Понятие информационных систем Лекция №1,2,3. Понятие информационных систем
 Скачать 57.45 Kb.
|
|
Понятие информационных систем Под системойпонимают любой объект, который одновременно рассматривается и как единое целое, и как объединенная в интересах достижения поставленных целей совокупность разнородных элементов. Системы значительно отличаются между собой как по составу, так и по главным целям. В информатике понятие «система» широко распространено и имеет множество смысловых значений. Чаще всего оно используется применительно к набору технических средств и программ. Системой может называться аппаратная часть компьютера. Системой может также считаться множество программ для решения конкретных прикладных задач, дополненных процедурами ведения документации и управления расчетами. Добавление к понятию «система» слова «информационная» отражает цель ее создания и функционирования. Информационные системы обеспечивают сбор, хранение, обработку, поиск, выдачу информации, необходимой в процессе принятия решений задач из любой области. Они помогают анализировать проблемы и создавать новые продукты. Информационная система – взаимосвязанная совокупность средств, методов и персонала, используемых для хранения, обработки и выдачи информации в интересах достижения поставленной цели. Информационная система представляет собой хранилище информации, снабженное процедурами ввода, поиска, размещения и выдачи информации. Наличие таких процедур – главная особенность информационных систем, отличающих их от простых скоплений информационных материалов. Например, личная библиотека, в которой может ориентироваться только ее владелец, информационной системой не является. В публичных же библиотеках порядок размещения книг всегда строго определенный. Благодаря ему поиск и выдача книг, а также размещение новых поступлений представляют собой стандартные процедуры, близкие к алгоритмам. Современное понимание информационной системы предполагает использование в качестве основного технического средства переработки информации персонального компьютера. Кроме того, техническое воплощение информационной системы само по себе ничего не будет значить, если не учтена роль человека, для которого предназначена производимая информация и без которого невозможно ее получение и представление. Необходимо понимать разницу между компьютерами и информационными системами. Компьютеры, оснащенные специализированными программными средствами, являются технической базой и инструментом для информационных систем. Информационная система немыслима без персонала, взаимодействующего с компьютерами и телекоммуникациями. Информационная система определяется следующими свойствами: любая информационная система может быть подвергнута анализу, построена и управляема на основе общих принципов построения систем; информационная система является динамичной и развивающейся; при построении информационной системы необходимо использовать системный подход; выходной продукцией информационной системы является информация, на основе которой принимаются решения; информационную систему следует воспринимать как человекокомпьютерную систему обработки информации. Процессы, обеспечивающие работу информационной системы любого назначения, условно можно представить в виде схемы (Рисунок 1), состоящей из блоков: ввод информации из внешних или внутренних источников; обработка входной информации и представление ее в удобном виде; вывод информации для представления потребителям или передачи в другую систему; обратная связь – это информация, переработанная людьми данной организации для коррекции входной информации.  Рисунок 1. Процессы в информационной системе Работа информационных систем заключается в обслуживании двух встречных потоков информации: ввода новой информации и выдачи текущей информации по запросам. Поскольку главная задача информационной системы: обслуживание клиентов, система должна быть устроена так, чтобы ответ на любой запрос выдавался быстро и был достаточно полным. Эти требования обеспечиваются наличием стандартных процедур поиска информации и тем, что данные системы расположены в определенном порядке. В настоящее время сложилось мнение об информационной системе как о системе, реализованной с помощью компьютерной техники. Хотя в общем случае информационную систему можно понимать и в некомпьютерном варианте. Сама идея информационных систем и некоторые принципы их организации возникли задолго до появления ЭВМ. Библиотеки, архивы, адресные бюро, телефонные справочники – все это информационные