Практика по аксесс. Практикум по разработке баз данных в субд access учебнометодическое пособие
 Скачать 0.85 Mb.
|
|
МИНИСТЕРСТВО ОБРАЗОВАНИЯ И НАУКИ РЕСПУБЛИКИ КАЗАХСТАН САРАНСКИЙ ГУМАНИТАРНО-ТЕХНИЧЕСКИЙ КОЛЛЕДЖ ИМЕНИ АБАЯ КУНАНБАЕВА ПРАКТИКУМ ПО РАЗРАБОТКЕ БАЗ ДАННЫХ В СУБД ACCESS Учебно-методическое пособие САРАНЬ - 2009 1 36 Разработчик Большакова А.В. Учебно-методическое пособие представляет собой комплексный набор заданий по разработке баз данных «Телефонный справочник», «Заказы» (с пояснениями) и набор заданий для самостоятельной работы. Задания предусмотрены для работы в программе MS Access, входящей в состав пакета прикладных программ Microsoft Office 2003. Настоящее издание будет полезно учащимся колледжей, школ и студентам различных специальностей, которые впервые приступают к изучению данной программы и желают повысить и закрепить свой уровень знаний и умений в области разработки баз данных. Содержание Упражнение 1. Телефонный справочник 3 Лабораторная работа «Создание базовых таблиц и работа с ними» 3 Лабораторная работа «Создание межтабличных связей» 6 Лабораторная работа «Создание запросов и работа с ними» 10 Лабораторная работа «Работа с Мастером форм в MS Access» 14 Лабораторная работа «Создание и работа с отчетами. Экспортирование» 16 Упражнение 2. Учет заказов 19 Практическая работа «Разработка баз данных в MS Access» 21 Практическая работа №1 Создание и редактирование базы данных (БД). 24 Практическая работа №2 Поиск информации в базе данных 27 Практическая работа №3 Печать данных с помощью отчетов 29 2 35 Упражнение 1. Телефонный справочник Задание: Составить простой телефонный справочник в виде обычного списка телефонов с указанием для каждого телефона номера, имени абонента, его адреса и его категории (друзья, родственники, мастерские, магазины и т.д.). Лабораторная работа № 9 Создание базовых таблиц и работа с ними Цель работы: научиться создавать базовые таблицы в MS Access, изменять структуру, редактировать базы данных, добавлять новые поля в таблицы. Этапы работы: Этап 1: Создание баз данных. Запустите Microsoft Access Вам будет предложено задать имя файла создаваемой базы данных (выберите свой каталог и укажите имя файла, например, telephone). Обратите внимание, что в MS Access, имя файла задается ДО создания новой базы, а не ПОСЛЕ того, как вся работа проделана и остается только сохранить результат (как, например, в MS Word или Excel). Сделано это из соображений обеспечения сохранности данных. Все изменения, вносимые в базу данных, сразу же отображаются и в ее файлах (а поэтому программе с самого начала надо знать их имена). Таким образом, сводится к минимуму риск потери важных данных даже при непредвиденных сбоях (например таких, как отключение электропитания). Перед вами откроется окно "База данных". Это окно является исходным элементом управления Microsoft Access. На левой панели окна "База данных" сосредоточены элементы управления для вызова всех типов объектов Access (таблицы, запросы, формы и т.д.). На правой - элементы управления для создания новых объектов. Сюда же добавляются и создаваемые объекты. Окно имеет панель инструментов для осуществления основных операций с объектами (открытие, редактирование, удаление и т.п.). 3 34 Запустите конструктор создания таблиц, сделав двойной щелчок по соответствующему элементу управления или нажав кнопку "Конструктор" на панели инструментов. Перед вами откроется окно проектирования структуры таблицы. В верхней части окна находится создаваемый или модифицируемый макет таблицы, который представляет собой список полей с указанием имени поля, типа данных и описания (необязательный параметр). В столбце "Имя поля" набирается произвольное имя поля, а в следующем столбце ("Тип данных") указывается тип для этого поля. Тип данных можно выбрать из раскрывающегося списка. Обратите внимание, что кнопка раскрывающегося списка с типами данных является скрытым элементом управления. Она появляется лишь только после выбора соответствующего поля бланка. Надо иметь в виду, что в Microsoft Access очень много таких скрытых элементов, которые