§8. Формулы массива
Формулы массива используются, когда необходимо произве- сти над данными какую-либо операцию, результатом которой яв- ляется массив ячеек.
А В С D Е
Модель Цена 2002Цена2003
Разность
%
Рentium4 500 450
=(B2:B5-C2:C5)/B2:B5
=D2
AMD
450 400
=(B2:B5-C2:C5)/B2:B5
=D3
Celeron 350 300
=(B2:B5-C2:C5)/B2:B5
=D4
AMD Athlon500 440
=(B2:B5-C2:C5)/B2:B5
=D5
Рис. 3.23
В таблице на рис. 3.23 проиллюстрирована динамика цен на
ПК различных моделей. Во 2–м и 3–м столбцах приведены цены
2002–го и 2003–го годов, а в последних двух столбцах — измене- ние цен в абсолютных величинах и в процентах. Во всех ячейках столбца D производятся одинаковые арифметические операции.
При этом можно не вписывать формулу в каждую ячейку, а вы- делить D2:D5 и записать формулу один раз в активную ячейку.
Отношение
124
Такая формула называется формулой массива. После набора формулы массива надо нажать одновременно 3 клавиши «Ctrl»–
«Shift»–«Enter». Тогда будут выполнены преобразования данных всех ячеек массива. То же в столбце Е. В информационной строке формулы массива заключены в фигурные скобки. Изменение
части результирующего массива недопустимо.
В простейшем случае, проиллюстрированном выше, формула массива решает практически ту же задачу, что и автозаполнение ячеек (копирование). Однако, например, в матричных операциях формулы массива незаменимы.
Умножение матриц
Для выполнения этой операции необходимо
1. Ввести в соответствующие поля массивы ячеек, содержащих матрицы–сомножители.
2. Выделить односвязанную область, в которой должен распола- гаться результат.
3. Вызвать (или вписать в информационную строку) функцию
МУМНОЖ.
4. Одновременно нажать клавиши «Ctrl»–«Shift»–«Enter».
Если просто нажать кнопку Готово в окне диалога вызова функции, то на экран будет выведен только первый элемент мат- рицы–произведения.
Аналогичные действия следует выполнить для определения элементов матрицы, обратной заданной, с использованием функции МОБР.
В качестве примера рассмотрим решение системы линейных уравнений методом обратной матрицы:
Ах = в
х = А
-1
в.
Пусть элементы матрицы А (коэффициенты системы уравне- ний) записаны в диапазоне А1:D4, а элементы вектора В (свобод- ные члены уравнений) — в диапазоне F1:F4 (рис. 3.24).
Для получения значений неизвестных х
1
, …, х
4
выделим диа- пазон H1:H4. Наберем в активной ячейке H1 формулу
= МУМНОЖ(МОБР(A1:D4);F1:F4) и введем ее одновременным нажатием «Ctrl»–«Shift»–«Enter». В ячейках H1:H4 получим величины х
1
, …, х
4
125
Рис. 3.24
Задание
1. Решите систему линейных уравнений 4-го порядка, где ко- эффициенты при неизвестных по главной диагонали равны номе- ру студента по журналу.
Проверьте правильность решения, вычислив исходные сво- бодные члены по формуле
b=Ax.
Убедитесь, что произведение A·A
-1
даёт единичную матрицу
Е.
2. Получите решение той же системы уравнений по формулам
Крамера:
,
Δ
Δ
=
j
j
х
где
Δ
- определитель системы уравнений, составленный из ко- эффициентов при неизвестных, а
j
Δ
- j-тый дополнительный ми- нор, т.е. определитель системы, где j-тый столбец заменен сво- бодными членами.
Порядок решения:
• Ввести матрицу коэффициентов (А1:D4) и свободные члены
(F1:F4) системы уравнений.
• Вычислить определитель матрицы в G7 по формуле
=МОПРЕД(А1:D4).
• Скопировать матрицу коэффициентов в (А7:D10).
126
• Заменить первый столбец (А7:А10) свободными членами системы (F1:F4) и вычислить первый дополнительный ми- нор в ячейке G8.