системы. Однако компьютеризация на несколько порядков повысила эффективность информационных систем и расширила сферы их применения. Во-первых, резко возросли скорости всех видов обработки информации: поиска и размещения (внутри ЭВМ), выдачи (на экран или печать), передачи и ввода (по средствам электронной и космической связи в информационные системы любой точки земного шара). Для некоторых видов информационных систем именно скорости передачи и ввода играют решающую роль. Таковы, например, автоматизированные системы продажи авиационных, автобусных и железнодорожных билетов или многотерминальные системы электронной торговли ценными бумагами, где только высокая скорость ввода информации может исключить продажу мест (или акций), которые минуту назад были проданы с другого терминала. Во-вторых, во много раз увеличились возможности хранения больших объемов информации: как за счет того, что машинные носители информации в сотни и тысячи раз компактнее бумажных носителей, так и за счет того, что только при высоких скоростях ЭВМ можно проводить поиск в таких объемах за приемлемое время. В-третьих, благодаря использованию электронной связи и сетей ЭВМ потеряло значение расстояние между информационной системой, источниками информации и ее клиентами. Достаточно иметь терминал, т.е. персональную ЭВМ или другое устройство, позволяющее запрашивать и получать нужную информацию и соединенное с системой каналами связи. Не следует думать, что высокая эффективность современных информационных систем автоматически достигается только применением современных технических средств. Для того чтобы максимально использовать их огромные возможности, нужно хорошо проработать структурные, алгоритмические и языковые вопросы, т.е. разработать структуры данных, алгоритмы обработки информации и языки общения с системой. Еще одна важная проблема, которую приходится решать при создании информационных систем, – это защита информации. У этой проблемы – несколько сторон. Во-первых, защита от помех (особенно при передаче по линиям связи) и сбоев аппаратуры. Для ее организации используются методы теории кодирования. Во-вторых, защита от неправильных действий некомпетентного пользователя: никакое неправильное нажатие кнопок терминала или нарушение инструкций при общении с системой не должны портить информацию в системе. И, наконец, защита от несанкционированного доступа, т. е. от пользователей, желающих получить информацию» к которой у них нет права доступа, либо исказить имеющуюся в системе информацию. Для такой защиты используются программные пароли, средства шифрования и т.д. Программное обеспечение первых информационных систем создавалось каждый раз «с нуля»: для новой системы заново строились структура данных и программы обработки информации в ней, разрабатывался язык запросов, транслятор с него и т.д. В настоящее время существуют разнообразные средства программирования информационных систем – системы управления базами данных (СУБД), в состав которых входят средства организации структуры данных, языки запросов и выходных документов, программы ввода информации, удаления мусора и др. СУБД существенно ускоряют процесс разработки информационных систем. [Избачков, Ю. С. Информационные системы [Текст] : [учеб. пособие для вузов по направл. "Информ. и вычисл. техника"] / Ю. С. Избачков, В. Н. Петров. - 2-е изд. - СПб. : Питер, 2008. - 655 с.] 1.2 Структура информационной системы Одним из основных свойств ИС является делимость на подсистемы, которая имеет ряд достоинств с точки зрения разработки и эксплуатации ИС, к которым относятся: упрощение разработки и модернизации ИС в результате специализации групп проектировщиков по подсистемам; упрощение внедрения и поставки готовых подсистем в соответствии с очередностью выполнения работ; упрощение эксплуатации ИС вследствие специализации работников предметной области. Подсистема – это часть системы, выделенная по какому-либо признаку. Обычно выделяют функциональные и обеспечивающие подсистемы. Функциональная подсистема ИС представляет собой комплекс производственных задач с высокой степенью информационных обменов (связей) между задачами. Под задачей понимаем некоторый процесс обработки информации с четко определенным множеством входной и выходной информации (например, начисление сдельной заработной платы, учет прихода материалов, оформление заказа на закупку и пр.). Функциональные подсистемы реализуют и поддерживают модели, методы и алгоритмы получения управляющей информации. Состав функциональных подсистем весьма разнообразен