Практика по аксесс. Практикум по разработке баз данных в субд access учебнометодическое пособие
 Скачать 0.85 Mb.
|
|
Закройте созданную форму и откройте ее в режиме конструктора. Перед вами откроется макет формы, а также панель элементов, содержащая заготовки и инструменты для создания элементов управления формы. Раздвиньте с помощью мыши область заголовка формы, добавьте в заголовок элемент "Надпись", введите туда текст "Телефонный справочник", укажите желаемые параметры текста (шрифт, размер, цвет и т.п.). Аналогичным образом оформите и примечание формы. Введите туда свое имя (как автора базы данных), год создания базы данных или аналогичную информацию. Сохраните и закройте макет формы. Запустите форму. 2. Создадим форму со списком телефонов друзей. Запустите мастер создания форм, укажите следующие параметры: Форма строится на основе запроса "Телефоны друзей" (включить все поля). Внешний вид формы - "ленточный". Требуемый стиль - по вашему усмотрению. Имя формы - "Телефоны друзей" Аналогично прошлому примеру, задайте заголовок и подпись формы. Созданная вами форма должна иметь примерно следующий вид: Примечания. Ключевое поле можно не заполнять. Закройте файл и сохраните изменения. Произведите сортировку таблицу по какому-либо полю (выделяете нужный столбец и сортируете). Измените структуру базы данных. Вставьте поле «телефон, текстовый» перед полем «год рождения». Используйте контекстное меню. Заполните номера телефонов. Осуществите поиск по к. - л. признаку (например, по фамилии). Для этого в открытой таблице выделяете столбец поиска и подаете команду Правка/Найти. Произведите поиск данных с помощью фильтра. (Открыть таблицу, затем команды: Записи/Фильтр/Изменить фильтр, Записи/Фильтр/Применить фильтр, Записи/Фильтр/Удалить фильтр). СОЗДАНИЕ ЗАПРОСОВ Создание Запроса 1 Выберите режим создания запроса с помощью конструктора. Добавьте таблицу, на основе которой будет строиться запрос. Пусть, например, требуется составить выборку из таблицы, содержащую только данные о фамилиях и годах рождения сотрудников. Тогда нужно ввести в нижней части окна «Запрос на выборку» в 1-ю колонку строки «Поле» слово «Фамилия» (или выбрать из списка или перетащить в режиме drag&drop поле «фамилия» из общего списка полей в верхней части окна), а во 2- ю колонку – слово «Год рождения». Выполните запрос (Запрос/Запуск). Создание Запроса 2 Составьте выборку из таблицы, содержащую фамилии тех сотрудников, которые родились позже 1950 г. и получают оклад менее 1300 тенге (Используйте поле «Условие отбора»). РАЗРАБОТКА ФОРМ Создайте форму с помощью мастера форм. С помощью созданной формы добавьте новую запись в базу данных. СОЗДАНИЕ ОТЧЕТОВ Создайте отчет с помощью мастера отчетов. Для отчета используйте поля «фамилия», «должность», «оклад». ПЕРЕДАЧА ДАННЫХ ИЗ ACCESS В WORD Передачу данных из Access в Word можно осуществить двумя способами. Первый из них позволяет вставлять в документ, подготовленный в Word, названия полей базы данных Access, а затем при печати или просмотре документа наименования полей будут заменены на их содержимое («Слияние с MS Word»). Второй способ – «Публикация в MS Word» - позволяет вставлять в документ, подготовленный в Word, документ или таблицу, подготовленную в Access. Слияние с MS Word Режим работы – таблица. Сервис/Связи с Office/ Слияние с MS Word. Флажок «Создание нового документа и установка связи с этим 15 22 Контрольные вопросы: 1. Для чего предназначены формы? 2. Какие методы создания форм вы знаете? 3. Из чего состоят формы? 4. Какие разделы форм вы знаете? 5. Какие элементы управления форм вы знаете? 6. При создании элемента управления формы рядом с ней автоматически образуется элемент управления – присоединенная надпись. Как оторвать эту надпись от элемента управления и поместить в другом месте? 7. Как можно выровнять элементы управления формы, расположенные неаккуратно? 