• Вычислить
,
1 1
Δ
Δ
=
х
в ячейке G9.
• Скопировать ячейку G9 и вставить (специальная вставка, значение) в ячейку J1.
• Восстановить первый столбец матрицы коэффициентов
(А7:А10) по исходным значениям (А1:А4).
• Заменить следующий столбец коэффициентов (В7:В10) сво- бодными членами системы (F1:F4). При этом в G8 и G9 поя- вятся значения, соответствующие D2 и Х2.
• Скопировать
2
х
и вставить его в J2.
• Аналогично получить в G9 и вставить в J2-J4 остальные не- известные.
§9. Индикация ошибок при использовании формул
В случае неправильного использования функций Excel сооб- щает пользователю о допущенной ошибке. Перед сообщением об ошибке всегда присутствует знак # (диез). Смысл наиболее часто встречающихся сообщений приведен на рис. 3.25.
Сообщение
Ошибка
Последователь-
ность знаков диез
Ширина ячейки недостаточна
для размещения результата
#ССЫЛКА
В формуле задана ссылка
на несуществующие ячейки
#ДЕЛ/0
Деление на нуль
#ЧИСЛО!
Нарушение правил работы с опе-
ратором, например, отрицательная
величина под корнем
#ИМЯ?
Неправильно задано имя функции
127
#ПУСТО!
Неверно указаны диапазоны.
Они не имеют общих ячеек
#Н/Д!
Ячейка — аргумент функции, не
содержит данных
#ЗНАЧ!
Задан аргумент недопустимого ти-
па
Рис. 3.25
§10. Решение уравнений с одним неизвестным с ис-
пользованием функций Excel 2007
В экономической работе и других областях деятельности час- то приходится сталкиваться с задачами по вычислению какого- либо параметра математического выражения. Рассмотрим не- сколько примеров.
Уровень инфляции 10% в год. Чему равен ежемесячный рост цен? Для определения увеличения цен за месяц необходимо ре- шить уравнение (1+Х)
12
=1,10.
В ячейку А1 рабочего листа Excel вносим какое-либо число, которое, по нашему мнению, может быть решением, например 1.
В др. ячейку, например В1 записываем формулу зависимости го- довой величины инфляции от ежемесячного роста цен
=(1+А1)^12. Ячейка B1 должна остаться выделенной. Затем даём команду Данные—›Работа с данными—›Анализ «что-если» —
›Подбор параметра. На экране появится диалоговое окно, в ко- тором потребуется заполнить 3 строки:
1 – указать адрес ячейки, в которую записана формула,
2 – указать требуемое значение этой формулы,
3 – указать адрес ячейки, где находится изменяемый параметр.
В нашем примере в первой строке появится адрес выделенной ячейки, т.е. нужное значение в ней появится автоматически. Во 2- ю строку надо записать число 1,10 (целая часть от дробной отде- ляется запятой, а не точкой), а в 3-ю — А1 (рис. 3.26).
Далее следует щёлкнуть мышью по кнопке «Оk», и через мгновение будет получен ответ 0,008003, т.е. ежемесячный рост цен 0,8% (рис. 3.27). Очевидно, между величинами, помещён-
128 ными в 1-ю и 3-ю строки окна диалога должна существовать функциональная зависимость. Если в качестве изменяемой ука- зать ячейку, содержание которой не влияет на результат, то про- грамма даст ответ Решение не найдено.
Рис. 3.26
129
Рис. 3.27
Допустимо совместное использование функций рабочего лис- та и функции Подбора параметра.
§11. Решение оптимизационных задач линейного и не-
линейного программирования с помощью процедуры
«Поиск решения»
Электронный процессор Excel обладает мощной процедурой решения оптимизационных задач Поиск решения.
Загрузку надстройки Поиск решения можно выполнить следующим образом.
1. Щелкнуть по значку
, затем по кнопке Параметры
Excel.
2. Выбрать команду Надстройки.
3. В окне Управление выбрать Надстройки Excel.