и зависит от предметной области использования информационной системы, специфики хозяйственной деятельности объекта, управления. Интеграция функциональных подсистем в единую систему достигается за счет создания и функционирования обеспечивающих подсистем, таких как информационная, программная, математическая, техническая, технологическая, организационная и правовая системы. Функциональные подсистемы ИС могут строиться по различным принципам: предметному; функциональному; проблемному; смешанному (предметно-функциональному). [Гейн К., Сарсон Т. Структурный системный анализ: средства и методы. Пер. с англ. М.:3 Эйтекс, 1993.] Общую структуру информационной системы можно рассматривать как совокупность подсистем независимо от сферы применения. В этом случае говорят о структурном признаке классификации, а подсистемы называют обеспечивающими. Таким образом, структура любой информационной системы может быть представлена совокупностью следующих обеспечивающих подсистем: 1) Информационное обеспечение – совокупность единой системы классификации и кодирования информации, унифицированных систем документации, схем информационных потоков, циркулирующих в организации, а также методология построения баз данных. Назначение подсистемы информационного обеспечения состоит в своевременном формировании и выдаче достоверной информации для принятия управленческих решений. 2) Техническое обеспечение – комплекс технических средств, предназначенных для работы информационной системы, а также соответствующая документация на эти средства и технологические, процессы. 3) Программное обеспечение включает в себя совокупность программ регулярного применения, необходимых для решения функциональных задач, и программ, позволяющих наиболее эффективно использовать вычислительную технику, обеспечивая пользователям наибольшие удобства в работе. 4) Математическое обеспечение – совокупность математических методов, моделей и алгоритмов обработки информации, используемых в системе. 5) Лингвистическое обеспечение – совокупность языковых средств, используемых в системе с целью повышения качества ее разработки и облегчения общения человека с машиной. Организационные подсистемы по существу относятся также к обеспечивающим подсистемам, но направлены в первую очередь на обеспечение эффективной работы персонала, и поэтому они могут быть выделены отдельно. К ним относятся: 6) Кадровое обеспечение – состав специалистов, участвующих в создании и работе системы, штатное расписание и функциональные обязанности; 7) Эргономическое обеспечение – совокупность методов и средств, используемых при разработке и функционировании информационной системы, создающих оптимальные условия для деятельности персонала, для быстрейшего освоения системы; 8) Правовое обеспечение – совокупность правовых норм, регламентирующих создание и функционирование информационной системы, порядок получения, преобразования и использования информации; 9) Организационное обеспечение – комплекс решений, регламентирующих процессы создания и функционирования как системы в целом, так и ее персонала. [Димов Э.М., Диязитдинова А.Р., Качков Д.А. Проектирование информационных систем: Учебное пособие. – Самара: ПГАТИ, 2003. – 78 с.] 1.3 Классификация информационных систем по различным признакам Однозначной классификации информационных систем не существует. Одна и та же ИС пожжет быть отнесена к различным классам в зависимости от выбранного признака. В данном разделе приводится различная классификация ИС. 1) По степени механизации процедур преобразования информации системы обработки данных делятся на: системы ручной обработки; механизированные; автоматизированные; системы автоматической обработки данных; 2) По признаку структурированности задач выделяют: ИС, используемые для решения структурированных задач. Структурированная (формализуемая) задача – задача, где известны все ее элементы и взаимосвязи между ними. ИС, используемые для частично структурированных или неструктурированных задач. Неструктурированная (неформализуемая) задача – задача, в которой невозможно выделить элементы и установить между ними связи. Информационные системы, используемые для решения частично структурированных задач, подразделяются на два вида: создающие управленческие отчеты и ориентированные главным образом на обработку данных (поиск, сортировку, агрегирование, фильтрацию). Используя сведения, содержащиеся в этих отчетах, управляющий принимает решение; разрабатывающие возможные альтернативы решения. Принятие решения при этом сводится к выбору одной из предложенных альтернатив. Информационные системы, разрабатывающие альтернативы решений, могут быть модельными или экспертными. модельные информационные системы предоставляют пользователю математические, статистические, финансовые и другие модели, использование которых облегчает выработку и оценку альтернатив решения. Пользователь может получить недостающую ему для принятия решения информацию путем установления диалога с моделью в процессе ее исследования. экспертные информационные системы обеспечивают выработку и оценку возможных альтернатив пользователем за счет создания экспертных систем, связанных с обработкой знаний. 