не отображаются, пока ввод данных не начат. При изучении программы рекомендуется специально "прощелкивать" пустые поля бланков в поисках скрытых элементов. В нижней части окна задаются индивидуальные свойства для каждого поля. Наборы свойств могут различаться, их состав определяется указанным типом данных поля. При необходимости вы можете изменять значения свойств (в рамках допустимого для выбранного типа данных). Задайте структуру основной таблицы проектируемой нами базы данных. Будем считать, что все данные в нашей базе - текстовые. Задайте имена полей, их описания и длины, согласно приведенной ниже таблице: Имя поля Описание Длина Номер Номер телефона 12 Имя Имя абонента 25 Адрес Адрес абонента 40 Код_категории Категория абонента 2 Укажите наличие ключевого поля (в нашем примере поле "Номер"). Это можно сделать через контекстное меню (нажав правой кнопкой мыши на строке соответствующего поля и выбрав пункт "Ключевое поле" выпавшего меню), дав 4 33 команду меню "Правка > Ключевое поле" или нажав на кнопку панели инструментов Microsoft Access. О том, что поле задано ключевым, свидетельствует значок ключа рядом с именем поля в окне проектирования структуры таблицы. Ключевое поле (первичный ключ) - это одно или несколько полей, значения которых однозначно определяют каждую запись в таблице. Значения в ключевых полях не должны повторяться. Ключевые поля используются для установления связей между таблицами. Сохраните в текущей базе данных созданную таблицу. Сделать это можно с помощью команды меню "Файл > Сохранить" или с помощью кнопки панели инструментов Microsoft Access. Укажите имя сохраняемой таблицы: "ТЕЛЕФОНЫ". Закройте окно проектирования структуры таблицы и обратите внимание на то, что в окне "База данных" появился новый элемент - только что созданная таблица "ТЕЛЕФОНЫ". Обратите также внимание, что созданная таблица была сохранена не в виде отдельного файла на диске, а в структуре базы данных. Категорию абонента в созданной таблице мы обозначили кодом. Это было сделано с расчетом, что в структуре базы данных будет еще одна таблица с расшифровками кодов (словарь категорий). Такой подход имеет ряд преимуществ, к которым можно отнести, например, упрощение (автоматизацию) ввода данных об абонентах, гибкое управление списком категорий, исключение ошибок в обозначении категорий, экономию ресурсов памяти компьютера и др. Создайте с помощью конструктора таблицу - словарь категорий. Пусть все поля в ней будут текстовыми. Их имена, описания и длины приведены в таблице: Имя поля Описание Длина Код Код_категории 2 Наименование Наименование категории 12 Обязательно задайте ключевое поле - "Код". Сохраните таблицу под именем "КАТЕГОРИИ" Этап 2: Заполнение баз данных. Откройте по очереди созданные таблицы и наполните их произвольным содержимым. Примените приемы редактирования структуры таблиц – изменение свойств полей, приемы редактирования данных: задание маски ввода, задание свойств ключевых полей, первичная проверка вводимых данных, ввод в таблицы произвольных объектов, добавление OLE-объектов. Откройте справочную службу и кратко законспектируйте указанные выше возможности редактирования. Контрольные вопросы: 1. Для чего служит программа MS Access? 2. Где хранятся базы данных? Что такое СУБД? 3. Основные понятия баз данных. 4. Логическая и физическая структура БД. 5. Типы полей, какую информацию содержит таблица, в которой нет ни 5 32 одной записи? 6. Особенности полей типа «Счетчик» и «Мемо». 7. Какое поле можно считать уникальным? Какое – ключевым? 