4. Нажать кнопку Перейти.
5. В окне Доступные надстройки включить Поиск решения.
130 6. На вкладке Данные становится доступной функция Поиск
решения.
Для эффективного использования процедуры Поиск реше-
ния полезно соблюдать определенные правила подготовки ин- формации.
Рассмотрим вначале линейные, квадратичные и нелинейные задачи общего вида, затем транспортные задачи ЛП.
Пусть нужно найти max целевой функции z = x
1
– 2x
2 при условиях
-2 x
1
+ 3 x
2
≤
12,
3 x
1
– x
2
≤
18, x
1
+ x
2
≥
6, x
1
, x
2
≥
0.
На листе Excel эти данные удобно расположить так, как по- казано на рис. 3.28.
Рис. 3.28
Исходные значения переменных x j
можно задать произволь- но, например равными единице.
Для формирования целевой функции
∑
=
=
n
j
j
j
x
c
Z
1
и всех ле- вых частей ограничений
∑
=
n
j
j
ij
x
a
1
(i=1,…, m) используется функ- ция СУММПРОИЗВ (f x
→ математические → СУММПРОИЗВ), которая вызывается в строку коэффициентов целевой функции c j
столбца левых частей (D3), а затем, после закрепления адреса
131 строки «значения переменных х j
», копируется в остальные строки этого столбца.
Для удобства ввода условий в процедуру Поиск решения их следует сгруппировать. Например, вначале записать все условия типа
≤
, затем
≥
, затем =.
При такой подготовке в процедуру придется ввести не больше трех Групповых условий, что для больших задач суще- ственно сокращает время ввода.
После подготовки исходных данных вызывается процедура
Поиск решения (Данные → Анализ →Поиск решения).
В её диалоговом окне (рис. 3.29) устанавливается адрес ячейки, где находится целевая функция (D3), нужное значение экстремума (max), диапазон адресов значений переменных
(B2:C2), диапазон адресов левых и правых частей условий типа
≤
(Добавить →D4:D5
≤
F4:F5 → Добавить), диапазон адресов ле- вых и правых частей условий типа
≥
(Добавить – D6
≥
F6 – «OK»).
В следующем диалоговом окне Параметры устанавливают- ся флажки в позициях Линейная модель и Неотрицательные
значения переменных. Вернувшись к первому диалоговому ок- ну, нажимаем Выполнить.
Рис. 3.29
В строке «Значения переменных х j
» таблицы (рис. 3.30) по- лучаем оптимальные значения неизвестных (х
1
=6, х
2
=0), а в ячей-
132 ке целевой функции (D3) - соответствующее её максимальное значение (Z=6).
Рис. 3.30
Если решение получено, отмечается позиция Сохранить
решение и интересующие пользователя типы отчетов (результа- ты, устойчивость, пределы).
Отчеты выводятся на отдельные листы Excel, которые вызы- вают из командной строки.
Если выводится сообщение, что решение не найдено, то ли- бо задача поставлена некорректно (условия несовместимы или экстремум в бесконечности), либо поставленные в диалоговом окне Параметры ограничения по числу итераций, времени реше- ния и точности слишком жесткие и их нужно ослабить (увеличить число итераций и время решения, уменьшить требования к точно- сти).
Для решения задачи с нелинейной целевой функцией нужно в ячейку целевой функции ввести нужное выражение и в диалого- вом окне Параметры снять флажок в позиции Линейная модель.
Например, чтобы решить рассмотренную выше задачу с це- левой функцией
R =
2 2
2 1
2х
х
−
→ max набираем эту функцию в ячейке (F3) и указываем ее в диалоговом окне Поиск решения.
В результате получим х
1
=6,35, х
2
=1,06, R=38,12 (рис. 3.31).
133
Рис. 3.31
Для получения целочисленных решений достаточно в огра- ничения добавить диапазон изменяемых ячеек с условием цело- численные (цел).
Добавив условия целочисленности, в нашей задаче получим х
1
=6, х
2
=0, R=36 (в диалоговом окне Поиск решения - Добавить
→ В2:С2=целое).
