Модуль формы организации документооборота. Контроль исполнения документов
 Скачать 16.43 Kb.
|
|
МОДУЛЬ 6. Формы организации документооборота. Контроль исполнения документов Внимательно прочитайте материал по данной теме. Запишите в тетради следующие определения: Документооборот, номенклатура дел, дело, формирование дел, регистрация документов, архивная выписка, опись, экспертиза ценности документов. Составьте алгоритмы движения входящих, исходящих и внутренних документов по предложенным операциям (распределите на 3 столбика) 1. Передача на исполнение; 2. Предварительное рассмотрение; 3. Подготовка проекта текста документов; 4. Создание документа; 5. Регистрация; 6. Передача копии документа на исполнение; 7. Согласование проекта текста документа с заинтересованными лицами; 8. Оригинал документа подшивается в дело; 9. Списание исполненного документа в дело; 10. Рассмотрение документа руководителем; 11. Первичная обработка документов; 12. Отправка документа адресату; 13. Контроль над исполнением; 14. Доработка документа (если есть замечания); 15. Исполнение документа; 16. Подшивание заверенной копии в дело. Ответьте на вопросы: 8.1. Когда сдаются документы в архив? 8.2. Если нет архива в организации, что делают с документами после истечения срока хранения? 8.3. Какой комплекс работ включает в себя оформление дела? 8.4. На кого возлагается обеспечение сохранности документов? 8.7. Что категорически запрещается при хранении документов? 8.8. Что может быть выдано на основании хранящихся документов архивом предприятия? 8.9. Какие требования предъявляются к помещениям архива? Вы изучили материал по данной теме. Прочитайте тестовые задания и дайте свой ответ. Что не включает в себя движение входящих документов: А) предварительное рассмотрение Б) регистрацию В) подготовку проекта текста документа Г) контроль над исполнением 2. Конверты с входящими документами: А) после вскрытия не сохраняются Б) сохраняются и направляются в дело В) прилагаются для предварительного рассмотрения Г) не вскрываются 3. Ход исполнения документов контролируется: А) службой ДОУ Б) директором В) руководителем структурного подразделения Г) исполнителем 4. Исполненные документы: А) уничтожаются Б) подшиваются в дело В) ксерокопируются Г) остаются у исполнителя 5. Исходящие документы отправляются: А) вдень регистрации Б) на следующий день В) в течение недели Г) в любое время В практике предприятий сложились три основные формы организации работы с документами. Какая форма не существует: А) централизованная Б) децентрализованная В) смешанная Г) комбинированная Для предприятий с очень малым документооборотом используется форма: А) централизованная Б) децентрализованная В) смешанная Г) комбинированная Регистрация документов на предприятии необходима для решения определенных задач. Что не относится к этим задачам: А) учет количества документов Б) учет количества адресатов В) обеспечение сохранности документов Г) обеспечение поиска документов Регистрационный номер входящей и исходящей документации состоит из двух частей: А) порядковый номер с начала календарного года и номера дела по номенклатуре дел Б) порядковый номер с начала работы предприятия и номера дела по номенклатуре дел В) порядковый номер с начала месяца и номера дела по номенклатуре дел Г) порядковый номер с начала календарного года и номера структурного подразделения 10. Индивидуальные сроки исполнения документов устанавливаются: А) актами высших органов государственной власти Б) централизованными функциональными органами управления В) службой ДОУ Г) руководителем предприятия 11. Номенклатура дел не служит для: А) распределения и группировки исполненных документов Б) закрепления индексации дел В) определения количества документов Г) установления сроков хранения 12. Не существует номенклатуры дел: А) трафаретной Б) индивидуальной В) примерной Г) типовой 13. Обязательный характер имеет номенклатура: А) трафаретная Б) типовая В) индивидуальная Г) примерная 14. Номенклатура дел вводится в действие: А) с 1 января следующего года Б) в зависимости от числа накопившихся дел В) по приказу директора Г) после сдачи дел в архив 15. Группировка документов в соответствии с номенклатурой называется: А) экспертизой ценности документов Б) трафаретизацией В) спецификацией Г) формированием дел 16. На дела с истекшими сроками хранения, отобранными к уничтожению: А) пишется заявка Б) составляется акт В) заводится дело Г) пишется приказ 17. На обложке дела постоянного и временного хранения не указывается: А) сокращенное название предприятия Б) название структурного подразделения В) срок хранения Г) фамилия секретаря службы ДОУ 18. Изъятие и выдача документов из дел постоянного хранения: А) разрешается всем Б) разрешается по требованию судебно-следственных органов В) разрешается через 5 лет Г) разрешается через 10 лет 19. Подлинные личные документы, хранящиеся в архиве, выдаются их владельцам на основании: А) акта о причинах выдачи Б) архивной справки В) письменного заявления Г) предъявленного паспорта 20. Сроки хранения дел в архиве предприятий устанавливаются в соответствии с: А) перечнем документальных материалов Б) положением В) приказом Г) инструкцией |