8. Как называются элементы управления формы, позволяющие выбирать данные из заранее подготовленного списка? 9. Можно ли использовать формы для вывода данных? Если да, то на какое устройство ЭВМ выполняется этот вывод? Лабораторная работа № 13 Создание и работа с отчетами. Экспортирование Цель работы: научиться создавать отчеты, изменять структуру, редактировать отчеты. Ознакомиться с возможностями экспортирования таблиц. Методический материал: Экспорт данных или объектов базы данных Экспорт в файл Microsoft Access или Microsoft Excel 1. В окне базы данных выводятся ярлыки для создания новых объектов базы данных и открытия существующих объектов, выберите имя объекта, который нужно экспортировать (Экспорт - вывод данных и объектов базы данных в другую базу данных, электронную таблицу или файл другого формата для их использования в других базах данных, приложениях или программах), и выберите в меню Файл команду Экспорт. 2. Нажмите кнопку раскрытия списка в поле Папка и выберите диск и папку, где расположена база данных, в которую нужно экспортировать объект. 3. Дважды щелкните значок базы данных, в которую экспортируется объект. 4. В диалоговом окне Экспорт введите имя нового объекта (или используйте текущее имя). При экспорте таблицы выберите в диалоговом окне 9. Для решения поставленной задачи, необходимо составить запрос, который будет выполняться на основе анализа полей "Название продукта" и "Стоимость" составленного ранее (в п. 7) запроса. Группировку следует сделать по полю "Название продукта", а к полю "Стоимость" следует применить операцию суммирования. 10. Создайте запрос, который позволяет просматривать статистику по клиентам. Сделайте так, чтобы в результирующей таблице присутствовали сведения о количестве и суммарной стоимости заказов по каждому клиенту. 11. Измените предыдущие (создайте новые) запросы так, чтобы они показывали сведения не за весь период работы фирмы, а лишь за некоторое время (например, за последний год, месяц или день). (Используйте параметр "Условие отбора" в бланке запросов по образцу). 12. Создайте отчет, показывающий сводные данные за некоторый отрезок времени по фирмам о проделанных заказах. В отчете должны содержаться данные о том, какие фирмы, какие товары и на какие суммы приобретали. Подумайте, какой запрос и на основе каких итоговых вычислений вам понадобится. Создайте сначала этот запрос, и на его основе создайте отчет. Практическая работа «Разработка баз данных в MS Access» Осуществите запуск программы Access. СОЗДАНИЕ БАЗЫ ДАННЫХ Создайте файл базы данных с именем proba.mdb. Сохраните файл. Создайте новую таблицу в режиме конструктора. Добавьте в таблицу следующие поля: Имя поля Тип данных Фамилия Текстовый Должность Текстовый Год рождения Числовой Оклад Денежный Примечания. Графу «Описание» можно не заполнять. В окне «Свойства поля» устанавливаются необходимые значения полей. Сохраните изменения в файле. На вопрос «Создать ключевое поле сейчас?» ответьте «Да». Заполните таблицу конкретными данными. («Открыть»). Фамилия Должность Год рождения Оклад Иванов Директор 1954 2000 Петров Гл. бухгалтер 1960 1500 Сидоров Зам. директора 1958 1400 Васильев Ст. экономист 1965 1200 Гришин Референт 1960 1000 Тарасов Комендант 1960 700 Немов Вахтер 1936 300 Бирюков Мл. бухгалтер 1980 400 16 21 Экспорт переключатель, соответствующий требуемому виду экспорта — «структура и данные» или «только структура». Загрузка таблицы, запроса, формы или отчета в Microsoft Excel 1. В окне базы данных выберите имя таблицы, формы или отчета, данные которых нужно сохранить и загрузить в Microsoft Excel. Чтобы сохранить лишь выделенную область таблицы, откройте таблицу и выделите ее часть. 