Делопроизводство. Понятие документооборота, виды потоков документов
 Скачать 25.64 Kb.
|
|
Понятие документооборота, виды потоков документов. Документооборот – это движение в организации с момента их создания или получение до завершения исполнения или отправления в другую организацию документы, поступающие из других организаций (входящие); документы, отправляемые в другие организации (исходящие); документы, создаваемые в организации и используемые работниками организации в управленческом процессе (внутренние). Требования, предъявляемые к документам. Документ не должен противоречить законодательным и иным НПА РФ и НПА МВД России. Документ должен быть оформлен в соответствии с существующими ГОСТами и требованиями Инструкции по делопроизводству в ОВД. В документе не должно быть помарок и исправлений. При оформлении документов на ПК рекомендуется использовать шрифт Times New Roman размером № 13-15 через 1-1,5 межстрочных интервала. Документы оформляются на бланках, на стандартных листах бумаги форматов A4, A5 или в виде электронных документов и должны иметь установленный состав реквизитов с определенным их расположением и оформлением. Допускается использование бумаги форматов А3 и А6. Отдельные документы внутреннего обращения допускается писать от руки (рапорт, заявление, объяснение). ПОЛЯ ДОКУМЕНТОВ мм: 30 - левое; 10 - правое; 20 - верхнее; 20 - нижнее. Документы изготавливаются на белой бумаге или в исключительных случаях бумаге светлых тонов. 3. Реквизиты документов и требования к их оформлению. Документы состоят из отдельных элементов, которые называют реквизитами. Реквизит документа - обязательный элемент оформления официального документа. От полноты реквизитов зависит их юридическая сила. Юридическая сила документа – свидетельство официального документа. Сообщаемая ему действительным законодательством, компетенцией издавшего его органа и установленном порядком оформления. Перечень и оформление реквизитов в соответствии с ГОСТ Р. 6.30-2003: 01– Государственный герб Российской Федерации. Изображение герба РФ помещают на бланках документов в соответствии с федеральным конституционным законом « О Государственном гербе Российской Федерации». 02- Герб субъекта Российской Федерации. Изображение герба субъектов РФ помещают на бланках в соответствии с правовыми актами субъектов Российской Федерации. 17 03- Эмблема организации или товарный знак (знак обслуживания). Эмблему организации или товарный знак (знак обслуживания) помещают на бланках организации в соответствии с уставом (положением об организации). Эмблему не помещают на бланке, если на нем есть герб РФ или герб субъекта РФ. Эмблему распрологают на верхнем поле бланка над серединой наименования организации. Эмблема должна быть зарегистрирована в установленном законом порядке. 04- Код организации – автора документа. Код проставляют по общероссийскому классификатору предприятий и организаций. Код является, элементом электронной идентификации документа. 05- Основной государственный регистрационный номер. ОГРН проставляют в соответствии с документами, выдаваемыми государственными налоговыми проставляется телефонами организации в левом верхнем углу. 06- Идентификационный номер налогоплательщика / код причины постановки на учет (ИНН/КПП). Идентификационный номер налогоплательщика / код причины постановки на учет проставляют в соответствии с документами, выдаваемыми государственными налоговыми органами. 07- Код формы документа. Код формы документа проставляют по общероссийскому классификатору управленческой документации. 08– Наименование организации, являющейся автором документа. Наименование организации должно соответствовать наименованию, закрепленному в учредительных документах, проставляется на основании вида бланка документа. Наименование организации субъектов Российской федерации, имеющих наряду с государственных языком Российской федерации, государственный язык субъектов Российской федерации печатают на двух языках. Располагается название на ином языке справа или ниже наименования на государственном языке. 18 09- Справочные данные об организации. Справочные данные об организации включают в себя почтовый адрес и номера телефонов и другие сведения на усмотрение организации (факс, электронная почта, названия сайтов, номера счетов в банках) 10- Наименование вида документа регламентируется уставом и должно соответствовать общероссийскому классификатору управленческой документации, исключении составляет письмо - в письме наименование вида документа не указывают. 11- Дата документа. Датой документа является дата его подписания или утверждения, для протокола дата - заседания или дата принятия решения по данному вопросу, для акта – дата события. Документы, изданные двумя организациями должны иметь одну дату. Дату проставляют арабскими цифрами в последовательности: день, месяц, год. День - двумя цифрами, месяц - двумя цифрами, год – четырьмя цифрами. 12- Регистрационный номер. Регистрационный номер документа состоит из его порядкового номера, который дополняется при наличии в инструкции организации по номенклатуре дел такого указания. Проставляется регистрационный номер трафаретной частью «№_________от____», которая заполняется от руки датой и порядковым номером. 