8. Первичный и вторичный ключи. Лабораторная работа № 10 Создание межтабличных связей Цель работы: научиться создавать межтабличные связи в MS Access, изменять их и редактировать, добавлять новые связи в схему данных. Этапы работы: Этап 1: Межтабличные связи. С помощью кнопки «Схема данных» или Сервис-Схема данных, откройте окно «Схема данных». Одновременно с открытием этого окна открывается окно «Добавление таблицы», на вкладке «Таблицы» выбираются таблицы, между которыми создаются связи. Существует три типа связей: «один-к-одному» - каждая запись таблицы А не может быть связана более, чем с одной записью таблицы Б, «один-ко- многим» - одна запись в таблице А может быть связана со многими записями в таблице Б и «многие-ко-многим» - каждая запись в таблице А может быть связана со многими записями в таблице Б, а каждая запись в таблице Б может быть связана со многими записями в таблице А. В окне «Схема данных» рассмотрите образовавшиеся связи, которые можно разрывать или редактировать с помощью контекстного меню. В структуре нашей базы данных уже есть две таблицы. Однако, они пока существуют независимо и наша цель сделать так, чтобы в таблице "ТЕЛЕФОНЫ" вместо кодов категорий абонентов подставлялись их полные наименования из таблицы "КАТЕГОРИИ". Для этого необходимо настроить подстановочные параметры поля "Код_категории", а также задать параметры связей между таблицами. Откройте таблицу "ТЕЛЕФОНЫ" в режиме конструктора , перейдите к типу данных поля "Код_категории" и из раскрывающегося списка выберите "Мастер подстановок". Перед вами откроется диалоговое окно, где вам будет предложен ряд вопросов о параметрах настраиваемого подстановочного поля. Укажите следующие параметры (на каждом шаге нажимайте кнопку "Далее"): - Объект "столбец подстановки" будет использовать значения из таблицы или 2 уровень: 1. На основе каких объектов БД можно создавать отчеты? 3 уровень: 1. Какие типы полей могут присутствовать в отчете? 4 уровень: 1. Можно ли создать отчет с данными, которых нет в БД, но которые можно получить путем вычислений? Если да, то как это сделать? 6 31 запроса - Значения будут выбираться из таблицы "КАТЕГОРИИ" - В столбец подстановки включить поле "Наименование" (надо выделить это поле и кнопкой переместить его из окна доступных полей в окно выбранных полей) - Оставить предложенные параметры ширины столбцов и скрытия ключевого столбца - Оставить подпись "Код_категории" для подстановочного столбца После нажатия кнопки "Готово" вам будет выдано предупреждение о необходимости сохранить таблицу. Согласитесь с этим. Все параметры, которые были заданы в процессе работы с мастером подстановок, доступны на вкладке "Подстановка" окна проектирования структуры таблицы. Откройте эту вкладку и посмотрите, какие параметры и соответствующие им значения были заданы. Посмотрите на содержимое этой вкладки для других полей. Если по каким-либо причинам вам надо из подстановочного поля сделать "обычное", то на вкладке "Подстановка" укажите "Тип элемента управления" - "Поле". Закройте окно проектирования таблицы "ТЕЛЕФОНЫ". Настроим параметры связи между таблицами. Связь уже была создана (в процессе настройки подстановочного поля), но для обеспечения целостности данных требуется ее дополнительная настройка. Откройте окно "Схема данных". Для этого надо нажать кнопку на панели инструментов Microsoft Access или выбрать пункт меню "Сервис > Схема данных". Показано также окно добавления таблиц. При первом обращении к окну "Схема данных" вам сразу будет предложено и окно добавления новых таблиц. В дальнейшем это окно можно будет вызвать через контекстное меню окна схемы данных, пункт меню "Связи > Добавить таблицу" или кнопку панели инструментов. Добавьте в схему данных таблицы "ТЕЛЕФОНЫ" и "КАТЕГОРИИ". Закройте окно добавления таблиц. должны быть проведены дополнительные вычисления. Источником создания отчета может быть и запрос. ПРАВИЛА БЕЗОПАСНОСТИ: 1. Строго выполняйте указания преподавателя. 2. Правильно запускайте программу Access. Не изменяйте макросы и шаблоны. 3. Не делайте резких ударов при работе с клавиатурой. Не кладите на нее книги или тетради. 4. После окончания работы корректно выключите компьютер; не забудьте выключить монитор. Образец выполнения задания: Задание Алгоритм выполнения задания 1. Откройте БД «Библиотека». 1. Запустите программу MS Access: Пуск/Программы/ MS Access. 2. Откройте папку, в которой хранится БД «Библиотека». 2. Напечатайте данные о книгах. 1. Перейдите на вкладку Отчеты. 2. Выберите пункт Создание отчетов с помощью Мастера. Нажмите клавишу ОК. 3. Выберите таблицу Книги. 4. Укажите поля, необходимые для отчета, и создайте отчет. 