2. В меню Сервис выберите команду Связи с Office, а затем команду Анализ в Microsoft Excel. Экспорт в формат Microsoft Word или другой текстовый формат Экспорт таблицы в текстовый файл с разделителями или в текстовый файл с фиксированной длиной записей 1. В окне бывазы данных выберите имя таблицы, запроса, представления, которую нужно экспортировать, и выберите в меню Файл команду Экспорт. 2. В поле со списком Тип файла выберите Текстовые файлы (*.txt; *.csv; *.tab; *asc). 3. Нажмите кнопку раскрытия списка в поле Папка и выберите диск и папку, в которой будет экспортирован объект. 4. В поле Имя файла введите имя файла (или оставьте старое имя) и нажмите кнопку Экспорт. Будет запущен мастер экспорта текста. Загрузка таблицы, запроса, формы или отчета в Microsoft Word 1. В окне базы данных выберите имя таблицы, формы или отчета, данные которых нужно сохранить и загрузить в Microsoft Word. Для сохранения только выделенной области таблицы откройте таблицу и выделите ее часть. 2. Выберите в меню Сервис команду Связи с Office, а затем команду — Публикация в Microsoft Word. Выводы: Экспорт представляет собой способ вывода данных и объектов базы данных в другую базу данных, электронную таблицу или формат файла, позволяющий другой базе данных, приложению или программе использовать эти данные или объекты базы данных. Экспорт по своей сути напоминает копирование и вставку через буфер обмена. Данные можно экспортировать в целый ряд поддерживаемых баз данных, программ и форматов файлов. Большинство объектов из базы данных или проекта можно экспортировать в другую базу данных Microsoft Access или проект Microsoft Access. Ход работы: Создадим список телефонов друзей в виде отчета. В окне "База данных" и переключитесь на вкладку объектов "Отчеты". Выберите создание отчета с помощью мастера. Укажите следующие параметры создаваемого отчета: Отчет строится на базе запроса "Телефоны друзей". Необходимо выбрать все доступные поля. Уровни группировки - не добавлять. данными только одного клиента), а форма для работы с таблицей "ЗАКАЗЫ" отображала бы сразу группу заказов. 6. Заполните таблицы следующими данными: КЛИЕНТЫ Код клиента Наименование клиента Адрес клиента 10 Кафе «Парус» Зеленая, 12 20 Клуб «Белый попугай» Лесная, 28 30 Закусочная «Сирена» Весенняя, 45 40 Ресторан «Маяк» Голубева, 10 50 Бистро «Париж» Московская, 7 60 Клуб «Орфей» Волжская, 51 ПРОДУКТЫ Код продукта Название продукта Цена 200 Конфеты «Южная ночь» 32,60 300 Печенье «Столичное» 16,40 400 Торт «Птичье молоко» 35,20 500 Пастила фруктовая 24,80 Таблицу "ЗАКАЗЫ" заполните по своему усмотрению (10-30 записей). Шаг 3. Анализ информации в базе данных 7. Создайте запрос, который позволяет просматривать список заказов в более наглядном виде. Поместите в результирующую таблицу все поля таблицы "ЗАКАЗЫ", за исключением полей "Код клиента" и "Код продукта", а также дополнительное (вычисляемое) поле "Стоимость". Для того, чтобы создать вычисляемое поле, в бланк запроса по образцу в одном из столбцов вместо имени поля следует поместить формулу. В формулу должны входить название нового поля, знак ":", после которого заключенные в квадратные скобки названия полей, участвующих в расчете, а также знаки математических операций. Например, в случае добавления поля "Стоимость" формула может выглядеть так: Стоимость: [Количество]*[Цена] 8. Создайте запрос, который позволяет посмотреть сводные данные о стоимости всех заказов по каждому виду продуктов (т.е. необходимо получить таблицу, в которой перечислялись бы продукты и денежные суммы, которые были получены от реализации данных продуктов за все время деятельности фирмы). Подобные запросы требуют использования итоговых вычислений. Итоговые запросы позволяют производить вычисления по некоторому полю в группах записей. Для того, чтобы вы смогли задать параметры групповых операций, необходимо открыть бланк запросов по образцу и нажать кнопку на панели инструментов Microsoft Access. 