Лекция 2. Понятие об информационных системах и автоматизации информационных процессов

• Название: Понятие об информационных системах и автоматизации информационных процессов
• Дата: 29.09.2020
• Размер: 27.76 Kb.
• Имя файла: Лекция 2.docx
• Тип: Документы; #140057

Понятие об информационных системах и автоматизации информационных процессов.

В условиях рыночной экономики предприятие нуждается в решении задач управления на качественно более высоком уровне. Необходи­мость оперативного реагирования на конъюнктуру рынка и быстроме­няющуюся экономическую ситуацию требует перестройки внутренней микроэкономики предприятия, постановки управленческого учета и оп­тимизации процессов управления.

Постоянно изменяющиеся требования рынка, огромные потоки ин­формации научно-технического, технологического и маркетингового ха­рактера требуют от персонала предприятия, отвечающего за стратегию и тактику развития предприятия быстроты и точности принимаемых ре­шений, направленных на получение максимальной прибыли при мини­мальных издержках.

В современных условиях производство не может существовать и развиваться без высокоэффективной системы управления, базирую­щейся на автоматизированной информационной технологии. Автомати­зированная информационная технология тесно связана с информационной системой, которая явля­ется для нее основной средой.

Определим термин «информационная система». Система (греч. systema – целое, составленное из частей; соединение) – множество элементов, находящихся в отношениях и связях друг с другом, которое образует определённую целостность, единство в интересах достижения поставленных целей. Системы значительно отличаются между собой как по составу, так и по главным целями.

Информационная система – это совокупность, состоящая из одного либо нескольких компьютеров, соответствующих средств программирования, операторов, физических процессов, средств телекоммуникаций и других, образующих автономное целое, способное осуществлять обра­ботку или передачу данных. Другими словами, информационная сис­тема – это взаимосвязанная совокупность средств, методов и персо­нала, используемых для хранения, обработки и выдачи информации в интересах достижения поставленной цели.

Информационная технология является процессом, состоящим из четко регламентиро­ванных правил выполнения операций, действий, этапов разной степени сложности над дан­ными, хранящимися в компью­терах. Основная цель информационной технологии: в результате целе­направленных действий по переработке первичной информации полу­чить необходимую для пользователя информацию.

Информационная система является средой, составляющими элемен­тами которой явля­ются: аппаратные средства вычислительной техники, аппаратные средства телекоммуникаций (связи), программные сред­ства, информационные базы данных и обслуживающий персонал. Ос­новная цель информационной системы: организация обработки, хране­ния и передачи информации. Информационные системы, в которых представление, хранение и обработка информации осуществляется при помощи вычислительной техники, называются автоматизированными информационными системами или АИС.

Информационные системы являются основным средством, инстру­ментарием решения задач и информационного обеспечения. Информационное обеспечение – это совокупность процессов сбора, об­работки, хранения, анализа и выдачи информации, необходимой для обеспечения управленческой деятельности и технологических процес­сов. Под информацией понимают изменения объема и структуры знания о некоторой предметной области воспринимающей системой незави­симо от формы и способа представления знания.

В контексте обработки информации важное значение имеет понятие данных. Данные отличаются от информации конкретной формой пред­ставления и являются некоторым ее подмножеством, определяемым целями и задачами сбора и обработки информации. Данные характери­зуются определенной формой представления и структурой, которая определяется структурой предметной области, информацию о которых содержат данные. Данные могут быть представлены в структуриро­ванной форме (анкеты, таблицы, графические данные в виде диаграмм) и неструктурированной форме (связный текст – документы на естест­венном языке, графические данные в идее фотографий и картинок).

На предприятии в большинстве случаев информация фигурирует в виде документа или документированной информации. Документы под­разделяются на служебные и организационно-распорядительные и представляют собой форму и способ выражения организационно-управ­ленческих решений и воздействий. Документ – это зафиксированная на материальном носителе информация с реквизитами, позволяющими ее идентифицировать. Реквизиты определяются соответствующими руко­водящими документами по делопроизводству или отраслям технологи­ческой документации.