Если просто округлить предыдущее решение до целых чисел х
1
=6, х
2
=1, то целевая функция R=34, что хуже целочисленного max.
Процедура Поиск решения успешно справляется не только с задачами квадратичного программирования, но и с задачами собственно нелинейного программирования.
Пусть нужно найти max целевой функции
R =
при условиях
2 2
1 3
2
х
х
+
−
≤
12,
≤
18,
2 2
2 1
х
х
+
≥
6, x
1
, x
2
≥
0.
Исходные данные можно записать, например, в соответствии с рис. 3.32.
134
Рис. 3.32
В результате решения получим х
1
=2.470, х
2
=0.309, R=14.89
При решении транспортной задачи ЛП тоже важно удобно расположить исходные данные в таблице Excel.
Пусть нужно найти min затрат при перемещении грузов из трех пунктов отправления с запасами а
1
=8, а
2
=5, а
3
=7 в четыре пункта назначения с потребностями b
1
=4, b
2
=4, b
3
=2, b
4
=10.
Затраты на перемещение единицы груза по каждому мар- шруту соответствуют матрице:
Можно рекомендовать расположить исходные данные, как показано на рис. 3.33 3 4 5 6 4 4 2 1 2 1 6 8
135
Рис. 3.33
Исходные значения всех неизвестных x ij принимают произ- вольно, например, равными единицам.
Целевая функция формируется функцией СУММПРОИЗВ, в диалоговое окно которой первый массив с ij и второй x ij вводятся движениями курсора по главным диагоналям соответствующих матриц. Значения левых частей условий по запасам и по потреб- ностям формируют функцией сумм (рис. 3.33).
Отметим, что условием существования решения является равенство суммы запасов и суммы потребностей:
∑
∑
=
=
=
n
j
j
m
i
i
b
a
1 1
Если
∑
∑
=
=
>
n
j
j
m
i
i
b
a
1 1
, для обеспечения баланса добавляется фик- тивный пункт назначения с потребностями
∑
∑
=
=
+
−
=
n
j
j
m
i
i
n
b
a
b
1 1
1
. Чтобы не менять величину целевой функции, затраты на перемещение грузов к фиктивному пункту принимаются равными нулю:
C
i
, n+1
= 0 (i=1, …, m).
136
Аналогично, если
∑
∑
=
=
<
n
j
j
m
i
i
b
a
1 1
, добавляется фиктивный пункт отправления с запасами
∑
∑
=
=
+
−
=
n
j
i
m
i
j
m
a
b
a
1 1
1
и затратами на перемеще- ние
C
m+1, j
= 0 (j=1, …, n).
В диалоговом окне Поиск решения устанавливают адрес целевой функции, вид экстремума, вводят адреса массива неиз- вестных (курсор по диагонали матрицы х
ij
).
В окно условий вводят (Добавить) диапазон адресов левых частей условий по запасам, знак равенства и соответствующий диапазон правых частей условий по запасам. Затем выполняют то же с условиями по потребностям (рис. 3.34).
В окне Параметры отмечают Линейная модель и Неотри-
цательные значения. Компоненты решения получают в матрице
х
ij
, а соответствующее значение целевой функции
j
i
j
i
x
c
Z
,
,
∑
∑
=
в ячейке F2 (рис. 3.35).
Рис. 3.34
137
Рис. 3.35
При
необходимости создаются отчеты по результатам, ус- тойчивости, пределам.
Задание Решить систему линейных уравнений из задания к
§8 с по- мощью процедуры
Поиск решения. В качестве целевой функции возьмите выражение
jjxNL∑
=
. N – индивидуальный номер.
§12. Графическое представление данных с помощью диаграмм Диаграммы, как правило, используются для наглядного пред- ставления соотношений между какими–либо величинами или ди- намики их изменения. Excel предоставляет в распоряжение поль- зователя целый ряд средств работы с диаграммами. Во многих случаях целесообразно перед созданием диаграммы выделить ячейки, содержащие необходимые данные.