5. Выберите пункт меню Файл – Печать. 6. Задайте параметры печати. 3. Напечатайте отчет о наличии книг А.С. Пушкина. 1. При создании отчета выбирайте не таблицу, а запрос по книгам А.С. Пушкина. Задание для самостоятельной работы: 2 уровень: 1. Создайте отчет по книгам с указанием автора Н. В. Гоголя, издательства и цены книги. 3 уровень: 1. Создайте отчет по авторам: какой автор, какие книги написал (отсортировать по возрастанию и сгруппировать по издательствам). 4 уровень: 1. Создайте прайс-лист для книг, находящихся в библиотеке, с указанием автора, издательства. Сделайте его красочным и добавьте логотип. ? Контрольные вопросы: 1 уровень: 1. С помощью чего вы можете печатать данные БД? 7 30 В окне "Схема данных" отображаются окошки со списками полей выбранных таблиц. Связи между полями отображаются в виде линий. При необходимости, здесь же можно и создавать новые связи между полями. Это делается перетаскиванием мышью имени одного поля на имя другого поля. Между данными полями устанавливается связь и сразу же предлагается настроить ее параметры. Удалить связь можно выделив ее мышью и нажав клавишу DEL на клавиатуре (или дав команду меню "Правка > Удалить"). Таким же образом удаляются и лишние таблицы из окна схемы данных. Откройте окно "Изменение связей" для настраиваемой связи. Это можно сделать через контекстное меню линии связи или выделив линию связи щелчком мыши и дав команду меню "Связи > Изменить связь". Установите флажок "Обеспечение целостности данных". Можно также согласиться на каскадное обновление и удаление связанных полей, однако для нашей базы данных это не является необходимым. Дайте подтверждение на изменение связей (нажмите кнопку "ОК"). Включение флажка "Обеспечение целостности данных" позволяет защититься от случаев удаления записей из одной таблицы, при которых связанные с ними данные других полей окажутся без связи. Чтобы условие целостности могло существовать, поле основной таблицы должно обязательно быть ключевым, и оба поля должны иметь одинаковый тип. Флажки "каскадное обновление связанных полей" и "каскадное удаление связанных полей" обеспечивают одновременное обновление или удаление данных во всех подчиненных таблицах при их изменении в главной таблице. Обратите также внимание, что концы линии связи в окне схемы данных после включения флажка обеспечения целостности данных помечены знаками "1" и "бесконечность". Это означает, что в качестве значений поля из связанной таблицы могут выступать только значения из соответствующего поля основной таблицы и каждое значение из поля основной таблицы может много раз встречаться в поле связанной таблицы (связь "один ко многим"). Сохраните макет схемы данных, дав команду меню "Файл > Сохранить" или нажав кнопку на панели инструментов. Закройте окно "Схема данных". Этап 2: Заполнение баз данных. Примените приемы редактирования структуры таблиц – изменение свойств полей, приемы редактирования данных: задание маски ввода, задание свойств ключевых полей, первичная проверка вводимых данных, ввод в таблицы Задание для самостоятельной работы: 2 уровень: 1. Выведите на экран данные о книге «Собачье сердце» и его авторе М. Булгакове. 2. Найдите данные о писателе А.С. Пушкине. 3 уровень: 1. Найдите книги из цикла Фантастика по цене 15 грн. 2. Выведите количество книг каждого автора на складе. 3. Создайте возможность просматривать книги определенного автора. 4 уровень: 1. Отобразите информацию о книгах М.И. Шолохова, которые были изданы до 1941 года. 2. Определите срок службы книги. 3. Определите книги «Юбиляры», которым исполнилось 10, 25, 50 или 100 лет. ? Контрольные вопросы: 1 уровень: 1. Что такое фильтр? База данных? 2. Как осуществляется поиск в БД? 2 уровень: 1. К скольким полям можно применять фильтр? 2. Какие способы создания запросов вы знаете? 3 уровень: 1. Какие типы запросов вы знаете? 2. Можно ли использовать данные одного запроса в другом? Если да, то зачем это делать? 4 уровень: 1. Для чего применяется условие отбора в запросах? 