Документирование информации – запись информации на различных носителях по установленным правилам. Документирование представ­ляет собой выделение единичной смысловой части информации (дан­ных) по некоторой предметной области, обособление и придание ей са­мостоятельной роли (имя, статус, реквизиты и пр.).

Процесс документирования превращает информацию в информаци­онные ресурсы (Ressources d'information) – совокупность данных, орга­низованных для эффективного получения достоверной информации. По законодательству Российской Федерации – это отдельные документы и отдельные массивы документов, документы и массивы документов в информационных системах: библиотеках, архивах, фондах, банках дан­ных, других видах информационных систем.

В соответствии с вышесказанным, информационная система – это организационно-упорядоченная совокупность документов (массивов до­кументов) и информационных технологий, в том числе и с использова­нием средств вычислительной техники и связи, реализующих информа­ционные процессы.

Классификация информационных систем управления

Методологическую основу проектирования информационных систем составляет системный подход, в соответствии с которым любая система представляет собой совокупность взаимосвязанных объектов (элемен­тов), функционирующих совместно для достижения общей цели. Для системы характерно изменение состояний объектов во времени, которое происходит в результате взаимодействия объектов в различных процес­сах и с внешней средой. В связи с этим для системы необходимо со­блюдение следующих принципов:

· целостности системы (эмерджентности – внутренней динамично­сти) на основе общей структуры, когда поведение отдельных объектов рассматривается с позиции функционирования всей системы;

· гомеостазиса (homeostasis) – способности системы сохранять равно­весие, т. е. обеспечивать устойчивое функционирование, благо­даря саморегулируемому приспособлению к окружающей среде;

· адаптивности – способности системы адаптироваться к меняю­щимся условиям внешней и внутренней среды с помощью различных приспособительных механизмов, посредством воздействия на ее эле­менты;

· обучаемости путем изменения структуры системы в соответствии с изменением целей системы.

Процесс управления предприятием с позиции кибернетики представ­ляет собой информационный процесс, который связывает внешнюю среду, объект управления и систему управления. Внешняя среда и объект управления информируют систему управления о своем состоянии. Система управления анализирует информацию и вырабаты­вает управляющее воздействие на объект управления, в случае необхо­димости модифицируя цель и структуру всей системы.

Информационная система управления представляет собой совокуп­ность организационных, технических, программных и информационных средств, объединенных в единую систему с целью сбора, хранения, об­работки и выдачи информации, предназначенной для выполнения функций управления. Информационная система накапливает и перера­батывает поступающую нормативную, плановую и учетную информа­цию в аналитическую информацию, которая служит основой для прогно­зирования развития системы управления, корректировки целей и плани­рования нового цикла воспроизводства. К обработке информации в ин­формационной системе предъявляются следующие требования:

· полнота и достаточность информации;

· своевременность представления информации;

· достоверность информации;

· экономичность обработки информации;

· адаптивность к изменяющимся информационным потребностям поль­зователей.

Классификация информационных систем управления способствует выявлению наиболее характерных черт, присущих информационным системам. Классификация проводится по определенным признакам.

1. По характеру представления и логической организации хранимой информации:

– фактографические информационные системы;

– документальные информационные системы;

– геоинформационные информационные системы.

Фактографические информационные системы накапливают и хранят данные в виде множества экземпляров одного или нескольких типов структурных элементов (информационных объектов), которые отражают сведения по какому-либо факту, событию и пр., отделенному от других сведений. Структура каждого типа информационного объекта состоит из конечного набора реквизитов, отражающих основные аспекты и характе­ристики сведений для объектов данной предметной области. При ком­плектовании информационной базы обязательно используется структу­ризация, которая осуществляется через определение экземпляров ин­формационных объектов определенного типа, информация о которых имеется в документе, и заполнение их реквизитов.

В документальных информационных системах единичным элементом информации является документ и информация на вводе (входной доку­мент). При создании информационной базы процесс структуризации не производится или производится в ограниченном виде.

В геоинформационных системах данные организованы в виде от­дельных информационных объектов, привязанных к общей электронной топографической основе (электронной карте). Такие системы применя­ются для информационного обеспечения предметных областей, струк­тур информационных объектов и процессов, в которых имеется простран­ственно-географический компонент (маршруты транспорта, коммуналь­ное хозяйство и пр.).