Покажем на графике затраты студентов (рис. 3.36).
Для вызова конструктора диаграмм надо выбрать
Вставка —› Диаграммы. Затем необходимо указать данные для графика
Кон-
138
структор—›Данные—›Выбрать данные (рис.3.37). Появится диалоговое окно Выбор источника данных. Нажав на кнопку в правой части поля Диапазон данных для диаграммы, выделим столбцы «ФИО» и «Затраты» в таблице (без заголовков). Не- смежные столбцы выделяются при нажатой клавише «Ctrl».
Рис. 3.36
139
Рис. 3.37
Чтобы задать заголовок графику, надо нажать на кнопку Из-
менить в поле Элементы легенды и ввести название графика
(рис. 3.38).
Следует также отметить, что вертикальная ось — ось значе- ний, а горизонтальная — ось категорий, т.е. на ней все названия, даже если они имеют форму цифровых значений, воспринимают- ся как текст и располагаются на равных расстояниях. Это следует иметь в виду при построении графиков, что возможно.
Если дважды щёлкнуть мышью по созданной диаграмме, во- круг неё появится контур, что свидетельствует о возможности редактирования диаграммы. В частности, потянув левой клави- шей мыши какой-либо из квадратов на этом контуре, можно из- менять размер области диаграммы. Пользователь имеет возмож- ность дополнить диаграмму новыми данными, например, пока- зать на графике и «Доход» (рис. 3.39).
140
Рис. 3.38
Щёлкнув мышью по какой-либо части диаграммы, в области построения, пользователь получает возможность редактировать отдельные её элементы.
141
Рис. 3.39
§13. Использование Excel для управления базами дан-
ных
Наряду с математическими расчётами Excel даёт возможность производить обработку данных, свойственную системам управ- ления базами данных.
Прежде чем производить такую обработку, необходимо соз- дать список. Термин «список» в Excel используется для обозна- чения базы данных и представляет собой набор записей. Запись состоит из логически связанных между собой данных различных типов. Например, каждая запись в адресной книге может содер- жать следующие данные: фамилия, имя, отчество, адрес, телефон, место работы, должность. Под каждое из этих данных в записи отводится отдельное поле. Поля определяют структуру списка
142
(базы данных). Списки создаются в обычных таблицах, но при этом должны соблюдаться следующие правила.
1. Имена полей (столбцов) должны быть указаны в верхней стро- ке списка (строке заголовка).
2. Каждая запись размещается на отдельной строке.
3. Недопустимы пустые строки между записями, а также между заголовком и первой записью (пустая строка интерпретируется программой как конец списка).
Для удобства работы со списком, особенно при большом ко- личестве записей, Excel предоставляет пользователю ещё целый ряд средств, среди которых важнейшими являются сортировка и
фильтрация записей. Для того чтобы активизировать эти функ- ции, необходимо щелкнуть в какую-либо ячейку таблицы.
Рис. 3.40
Операцию сортировки можно произвести с использованием команды Данные—› Сортировка и фильтр—›Сортировка. В
143 появившемся диалоговом окне следует выбрать параметры сор- тировки – столбец, порядок сортировки. Так как в таблице есть заголовки, нужно поставить флажок в Мои данные содержат за-
головки (рис. 3.40). Результат сортировки представлен на рис.3.41.
Рис. 3.41
Рис. 3.42
144
Возможна сортировка с использованием нескольких уровней.
Например, необходимо выполнить сортировку по убыванию при- были и возрастанию доходов. Для этого с помощью кнопки До-
бавить уровень добавляют нужный столбец и нужный порядок сортировки и т. д. (рис. 3.42).
Результат такой сортировки показан на рис. 3.43.
Рис. 3.43
Ещё один способ, облегчающий решение задачи выбора нуж- ной записи, — использование фильтров. Выделяют столбец, по данным которого предполагается производить фильтрацию, на- пример столбец «ФИО», и два раза щелкают по Фильтр (Дан-
ные—›Сортировка и фильтр—›Фильтр) (рис. 3.44).
