Особенности деловой коммуникации по телефону и интернету. Особенности деловой коммуникации. Пресыщение общением
 Скачать 144.14 Kb.
|
|
Пресыщение общением Известно также, что при телефонном разговоре наблюдается такое явление, как пресыщение общением. Оно может явиться источником напряженности между сторонами. Поэтому во время разговора надо соблюдать меру. Иначе может потеряться смысл общения и возникнуть конфликт. Признаки пресыщения общением: возникновение и усиление беспричинного недовольства партнером, раздражительность, обидчивость и т.п. Следует вовремя выйти из контакта с партнером, чтобы сохранить деловые отношения. Кроме того, ведя длительные телефонные разговоры, вы можете получить репутацию зануды или пустомели. Подобная репутация подорвет интерес к вам и к вашим деловым предложениям. Чтобы восстановить доброе имя фирмы, придется затратить значительно больше усилий, чем при установлении первого делового контакта. Искусство ведения телефонных разговоров состоит в том, чтобы кратко сообщить все, что следует, и получить ответ. В японской фирме не будут долго держать сотрудника, который не решит деловой вопрос по телефону за три минуты. Основа успешного проведения делового телефонного разговора – компетентность, тактичность, доброжелательность, владение приемами ведения беседы, стремление оперативно и эффективно решить проблему или оказать помощь в ее решении. Важно, чтобы служебный, деловой телефонный разговор велся в спокойном вежливом тоне и вызывал положительные эмоции. Эффективность делового телефонного общения зависит от эмоционального состояния человека, от его настроения. По мнению психологов, положительные эмоции тонизируют деятельность головного мозга, способствуют четкому рациональному мышлению. Отрицательные эмоции приводят к нарушению логических связей в словах, аргументации, создают условия для неверной оценки партнера, его предложений. Существенное значение имеет так же умелое проявление экспрессии. Она свидетельствует об убежденности человека в том, что он говорит, в его заинтересованности в решении рассматриваемых проблем. Во время разговора надо уметь заинтересовать собеседником своим делом. Здесь вам поможет правильное использование методов внушения и убеждения. Как это сделать, при помощи каких средств? Голос, тон, тембр, интонации внимательному слушателю говорят очень о многом. По данным психологов, тон, интонация могут нести до 40% информации. Нужно только обращать внимание на подобные «мелочи» во время телефонного разговора. Самому же стараться говорить ровно, сдерживать свои эмоции, не пытаться прерывать речь собеседника. Если ваш собеседник проявляет склонность к спору, высказывает в резкой форме несправедливые упреки, в его тоне звучит самомнение, то наберитесь терпения и не отвечайте ему тем же. Если есть возможность, переведите разговор на спокойный тон, частично признайте его правоту, постарайтесь понять мотивы его поведения. Постарайтесь кратко и ясно изложить свои аргументы. Ваши доводы должны быть правильными по существу и грамотно изложены по форме. В разговоре старайтесь не допускать выражения типа: «идет», «добро», «лады», «пока» и т.п. В телефонном разговоре также лучше не употреблять специфические, профессиональные выражения, которые могут быть непонятны собеседнику. Советы, которые помогут лучше соблюсти телефонный этикет 1. Если там, куда вы звоните, вас не знают, со стороны секретаря будет вполне уместно попросить вас представиться и узнать, по какому поводу вы звоните. Назовите свое имя и кратко изложите причину звонка. 2. Большой наглостью и грубым попранием этикета считается выдавать себя за личного друга того, кому вы звоните, только чтобы вас поскорее с ним соединили. 3. Консультант по вопросам карьеры Нелла Беркли утверждает, что самое грубое нарушение делового этикета - не перезвонить, когда вашего звонка ждут. Вы должны перезвонить при первой возможности и уж никак не позднее, чем в течение суток. 4. Если вы звоните человеку, который просил вас позвонить, а его не оказалось на месте или он не может подойти, попросите передать, что вы звонили. Потом можно позвонить еще раз, или сказать, когда и где вас можно будет легко найти. Чтобы не быть прикованным к телефону, назовите несколько мест, в которых вы будете находиться. 