2. По выполняемым функциям и решаемым задачам:

· справочные информационные системы, которые предоставляют поль­зователям получать определенные классы объектов (телефоны, адреса, литературу и пр.) – электронные справочники, картотеки, про­граммные или аппаратные электронные записные книжки и т. д.;

· информационно-поисковые информационные системы, которые дают пользователям возможность поиска и получения сведений по раз­личным поисковым образам на неком информационном пространстве;

· расчетные информационные системы, которые производят обра­ботку информации по определенным расчетным алгоритмам, например, вычисление определенных статистических характеристик;

· технологические информационные системы, функции таких систем заключаются в автоматизации всего технологического цикла или от­дельных его компонент производственной или организационной струк­туры, например, автоматизированные системы управления, системы ав­томатизации документооборота и пр.

3. По масштабу и интеграции компонент:

· локальный АРМ (автоматизированное рабочее место) – про­граммно-технический комплекс, предназначен для реализации управ­ленческих функций на отдельном рабочем месте; информационно и функционально не связан с другими информационными системами;

· комплекс информационно и функционально связанных АРМ, реали­зующих в полном объеме функции управления;

· компьютерная сеть АРМ на единой информационной базе, обеспечи­вающая интеграцию функций управления в масштабе предпри­ятия или группы бизнес-единиц;

· корпоративная информационная система (КИС), обеспечивающая полнофункциональное распределенное управление крупномасштабным предприятием.

4. По характеру обработки информации на различных уровнях управ­ления предприятием:

· Системы обработки данных (EDP – Electronic data processing);

· Информационные системы управления (MIS – Management Infor­mation System);

· Системы поддержки принятия решений (DSS – Decision Support Sys­tem).

Системы обработки данных предназначены для учета и оперативного регулирования хозяйственных операций, подготовки стандартных доку­ментов для внешней среды (отчетов, накладных, платежных поручений). Оперативное управление хозяйственными процессами составляет от одного до нескольких дней и реализует регистрацию и обработку собы­тий, например, оформление и мониторинг выполнения заказов, приход и регистрацию материальных ценностей на складе, ведение табеля учета рабочего времени и т. д. Эти задачи имеют итеративный регулярный ха­рактер, выполняются непосредственно исполнителями хозяйственных процессов и связаны с оформлением и пересылкой документов в соот­ветствии с четко определенными алгоритмами. Результаты выполнения хозяйственных операций через экранные формы вводятся в базу дан­ных. Формы входных и выходных документов, схемы документооборота жестко регламентированы.

К системам оперативной обработки данных относятся информацион­ные системы учета и регистрации первичной информации (бухгалтер­ские, складские, системы учета готовой продукции и т. д.), в которых вы­полняется сбор и регистрация больших объемов первичной информа­ции, и используются простые алгоритмы расчетов и запросов к базе данных, структура которой стабильна в течение длительного времени. В таких системах большое значение имеет защита баз данных от не­санк­ционированного доступа, аппаратных и программных сбоев в ра­боте. Для повышения эффективности функциони­рования используются ком­пьютерные сети с архитектурой «клиент-сервер».

Информационные системы управления ориентированы на тактиче­ский уровень управления: среднесрочное планирование, анализ и орга­низацию работ в течение нескольких месяцев (недель), например, ана­лиз и планирование поставок, сбыта, составление производственных программ. Решение подобных задач предназначено для руководителей верхнего звена различных служб (отдел снабжения и сбыта, плановый отдел и пр.). Для данного класса задач характерны периодическая по­вторяемость формирования результатных документов и четко опреде­ленный алгоритм решения. Задачи решаются на основе накопленной базы оперативных данных.

Системы поддержки принятия решений используются на верхнем уровне управления и предназначены для решения задач по формирова­нию стратегических целей, задач планирования, задач привлечения ре­сурсов и источников финансирования и пр. Задачи ориентированы на реали­зацию сложных бизнес-процессов, требующих аналитической об­работки информации, и имеют, как правило, нерегулярный характер. Анализ информации имеет определенную целевую ориен­тацию, напри­мер финансовый анализ предприятия. Для задач высшего менеджмента свойственно: недостаточность информации, ее противоречивость и не­четкость, преобладание качественных оценок целей и ограничений, слабая формализованность алгоритма решения.