13- Ссылка на регистрационный номер и дату документа. Ссылка включает в себя регистрационный номер и дату документа, на который должен быть дан ответ, поставляется только в тех документов, которые являются ответами на запрос. 14- Место составления или издания документа. Место указывают только в том случае, если затруднено определение документа по таким реквизитам, как наименование организации и справочные данные об организации. 15- Адресат. Адресатом могут быть юридические или физические лица, а так же государственные органы. При адресовании документа должностному лицу инициалы указываются перед фамилией. Наименование 19 организации и структурного подразделения должны указываться в именительном падеже. 16- Гриф утверждения документа. Документы утверждаются должностным лицом или специально издаваемым документом. При утверждении должностным лицом гриф утверждения должен состоять из слова УТВЕРЖДАЮ (пишется без кавычек), наименования должности лица, его подписи инициалов, и даты. 17– Резолюция. Резолюция содержит указание относительно решения вопроса, изложенного в документе, включает в себя фамилию, инициалы, срок исполнения, подпись и дату. Резолюция может оформляться на отдельном листе. 18- Заголовок к тексту. Заголовок включает в себя краткое содержание документа и должен быть согласован с наименованием вида документа. Заголовок располагается над текстом документа и объем заголовка не должен быть более 5 строк, каждая длинной до 28 знаков. 19– Отметка о контроле. Отметка о контроле проставляется на документах, которые, подлежат исполнению в определенный срок. Контроль производиться за исполнением документа, отметку о контроле обозначают словом или штампом «контроль». 20- Текст документа. Текст излагают на государственном языке, в виде связного текста, анкеты, таблицы или в виде соединения этих структур, связный текст состоит из двух частей: 1. Причины, основания цели составления документа 2. Решения, доводы, просьбы, предложения, рекомендации. Если текст содержит несколько решений его можно разбивать на разделы, подразделы, которые нумеруют арабскими цифрами. Переписка между деловыми партнерами, на языке, установленном договором между ними. 21- Отметка о наличии приложения. 20 Отметку названного в тексте приложения оформляют следующим образом: «Приложение на 4л. в 3 экз.» Если документ имеет приложение, не названное в тексте, то указывается наименование приложения число листов и число экземпляров: Приложение об Управлении кадрами на 6 л. в 2 экз. 22- Подпись. Подпись располагают после текста и отметки, о наличии положений отступив на 3-4 межстрочных интервала. В состав реквизита входит наименование должности лица, личная подпись, расшифровка подписи (инициалы, фамилия). 23-Гриф согласования документа. Гриф состоит из слова СОГЛАСОВАНО наименования должности лица, его подписи инициалов и фамилии и даты. 24- Визы согласования документов. Визирование документа – форма внутреннего в пределах одной организации согласования. Включает подпись, должность, расшифровку, дату. 25- Оттиск печати. Оттиск печати проставляют на документах требующих особого удостоверения. 26-Отметка о заверении копии документа. Отметка ставится в необходимых случаях для придания документу юридической силы. Ниже реквизита «подпись» поставляют заверительную надпись: «верно»; должность, подпись, расшифровку подписи лица заверившего документ, дату. 27- Отметка об исполнителе документа. Отметка необходима для оперативной связи адресата с составителем документа, для выяснения общих вопросов. Включает в себя инициалы, фамилию и номер телефона исполнителя. 28- Отметка об исполнении документа и направлении его в дело. Отметка проставляется согласно резолюции руководителя на документах подлежащих подшивке в дело для хранения и дальнейшего использования в качестве информационно-справочного материала. Включает в себя: ссылку на дату и № документа, или краткие сведе- 21 ния об исполнении, слова «В дело» № дела в котором будет храниться документ. 29- Отметка о поступлении документа в организацию включает очередной порядковый номер и дату поступления документа. Допускается проставлять отметку о поступлении в виде штампа. Должна содержать наименование организации получившей письмо, дату и регистрационный номер. 30- Идентификатор электронной копии документа. Идентификатором является отметка (колонтитул) проставляемая в левом нижнем углу каждой страницы документа и содержащие наименование файла на электронном носителе дату, и другие поисковые данные, устанавливаемые в организации. Разработка и ведение номенклатуры дел. Формирование и оформление дел. Простейшей классификацией документов является группировка их в дела. Дело – это совокупность документов или документ, относящихся к одному вопросу или участку деятельности, помещенных в отдельную обложку. Номенклатура дел – это систематизированный перечень наименований дел, заводимых в организации, с указанием сроков их хранения, оформленный в установленном порядке. Номенклатура дел является документом многоцелевого назначения: • предназначена для систематизации документов, т.