2. Какие данные мы можем использовать в условиях отбора? Практическая работа № 3 Тема: Печать данных с помощью отчетов. Цель: изучить способы создания отчетов и печать данных. Программное обеспечение: ОС Windows 9x, 2000; МS Access. Теоретическая часть: Чтобы представить в привычном виде данные, которые собраны в базе данных, нужно сформировать отчет. Для сохранения отчета в Access предусмотрено несколько средств: Мастер отчетов, Конструктор, Мастер диаграмм. Отчеты можно формировать на основе таблиц и запросов. Отчет создается в тех случаях, когда необходимо наглядно представить на экране или листе бумаги сведенную информацию, которая сохраняется в базе данных. Для получения такой информации 8 29 произвольных объектов, добавление OLE-объектов. Откройте справочную службу и кратко законспектируйте указанные выше возможности редактирования. Все действия, которые мы до настоящего момента производили с базой данных, были направлены на создание ее структуры. Это этап проектирования базы данных, при котором с базой данных работает ее разработчик. После того, как структура базы данных задана и наступает момент заполнения базы данных информацией, начинается этап эксплуатации базы данных. В рамках этого этапа с базой данных работает пользователь. Заполнение нашей базы данных начнем с таблицы "КАТЕГОРИИ", так как данные этой таблицы будут в дальнейшем использоваться при заполнении таблицы "ТЕЛЕФОНЫ". Откройте таблицу "КАТЕГОРИИ". Это можно сделать, дважды щелкнув мышью по значку таблицы в окне "База данных" или выделив этот значок и нажав на кнопку "Открыть" указанного окна. Мышью задайте размеры окна таблицы, а также размеры отдельных полей. Заполните таблицу следующим образом: После заполнения таблицы данными - закройте ее. Вам будет предложен вопрос о сохранении макета таблицы. Обратите внимание, что речь идет о сохранении макета (т.е. таких параметров, как ширина столбцов и т.п.), а не введенных данных. Вводимые данные записываются сразу же после завершения заполнения всех полей записи (при переходе к заполнению полей новой записи). Если макет таблицы в процессе работы не изменялся, то никаких дополнительных вопросов не предлагается. Откройте таблицу "ТЕЛЕФОНЫ", заполните ее приведенными ниже данными: Номер Имя Адрес Категория 45-14-15 Петр Иванович Улица Большая, 1 Родственники 31-98-16 Дядя Коля Переулок Маленький, 15 Родственники 18-42-51 Марина Центральный Проспект, 21 Друзья 23-15-48 Ремонт телевизоров Переулок Мастеров, 5 Мастерские 92-15-30 Цветочный магазин Улица Фиалковая, 28 Магазины 77-12-53 Андрей Аллея Звезд, 4 Друзья 51-12-43 Тетя Света Улица Родная, 8 Родственники Базой данных (БД) является совокупность данных, которые определенным образом структурированы и взаимосвязаны между собой, независимы от прикладных программ. В БД хранится информация об объектах. Для поиска необходимой информации можно воспользоваться фильтром. Для того чтобы выбрать нужную запись, нужно открыть таблицу, которая содержит необходимые вам записи. Для этого следует установить курсор на слово, по которому вы хотите проводить поиск, и нажать кнопку Фильтр по выделенному слову. При необходимости можно воспользоваться средством «Поиск». В диалоговое окно необходимо ввести значение поля и запустить поиск. Запросы позволяют отобрать данные, содержащиеся в различных таблицах базы, а также выполнить отбор согласно заданным условиям. Создание запроса возможно при помощи Мастера или в режиме Конструктора, который позволяет задавать различные условия отбора и использовать функции. Условия поиска – логическое выражение. Простое логическое выражение является операцией отношений (>, <, =, <>, >=, <=). Сложное логическое выражение содержит логические операции AND, OR, NOT. ПРАВИЛА БЕЗОПАСНОСТИ: 1. Строго выполняйте указания преподавателя. 2. Правильно запускайте программу Access. Не изменяйте макросы и шаблоны. 3. Не делайте резких ударов при работе с клавиатурой. Не кладите на нее книги или тетради. Образец выполнения задания: Задание Алгоритм выполнения задания 1. Откройте БД «Библиотека». 1. Запустите программу MS Access: Пуск/Программы/ MS Access. 2. Откройте папку, в которой хранится БД « Библиотека». 