Практика по аксесс. Практикум по разработке баз данных в субд access учебнометодическое пособие
 Скачать 0.85 Mb.
|
|
Тема: Поиск информации в базе данных. Цель: научиться создавать запросы и находить нужную информацию в базе данных. Программное обеспечение: ОС Windows 9x, 2000; МS Access. Теоретическая часть: 10 27 Бланк запроса по образцу состоит из двух частей. В верхней части расположены списки полей тех таблиц, на основе которых основывается запрос. Нижняя часть содержит таблицу, которая определяет структуру запроса, т.е. структуру результирующей таблицы, в которой будут содержаться данные, полученные по результатам запроса. Строка "Поле", как правило, заполняется перетаскиванием названий полей из таблиц в верхней части бланка, остальные поля заполняются автоматически или выбором необходимых значений из списка. Перетащите поля "Имя", "Номер" и "Код_категории" в формируемую таблицу. Укажите также параметр "Сортировка" (по возрастанию) для поля "Код_категории". Это обеспечит группировку отображаемых записей по категориям. Сохраните составленный запрос (назовите, например, "Телефоны без адресов") и закройте бланк запросов по образцу. Чтобы посмотреть результаты работы запроса, откройте его, сделав двойной щелчок по соответствующей записи в окне "База данных". Составим теперь запрос, который из всего списка телефонного справочника показывает только телефоны друзей. Запустите создание запроса в режиме конструктора и заполните бланк запроса по образцу. Как и в прошлом запросе, в бланк надо включить поля "Имя", "Номер" и "Код_категории". Однако, настройка свойств поля "Код_категории" теперь другая. Во-первых, добавьте условие отбора (укажите здесь "ДР" - код категории "Друзья"), а во-вторых, уберите флажок "Вывод на экран". 1. C оздайте таблицы из приложения № 1 (таблицы «Издательство» и «Книги-Автор») 2. Задайте связи между таблицами. 3 уровень: 1. Создайте формы для ввода данных для таблиц «Издательство», « Книги», «Книги-Автор». 2. Создайте в форме «Книги» поля со списками в следующих полях: 1.1. «Код автора» и «Код книги» в таблице « Книги - Автор». 1.2. «Код издательства», «Тема», «Тип обложки», «Формат» в таблице «Книги». 4 уровень: 1. Разработайте БД для магазина «Видеопрокат». Опишите все объекты, продумайте связи, выделите первичный и внешний ключи. Распишите типы данных для каждого поля. ? Контрольные вопросы: 1 уровень: 1. Что такое БАЗА ДАННЫХ? 2. Какие СУБД вы знаете? 2 уровень: 1. Опишите основные категории объектов БД. 2. Что такое объект? 3. Опишите способы создание таблиц. 3 уровень: 1. Укажите мощности соотношений? 2. Соотношения какой мощности допустимы в реляционной БД? 4 уровень: 1. Какие модели БД вы знаете? 2. Укажите на различия между разными моделями? 3. Почему реляционная БД получила наиболее широкое применение на сегодняшний день? 11 26 Сохраните запрос под именем "Телефоны друзей", закройте бланк запросов по образцу и посмотрите результаты выполнения запроса. Вернитесь в режим конструктора запросов и попробуйте вернуть на место флажок "Вывод на экран" для поля "Код_категории". Как изменился результат выполнения запроса? Рассмотренный выше запрос несложно модифицировать в запрос с параметром, который позволит просматривать телефоны не только друзей, но и любых других категорий абонентов. В поле "Условие отбора" вместо значения "ДР" укажите (именно так, без кавычек и в квадратных скобках): [Введите код категории]. Запустите запрос на выполнение и протестируйте его. в) можно запретить вывод на экран какого-либо поля, сбросив соответствующий флажок. Чаще всего такие поля используют только для сортировки, а в результирующую таблицу не выводят. 2. Запросы с параметром Во многих случаях пользователю надо предоставить возможность выбора того, что он хочет найти в таблицах БД. Для этого существует специальный вид запроса с параметром. Он организуется с помощью специальной команды языка SQL – LIKE […]. В квадратных скобках указывается текст, обращенный к пользователю. Данную команду помещают в строке «Условие отбора» и в том поле, по которому производится выбор. После запуска запроса открывается диалоговое окно, в котором пользователю предлагается ввести параметр. Создайте запрос, позволяющий найти телефон по фамилии. 