е. она служит планом распределения документов после их исполнения в дела и таким образом определяет систему хранения документов в организации; • содержит информацию о сроках хранения документов, т.е. каждое дело, включенное в номенклатуру, имеет указание срока хранения документов, помещенных в него. Формируя документы в дела в соответствии с номенклатурой, одновременно намечают, пока еще ориентировочно, срок хранения документа. Таким образом, с помощью номенклатуры дел проводится первый этап экспертизы ценности документов; • закрепляет индексацию дел, в соответствии с этим номенклатура дел может использоваться при регистрации документов – индекс 134 дела по номенклатуре часто входит составной частью в регистрационный номер документа; • имеет справочное значение при изучении структуры организации; • является основой для составления описей дел постоянного и временного (свыше 10 лет) хранения и основным учетным документом в делопроизводстве; • используется для учета дел временного (до 10 лет включительно) хранения; • может быть использована во время разработки и построения справочной картотеки на исполненные документы, т.е. классификационная схема номенклатуры дел может лечь в основу справочной картотеки. Номенклатура дел должна быть в каждой организации, учреждении, предприятии, при этом она должна охватывать все документы, создаваемые в процессе их деятельности. Виды номенклатур дел: 1. типовая номенклатура дел; 2. примерная номенклатура дел; 3. индивидуальная номенклатура дел конкретной организации. Типовая номенклатура дел устанавливает состав дел, заводимых в делопроизводстве однотипных организаций, и является нормативным документом. Примерная номенклатура дел устанавливает примерный состав дел, заводимых в делопроизводстве организаций, на которые она распространяется, с указанием их индексов, и носит рекомендательный характер. Обычно типовые и примерные номенклатуры дел разрабатываются вышестоящими организациями для своих подведомственных организаций. Однако в каждой организации должна быть индивидуальная, т.е. своя конкретная, номенклатура дел. При существовании типовой или примерной номенклатуры дел для организации они используются для составления индивидуальной номенклатуры дел данной организации. В индивидуальную номенклатуру дел организации из типовой или примерной номенклатуры дел переносятся предусмотренные ими заголовки дел, которые предполагается завести в делопроизводстве организации, конкретизированные с учетом ее специфики; в индивидуальную номенклатуру дел переносятся без изменений сроки хранения дел, предусмотренные типовой или примерной номенклатурой дел. Номенклатура дел организации (сводная) составляется по установленной форме на основании номенклатур дел структурных подразделений, разработанных по аналогичной форме, согласованных структурными подразделениями с архивом организации и подписанных руководителями этих подразделений. Номенклатура дел организации оформляется на общем бланке организации. При составлении номенклатуры дел следует руководствоваться: 1. уставом или положением об организации, 2. положениями о структурных подразделениях, 3. штатным расписанием, 4. номенклатурой дел организации за прошлый год, 5. описями дел постоянного и временного (свыше 10 лет) хранения, 6. регистрационными формами, 7. ведомственными и типовыми перечнями документов с указанием сроков их хранения, 8. типовыми и примерными номенклатурами дел. При составлении номенклатуры дел необходимо помнить, что только хорошо составленная номенклатура дел может обеспечить правильное хранение и быстрый поиск документов. Ведение дел вне номенклатур не допускается. После окончания делопроизводственного года номенклатуру дел закрывают. Закрытие оформляют итоговой записью, в которой указывают количество фактически заведенных дел за год по категориям учета и их общее число. Формирование дел - группировка исполненных документов в дела в соответствии с номенклатурой дел и систематизация документов внутри дела. Дела формируются в федеральном органе исполнительной власти, как правило, децентрализованно, т.е. в структурных подразделениях. Исполненные и законченные делопроизводством документы должны в 10-дневный срок сдаваться исполнителем, в зависимости от принятой системы ведения делопроизводства, в службу ДОУ или лицам, ответственным за ведение делопроизводства в структурных подразделениях, для формирования их в дела. Номер дела, в которое должен быть подшит документ, определяет руководитель структурного подразделения или исполнитель в соответствии с номенклатурой дел. Контроль за правильным формированием дел осуществляется службой ДОУ. При формировании дел необходимо соблюдать следующие общие правила: помещать в дело только исполненные документы, в соответствии с заголовками дел по номенклатуре; группировать в дело документы одного календарного года, за исключением переходящих дел; раздельно группировать в дела документы постоянного и временных сроков хранения; помещать в дела ксерокопии факсограмм, телефонограммы на общих основаниях; в дело не должны помещаться документы, подлежащие возврату, лишние экземпляры, черновики; по объему дело не должно превышать 250 листов. При наличии в деле нескольких томов (частей) номер (индекс) и заголовок дела проставляются на каждом томе с добавлением "т. 1", "т. 2" и т.