3) По функциональному признаку и уровням управления: производственные системы; системы маркетинга; финансовые и учетные системы; системы кадров (человеческих ресурсов); прочие типы, выполняющие вспомогательные функции в зависимости от специфики деятельности фирмы. 4) По степени автоматизации: ручные характеризуются отсутствием современных технических средств переработки информации и выполнением всех операций человеком; автоматические выполняют все операции по переработке информации без участия человека; автоматизированные предполагают участие в процессе обработки информации и человека, и технических средств, причем главная роль отводится компьютеру. 5) По характеру использования результатной информации: информационно-поисковые системы, предназначенные для сбора, хранения и выдачи информации по запросу пользователя; информационно-советующие системы, предлагающие пользователю определенные рекомендации для принятия решений (системы поддержки принятия решений); информационно-управляющие, результатная информация которых непосредственно участвует в формировании управляющих воздействий. 6) По сфере применения: информационные системы организационного управления; ИС управления технологическими процессами (ТП); ИС автоматизированного проектирования (САПР); интегрированные (корпоративные) ИС. 7) В соответствии с характером обработки информации в ИС на различных уровнях управления предприятием (оперативном, тактическом и стратегическом) выделяют следующие типы информационных систем: Системы обработки данных (СОД, EDP – electronic data processing) предназначены для учета и оперативного регулирования хозяйственных операций, подготовки стандартных документов для внешней среды (счетов, накладных, платежных поручений). Горизонт оперативного управления хозяйственными процессами составляет от одного до нескольких дней и реализует регистрацию и обработку событий, например, оформление и мониторинг выполнения заказов, приход и расход материальных ценностей на складе, ведение табеля рабочего времени и т.д. Эти задачи имеют итеративный, регулярный характер, выполняются непосредственным исполнителем хозяйственных процессов (рабочими, кладовщиками, администраторами и пр.) и связаны с оформлением и пересылкой документов в соответствии с четко определенными алгоритмами. Результаты выполнения хозяйственных операций через экранные формы вводятся в базу данных; Информационная система управления (ИСУ, MIS – management information system) ориентирована на тактический уровень управления: среднесрочное планирования, анализ и организацию работ в течение нескольких недель (месяцев), например, анализ и планирование поставок, сбыта, составление производственных программ. Для данного класса задач характерны регламентированность (периодическая повторяемость) формирования результатных документов и четко определенный алгоритм решения задач, например, свод заказов дл формирования производственной программы и определение потребности в комплектующих деталях и материалах на основе спецификаций изделий. Решение подобных задач предназначено для руководителей различных служб предприятий (отделов материально-технического снабжения и сбыта, цехов и т.п.). Задачи решаются на основе накопленной базы данных; Система поддержки принятия решений (СППР, DSS – decision support system) используются в основном на верхнем уровне управления (руководства предприятия), имеющего стратегическое долгосрочное значение в течение года или нескольких лет. К таким задачам относятся формирование стратегических целей, планирование привлечения ресурсов, источников финансирования, выбор места размещения предприятия и т.д. Реже задачи класса СППР решаются на тактическом уровне, например, при выборе поставщиков или заключении контрактов с клиентами. Задачи СППР имеют, как правило, нерегулярный характер. 