5. Если разговор предстоит длительный или надо обсудить ситуацию, или подробно расспросить человека о чем-то по телефону, назначьте разговор на такое время, когда можно быть уверенным, что у вашего собеседника достаточно времени на беседу с вами. 6. Сейчас все чаще телефонные компании по всей стране предлагают телефоны-определители, на которых загорается номер телефона, с которого вам звонят, и по этому номеру или по иным признакам вы можете узнать, кто звонит. Поскольку вы можете решать, брать трубку или нет, надо быть очень осмотрительным, чтобы не отпугнуть или не смутить звонящего, которого вы могли опознать по его номеру, не произносите его имени, пока он сам не сделает этого. Вашему собеседнику было бы очень неуютно знать, что "Старший Брат" следит за ним повсюду. К тому же до сих пор нет окончательного правового решения относительно того, этично ли применять подобные системы, или это является посягательством на частную жизнь. Помните об этом, если и вам случается посмотреть, кто звонит, прежде чем поднять трубку. 7. Никогда не говорите по телефону с набитым ртом, не жуйте и не пейте. Если во время разговора вы чихнули или закашляли, постарайтесь прикрыть трубку рукой, чтобы этого не было слышно. Если вам покажется, что собеседник все слышал, надо сказать "извините". 8. Если звонит телефон, а вы уже говорите в это время по другому аппарату и не можете прерваться, постарайтесь закончить первый разговор, а уж потом обстоятельно поговорить со вторым собеседником. Если можно, спросите у второго по какому номеру перезвонить и кого позвать. Скажите: "Я сейчас уже говорю по другому телефону. Можно вам перезвонить, когда закончу?" За исключением случаев самой крайней необходимости, не прекращайте начатый разговор, поскольку, отдав предпочтение второму собеседнику, вы можете обидеть первого, который решит что вы с ним меньше считаетесь. Однако, если разговор по существу с первым собеседником уже закончен и вы просто не знаете как его прекратить, то тут ваши слова о том, что вам необходимо поговорить с другим человеком, будут как раз прекрасным выходом из положения. Если разговор с первым собеседником очень напряженный, вы, разумеется, можете просто не ответить на гудки второго аппарата. Если вы опасаетесь, что эти гудки смутят собеседника, скажите ему просто: "Мне тут звонят, но мне не хочется прерывать наш разговор. Не волнуйтесь, если надо, перезвонят". Так вы покажете, что следите за нитью беседы и не позволяете внешним помехам, пусть даже это будут звонки по телефону, нарушить ход важного разговора. 9. Если вы уверены, что этот звонок связан с тем, что ваш номер выбран компьютером, можете совершенно спокойно класть трубку. Недавно я услышала об одном страховом агенте, который запрограммировал свой компьютер так, чтобы тот автоматически обзванивал за выходные до двух тысяч человек, оказывается, затраты на такое безличное обзванивание окупались, даже если удавалось сбыть один единственный полис. 10. Если вам предстоит обстоятельный телефонный разговор с покупателем или заказчиком, постарайтесь увидеться с ним хоть один раз. Это знакомство позволит вам закрепить сотрудничество, и ваши телефонные контакты в дальнейшем приобретут гораздо более личный характер. Вы сэкономите много часов телефонного общения в будущем, потратив на свидание каких-то четверть или полчаса. 11. Если вам кажется, что разговор может затянуться, начните с вопроса: "У вас есть сейчас время для разговора?" 12. При общении с очень занятыми людьми договоритесь о "телефонном дне" и строго ему следуйте. Как вежливо закончить телефонный разговорЛегко представить себе ситуацию, в которой многие чувствуют себя очень неловко, когда необходимо сказать, что вы не можете больше говорить по телефону. Труднее всего закончить разговор с теми, кто либо просто не в меру болтлив, либо беспрестанно отвлекается на подробности, де имеющие прямого касательства к делу. Вам, может быть, и не надо бежать на совещание или куда-то в данный момент звонить, но продолжая разговор, мы не сделаем остальной работы, а потом пропустим встречу, назначенную на более поздние часы. Нельзя говорить собеседнику, что он слишком много говорит, что вы устали его слушать или, что все сказанное им очень далеко от существа дела. Чтобы прекратить разговор с многоречивым собеседником, не обидев его при этом, необходима деликатность. Тон вашего голоса должен выражать искреннюю заинтересованность темой беседы, но вам приходится говорить то, что говорят обычно: "Как бы мне хотелось поговорить с вами подольше, но я вынужден вернуться к брошенным делам", или: "Спасибо, что позвонили, но у меня сейчас срочное дело". Существуют разные обстоятельства, которыми можно воспользоваться для того, чтобы прервать разговор, не обидев собеседника, но лучше, если они присутствуют в действительности, а то вам придется жить с ощущением вины за вынужденное вранье: "Не хочу вас прерывать, но мне пора выходить, а то боюсь опоздать на заседание". "Простите, подошло время очередной встречи, мне пора идти". "Очень приятно с вами разговаривать, но мне сейчас надо звонить еще в одно место. Можно, я перезвоню вам попозже?" "Я прервал переговоры, когда вы позвонили. Простите, мне надо их продолжить". "Я сейчас занят, могу я вам перезвонить?" "Очень рад был вас слышать, но сейчас мне надо уйти". Заканчивать телефонный разговор надо так, как вы закончили бы служебную записку, то есть какими-то предложениями, касающимися будущих шагов, например: "Давайте обсудим все еще раз через несколько дней". "Я вам в следующий понедельник позвоню". "Позвоните, когда у вас что-то проясните" с нашей встречей". "Давайте еще разок поговорим и прикинем, что у нас в итоге получилось". Предположим, в сентябре вы беседуете с человеком, с которым общаетесь не особенно часто. Преодолейте соблазн заявить откровенно, что следующий разговор между вами должен состояться нескоро. Например, такие слова: "Думаю, вряд ли нам придется беседовать раньше Нового года..." прозвучат слишком сухо. Лучше продемонстрировать побольше сдержанности и оптимизма: "Надеюсь, еще поговорим" или "Ну, я думаю, как-нибудь еще будет случай побеседовать". Отвечать ли на звонки, когда у вас посетитель? Если в вашем кабинете кто-то сидит, попросите звонящего подождать. Вежливость предписывает не прерывать беседу с человеком телефонными разговорами. Обычно служащий стремится также к тому, чтобы зашедший к нему в кабинет человек не услышал случайно личной или конфиденциальной информации. Когда человек, которого вы принимаете, видит, что во время беседы с ним вы откладывав другие дела, это заставляет его почувствовать свою значительность. Более того, прерывая беседу вы будете деть не только важным и занятым, но еще и невоспитанным. Встречаясь с конкретным человеком, дайте распоряжение своему секретарю, с кем вас соединять, кого просить перезвонить позже, кому сказать, что потом позвоните сами. Заведите этот порядок, иначе легко попасть впросак. Вот один пример. Служащему позвонила жена. Когда спросили, нельзя ли, чтобы муж перезвонил ей попозже, она заявила, что звонит по важному делу и будет ждать. Секретарь не сказал жене, что ее мужу звонят одновременно трем телефонам; вместо этого он прервал важный разговор своего шефа, показав ему записку: "Звонит ваша жена, говорит, что что-то срочное". Мало того, что прервались важные переговоры, но еще и служащий разволновался: что могло случиться? Знай его жена, что у него напряженный телефонный разговор, она скорее всего согласилась бы перезвонить. Да и сам он должен был бы объяснить секретарю разницу между "важным делом" и "срочным делом", чтобы в будущем избежать подобных недоразумений. Будьте очень осторожны, игнорируя звонки, которые потом "повисают в воздухе". Есть разговоры, которые по той или иной причине никак не удается довести до конца, а если и удается, то лишь через значительный промежуток времени, скажем, из-за того, что оба номера очень перегружены, и вы с вашим потенциальным собеседником пытаетесь созвониться целыми днями, а то и неделями. В конце концов, бесконечные взаимные просьбы позвонить начинают раздражать, а поговорить так и не удается. Бывает, что кто-то звонит в неудобное время, вы обещаете перезвонить завтра, но на следующий день заняты другими делами и позвонить не можете. Только через несколько дней обнаруживается, что вы так и не перезвонили. Бывает, весь отпуск вы помните о том, что надо позвонить. но, вернувшись, до того погрязнете в текучке, что так и не удосуживаетесь покончить с этими старыми долгами. Иногда кто-то оставляет просьбу, чтобы ему перезвонили, и ведет себя так, будто он дозвонился и дело сделано. Надо ли ждать, дока вам перезвонят? Надо ли оставлять дополнительные записки или продолжать звонить до тех пор, пока не поймаете нужного человека? Случается, позвонишь кому-то с каким-нибудь вопросом, а его нет на месте; просишь передать, чтобы перезвонили, оставляешь телефон, через некоторое время этот человек вам звонит, а вы уже все выяснили в другом месте, у другого человека. А