17 20 Порядок сортировки - по имени. Макет для отчета - "табличный". Стиль отчета - по вашему усмотрению. Имя отчета - "Телефоны друзей". Если есть необходимость внести какие-либо изменения в созданный отчет (например, скорректировать заголовок), то откройте отчет в режиме конструктора и сделайте это. Обратите также внимание на подпись документа, расположенную внизу страницы. Разработать еще 3 отчета для созданной базы данных. В отчет можно включить поля результирующей таблицы по запросу. Использовать на Ваше усмотрение элементы управления. Используйте различные виды отчетов. Просмотрите структуры созданных отчетов. Произведите экспорт таблицы «ТЕЛЕФОНЫ» в MS Word и MS Excell. Каковы отличия экспортированных таблиц? Подготовьте отчет и ответьте на контрольные вопросы. Контрольные вопросы: 1. Для чего предназначены отчеты? 2. На какое устройство происходит вывод данных при работе отчета? 3. Из чего состоят отчеты? 4. Какие разделы отчетов вы знаете? 5. Что общего и в чем различие между разделами отчетов и форм? 6. Какие способы автоматической генерации отчетов вы знаете? 7. На базе чего выполняется отчет? Что задается при создании автоотчета? 8. Что такое экспорт и импорт таблиц? 9. Как произвести экспортирование таблиц базы данных? 10. В какие программы можно переместить таблицы? 11. Из каких программ можно вставить объект в таблицу базы данных? Упражнение 2. Учет заказов Задание: Пусть некая фирма занимается торговлей кондитерскими изделиями. Клиентами (покупателями) фирмы являются рестораны, кафе, клубы и т.д. Необходимо разработать базу данных для учета и анализа заказов фирмы. Шаг 1. Проектирование базы данных 1. Основная таблица проектируемой базы данных должна содержать сведения о заказах. В числе таких сведений должны быть: Номер заказа, Код клиента, Наименование клиента, Адрес клиента, Код продукта, Название продукта, Количество, Дата поставки, Цена, Стоимость. Каждая строка таблицы с такими полями содержит полную информацию о конкретном заказе, а вся таблица в целом - дает возможность не только вести учет, но и анализировать деятельность фирмы (по объемам продукции, стоимости, датам и т.п.). 2. Если таблица со сведениями о заказах будет оформлена в виде единой таблицы Microsoft Access, то это будет не самым лучшим вариантом организации данных. Например, значения полей "Наименование клиента" и "Адрес клиента" полностью определяются полем "Код клиента" и в базе будет наблюдаться дублирование информации. Может произойти и потеря информации: при удалении записей о заказах будут удаляться и сведения о клиентах. Аналогичная ситуация складывается и с полями "Код продукта", "Название продукта", "Цена". Кроме того, значение поле "Стоимость" является произведением цены на количество, поэтому данное поле можно вообще не включать в таблицу, при необходимости его следует вычислять. 3. Таким образом, имеет смысл организовать рассматриваемую нами базу данных в виде трех связанных таблиц: o Классификатор "КЛИЕНТЫ" ("Код клиента", "Наименование клиента", "Адрес клиента"); o Классификатор "ПРОДУКТЫ" ("Код продукта", "Название продукта", "Цена"); o "ЗАКАЗЫ" ("Номер заказа", "Код клиента", "Код продукта", "Количество", "Дата поставки"). Поля "Код клиента" и "Код продукта" таблицы "ЗАКАЗЫ" должны быть связаны с соответствующими полями таблиц "КЛИЕНТЫ" и "ПРОДУКТЫ". Подумайте о назначении ключевых полей в таблицах, типах данных и размерах полей, дополнительных параметрах (необходимости указания значений по умолчанию, признаков обязательности и т.п.). Шаг 2. Создание базы данных 4. Создайте макеты указанных выше таблиц. Настройте подстановочные поля и укажите параметры межтабличных связей (обеспечение целостности данных). 5. Создайте формы для работы с всеми таблицами. Сделайте так, чтобы формы для работы с таблицами "КЛИЕНТЫ" и "ПРОДУКТЫ" в каждый момент времени позволяли бы работать только с одной записью (например, с 18 19 |