2. Найдите книги в мягкой обложке. 1. Откройте таблицу «Книги». 2. Выберите меню Записи Фильтр - Изменить фильтр; поставьте курсор в поле Тип обложки и введите Мягкая. 3. Выберите меню Записи – Применить фильтр. 3. Выведите на экран данные о книге и издательстве. 1. Зайдите на вкладку Запросы. 2. Выберите пункт Создание запроса с помощью Мастера. 3. В открывшемся окне выберите таблицу Книги. Добавьте в запрос необходимые поля. 4. Выберите таблицу Издательство и добавьте нужные поля. 4. Просмотрите результат запроса. 1. На вкладке Запросы выберите название созданного вами запроса и откройте его. 9 28 Как видите, заполнение поля с категориями производится путем выбора соответствующих значений из списка. Причем надо иметь в виду, что в таблице на самом деле хранятся двухсимвольные коды категорий, а не их полные расшифровки. Вы можете "исправить" и заголовок поля с категориями ("Код_категории"), указав в свойствах соответствующего поля более подходящую Подпись. Обратите внимание, что данные в таблицах хранятся в неупорядоченном виде. Новые записи всегда добавляются в конец таблицы (пустая строка, помеченная звездочкой). Возможностей добавления записей между существующими записями не предусмотрено. Удалить запись можно, выделив соответствующую строку таблицы и вызвав контекстное меню, либо через пункт меню "Правка > Удалить запись" или кнопку панели инструментов. Следует иметь в виду, что после удаления записи физически не удаляются из файлов базы данных, а лишь помечаются как удаленные и в процессе работы с базой не учитываются. Физическое удаление происходит лишь после выполнения команды меню "Сервис > Служебные программы > Сжать и восстановить базу данных". Контрольные вопросы: 1. Этап проектирования БД. 2. Заполнение, редактирование таблиц БД. 3. Создание межтабличных связей. 4. Какую базу называют реляционной? 5. Возможности создания таблиц. Лабораторная работа № 11 Создание запросов и работа с ними Цель работы: научиться создавать запросы к БД в MS Access, изменять их структуру, редактировать и добавлять новые критерии отбора. Кратко законспектируйте теоретический материал, выполните задания. Оформите отчет в виде результирующих таблиц и ответьте на контрольные вопросы. 1. Создание запроса на выборку Создание запроса вручную: с помощью «бланка запроса по образцу». а) выбор базовых таблиц для запроса: открываем вкладку «Запросы» диалогового окна «База данных» и щелкаем кнопку «Создать» б) в открывшемся диалоговом окне «Новый запрос» задаем ручной режим создания запроса выбором пункта «Конструктор» Предположим, что для повседневной работы с телефонным справочником нам не требуется вся информация из базы данных. В частности, более удобным представляется вариант работы с таблицей, в которой представлено лишь три поля из таблицы "ТЕЛЕФОНЫ": Имя, Номер, Категория. Предоставим пользователю возможность работы с такой таблицей. Сделать это можно с помощью запросов. Откройте окно "База данных" и переключитесь на вкладку объектов "Запросы". Выберите создание запроса в режиме конструктора. Вам будет предложено добавить таблицы. Сделайте это и закройте окно добавления таблиц. Перед вами откроется бланк запроса по образцу Приложение № 1 Имя поля Тип данных Свойства Таблица «Книги» Код книги Счетчик Индексированное поле; совпадения не допускаются Наименование Текстовый Год издания Дата/время Код издательства Числовой Индексированное поле; допускаются совпадения Тема Текстовый Тип обложки Текстовый Формат Текстовый Цена Денежный Количество Числовой Наличие Логический Месторасположение Поле мемо Таблица «Автор» Код автора Счетчик Индексированное поле; совпадения не допускаются Фамилия Текстовый Имя Текстовый Отчество Текстовый Год рождения Дата Адрес Текстовый Примечание Поле мемо Таблица «Издательство» Код издательства Счетчик Индексированное поле; совпадения не допускаются Наименование Текстовый Адрес Текстовый Телефон Текстовый Факс Текстовый Таблица «Книги - Автор» Код автора Числовой Индексированное поле; допускаются совпадения Код книги Числовой Индексированное поле; допускаются совпадения Практическая работа № 2 |