1.4. Различные типы информационных систем на предприятии На предприятии можно выделить следующие категории информационных систем, каждая из которых занимает определенную нишу в производственном (жизненном) цикле, выполняя необходимые действия с информационным обеспечением предприятия. ERP (Enterprise Resource Planning) – система планирования (управления) ресурсами предприятия. CRM (Customer relationship management) – модель взаимодействия, полагающая, что центром всей философии бизнеса является клиент, а основными направлениями деятельности являются меры по поддержке эффективного маркетинга, продаж и обслуживания клиентов. ECM (Enterprise Content Management) – это стратегическая инфраструктура и техническая архитектура для поддержки единого жизненного цикла неструктурированной информации (контента) различных типов и форматов. CPM (Corporate Performance Management) – концепция управления эффективностью бизнеса, охватывающая весь спектр задач в области стратегического и финансового управления компанией. HRM (Human Resource Management) – область знаний и практической деятельности, направленная на своевременное обеспечение организации персоналом и оптимальное его использование. EAM (Enterprise Asset Management) – это информационная система, предназначенная в основном для автоматизации процессов связанных с техническим обслуживанием оборудования, его ремонтом, а также послепродажным обслуживанием этого оборудования. EDMS (Electronic Document Management) – система управления документами предприятия. Workflow (Business Process Management (BPM)) – система отвечающая за документооборот предприятия в комплексе, начиная от простого поручения до конечных маршрутов и версий используемых документов. Collaboration – система, отвечающая за электронное взаимодействие людей, но не формализованное, как workflow, и не просто «архив», как EDMS. [Вендров А.М. Проектирование программного обеспечения экономических информационных систем: Учебник. - М.: Финансы и статистика, 2000. - 352 с.: ил.] ERP-системы ERP-система может быть использована в нескольких направлениях: построение информационной системы для идентификации и планирования всех ресурсов организации (фирмы); создание методологии эффективного планирования и управления всеми ресурсами предприятия, которые могут быть необходимы для осуществления продаж, производства, закупок и учета при исполнении заказов клиентов в сферах производства, дистрибьюции или для оказания услуг. Отличие ERP-система от EDMS состоит в следующем: что, в ERP документы создаются не в начале жизненного цикла, а в конце его или после, т.е. документы создаются после того как созданы, обсуждены, проверены, согласованы, утверждены и т.д. А EDMS осуществляет поддержку такого жизненного цикла документов на предприятии в реальном времени. [Грекул В.И., Денищенко Г.Н., Коровкина Н.Л. Проектирование информационных систем Интернет-университет информационных технологий -2-е изд. – М.: Бином. Лаборатория знаний Интуит Серия: Основы информационных технологий, 2008. – 300 с. ] CRM-системы CRM-система - это концепция управления активными взаимоотношениями с покупателем. С привязкой к термину управления бизнесом предприятия - это система организации работы фирмы с ориентировкой на потребности клиента, на более активную и плодотворную работу с клиентом. CRM нацелен на совершенствование продаж товара (услуги), а не на производство. Перечислим ниже функциональность, которую можно реализовать в CRM-системах: Продажи: управление контактами; работа с клиентами; ввод заказов покупателей; создание коммерческих предложений; Управление продажами анализ «трубы продаж» («воронки продаж»); анализ цикла продаж; региональный анализ; отчетность по продажам (запланированная и произвольная); Регистрация продаж по телефону (работа с покупателем по телефону и во время личного общения): создание и распределение списка покупателей; автоматический набор номера покупателя; регистрация звонков (в автоматическом режиме, при наличии регистратора звонков); регистрация заказов покупателей; Органайзер календарь и планирование (как для группы, так и для каждого отдельного пользователя); e-mail; Поддержка и обслуживание покупателей (пользователей, клиентов): регистрация обращений покупателей; переадресация обращений; движение заявок (заказов) покупателя внутри компании; отчетность по заказам покупателя (клиента); информация по запросам (заказам, покупкам) клиента; управление гарантийным/постгарантийным и коммерческим сервисным обслуживанием; Маркетинг: маркетинговые кампании; управление возможными заказами; классификатор