Практика. Практическая работа 2.2. Практическая работа Тема Создание составного документа (документа для рассылки) в текстовом процессоре ms word. Слияние документов
 Скачать 2.19 Mb.
|
|
Практическая работа Тема: Создание составного документа (документа для рассылки) в текстовом процессоре MS WORD. Слияние документов. Цель: научиться создавать составные документы (документы для рассылки) в текстовом процессоре MS WORD. ТРЕБОВАНИЯ: прочитать практическую работу; выполнить все упражнения и задания практической работы; Теоретические сведения к практической работе Задание 1  Создание составного документа (документа для рассылки)В случае создания большого количества документов одинакового содержания (серийных документов), различающихся только несколькими словами, например, фамилией адресата, адресом или обращением, текстовый процессор Word позволяет существенно автоматизировать этот процесс. В этом случае основной документ объединяется с источником данных (далее база данных, БД), т.е. проводится процедура слияния и образуется серия одинаковых по содержанию документов. Для подготовки серийного документа должен быть создан файл с основным документом и файл источника данных. 1.Имеется источник данных: Таблица и сохранённая в файл под названием «Клиент». Используемая программа: Microsoft Office Excel
2.Имеется основной документ «Письмо» в программе Microsoft Office Word 2013 следующего вида:  Автономная некоммерческая образовательная организация высшего образования «Воронежский экономико-правовой институт» (АНОО ВО «ВЭПИ») Получатель: Адрес получателя: Н ФАЙЛ Письмо аименование организации: Номер телефона получателя: От кого: Макаров Иван Петрович Декан факультета информационных систем Воронежский экономико-правовой институт» (АНОО ВО «ВЭПИ») 394038 г.Воронеж, ул. Космонавтов, 36 Тема письма: новый программный продукт Дата: Уважаемый, Мы хотели бы сообщить Вам о том, что нами создана новая версия программы «Информационная база образовательных организаций». Новый программный продукт содержит расширенную базу данных и позволяет существенно сократить время поиска. К сожалению, новая версия программы не совместима с купленной Вами ранее в 2015 году, поэтому обновление базы данных имеющейся у Вас старой версии программы невозможно. В случае Вашей заинтересованности мы готовы выслать Вам подобное описание новой версии, демонстрационную версию и наше предложение по стоимости нового программного пакета. С уважением. Проф., д.э.н. Макаров И.П. декан факультета информационных систем 3.Слияние. Выбираем(создаём) документ для рассылки: 1) В файле «Письмо» переходим во вкладку «Рассылки»; 2) «Начать слияние» далее выбираем «Письма»;   Выбираем документ, где находятся получатели данного документа для рассылки: 3) «Выбрать получателей» и далее «Использовать существующий список»;   4) Выбираем файл «Клиенты», последовательно открывая папки; Слияние: 5) Теперь произведём слияние данных таблицы «Клиент», с данным письмом. Для этого в документе «Письмо» укажем места куда должны перейти данные из таблицы «Клиент», и какие именно. Например устанавливаем курсор на 1 строку в пункт: Получатель: нажимаем «Вставить поле слияния» и выбираем то, что нам нужно вставить из таблицы « Клиент» (название столбца, где находятся нужные сведения, названия столбцов в таблице теперь совпадают с полями слияния), и так далее со всеми остальными пунктами.                 Получаем:  6)Затем нажимаем «Просмотр результатов» и видим, что у нас получилось. «Стрелочками» (справа от «просмотр результатов») можно смотреть остальные результаты.   Автономная некоммерческая образовательная организация высшего образования «Воронежский экономико-правовой институт» (АНОО ВО «ВЭПИ») Получатель: А КОНЕЧНЫЙ РЕЗУЛЬТАТ дрес получателя: Наименование организации: Номер телефона получателя: От кого: Макаров Иван Петрович Декан факультета информационных систем Воронежский экономико-правовой институт» (АНОО ВО «ВЭПИ») 394038 г.Воронеж, ул. Космонавтов, 36 Тема письма: новый программный продукт Дата: Уважаемый, Мы хотели бы сообщить Вам о том, что нами создана новая версия программы «Информационная база образовательных организаций». Новый программный продукт содержит расширенную базу данных и позволяет существенно сократить время поиска. К сожалению, новая версия программы не совместима с купленной Вами ранее в 2015 году, поэтому обновление базы данных имеющейся у Вас старой версии программы невозможно. В случае Вашей заинтересованности мы готовы выслать Вам подобное описание новой версии, демонстрационную версию и наше предложение по стоимости нового программного пакета. С уважением. Проф., д.э.н. Макаров И.П. декан факультета информационных систем Задание 3 С  оздать своё резюме и сопроводительное письмо к нему с помощью доступных шаблонов MWord. Файл Создать В доступных шаблонах выбрать «Резюме с сопроводительным письмом». |