5. По признаку структурированности задач:

· структурированные (формализуемые) задачи, где известны все ее элементы и взаимосвязи между ними;

· неструктурированные (неформализуемые) задачи – задачи, в кото­рых невозможно выделить элементы и установить между ними связи;

· частично структурированные задачи.

При создании информационных систем возникают проблемы, свя­занные с формальным математическим и алгоритмическим описанием решаемых задач. От степени формализации зависит эффективность ра­боты системы и уровень автоматизации, определяемый степенью уча­стия человека при принятии решения на основе получаемой информа­ции. Чем точнее математическое описание задачи, тем выше возможно­сти компьютерной обработки данных и тем меньше степень участия че­ловека в процессе ее решения. Это и определяет степень автоматиза­ции задачи.

В структурированной задаче удается выразить ее содержание в форме математической модели, имеющей точный алгоритм решения. Подобные задачи обычно приходится решать многократно, и они носят рутинный характер. Целью использования информационной системы для решения структурированных задач является полная автоматизация их решения, т. е. сведение роли человека к нулю.

Решение неструктурированных задач из-за невозможности создания математического описания и разработки алгоритма связано с большими трудностями. Возможности использования здесь информационной сис­темы невелики. Решение в таких случаях принимается человеком из эв­ристических соображений на основе своего опыта и, возможно, косвен­ной информации из разных источников.

Задачи, в которых известна часть элементов и связей между ними, называются частично структурированными. Информация, получаемая в информационной системе, анализируется че­ловеком, который играет определяющую роль в принятии решения. Информационные системы, используемые для решения частично структурированных задач, подраз­деляются на два вида:

· информационные системы, создающие управленческие отчеты и ори­ентированные главным образом на обработку данных (поиск, сорти­ровку, агрегирование, фильтрацию);

· информационные системы, разрабатывающие альтернативы реше­ний (модельные или экспертные).

Информационные системы, создающие управленческие отчеты, обеспечивают информационную поддержку пользователя, т. е. предос­тавляют доступ к информации в базе данных и ее частичную обработку. Процедуры манипулирования данными в информационной системе должны обеспечивать следующие возможности:

· определенные комбинации данных, получаемых из различных источ­ников;

· быстрое добавление или исключение того или иного источника дан­ных и автоматическое переключение источников при поиске данных;

· управление данными с использованием возможностей систем управ­ления базами данных;

· логическую зависимость данных одного типа от других баз данных, входящих в подсистему информационного обеспечения;

· автоматическое отслеживание потока информации для наполнения баз данных.

Модельные информационные системы предоставляют пользователю математические, статистические, финансовые и другие модели, ис­поль­зование которых облегчает выработку и оценку альтернатив решения. Пользователь может получить недостающую ему для принятия решения информацию путем установления диалога с моделью в процессе ее ис­следования. Основные функции модельной информационной сис­темы:

· возможность работы в среде типовых математических моделей,

· достаточно быстрая и адекватная интерпретация результатов;

· оперативная подготовка и корректировка входных параметров и огра­ничений модели;

· возможность графического отображения динамики модели;

· возможность объяснения пользователю необходимых шагов форми­рования и работы модели.

Экспертные информационные системы обеспечивают выработку и оценку возможных альтернатив пользователем и связанны с обработкой знаний. Экспертная поддержка принимаемых пользователем решений реализуется на двух уровнях. Работа первого уровня экспертной под­держки исходит из концепции типовых управленческих решений, в соот­ветствии с которой часто возникающие в процессе управления про­блемные ситуации можно свести к некоторому типовому набору альтер­натив. Для реализации экспертной поддержки на этом уровне создается информационный фонд хранения и анализа типовых альтернатив. Если возникшая проблемная ситуация не согласуется с имеющимися клас­сами типовых альтернатив, в работу вступает второй уровень, который генерирует альтернативы на базе имеющихся данных, правил преобра­зования и процедур оценки альтернатив.