3. Вычисления в запросах Поле, содержимое которого является результатом расчета по содержимому других полей, называется вычисляемым полем. Вычисляемое поле существует только в результирующей таблице. а) для создания запроса, производящего вычисления, служит тот же самый бланк запроса по образцу. Разница только в том, что в одном из столбцов вместо имени поля записывают формулу. В формулу входят заключенные в квадратные скобки названия полей, участвующих в расчетах, а также, знаки математических операций, например: Название нового поля: [Поле 1] Знак операции [Поле 2] б) если формула длинная, нажимаем Shift+F2, открывается вспомогательное диалоговое окно «Область ввода», в котором вводится формула. в) если включить отображение вычисляемого поля, результаты расчетов будут выдаваться в результирующей таблице. г) вычисляемое поле можно сделать полем сортировки. 4. Итоговые запросы Итоговые вычисления производят только для группы записей, поэтому записи предварительно надо сгруппировать по какому-либо признаку. Создайте запрос, позволяющий найти сумму всех товаров, приобретенных каким-либо клиентом. а) итоговые запросы создают на основе бланка запроса по образцу, теперь в нем появляется дополнительная строка «Группировка». Для введения этой строки надо щелкнуть на кнопке «Групповые операции» на панели инструментов. Образец выполнения задания: Задание Алгоритм выполнения задания 1. Создайте БД «Библиотека». 1. Запустите программу MS Access: Пуск/Программы/ MS Access. 2. Выберите Новая база данных. 3. Укажите папку, в которую будете сохранять вашу базу данных. 4. Укажите имя БД «Библиотека». 5. Нажмите кнопку Создать. 2. Создайте таблицы «Автор» и «Книги». 1. Перейдите на вкладку «Таблицы». 2. Нажмите кнопку Создать в окне БД. 3. Выберите вариант «Конструктор». 4. В поле «Имя поля» введите имена полей. 5. В поле Тип данных введите типы данных согласно приложению. 6. Свойства полей задайте в нижней части окна. 3. Задайте связи между таблицами. 1. Откройте окно диалога «Схема данных», выполнив команду Сервис/Схема данных. 2. В диалоговом окне добавьте ваши таблицы, выбрав из контекстного меню «Добавить таблицу». 3. Выберите поле «Код автора» в таблице «Автор» и переместите его с помощью мыши на поле «Код автора» из таблицы «Книги». 4. В диалоге «Связи» проверьте правильность имен связываемых полей и включите опцию Обеспечить целостность данных. 5. Нажмите кнопку Создать. 4. Заполните таблицу «Автор». 1. Откройте таблицу Автор двойным щелчком. 2. Заполняйте таблицу согласно именам полей. 5. Заполните таблицу «Книги». 1. В таблице Книги в поле Код автора поставьте значение кода автора из таблицы Автор, которое соответствует имени нужного вам автора. 2. Поле Код издательства не заполняйте. Задания для самостоятельной работы: 2 уровень: 12 25 б) в тех полях, по которым производится группировка, надо установить функцию «Группировка» в) в тех полях, по которым следует провести итоговые вычисления, надо в строке «Группировка» раскрыть список и выбрать одну из нескольких итоговых функций. (Например, для поля «Стоимость» - Sum, для «Шифр» - Count. В строке «Группировка» можно указать лишь одну итоговую функцию. А, если нужно найти и среднее, и сумму, и еще что-то – одно и то же поле можно включить в бланк запроса по образцу несколько раз. 5. Запросы на изменение Специальная группа запросов, созданная для разработчиков БД. Они позволяют автоматически создавать новые таблицы или изменять уже имеющиеся. Логика использования таких запросов состоит в следующем: с помощью стандартных запросов создается временная результирующая таблица, данные из этой таблицы используют для создания новых таблиц или изменения существующих. Рассмотрим на примере запроса на создание таблицы: а) создается запрос на выборку, в который входят все поля базовой таблицы плюс новое вычисляемое поле. После выполнения запроса, можно дать команду на создание новой базовой таблицы, равной результирующей. Эта команда находится в меню «Запрос» в режиме Конструктора. б) в том же меню есть команды для создания запросов на обновление данных, на добавление записей или удаление. Все они относятся к запросам на изменение и работают аналогично. Существуют еще перекрестные запросы, позволяющие создавать результирующие таблицы на основе результатов расчетов, полученных при анализе группы таблиц. И специфические запросы SQL – запросы к серверу БД, написанные на языке запросов SQL. Контрольные вопросы: 1. Для чего предназначены запросы? 