тот, кто вам уже не нужен, теперь просит передать, чтобы вы ему перезвонили. Будете ли вы звонить, несмотря на то, что помощь его вам уже не нужна? Поболтаете, даже признаетесь. что обошлись на сей раз без него, но все равно перезвоните? Или постараетесь назвать изначальную причину звонка. даже сели она уже утратила для вас актуальность? А может быть подождете, пока возникнет новая надобность, чтобы совместные усилия связаться не пропали впустую? Лучше всего перезвонить в любом случае, чтобы не было "повисших в воздухе" звонков, оставляющих неприятный осадок, а то и создающих нам репутацию человека, который не заинтересован в контакте. Можно объяснить, вас подпирал срок сдачи работы, по поводу которой вы звонили, так что вам пришлось решить все возникшие вопросы без посторонней помощи. Но вы ведь можете придумать, как еще воспользоваться идеями или услугами коллеги, даже если вы просто поболтаете с ним на общие темы. Таким образом и звонки, и состоявшийся в итоге разговор могут стать для вас обоих важными в более широком смысле - в смысле укрепления личных взаимоотношений. Итак, с точки зрения этикета, поступать надлежит следующим образом: перезванивайте в любом случае, заставляет ли вас нужда или нет. Будьте вежливы. Если вас просили - звоните. 2.2 Общение в Интернете, его формы и особенности Способы общения: Электронная почта Форумы Чаты Электронная почта. Представляет собой аналог хорошо известной системы общения через письма, отправляемые в конвертах с указанием места назначения и данных адресата, отличающаяся при этом тем, что письмо существует в виде электронного сообщения, которое отправляется с компьютера адресанта на почтовый сервер, а затем доставляется адресату на его почтовый ящик. Вся процедура при хороших условиях занимает не более 3-5 минут. Адрес почтового ящика представляет собой следующее: имя@почтовый_сервер.код_страны (например: ivanov@mail.ru ). Письмо, как и обычное в конверте, может содержать различные вложения в виде графических (фотографии, рисунки), аудио (музыка, речь) и других видов файлов. Как и бумажной, электронной переписке свойственны некоторые особенности. Такое общение, как правило, носит чаще межличностный или групповой характер, но иногда может быть и массовым (в случае отправки одного письма большому количеству получателей). Оно всегда опосредовано (в роли посредников выступает компьютер и почтовая служба) и дистантно. По способу взаимодействия может быть монологом либо диалогом (если каждое последующее письмо отвечает на вопросы предыдущего). Форма, как и на бумаге, письменная, но если общение идет с помощью звуковых речевых файлов, прикрепленных к письмам, то такую форму можно назвать устной. Нет никаких ограничений на стиль речи: это может быть как официально-деловой, так и любой другой, вплоть до разговорной речи и использования ненормативной лексики. Здесь многое зависит от уровня развития собеседников, их взаимоотношений и целей, которые ими преследуются. Преимущества электронной почты по сравнению с бумажной: - мизерные затраты времени (как адресантом для отправки, так и адресатом для получения и ответа); - денег на пересылку; - меньшее количество требуемых данных для успешной доставки; - возможность отправки вместе с письмом звуковых материалов; - существование возможности одновременной отправки одного письма нескольким адресатам; - возможность переадресации писем; Недостатки: - необходимо наличие компьютера, выхода в Интернет, электронного почтового ящика, а также элементарных знаний по управлению программным обеспечением ПЭВМ; - при отправке большого числа прикрепленных файлов, либо файлов большого размера (от 25 MB) бывает целесообразнее воспользоваться услугами обычной почты; 2. Форумы. Ещё один способ общения в Интернете. По сути, является симулятором данного мероприятия в привычном понимании этого понятия, т.е. организацией обмена информации и общения между большим количеством собеседников, которым небезынтересна тема того или иного обсуждения, которая, собственно, и является причиной концентрации этих людей в одном месте для вынесения её на всеобщее обсуждения. Отличие состоит в том, что при организации Интернет форумов не существует строгих ограничений на контингент участников – ими могут стать практически любые пользователи, зарегистрированные на том или ином форуме, не существует также и временных рамок обсуждения темы – процесс продолжается до тех пор, пока тема интересна для собеседников. Существуют различные по тематике, контингенту участников и преследуемым целям форумы: одни являются действительными Интернет аналогами ранее проводившихся собраний по каким-либо темам, требующим дальнейшего обсуждения, но больше не способным проводиться из-за возможных транспортных и другого рода трудностей, препятствующих проведению их в привычном виде, другие же чаще существуют для организации общения людей (как правило имеющих дружеские отношения вне Интернета, т.