбивать на разделы, подразделы, пункты, которые нумеруют арабскими цифрами. При составлении текста документа необходимо учитывать, что в практике документирования сформировались текстовые модели, в соответствии с которыми составляются тексты отдельных видов и разновидностей документов. Во многих случаях для правильного составления текста документа необходимо знать, по какой модели составляется текст документа данного вида или разновидности. Модель текста документа определяет не только композиционную структуру текста, то есть последовательность расположения коммуникативно-смысловых частей текста, но и языковые и стилевые особенности основного текста документа. В делопроизводстве организаций тексты документов могут составляться: · на основе официально утвержденных унифицированных форм документов; · с учетом требований нормативных актов, регламентирующих создание отдельных видов документов; · в форме, отража · Текст на основе унифицированной формы Тексты документов, составляемые на основе унифицированных форм, могут быть представлены в виде текста-трафарета, таблицы или анкеты. Текст-трафарет – текст документа, содержащий постоянную информацию и пропуски для переменной информации, характеризующей конкретную управленческую ситуацию. Текст документа, составляемый на основе трафаретной формы, сохраняет грамматическую связность, свойственную обычному тексту. Таблица – способ представления информации, систематизированной по определенным признакам. Информация в таблице располагается в ячейках, образованных пересечением горизонтальных и вертикальных линий. Анкета – способ представления текста в виде последовательности тематически взаимосвязанных предложений, построенных по принципу «вопрос – ответ». Тексты документов, составляемые без использования унифицированных форм документов, оформляются в виде грамматически связного текста, соответствующего по своей композиционной структуре текстам документов определенного вида. В распорядительных документах (приказ, распоряжение и т.д.) организаций, действующих на принципах единоначалия, а также документах, адресованных руководству организации, изложение текста должно идти от первого лица единственного числа («приказываю», «предлагаю», «прошу»). В распорядительных документах коллегиальных органов текст излагают от третьего лица единственного числа («постановляет», «решил»). В совместных распорядительных документах текст излагают от первого лица множественного числа («приказываем», «решили»). Текст протокола излагают от третьего лица множественного числа («слушали», «выступали», «постановили»). В документах, устанавливающих права и обязанности организаций, их структурных подразделений (положение, инструкция), а также содержащих описание, оценку фактов или выводы (акт, справка), используют форму изложения текста от третьего лица единственного или множественного числа («отдел осуществляет функции», «в состав объединения входят», «комиссия установила»). В письмах используют следующие формы изложения: o от первого лица множественного числа («просим направить», «направляем на рассмотрение»); o от первого лица единственного числа («считаю необходимым», «прошу выделить»); o от третьего лица единственного числа («министерство не возражает»). При составлении текста в виде анкеты наименования признаков характеризуемого объекта должны быть выражены именем существительным в именительном падеже или словосочетанием с глаголом второго лица множественного числа настоящего или прошедшего времени («имеете», «владеете» или «были», «находились» и т.д). Характеристики, выраженные словесно, должны согласовываться с наименованиями признаков. Графы и строки таблицы должны иметь заголовки, выраженные именем существительным в именительном падеже. Подзаголовки граф и строк должны быть согласованы с заголовками. Если таблица печатается более чем на одной странице, графы таблицы должны быть пронумерованы, и на следующих страницах печатаются только номера этих граф». (ГОСТ Р6.30-2003, п. 3.19). Служебные документы системы Банка России должны оформляться на бланках. Образцы бланков представлены в ГОСТ Р6.30-97, Инструкции Банка России от 16.02.98 № 70-И, с.75-77, а требования по порядку учета, хранения и использования бланков и печатей – в Инструкции Банка России от 16.02.98 № 70-И (пп. 3.3-3.4). |