д. Документы внутри дела располагаются сверху вниз в хронологической, вопросно-логической последовательности или их сочетании. Распорядительные документы группируются в дела по видам и хронологии с относящимися к ним приложениями. В отдельные дела по хронологии, в зависимости от вида документов, формируются копии принятых федеральных законов, актов Президента Российской Федерации, актов Правительства Российской Федерации и выписки из соответствующих протоколов заседаний Правительства Российской Федерации или его Президиума. Все документы отчетного и информационного характера по исполнению акта Президента Российской Федерации или Правительства Российской Федерации, находящегося на контроле, подшиваются в заведенное на этот акт дело. Если на акт дело не заводилось, то отчетные документы подшиваются в дело переписки постоянного срока хранения за текущий год. Если имеется документ о снятии с контроля нескольких актов, подшитых в разные дела, то следует подшить необходимое количество копий этого документа в соответствующие дела с указанием номера дела, в котором подшит подлинник этого документа. Документы коллегий группируются в два дела: протоколы и решения коллегии; документы к заседаниям коллегии. Положения, инструкции, утвержденные распорядительными документами, являются приложениями к ним и группируются вместе с указанными документами. Приказы по основной деятельности группируются отдельно от приказов по личному составу. Протоколы в деле располагаются в хронологическом порядке по номерам. Документы к протоколам, сгруппированные в отдельные дела, систематизируются по номерам протоколов. Утвержденные планы, отчеты, сметы, лимиты, титульные списки и другие документы группируются отдельно от проектов. Документы в личных делах располагаются по мере их поступления. Предложения, заявления и жалобы граждан по вопросам работы федеральных органов исполнительной власти и все документы по их рассмотрению и исполнению группируются отдельно от заявлений граждан по личным вопросам. Переписка группируется, как правило, за период календарного года и систематизируется в хронологической последовательности; документ-ответ помещается за документом-запросом. При возобновлении переписки по определенному вопросу, начавшейся в предыдущем году, документы включаются в дело текущего года с указанием индекса дела предыдущего года. Дела федерального органа исполнительной власти подлежат оформлению при их заведении и по завершении года. Оформление дела - подготовка дела к хранению. Оформление дела включает в себя комплекс работ по описанию дела на обложке, брошюровке, нумерации листов и составлению заверительной надписи. Оформление дел проводится работниками службы ДОУ и соответствующих структурных подразделений, в обязанность которых входит заведение и формирование дел, при методической помощи и под контролем архива федерального органа исполнительной власти. В зависимости от сроков хранения проводится полное или частичное оформление дел. Полному оформлению подлежат дела постоянного, временного (свыше 10 лет) хранения и по личному составу. Полное оформление дела предусматривает: оформление реквизитов обложки дела по установленной форме (приложение N 22); нумерацию листов в деле; составление листа-заверителя дела (приложение N 23); составление в необходимых случаях внутренней описи документов дела (приложение N 24); подшивку или переплет дела; внесение необходимых уточнений в реквизиты обложки дела. Обложка дела постоянного, временного (свыше 10 лет) хранения и по личному составу оформляется по установленной форме. На обложке дела указываются реквизиты: наименование федерального органа исполнительной власти (фондообразователя); наименование структурного подразделения; номер (индекс) дела; заголовок дела; дата дела (тома, части); количество листов в деле; срок хранения дела; архивный шифр дела. Реквизиты, проставляемые на обложке дела, оформляются следующим образом: наименование федерального органа исполнительной власти указывается полностью, в именительном падеже, с указанием официально принятого сокращенного наименования, которое указывается в скобках после полного наименования; наименование структурного подразделения - записывается название структурного подразделения в соответствии с утвержденной структурой; номер дела, - проставляется цифровое обозначение (индекс) дела по номенклатуре дел федерального органа исполнительной власти; заголовок дела - переносится из номенклатуры дел федерального органа исполнительной власти, согласованной с ЭПК федерального архива; дата дела - указывается год(ы) заведения и окончания дела в делопроизводстве. Датой дел, содержащих распорядительную документацию, а также для дел, состоящих из нескольких томов (частей), являются крайние даты документов дела, т.