е. в обычной жизни), по разным причинам не способных собраться в одном месте для живого неопосредованного общения. Форумы первого типа обычно имеют научную или социально-политическую тематику и преследуют соответствующие цели в качестве которых может выступать решение каких-либо проблем, связанных с этой тематикой. Таким форумам присущи некоторая официальность и официально-деловой, научный или научно-публицистический стиль речи. Как правило, общение проходит в рамках русского национального литературного языка. Форумы второго типа отличаются прежде всего тематикой – обсуждаться могут различные бытовые сферы жизни, общественные события или же работы творцов в области искусства (в т.ч. музыки, живописи, поэзии и прозы и т.д.), а также неофициальностью общения. Кроме того, в зависимости от контингента участников, без ограничений используются все средства языка. Общение идет преимущественно в разговорном стиле речи, но жестких рамок здесь нет. Целями можно считать получение участниками различных знаний, опыта общения, а также получение некой истины в спорах относительно того или иного явления или индивидуальных предпочтений. Вообще, многим форумам присущи одни и те же неписанные правила: обсуждение любой темы начинается, прежде всего, с монолога автора в виде статьи (отзыва/рецензии, мнения по какой либо из интересующей многих позиции), содержащего суть проблемы и аргументированные доводы автора в пользу той или иной точки зрения. Далее к обсуждению темы с автором подключаются все заинтересованные лица (либо одно лицо). Таким образом способ взаимодействия можно назвать уже либо диалогом, либо полилогом, если общение идет между несколькими участниками, которые могут обращаться к автору или друг к другу. Цели обсуждений на форумах могут носить информативный, прескрептивный, эмотивный или же смешанный характер. Длительность обсуждения одной темы может составлять как от нескольких часов, так до нескольких месяцев или даже лет. Преимущества Интернет форумов перед живыми: - отсутствие необходимости совершать длительные переезды к месту проведения – достаточно лишь включить свой компьютер и набрать нужный электронный адрес; - колоссальная экономия времени, сил и денег при участии в форуме; - возможность принимать участие одновременно в нескольких форумах; - отсутствие физического контакта с оппонентами исключает возможность применения физической силы в спорных ситуациях для достижения необходимых результатов; - период проведения форума не имеет жестких временных рамок; Недостатки: - необходимо наличие компьютера, выхода в Интернет, электронного почтового ящика, регистрации на форуме, а также элементарных знаний по использованию программного обеспечением ПЭВМ; - частое отсутствие визуального представления о собеседниках в виду их нежелания выставлять свои фото на всеобщее обозрение; 3. Чаты. Разновидность форумов, отличающаяся от них отсутствием какой-либо определенной научной или социальной тематики. Создаются они непосредственно для симуляции живого группового общения в основном молодых людей. Общение проходит в виде полилога часто незнакомых людей, преследующих цель – заведение знакомств. Подобно живому знакомству, для реализации указанной цели, как правило, существует несколько этапов: Участники, читая различные высказывания, находят близкого или интересного им человека с которым, поначалу, обмениваются общей информацией о себе, либо открыто предлагают ему познакомиться. Далее следует диалог,который существует для «прощупывания» собеседника, и, в конечном итоге, если собеседники заинтересованы друг в друге, они договариваются о встрече на «большой земле». При этом все участники, находящиеся в чате имеют возможность наблюдать за их общением или присоединяться к ним. Отличительной особенностью является относительная кратковременность (по сравнению с форумами) каких-либо дебатов между оппонентами. Преимущества и недостатки те же, что и у общения на форумах. |