2. Запросы баз данных обращены к таблицам. Как называются таблицы, на базе которых основан запрос? 3. Как называется таблица, полученная в результате работы запроса? 4. Как называется категория запросов, предназначенная для выбора данных из таблиц баз данных? 5. Как называется бланк, заполнением которого создается структура запроса? 6. Как называется поле, данные в котором образуются в результате расчета с участием данных, содержащихся в других полях? 7. Как называется категория запросов, выполняющих итоговые вычисления? 8. Какие итоговые функции вы знаете? 9. Как внести в бланк запроса по образцу строку для команды группировки? 10. Как сделать несколько итоговых вычислений по одному полю? 11. Как с помощью запроса провести сортировку записей в таблице по какому-либо полю? Практическая работа № 1 Тема: Создание и редактирование базы данных (БД). Цель: овладеть способами создания и редактирования базы данных. Программное обеспечение: ОС Windows 9x, 2000; МS Access. Теоретическая часть: База данных (БД) - это совокупность данных, которые обладают свойствами структурированности и взаимосвязанности, а также независимости от прикладных программ. В БД хранится информация об объектах. Главное преимущество автоматизированного ведения БД – быстрый поиск необходимых сведений и представление их в удобной форме. Это осуществляют прикладные программы – системы управления базами данных (СУБД). Большинство СУБД поддерживает базы данных реляционного типа. В реляционной модели БД данные хранятся в таблицах. Каждая таблица должна описывать один объект, описывать его полностью и не содержать повторяющихся записей. Таблицы связываются по ключевым полям. Наибольшее распространение у нас в стране получил пакет СУБД - Access фирмы Microsoft. В процессе работы будут использоваться кнопки групп объектов Access: - таблицы – основные объекты БД. В них сохраняются данные; - запросы – призваны для поиска данных, которые соответствуют существующим условиям; - формы – позволяют получать данные в необходимом виде. Они используются также для поиска данных; - отчеты – с их помощью данные подаются на принтер в удобном и наглядном виде; - макросы – это макрокоманды. Если какие-то операторы с базой используются часто, то имеет смысл сгруппировать несколько команд в один макрос и обозначить его выделенной комбинацией клавиш; - модули – это программные процедуры, написанные языком Visual Basic. ПРАВИЛА БЕЗОПАСНОСТИ: 1. Правильно включайте и выключайте компьютер. 2. Строго выполняйте указания преподавателя. 3. Осторожно работайте с клавиатурой. Не кладите на нее учебники, тетради. 4.При самовольном отключении ПК немедленно сообщите об этом преподавателю. 5. По окончании работы верните первоначальный вид рабочего стола. 13 24 Лабораторная работа № 12 Работа с Мастером форм в MS Access Цель работы: научиться создавать формы для ввода и просмотра данных в MS Access, изменять структуру, редактировать формы, добавлять новые поля. Методический материал: Автоматизированные средства создания форм предоставляет Мастер форм – специальное программное средство, создающее структуру формы в режиме диалога с разработчиком. Мастер форм можно запустить из окна «База данных» щелчком на значке «Создание формы с помощью Мастера» на панели «Формы». 1. На первом этапе работы Мастера форм выбирают таблицы и поля, которые войдут в будущую форму. 2. На втором этапе выбирается внешний вид формы. 3. На третьем этапе выбирается стиль оформления формы. 