145
Рис. 3.44
Пусть пользователя интересуют фамилии Макаров и Сидоров.
Нажав на кнопку списка, следует поставить флажки у нужных фамилий (рис. 3.45) и «ОК». После этого на экране останутся за- писи, содержащие информацию о Макарове и Сидорове (рис.
3.46). Все отфильтрованные записи отображаются на экране, и пользователь имеет возможность работать с ними, как с обычной таблицей Excel.
Рис. 3.45
Наряду с простым фильтром имеется ещё одна разновидность фильтрации – расширенный фильтр. Она даёт возможность про- извести фильтрацию на части таблицы, а полученный результат перенести в заданное место, например на новый лист.
146
Рис. 3.46
Задание
Самостоятельно в таблицу «Мониторы» (рис. 3.5) добавьте еще одно устройство, например принтер, и столбец «код устрой- ства», например 100 - код мониторов, 200 – код принтеров. Вы- полните отбор по кодам устройств и по ценам.
§14. Анализ данных в Excel с помощью сводных таб-
лиц
Предположим, что база данных содержит ежедневно обнов- ляемую информацию по продаже архитектурных проектов в трех отделениях фирмы (рис. 3.47).
Необходимость систематизации и обобщения информации ба- зы данных может возникнуть при оценке работы отделений фир- мы: Южного, Северного и Западного.
Перечислим ряд вопросов, которые могут интересовать руко- водителя:
1. У какого отделения больше сумма продаж?
2. Какой тип проекта, какое отделение продает больше?
3. Как распределена сумма продаж по разным типам проектов в отделениях?
Сводная таблица поможет ответить на эти вопросы.
147
Рис. 3.47
Создать сводную таблицу можно следующим образом:
Вставка →Таблицы → Сводная таблица (рис. 3.48 ).
Рис. 3.48
148
Затем в
диалоговом окне нужно указать диапазон данных, ко- торые будут использоваться в сводной таблице (рис. 3.49).
Рис. 3.49
В следующем диалоговом окне следует выбрать, отметив га- лочками, поля для добавления в отчет и переместить их в нужные области нижней части окна (рис. 3.50). Сводная таблица готова.
149
Рис. 3.50
§15. Создание и использование макросов в Excel
Язык макрокоманд Visual Basic Application (VBA) – основной инструмент для настройки и автоматизации рутинных операций в
Excel.
Макрос – это последовательность команд, которая использу- ется для автоматизации некоторых действий Excel, благодаря че- му повышается эффективность работы и уменьшается число ошибок.
После создания макроса достаточно запустить его, и целая последовательность однотипных операций будет выполнена ав- томатически. Простейший способ создания макроса – запись по- следовательности выполняемых вами действий и автоматическое преобразование ее в макрос VBA. В сущности, макрос является программой, при запуске которой Excel вновь выполнит записан-
150 ную последовательность действий. Рассмотрим пример создания макроса, который будет строить график на Листе2 по данным таблицы на Листе1.
Создаем макрос: Вид→Макросы→Запись макроса. Затем выполняем действия для построения графика: переходим на
Лист2, щелкаем по кнопке Мастера диаграмм, переходим на
Лист1 и в таблице выделяем данные для отображения на графике
– столбцы «Название монитора» и «Цена монитора» (рис. 3.5).
Получаем график.
Для запуска макроса необходимо выполнить
Вид→Макросы→ выбрать макрос и нажать Выполнить. На Лис- те2 будет построен график.
Для создания макросов также используют язык программи- рования VBA. Рассмотрим пример макроса для вычисления пло- щади треугольника.
Сначала создадим макрос, выполнив следующие действия:
Вид→Макросы→Запись макроса→в диалоговом окне за- дать имя макроса и сохранить (рис. 3.51).
Рис. 3.51
Остановить запись
(Вид→Макросы→Макросы→Остановить запись). Затем вы-
151 полнить Вид→Макросы→Макросы→Выбрать макрос в диало- говом окне и нажать на Изменить, попадем в редактор Visual Ba- sic.