товаров и услуг, которые компания предлагает заказчикам; Отчеты для руководящего состава; для среднего звена; для всех остальных; Интеграция с ERP получение/отправка данных через Интернет; с внешними базами данных (БД); сделки через Интернет; Синхронизация данных с мобильными пользователями и портативными устройствами; синхронизация с другими БД (внутри компании) и серверами приложений. ECM-системы ECM-система – это основная инфраструктура и техническая архитектура для поддержки единого жизненного цикла неупорядоченной информации (файлов) различных типов и форматов. ECM-системы состоят из приложений, которые могут взаимодействовать между собой, а также использоваться и продаваться как отдельный продукт. CPM-системы CPM-система - это совокупность методологий, отраслевых моделей, метрик, процессов и систем для отслеживания и управления эффективностью деятельности компании. Концепция CPM является расширением и дальнейшим развитием понятия информационно-аналитических систем, дополняя функции отчетности и анализа функциями консолидации, бюджетирования, стратегического планирования и прогноза. HRM-системы HRM-система – это автоматизированная комплексная система управления персоналом. По сравнению с другими системами автоматизации кадрового учета и расчета зарплаты HRM-система обладает расширенной функциональностью. Кроме системы учета (кадровый учет, штатного расписания, документооборота, учета рабочего времени и отпусков, пенсионного и военного учета и др.) и расчетной системы (зарплаты, налоговых выплат, надбавок и вычетов и т. д.), а также модулей, обрабатывающих количественные данные, подобная система, также включает в себя как таковой HR-контур, предназначенный для работы с качественными показателями персонала. EAM-системы EAM-система – это система, предназначенная для автоматизации процессов связанных с техническим обслуживанием оборудования, его ремонтом, а также послепродажным обслуживанием оборудования. Сфера применения такой системы: на предприятиях, имеющих значительные производственные мощности, или на предприятиях которым важна надежная и безотказная работа оборудования. Применение EAM-систем помогает сократить расходы, связанные с ремонтом и обслуживанием оборудования, что существенно скажется на бесперебойном выпуске продукции, снижении незапланированных простоев оборудования и в конечном итоге поможет снизить себестоимость продукции, а значит и увеличить конечную прибыль предприятия. EDMS-системы EDMS-система – это система управления документами компании. Задача данных систем – журналирование, складирование и архивирование в одном месте как можно большего количества документов, чтобы нужная информация не терялась в жизненных циклах фирмы. Подобные системы предназначены для более оптимизированного поиска введенной информации, ускоренного ввода и вывода уже ранее введенной. Другими словами, EDMS-систему можно сравнить с большим электронным архивом, а начальными задатками Workflow. Параллельно EDMS решают массу других задач, обеспечивая управление версиями документов, разграничение прав доступа, репликацию на другие БД и подобные системы. Workflow-системы Workflow–система – это конвейер электронного документа оборота в офисе. По данным типом системы можно понимать систему, которая оптимизирована под существующие правила электронного документооборота. Поручение в данных системах состоит из его описания, сроков выполнения, списка ответственных сотрудников, присоединенных файлов и прочих свойств данного поручения. Поручения являются основой для работы с традиционными документами. Поэтому workflow и нашли применение в ERP, банковских системах, системах согласования заявок клиентов. Также workflow, можно охарактеризовать как полностью структурированную (формализованную) систему ЭД, с жесткими правилами движения документов, поручений, создания электронных архивов, и журналированием входящей и исходящей корреспонденцией и внутренних документов, к тому же хранящейся в одном месте, что значительно упрощает поиск необходимых документов и доступ к ним. Collaboration-системы Collaboration-система – это неструктурированная система (сообщество) систем общения сотрудников компании, работающей по принципу, устного общения – т.е. дающий поручение, сам его и контролирует, ведет подробный учет у себя в блоге, который он может сделать доступным тем или иным сотрудникам или группам сотрудников. Также в этой системе управляемыми могут быть: форумы, личная переписка, виртуальные переговорные процессы (чаты), электронная почта. |