е. даты (число, месяц, год) регистрации (составления) самого раннего и самого позднего документов, включенных в дело. Датой приложения к делу, сформированному в отдельный том, является дата регистрации основного документа, приложение к которому помещено в этот том. При этом число и год обозначаются арабскими цифрами, название месяца пишется полностью словами. В целях обеспечения сохранности и закрепления порядка расположения документов, включенных в дело, все его листы, кроме листа заверителя и внутренней описи, нумеруются. Листы нумеруются простым карандашом сверху вниз, цифры проставляются в правом верхнем углу листа. Лист большого формата, подшитый за один край, нумеруется как один лист в правом верхнем углу. Документы с собственной нумерацией листов, в том числе печатные издания, нумеруются в общем порядке. Листы дел, состоящих из нескольких томов или частей, нумеруются по каждому тому или части отдельно. Фотографии, чертежи, диаграммы и другие иллюстративные и специфические документы, представляющие самостоятельный лист в деле, нумеруются на оборотной стороне в левом верхнем углу. Подшитые в дело конверты с вложениями нумеруются: сначала конверт, а затем очередным номером каждое вложение в конверте. Приложения к делу, поступившие в переплете, оформляются как самостоятельный том и нумеруются отдельно. После завершения нумерации листов составляется заверительная надпись, которая располагается в конце дела. Заверительная надпись составляется в деле на отдельном листе-заверителе дела. В заверительной надписи цифрами и прописью указывается количество листов в данном деле, особенности отдельных документов (чертежи, фотографии, рисунки и т.п.). Заверительная надпись подписывается ее составителем с указанием расшифровки подписи, должности и даты составления. Количество листов в деле проставляется на обложке дела в соответствии с итоговой надписью. Реквизит "срок хранения дела" переносится на обложку дела из соответствующей номенклатуры дел после сверки его со сроком хранения, указанным в перечне типовых документов или в перечне документов, образующихся в деятельности федерального органа, с указанием сроков хранения. На делах постоянного хранения пишется: "Хранить постоянно". Архивный шифр дела (состоит из номера фонда, номера описи и номера дела по описи) на обложках дел постоянного хранения проставляется в архиве федерального органа исполнительной власти черными чернилами только после включения этих дел в годовые разделы сводных описей, утвержденных ЭПК соответствующего федерального архива (до этого он проставляется карандашом). На обложках дел постоянного хранения предусматривается место для наименования федерального архива, в который будут передаваться дела, кодов федерального архива и федерального органа исполнительной власти по Общероссийскому классификатору предприятий и организаций (ОКПО) и Общероссийскому классификатору органов государственной власти и управления (ОКОГУ). По окончании года в надписи на обложках дел постоянного и временного (свыше 10 лет) хранения вносятся уточнения: при несоответствии заголовка дел на обложке содержанию подшитых документов в заголовок дела вносятся изменения и дополнения. Наименования фондообразователя и подразделения, год и номер дела могут проставляться на обложке штампом. Для учета документов определенных категорий постоянного и временного сроков (свыше 10 лет) хранения, учет которых вызывается спецификой данной документации (особо ценные, личные дела и т.д.), составляется внутренняя опись документов дела. Внутренняя опись документов дела составляется также на дела постоянного и временного (свыше 10 лет) хранения, если они сформированы по разновидностям документов, заголовки которых не раскрывают конкретное содержание документов. Необходимость составления внутренней описи документов дела определяется инструкцией по ведению делопроизводства в федеральном органе исполнительной власти. Внутренняя опись составляется на отдельном листе по установленной форме, которая содержит сведения о порядковых номерах документов дела, их индексах, датах, заголовках и номерах листов дела, на которых расположен каждый документ. К внутренней описи составляется итоговая запись, в которой указывается цифрами и прописью количество включенных в нее документов и количество листов внутренней описи. Внутренняя опись документов дела подписывается составителем с указанием расшифровки подписи, должности и даты составления описи. Заверенная составителем внутренняя опись документов дела подклеивается за верхний край к внутренней стороне лицевой обложки дела. Документы, составляющие дело, подшиваются на четыре прокола в твердую обложку из картона или переплетаются с учетом возможного свободного чтения текста всех документов. При подготовке дел к подшивке (переплету) металлические скрепления (булавки, скрепки) из документов удаляются. Дела временного (до 10 лет включительно) хранения допускается хранить в скоросшивателях, не проводить пересистематизацию документов в деле, листы дела не нумеровать, заверительные надписи не составлять. |