6. По функциональному признаку, который определяет назначение подсистемы, ее основные цели, задачи и функции.

· производственные системы, связанные с выпуском продукции и на­правленные на создание и внедрение в производство научно-техниче­ских новшеств;

· системы маркетинга, направленные на анализ рынка производите­лей и потребителей выпускаемой продукции, анализ продаж, организа­цию рекламной кампании по продвижению продукции и рациональную организацию материально-технического снабжения;

· финансовые и учетные системы, направленные на организацию кон­троля и анализа финансовых ресурсов на основе бухгалтерской, ста­тистической и оперативной информации;

· системы кадров по подбору и расстановке специалистов и ведению служебной документации по различным аспектам предназначены для реализации функций оперативного планирования и учета личного состава;

· системы управления вспомогательным производством предназна­чены для автоматизации оперативного управления инструментальным производством, ремонтным и транспортным хозяйством и энергетиче­ским обеспечением.

7. По уровням управления.

· информационные системы оперативного (операционного) уровня;

· информационные системы специалистов;

· информационные системы для менеджеров среднего звена;

· стратегические информационные системы.

Информационные системы оперативного уровня (бухгалтерские, банковские, обработки заказов и пр.) поддерживают специалистов, об­рабатывая данные о сделках и событиях (счета, накладные, зарплата, кредиты, поток сырья и материалов). Задачи, цели и источники инфор­мации на операционном уровне заранее определены и структуриро­ваны. Система является связующим звеном между организацией и внешней средой и основным поставщиком информации для остальных информационных систем.

Информационные системы специалистов помогают пользователям повысить продуктивность и производительность. Их задача – интеграция новых сведений и помощь в обработке бумажных документов.

Информационные системы менеджмента используются работниками среднего управленческого звена для мониторинга, контроля, принятия решений и администрирования. Основные функции систем: сравнение показателей, составление периодических отчетов за определенное время, обеспечение доступа к архивной информации и пр. Выделяют два типа систем:

· управленческие системы, обслуживающие менеджеров информа­цией о состоянии дел, ориентированы на контроль, отчетность и приня­тие решений по оперативной обстановке;

· системы поддержки принятия решений используются для решения частично структурированных задач, результаты которых трудно спрогно­зировать заранее, оснащены сложными инструментальными средствами моделирования и анализа.

Стратегические информационные системы обеспечивают поддержку принятия решений по реализации стратегических перспективных целей развития организации и помогают высшему звену управленцев осущест­влять долгосрочное планирование. Основная задача – сравнение про­исходящих во внешнем окружении изменений с существующим потен­циалом организации.

8. По характеру использования информации:

· информационно-поисковые системы производят ввод, систематиза­цию, хранение, выдачу информации по запросу пользователя без слож­ных преобразований данных (информационно-поисковая система в биб­лиотеке, в железнодорожных кассах);

· информационно-решающие системы осуществляют все операции пе­рера­ботки информации по определенному алгоритму, выделяют управляющие и советующие системы.

Управляющие информационные системы вырабатывают информа­цию, на основании которой человек принимает решение. Этим сис­темам свойственны задачи расчетного характера и обработка больших объ­емов данных, например, система оперативного планирования выпуска продукции, система бухгалтерского учета.

Советующие информационные системы вырабатывают информацию, которая принимается человеком к сведению. Они обладают более высо­кой степенью интеллекта и для них характерна обработка знаний. На­пример, медицинские информационные системы для постановки диаг­ноза и определения процедуры лечения, стратегические информацион­ные системы.

9. По сфере применения:

· информационные системы организационного управления предназна­чены для автоматизации функций управленческого и опера­тивного контроля и регулирования, оперативного учета и анализа, пер­спективного и оперативного планирования, бухгалтерского учета, управ­ления сбытом и снабжением и пр.;

· информационные системы управления технологическими процес­сами предназначены для автоматизации функций производственного персонала: организации поточных линий, изготовления микросхем, под­держания технологического процесса и пр.;

· информационные системы автоматизированного проектирования предназначены для автоматизации функций инженеров-проектировщи­ков, конструкторов, архитекторов дизайнеров для проведения инженер­ных расчетов, создания графической документации (чертежей, схем, планов), создания проектной документации, моделирования проекти­руемых объектов;

· корпоративные информационные системы используются для автома­тизации всех функций организации и охватывают весь цикл работ от проектирования до сбыта продукции.

