Методика подготовки совещания. Методика подгот-WPS Office 4. Порядок подготовки и проведения совещаний с активом подразделения
 Скачать 15.18 Kb.
|
|
Порядок подготовки и проведения совещаний с активом подразделения В повседневной деятельности командиров (начальников) одной из устоявшихся форм работы с подчиненными являются служебные совещания. Они настолько органично вошли в служебную деятельность руководителей и стали своеобразной привычкой начала дня или его окончания, что порой складывается впечатление о том, что вряд ли по их подготовке и проведению можно сказать что-то новое. Однако это не так. И тому есть свои причины. Причина первая. Далеко не каждый командир целенаправленно обучался тому, как проводить подобные мероприятия, и поэтому единственными ориентирами в осуществлении руководства совещательным процессом являются его опыт и интуиция. Не подвергая сомнению значимость этих ориентиров, необходимо заметить, что теоретические основы совещательного процесса все больше и больше привлекают внимание руководителей, так как они дают пищу для размышлений и учат тому, что и как делать на служебном совещании. Причина вторая. Любое совещание, как правило, имеет цель найти определенное, единственно правильное решение в какой-либо возникшей ситуации. И здесь нелишне вспомнить знаменитые слова Геродота: «чтобы найти правильное решение, нужно знать, какие еще имеются». Это предполагает, по меньшей мере, обмен мнениями в ходе совещания и их учет в принятии окончательного решения. В этой связи следует отметить, что даже само слово «совещание» происходит от слова «совет», «советоваться». В практике военного руководства под совещанием очень часто подразумевается простая постановка задач, а само совещание есть не что иное, как монолог командира, и ни о какой совещательности речь, естественно, не идет. К сожалению, совещанием сегодня называют самые разные формы работы начальников с подчиненными, что, конечно же, не соответствует основному значению слова «совещание». Цель совещания — это описание ожидаемого результата, нужного типа решения, желательного итога работы. Она может быть описана такими словами, как «разработать», «разрешить», «составить предложения», «выработать алгоритм решения» и т. д. Тема совещания — это предмет обсуждения. Чем более точно и в правильном направлении сформулирован предмет обсуждения, тем больше шансов получить нужный результат. Тема должна быть конкретно сформулированной и представляющей интерес для участников совещания. Очень важно выносить на совещание лишь те темы, которые не удается решить отдельным должностным лицам в рабочем порядке и которые требуют коллективного осмысления. Примером подобного рода тем являются следующие: «Порядок проведения юбилейного годового праздника воинской части», «Основные мероприятия по чествованию лучших специалистов» и т. д. Повестка совещания — это, как правило, письменный документ, содержащий следующую информацию: — тема совещания; — цель совещания; — перечень обсуждаемых вопросов; — время начала и окончания совещания; — место, где оно будет проходить; — фамилии и должности докладчиков, выступающих по основной информации людей и ответственных за подготовку вопросов; — время, отведенное на каждый вопрос. Повестка заранее составляется руководителем совещания и в части касающейся доводится до предполагаемых членов служебного совещания. Когда участники совещания информированы заранее о предмете обсуждения, тогда они могут продумать конструктивные предложения по решению проблем. В тех случаях, когда участники совещания превентивно не информированы, на совещаниях высказываются не до конца продуманные мнения, точки зрения, что провоцирует дискуссию и не всегда способствует принятию эффективного решения. Время проведения. Целесообразно проводить служебные совещания в определенный день недели (за исключением внеплановых, экстренных заседаний), желательно в конце рабочего дня или во второй его половине. Часто проводимые внеплановые совещания выбивают людей из рабочего ритма, снижают их эффективность, вносят сумятицу в заранее спланированные военнослужащими мероприятия. Поэтому злоупотреблять такого рода оперативными встречами не следует. |