Сначала построим форму, выполнив следующие действия:
Insert→UserForm. Щелкнув один раз внутри формы, откроем окно с компонентами для формы.
Компонентой
Commandbuttom1 создаем кнопку, на которой напишем «Вы- числить площадь». Для этого выделим компоненту Command-
buttom1 на форме и в окне свойства (Properties) напротив Cap-
tion введем «Вычислить площадь».
152
Рис. 3.52
Компонентой TextBox (кнопка с буквами «аb») создадим поля для ввода значений основания и высоты. Компонентой Label
(кнопка с буквой «A») подпишем поля (рис. 3.52).
Нажав дважды на кнопку Вычислить площадь, введем текст модуля (рис. 3.53):
Private Sub
Dim a,h,s,c As single a=TextBox1 h=TextBox2 s=(a*h)/2 c=Str(S)
MsgBox c
End Sub
Рис. 3.53
Запустим макрос на выполнение командами Run→Run
Sub/UserForm и получим результат (рис. 3.54).
153
Рис. 3.54
Задание
Подготовьте макрос для решения по формулам Крамера сис- темы линейных уравнений с матрицей коэффициентов размерно- стью n*n, где n – номер по журналу+2 (см. §8).
§16. Одновременное использование Excel и Word
Самое простое средство взаимосвязи между программами из пакета Мicrosoft Оffice - это буфер обмена. Буфер обмена — часть памяти, используемая для временного хранения информа- ции. Скопировать информацию в буфер и вставить её в документ можно с использованием соответствующей кнопки на стандарт- ной панели инструментов. Недостатком такого способа связи яв- ляется его статический характер, т.е. изменения, например, в электронной таблице не сопровождаются автоматически соответ- ствующими изменениями в текстовом документе.
Для создания динамической связи между двумя документами необходимо выполнить следующие действия Главная—
›Вставить—›Специальная вставка либо в Excel, либо в Word.
154
Обычно итоговый документ создают в Word, вставляя в него промежуточные результаты, полученные с использованием элек- тронных таблиц. Поэтому ниже будут рассматриваться примеры, связанные с переносом информации из Excel в Word.
Существуют два типа динамической связи между документа- ми: внедрение и динамический обмен данными. В обоих случаях необходимо запустить приложения, в которых были созданы свя- занные документы, открыть оба документа, выделить требуемую часть электронной таблицы и скопировать её в буфер обмена. За- тем следует перейти в Word и дать команду Главная—
›Вставить—›Специальная вставка. На экране появится диало- говое меню, где слева будут значки Вставить, Связать, в цен- тре - окно с вопросом о типе вставляемого объекта (текст, лист таблицы, рисунок и т.д.), а справа — кнопки «ОК» и «Отмена».
Если выбрать режим вставки, а потом нажать «ОК», то в тексто- вом документе в точке, соответствующей положению курсора, появится выделенный фрагмент электронной таблицы. Внешний вид этой таблицы не отличается от вида обычной таблицы в
Word, но если по внедренной таблице дважды щелкнуть мышкой, то она превратится в таблицу Excel и появится возможность об- рабатывать содержащуюся в ней информацию при помощи Excel.
Таким образом, одновременно используются возможности Word и Excel.
Однако, если имеется отчёт большого размера и в его текст требуется оперативно вносить обновленные результаты, появ- ляющиеся в процессе расчётов с использованием электронных таблиц, целесообразно применять не внедрение таблиц, а уста- навливать связи между документами. В этом случае каждый раз при открывании текстового документа происходит обновление связей, т.е. вносятся изменения, соответствующие изменениям, внесённым к этому моменту в электронную таблицу. Связанную информацию можно редактировать только в исходном приложе- нии. Для того чтобы открыть это приложение, необходимо дваж- ды щёлкнуть мышью по связанной информации в документе
Word.
Использование обоих методов динамического обмена данны- ми открывает перед пользователем широкие возможности. Также
155 существует возможность осуществлять динамический обмен данными между всеми программами пакета Microsoft Office.
Задачи для самостоятельного решения 
Скачать 7.84 Mb.