4. На последнем этапе выполняется сохранение формы. Здесь же можно включить переключатель «Изменить макет формы», который откроет созданную форму в режиме Конструктора, можно рассмотреть структуру формы. В то время, как таблицы баз данных скрыты от посторонних глаз, формы баз данных – это средства, с помощью которых к ней обращаются люди. Поэтому к формам предъявляют повышенные требования по дизайну. Существенную помощь при разработке дизайна формы оказывает вспомогательная сетка («Вид»-«Сетка», «Формат»-«Привязать к сетке»). Для управления последовательностью перехода по полям формы служит диалоговое окно «Последовательность перехода», где представлен список элементов управления формы. Изменение порядка перехода выполняется перетаскиванием в два приема: 1. щелчок на кнопке маркера слева от названия выделяет элемент управления; 2. после повторного щелчка с перетаскиванием элемент перемещается на новое место. После открытия формы в окне «База данных», с ней можно работать. Проверку последовательности перехода выполняют клавишей Tab. Страницы доступа к данным – новый объект баз данных, как и формы, служит для обеспечения доступа к данным, но речь идет об удаленном доступе, например, через Интернет или корпоративную сеть Intranet. По формату они являются Web-документами, отличаются от остальных объектов БД тем, что имеют двойную природу: все объекты базы являются внутренними, они не могут быть выделены в виде отдельного файла, с ними работает лишь сама СУБД. Страница же представлена двумя объектами – внутренним и внешним – файлом в формате HTML, который и передается по сети. Ход работы: 1. Создадим форму, с помощью которой будет удобно вводить новые записи в телефонный справочник. Откройте окно "База данных" и переключитесь на вкладку объектов "Формы". Выберите создание формы с помощью мастера. Перед вами откроется диалоговое окно, в котором будет необходимо ответить на ряд вопросов. Укажите следующие параметры создаваемой формы (на каждом шаге нажимайте кнопку "Далее"): Форма строится на основе таблицы "ТЕЛЕФОНЫ". В форму документом». Начните набирать текст документа. В том месте, где необходимо вставить содержимое поля базы данных, например фамилию, нажмите кнопку <Поля слияния> на панели инструментов Слияние. Публикация в MS Word Выберите отчет, таблицу или запрос для публикации. Подайте команду Сервис/Связи с Office/ Публикация в MS Word. ЗАДАНИЯ ДЛЯ САМОСТОЯТЕЛЬНОЙ РАБОТЫ 1. Используя СУБД Access, создайте и заполните базу данных, в которой хранится информация о наличии овощей и фруктов на базе. Создайте запрос, позволяющий из этой базы выбрать только те овощи и фрукты, стоимость которых больше 30 тенге. Данные: Код Наименование Количество Цена 1 Ананасы 9 56,00т. 2 Виноград 11 43,50т. 3 Персики 2 35,00т. 4 Морковь 3 13,00т. 5 Помидоры 12 28,00т. 6 Баклажаны 5 23,00т. 2. Используя возможности СУБД Access, составьте Ведомость выдачи заработной платы. В базе данных хранится следующая информация: фамилия работника, должность и оклад. Результат сформируйте в форме отчета Ведомость выдачи зарплаты (на основе запроса), в который необходимо включить столбцы: фамилия, должность, оклад (ОК), пенсионный фонд (ПФ), подоходный налог (ПН), к выдаче (ВД). Вычисляемые поля формируйте с помощью построителя выражений. Расчет производится по формулам: ПФ=ОК*0.01, ПН=(ОК-ПФ)*0.12, ВД=ОК-ПФ-ПН. Ведомость выдачи зарплаты Фамилия Должность Оклад Пенс. фонд Подох. налог К выдаче Дружинина П. П. Директор 2 000,00 20 237,6 1 742,40 Иванова Г. Р. Зам. Директора 1 700,00 17 201,96 1 481,04 Комарова И. Н. Главбух 1 800,00 18 213,84 1 568,16 Сидоров В. Р. бухгалтер 1 300,00 13 154,44 1 132,56 Иванов И. В. Начальник 1 200,00 12 142,56 1 045,44 Морозова В. Н. Кассир 900,00 9 106,92 784,08 Используя редактор Word, подготовьте отчет по лабораторной работе, в который включите результаты запроса по фруктово-овощной базе и ведомость заработной платы с пунктами: фамилия, к выдаче, подпись. Также в отчет включите письмо, которым приглашаются на выставку работники организации. Фамилии вставить в письмо, используя способ обмена между Access и Word – «Слияние». 14 23 необходимо включить все поля таблицы. Внешний вид формы - "в один столбец". Требуемый стиль - по вашему усмотрению. Имя формы - "Телефоны" После выполнения работы мастера, перед вами сразу откроется созданная форма, с которой уже можно работать. Внесем, однако, в макет формы некоторые изменения. Добавим заголовок формы и примечания. |