10. Укрупненная классификация систем, предназначенных для автома­тизации различных видов хозяйственного учета:

· локальные системы;

· средние интегрированные системы;

· крупные интегрированные системы.

Локальные системы достаточно успешно справляются с решением отдельных задач учета на предприятии, но, как правило, не предостав­ляют целостной информации для автоматизации управления. Преиму­ществом таких систем является низкая цена и простота внедрения. На­пример: «ИнфоБухгалтер» фирмы «Информатик», «Турбо-Бухгалтер» фирмы «Диц», «1С:Бухгалтерия» фирмы «1С». Программы обладают возможностями адаптации к особенностям предприятия, а некоторые из них представляют собой программные конструкторы, обладающие рас­ширенными адаптационными возможностями, например «Турбо-Бух­галтер».

Средние интегрированные системы представляют собой системы с ограниченными функциональными возможностями. Примеры: корпора­тивная информационная система «Галактика» фирмы «Галактика», комплексные информационные системы «Инфософт» фирмы «Инфо­софт», «NS2000» фирмы «Никос-Софт», «Abacus Financial» фирмы «Омега», система управления предприятием «Парус» фирмы «Парус», интегрированная система управления предприятием «БЭСТ ПРО» фирмы «Интеллект-сервис», система комплексной автоматизации фи­нансово-хозяйственной деятельности предприятия «Avacco» фирмы «Avacco Soft», «1С: Предприятие» фирмы «1С».

Крупные интегрированные системы представляют собой наиболее функционально развитые и соответственно наиболее сложные и доро­гие системы, в которых реализуются стандарты MRP, ERP, SCRP. При­меры: «SAP» фирмы «R3 (Accelerated Solutions)», «BAAN»фирмы «Baan Midmarcet Solutions», «PeopleSoft» фирмы «PeopleSoft Select».

Российским лидером по производству и сопровождению информаци­онных систем управления является корпорация «Парус». Технологии корпорации «Парус» используют в своей работе крупнейшие государст­венные структуры, отечественные и зарубежные коммерческие органи­зации. «Парус» предлагает своим клиентам весь спектр самых совре­менных информационных систем, предназначенных для управления производственными и торговыми предприятиями, бюджетными и стра­ховыми компаниями. Корпорация разработала эффективные инстру­менты, как для поддержки управленческих решений, так и для оказания услуг по выявлению внутренних резервов, внедрению систем бухгалтер­ского учета и перехода на международные стандарты отчетности.

Специалисты АО «Новый Атлант» и НТО «Топ Софт» разработали информационную систему «Галактика», которая предназначена для полной автоматизации управления всех служб предприятий различных форм собственности и позволяет повысить управляемость предприятия и его прибыльность.

Зарубежные корпоративные информационные системы, такие как R/3 фирмы SAP, Oracle Applications фирмы Oracle, Concorde XALфирмы Columbus включают в себя больше подсистем, позволяющих оптимизи­ровать управление корпорацией или фирмой на основе общепризнан­ных мировых стандартов. Эти системы не получили широкого распро­странения в России и странах СНГ за счет своей большой стоимости и некоторых отличий в методике ведения бухгалтерского учета.

Ниже приведен сравнительный анализ отечественных систем управ­ления предприятием с зарубежными системами класса MRPII/ERP. За­рубежные информационные системы в отличие от российских систем:

· ориентированы на хорошо структурированную иерархическую сис­тему процессов, выполняемых на предприятии;

· как правило, опираются на наборы стандартов, которым должны удов­летворять процессы;

· направлены на полную автоматизацию предприятия, в настоящее время поддерживают полный набор управляющих функций: планирова­ние, контроль отклонений (учет), регулирование.

· включают приложения, использующие методы, позволяющие оптими­зировать решение ряда частных управленческих задач, напри­мер, выбор оптимального маршрута при управлении транспортом.